Елненското сирене стига до Берлин: как Стефан управлява три пазара с едно приложение

От редакцията на InvoiceFlow — публикувано на 1 юни 2026 г. — четене 9 минути

Елена е малък балкански град в Великотърновска област, известен с две неща: традиционния елнски суджук и традиционните бели и жълти сирена, приготвяни по рецепти, предавани от поколение на поколение. Ако сте виждали в столичен специализиран магазин опаковки с надпис „Елненски кашкавал" или „Бяло саламурено сирене — Елена", вероятно зад тях стои производител като Стефан Генов.

На 54 години Стефан управлява малка мандра в покрайнините на Елена — 12 крави, две машини за преработка, и работилница, която мирише на прясно мляко и зреещо сирене по начин, за който не съществува правилна дума на друг език. Производството е малко по обем, но изключително по качество: само пълномаслено мляко от собствените крави, без консерванти, с традиционни закваски.

Трите канала за дистрибуция

Стефан продава продукцията си по три напълно различни канала, всеки с различна документация:

Канал 1: Магазинчето при мандрата. Местни жители от Елена и туристи купуват директно. Плащат в брой или карта. Документ: касова бележка. Обем: около 30% от производството.

Канал 2: Специализирани магазини в София и Варна. Четири магазина за биологични и традиционни храни — „Биомаркет" и „Стара планинска" в Sofia, и два магазина в Варна. Доставка два пъти месечно. Плащат B2B с фактура и 30-дневен срок. Около 50% от производството.

Канал 3: Немски специализиран вносител. „Balkanspezialitäten" GMBH от Берлин — малка семейна компания, специализирана в традиционни храни от Балканите, снабдява деликатесни магазини и ресторанти с автентични балкански продукти. Поръчват два-три пъти годишно (обем варира). Плащат в EUR. Около 20% от производството.

Защо документацията за хранителните продукти е особена

Фактурирането за хранителни производители има специфика, която другите индустрии нямат: проследимостта. При EU разпоредби и при BDS изисквания, производителят трябва да може да проследи кой продукт от коя партида е бил продаден на кой клиент. Ако има хранителен скандал или оплакване — трябва да можеш да отговориш в рамките на часове, не дни.

„Преди ползвах обикновени Word фактури и тетрадка за партидите. Когато един магазин в София ми се обади с оплакване от конкретна партида кашкавал — 'някои опаковки са с различен вкус' — не можах бързо да кажа кой клиент е имал коя партида. Прекарах три часа в тетрадки и фактури. Оказа се, че проблемът е бил само в три опаковки, всички у тях — но за три часа объркване. Нямаше да стане при добра система."

В InvoiceFlow Стефан е добавил полето за партиден номер в описанието на всеки артикул. Фактурата за „Бяло сирене (1 kg) — Партида BG-2025-08-14" ясно показва произхода.

Немският вносител: началото на EU износа

„Balkanspezialitäten" намери Стефан чрез уебсайт на фестивал на традиционните храни в Трявна преди три години. Изпратиха имейл, поискаха мостри. Мострите им харесаха. Сключиха договор.

Но EU търговията идва с документален пакет, за който Стефан не беше подготвен:

„Счетоводителят ми от Велико Търново — Пламена Иванова — ми обясни EU обратното начисляване. Когато продавам на немска фирма с VAT номер, аз не начислявам ДДС. Те го декларират в Германия. Условието е точно: двете фирми са ДДС регистрирани и доставката напуска България. Ако нарушиш правилото — нулевата ставка отпада и плащаш 20% от НАП."

Настройката на InvoiceFlow за три канала

Стефан ползва InvoiceFlow от януари 2025 г. Настройката включваше:

Продуктова база данни: 8 продукта с точни описания, ХС-кодове (0406 — сирена и кашкавал), и единична цена:

Три шаблона: Шаблон 1 — Местен магазин/директни (BGN, BG); Шаблон 2 — Специализирани магазини (BGN, BG, с партиден номер); Шаблон 3 — EU вносител (EUR, EN, нулево ДДС, с ХС-код).

„Третият шаблон беше най-сложен за настройка, но Пламена ми помогна да включа всичко правилно. Сега когато правя фактура за Берлин — пет минути. Преди — час и половина."

Конкретните резултати след 12 месеца

Данни за 2025 г.:

„Преминах 100 000 лева прага и се регистрирах по ЗДДС. Новата Пламена ме подготви предварително — точно заради данните от InvoiceFlow. Тя каза: 'Регистрацията е безболезнена когато документите са наред.'"

Хранителната безопасност и документацията

За хранителните производители документацията не е само данъчен въпрос — е въпрос на безопасност. БАБХ провежда периодични проверки. Предприятието трябва да може да покаже кога е произведена всяка партида, с какви суровини, и кому е продадена.

„InvoiceFlow не е система за хранителна безопасност — ясно е. Но партидните номера на фактурите са допълнителна документация, която подпомага системата ми за проследимост. Когато инспекторът от БАБХ иска да знае кому е продадена партида от септември — имам отговора."

Съвети за малки производители на храни

Стефан е активен в браншовата асоциация и споделя опит с колеги производители:

По партидния номер: „Включвайте го в документите от самото начало. Ако имате рекламация — знаете откъде е продуктът. Ако нямате система — губите часове в търсене."

По EU износа: „Искате да продавате в Германия или Австрия? Първата стъпка е здравният сертификат от БАБХ. Без него — невъзможно. Вземете си сертифицирани партньори за транспорт. И счетоводител, познаващ EU вноса/износа."

По ДДС за храни: „В България повечето храни са с ДДС 20%. Знайте точно кои продукти са в обхвата и се уверете, че шаблоните ви са правилно настроени. Консултирайте се с счетоводител при нов продукт."

Бъдещето: повече от Германия

Стефан е получил запитване от австрийски онлайн магазин за традиционни балкански храни. „Следващата стъпка е нов EU партньор. Шаблонът в InvoiceFlow е готов — просто добавям нов клиент. Административното не ме плаши вече."

Елненското сирене продължава пътя си към Европа — и числата са наред.