Designérka z Prahy a zahraniční klienti: jak uspořádat cizí měny, daně a dotaz z FÚ

Pražská designérka se světovým portfoliem

Veronika Marešová pracuje jako brand designérka z bytu na pražských Vinohradech. Tvoří vizuální identity — loga, barevnost, manuály značky. Zvláštní na jejím podnikání je, že většina klientů není z Česka. Díky portfoliu na Behance a Dribbble jí píší zakázky z celého světa: startup z Kalifornie, kavárenský řetězec z Londýna, výrobce nábytku z Mnichova, fitness značka ze Sydney.

Je to skvělé pro kreativitu i příjmy — sazby v dolarech a librách jsou znatelně vyšší než ty české. Jenže administrativně to byla noční můra. Veronika je OSVČ a do té doby fakturovala jen pár tuzemským klientům v korunách. Najednou jí na účet chodily dolary, libry, eura i australské dolary.

Měnový a daňový chaos

První problém byly samotné cizí měny. Klient z USA jí poslal 1 800 USD, ale na český účet dorazila částka v korunách po přepočtu banky — a Veronika netušila, jakým kurzem to má vykázat. Faktury si psala v jednoduchém wordovém šabloně, kterou si pokaždé ručně přepisovala do správné měny a jazyka. Reporty? Žádné. Když se na konci roku snažila spočítat příjmy pro daňové přiznání, měla je rozházené v pěti měnách bez jednotného přehledu.

Druhý, vážnější problém přišel v podobě dotazu z FÚ. Finanční úřad si všiml zahraničních příchozích plateb a chtěl doložit, čeho se týkají a jak byly zdaněny. Veronika měla najednou prokázat strukturu příjmů, kterou pořádně neevidovala. Navíc si nebyla jistá, jak je to s DPH u služeb poskytnutých klientům v zahraničí — kdy jde o DPH 0 % při exportu služeb mimo EU, kdy se uplatní režim OSS u zákazníků v EU, a co s tím vším má vlastně dělat. Pár nocí nespala.

Řešení: jeden systém pro mnoho měn, jazyků a daňových režimů

Veronika potřebovala fakturační nástroj, který bere mezinárodní práci jako samozřejmost. InvoiceFlow se ukázal jako přesně ten případ.

Faktury ve více měnách

Konec ručního přepisování. V InvoiceFlow Veronika u každého klienta nastaví měnu faktury — americkému startupu vystaví fakturu v USD, londýnské kavárně v GBP, Mnichovu v EUR, Sydney v AUD. Aplikace vede částky v dané měně, takže klient dostane doklad, který odpovídá jeho zemi, a Veronika má v evidenci všechno čisté a oddělené podle měn.

Profesionální faktura v angličtině

Zahraniční klient potřebuje fakturu, které rozumí. Pomocí editoru šablon si Veronika vytvořila čistou, minimalistickou fakturu v angličtině — s anglickými popisky položek, svým elektronickým podpisem a prostorem na všechny náležitosti, které mezinárodní klient i účetní očekávají (její IČO, DIČ, poznámku o daňovém režimu). Designérka, jejíž faktura konečně vypadá tak dobře jako její práce.

Reporty v cizích měnách a čisté daňové záznamy

Tohle byl klíč k vyřešení dotazu z FÚ. InvoiceFlow Veronice dává reporty, kde vidí příjmy přehledně i podle jednotlivých měn. Při daňovém přiznání tak má jasný podklad: kolik přišlo v USD, GBP, EUR a AUD a od koho. Když FÚ chtěl doložit zahraniční platby, vytáhla strukturovaný přehled faktur — každá platba na účtu odpovídá konkrétní faktuře s konkrétním klientem a popisem služby. Z paniky se stala záležitost na hodinu.

Pokud jde o DPH: protože její faktury jasně rozlišují, komu byla služba poskytnuta, mohla s účetní snadno určit, kde jde o DPH 0 % při exportu služby mimo EU a kde řešit OSS pro klienty v rámci EU. Strukturovaná evidence z aplikace udělala z dříve mlhavé oblasti něco doložitelného.

Záloha dat: portfolio i evidence v bezpečí

Veronika pracuje výhradně z notebooku a telefonu. Ztráta zařízení by znamenala ztrátu evidence celého mezinárodního podnikání, proto má zapnutou pravidelnou zálohu. Klid, který si jako sólo podnikatelka nemůže nedovolit.

Výsledky

• Dotaz z FÚ vyřešen za hodinu. Strukturované faktury propojily každou zahraniční platbu s konkrétní zakázkou — žádné dohledávání.
• Konec ručního přepisování měn. Faktury chodí rovnou ve správné měně a jazyce.
• Jasno v DPH. Rozlišení EU/mimo EU umožnilo s účetní správně nastavit DPH 0 % u exportu a OSS.
• Profesionální dojem. Anglické faktury odpovídající úrovni jejího designu posílily důvěru klientů.

Co si odnést, pokud fakturujete do zahraničí

Stále více českých freelancerů — designéři, vývojáři, copywriteři, konzultanti — pracuje pro klienty po celém světě. S mezinárodními příjmy ale přicházejí tři výzvy: cizí měny, jazyk faktury a daňová doložitelnost. Ruční šablona ve Wordu vám je nevyřeší — a až přijde dotaz z FÚ, budete rádi za každou strukturovanou stopu. Nechte aplikaci vystavovat faktury ve správné měně a v angličtině, opřete se o reporty podle měn při daňovém přiznání a s účetní vyjasněte DPH u exportu služeb a OSS. Veronika Marešová z Prahy dnes přijímá zakázky z celého světa s klidem v hlavě — a s fakturami, které vypadají tak dobře jako její práce.