Přeshraniční e-shop z Ostravy: jak srazit přípravu daňového přiznání ze dvou týdnů na tři dny

Tým InvoiceFlow · 1. června 2026 · čas čtení 15 minut

Petr Dvořák začínal v garáži na ostravské Porubě s pár ručně vyráběnými dřevěnými doplňky, které prodával na Etsy. Dnes řídí malou, ale šikovnou e-commerce firmu, která posílá zboží do třiceti zemí. Prodává na třech kanálech současně: na Amazonu (hlavně do Německa a USA), na Etsy (zákazníci z celého světa) a přes vlastní e-shop. A právě tahle pestrost, která je jeho silou, se každý rok na jaře měnila v noční můru.

Důvod? Petr přijímal platby ve třech měnách — amerických dolarech (USD), eurech (EUR) a britských librách (GBP) — zatímco daně musí samozřejmě přiznat a odvést v korunách. A přepočet těch měn byl roky jeho slabým místem.

Problém: tři měny, tři platformy a tabulka, která nikdy neseděla

Petrův dosavadní „systém" byla obří tabulka v Excelu. Na konci roku stahoval exporty z Amazonu, z Etsy a z platební brány vlastního e-shopu, kopíroval je do listů a ručně přepočítával jednotlivé prodeje na koruny. Problém byl, že:

Každá platforma vykazovala data jinak a v jiné měně.
Petr přepočítával transakce buď kurzem ke dni přijetí, nebo „nějakým" průměrem, který si pamatoval z minula — bez jasného pravidla.
U vrácení zboží a dobropisů se kurzy rozcházely a čísla přestávala dávat smysl.
Faktury, které vystavoval firemním odběratelům v zahraničí, měly uvedenou cizí měnu, ale chyběl u nich pevně zaznamenaný přepočtový kurz, takže se zpětně nedalo dohledat, jak Petr k dané korunové částce došel.

Celá příprava podkladů pro daňové přiznání a navazující evidence mu rok co rok zabrala zhruba dva týdny intenzivní práce — dva týdny, kdy se nevěnoval byznysu a žil v tabulkách.

A pak přišlo to, čeho se každý podnikatel bojí. Po jednom přiznání mu z finančního úřadu dorazilo do datové schránky upozornění na nesrovnalosti v přepočtu měn — čísla z jeho přiznání neodpovídala tomu, co bylo dohledatelné u plateb. Nešlo o podvod, šlo o chaos. Ale vysvětlování, dohledávání a oprava ho stály další týdny nervů a poprvé i náklady na účetní, která to musela rozplést.

„Když vám přijde dopis z finančáku kvůli kurzům, je jedno, že jste nic neukradl. Stejně vám buší srdce a víte, že jste si to způsobil sám tím bordelem v tabulce," přiznává Petr.

Objev: problém není v zahraničních prodejích, ale v tom, že kurz nikdo nezamkl

Petrova chyba nebyla v tom, že prodává do zahraničí. Byla v tom, že u každé transakce neměl pevně zaznamenaný kurz k okamžiku jejího vzniku. Kdykoli se ke staré faktuře vrátil, „dopočítával" kurz znovu — a pokaždé trochu jinak.

Při konzultaci s účetní se navíc dozvěděl, jak důležité je u vývozu zboží mimo EU správně evidovat, že jde o plnění s odlišným režimem DPH (typicky 0 % při vývozu), a u prodeje koncovým zákazníkům v jiných státech EU řešit režim OSS (One Stop Shop). To všechno se v jedné nepřehledné tabulce ztrácelo. Petr potřeboval, aby každá faktura sama nesla správnou měnu, pevný kurz i informaci o daňovém režimu — a aby si to z toho šlo kdykoli vytáhnout.

Řešení: více měn, uzamčený kurz a reporty podle měny

Petr přesunul fakturaci firemních odběratelů i vlastní evidenci prodejů do aplikace InvoiceFlow a postavil si proces, který odstranil jeho hlavní slabinu.

1. Faktury ve více měnách s uzamčeným kurzem

Funkce více měn mu umožňuje vystavit fakturu přímo v USD, EUR nebo GBP. Klíčové je, že ke každé faktuře se uzamkne přepočtový kurz platný v den vystavení a uloží se k dokladu natrvalo. Faktura tak navždy nese jak částku v cizí měně, tak jednoznačný korunový ekvivalent. Když se k ní Petr po roce vrátí, vidí přesně tentýž kurz jako v den vystavení — žádné dopočítávání, žádné rozdíly.

2. Reporty podle měny

Místo ručního skládání tabulek si Petr nechá vygenerovat reporty roztříděné podle měny. Vidí, kolik utržil v EUR, kolik v USD, kolik v GBP, a kolik to dělá přepočteno do korun podle zamčených kurzů. Pro daňové přiznání tak má podklad připravený prakticky stiskem tlačítka.

3. Oddělené firemní profily pro daňové režimy

Pro odlišení prodeje s různým režimem DPH využívá více firemních profilů a označení dokladů, takže exportní transakce s nulovou sazbou jsou jasně oddělené od tuzemských a od prodejů spadajících pod OSS. Účetní pak nemusí nic luštit.

4. Záloha a obnovení dat

Po zkušenosti s upozorněním z FÚ si Petr cení i toho, že má všechno bezpečně zazálohované. Kompletní evidence faktur je kdykoli k dispozici v PDF i s možností obnovení, takže při jakémkoli dotazu úřadu doloží během minut, jak ke každému číslu došel.

Výsledek: ze dvou týdnů na tři dny a žádné další dopisy z úřadu

První jarní přiznání s novým systémem proběhlo úplně jinak:

Příprava podkladů klesla ze dvou týdnů na tři dny.
Přepočty měn už nikdo nepočítal ručně — kurz byl zamčený u každé faktury.
Od finančního úřadu nepřišlo žádné další upozornění; čísla v přiznání seděla na dohledatelné doklady.
Náklady na účetní klesly, protože dostala připravené reporty místo hromady exportů.

Petr si spočítal i méně viditelný přínos. Těch jedenáct ušetřených pracovních dní v roce přepočetl na čas věnovaný rozšíření sortimentu a vyjednávání s novým dodavatelem. „Daně z dvou týdnů utrpení na tři dny rutiny — to není jen úleva. To je doslova práce navíc, kterou jsem mohl udělat na rozjezdu firmy," říká.

„Nejvíc si vážím toho klidu. Vím, že kdyby zítra přišel dotaz z úřadu, otevřu fakturu a u ní je kurz, datum, měna, všechno. Nemusím nic dopočítávat ani se bát," dodává Petr.

Co si z toho odnést, pokud prodáváte za hranice

Zamkněte kurz u každé transakce. Dopočítávat přepočet zpětně je recept na nesrovnalosti a dotazy z FÚ.
Vystavujte faktury přímo v měně prodeje. Klient platí v EUR/USD/GBP, vy máte korunový ekvivalent automaticky a navždy zaznamenaný.
Oddělte daňové režimy. Vývoz mimo EU (0 % DPH), prodej v EU pod OSS a tuzemsko nepatří do jedné nerozlišené hromady.
Nechte si dělat reporty podle měny. Ušetří vám dny ručního skládání tabulek.
Zálohujte. Když přijde dotaz, doložení během minut je rozdíl mezi klidem a panikou.

Petrův příběh je varováním i návodem zároveň. Přeshraniční prodej je obrovská příležitost — ale jen tehdy, když nepodceníte měnovou a daňovou evidenci. Stačí, aby každá faktura nesla svou měnu i pevný kurz, a z dvoutýdenní noční můry se stane třídenní rutina.