Jak pražská návrhářka interiérů zkrátila vymáhání pohledávek z 92 na 17 dní

Napsala redakce InvoiceFlow — publikováno 31. května 2026 — čtení na 10 minut

Barbora Šťastná má ateliér v Karlíně, ve třetím patře přestavěné továrny s litinovými sloupy, které sama nechala obnažit. Na velkém pracovním stole leží vzorky benátské stěrky, mosazné úchytky a šest variant dubové podlahy ve formátu, jaký byste čekali spíš v galerii než v kanceláři OSVČ. Navrhuje interiéry pro lidi, kteří si je mohou dovolit: privátní rezidence v Bubenči, penthouse na Vinohradech, a v posledních dvou letech čím dál častěji butikové hotely. Rozpočty jejích projektů se pohybují od 2,5 do 30 milionů korun.

„Mám ráda velké projekty," řekla mi, když jsme spolu seděly nad jejím rozpisem zakázek. „Ale velký projekt znamená velké peníze, které někde čekají. A já jsem se naučila, jak draho to může čekání stát, až úplně zbytečně."

Tohle je příběh o jedné faktuře, která způsobila desetiměsíční noční můru — a o tom, jak změna ve fakturaci zkrátila Barbořino průměrné vymáhání z dechberoucích 92 dnů na sedmnáct.

Faktura, na které se mísily dvě úplně různé věci

Návrh luxusního interiéru není jeden honorář. Barbora ve skutečnosti dostává zaplaceno za tři odlišné věci, které se ale léta snažila vměstnat na jednu jedinou fakturu:

  1. Projektový honorář — její vlastní tvůrčí práce, koncept, výkresy, vizualizace, dozor. Tohle je čistý příjem za její odbornost.
  2. Nákupní provize — marže z nábytku, svítidel a materiálů, které pro klienta objednává od dodavatelů. Někdy 10 %, někdy 15 % z nákupní ceny.
  3. Přefakturace nákladů — položky, které jen prožene přes svůj účet: doprava, montáž, atypická výroba truhláře.

Po léta to házela všechno do jednoho dlouhého řádkového výpisu. „Návrh a realizace interiéru — etapa 2." Jedna částka, jedna splatnost, jeden řádek DPH se sazbou 21 %. Vypadalo to úhledně. Bylo to ale účetní časovaná bomba.

Jak toho hotelový klient využil

V loňském září dokončila Barbora druhou etapu pro butikový hotel v centru Prahy — projekt za 18 milionů korun celkem. Vystavila fakturu na 1 050 000 Kč bez DPH, tedy 1 270 500 Kč včetně DPH. Na faktuře jediný řádek slučoval její projektový honorář (350 000 Kč), nákupní provizi z dodaného nábytku (420 000 Kč) a přefakturované náklady na montáž a dopravu (280 000 Kč).

Finanční ředitel hotelu, profesionál, který přesně věděl, co dělá, fakturu rozporoval. Argumentoval, že část položek za nábytek ještě „není dořešená", protože jeden dodavatel doručil svítidla v jiném odstínu. A protože všechno bylo na jednom řádku, zablokoval platbu celé faktury. Včetně Barbořina projektového honoráře, který s tím svítidlem neměl nic společného.

„Mojí práci nikdo nezpochybnil," vzpomíná. „Koncept byl schválený, výkresy podepsané, etapa převzatá. Ale protože jsem svůj honorář namíchala do faktury s nábytkem, mohli zadržet úplně všechno. Včetně mých 350 tisíc, na které jsem měla nárok bez jakékoli debaty."

Těch 350 000 Kč jejího vlastního honoráře čekalo na hotelovém účtu deset měsíců, zatímco se dohadovali o odstínu mosazi na třech lampách. Pro OSVČ, která si platí ateliér, asistentku na poloviční úvazek a zálohy na daň z příjmů, je takový výpadek likvidity skutečná rána.

Tabulka v hlavě, která už nestačila

Když jsme se bavily o tom, jak Barbora dřív pohledávky vůbec sledovala, zasmála se. „V hlavě. A v sešitě. A někdy v poznámkách v telefonu." U pěti malých zakázek to fungovalo. U portfolia, kde běží současně tři projekty po milionech a každá etapa má jinou splatnost, to byla katastrofa čekající na svou příležitost.

Nevěděla v daný den, kolik peněz jí kde visí. Nevěděla, která faktura je po splatnosti deset dnů a která padesát. A hlavně — neměla žádný nástroj, jak oddělit „bezespornou" část pohledávky od té sporné.

Tři kategorie místo jednoho řádku

Změna, kterou Barbora udělala, zní banálně, ale úplně přebudovala její vyjednávací pozici. V InvoiceFlow začala každou fakturu rozdělovat do tří jasně oddělených kategorií položek, z nichž každá nese vlastní popis, vlastní sazbu DPH a vlastní logiku:

1. Honorář za návrh — fakturováno samostatně, podepsáno klientem

Projektový honorář teď chodí na samostatném dokladu, navázaný na konkrétní převzatou etapu. Klient etapu odsouhlasí, Barbora vystaví fakturu jen za svou tvůrčí práci. Tahle částka už nikdy „nečeká" na dořešení nábytku, protože s nábytkem nesdílí jediný řádek.

2. Nákupní provize a dodávky — vlastní doklad s odkazem na dodavatele

Položky nábytku, svítidel a materiálů jdou na druhý doklad s vlastní provizí. Když dodavatel pochybí, řeší se spor jen o tuhle fakturu — a Barbořin honorář mezitím doběhne v klidu.

3. Přefakturace nákladů — transparentně, oddělené od marže

Náklady, které jen prochází, jsou jasně označené jako přefakturace. Klient přesně vidí, co je marže návrhářky a co jen propláchnutá faktura truhláře. Tahle transparentnost paradoxně zvýšila důvěru — finanční ředitelé luxusních hotelů přesně tohle chtějí vidět.

Etapový elektronický podpis — věc, která změnila všechno

Druhý díl skládačky byl etapový elektronický podpis přímo v aplikaci. Barbora teď u každé etapy nechá klienta digitálně potvrdit převzetí — koncept, výkresy, realizaci. Podpis se uloží k dokumentu s datem a časem.

„Najednou mám důkaz," říká. „Když finanční ředitel řekne, že etapa není hotová, otevřu telefon a ukážu mu jeho vlastní podpis z 14. dubna v 16:42. Diskuze končí dřív, než začne."

Tenhle podepsaný protokol se stal její pojistkou. Při sporu o nábytek u hotelu — který se zopakoval letos na jaře, jen v menším — měla Barbora podepsané převzetí designové etapy. Honorář dostala do sedmnácti dnů. Spor o dodávku svítidel běžel dál samostatně a její cash flow se ho ani nedotklo.

Čísla: před a po

Požádala jsem Barboru o konkrétní data za poslední tři velké zakázky před změnou a tři po ní. Poslala mi je s zatemněnými jmény klientů:

Klíčové není, že by klienti platili rychleji ze zdvořilosti. Klíčové je, že Barbořin honorář už není rukojmím sporu o nábytek. Oddělila svou jistou práci od cizích rizik.

Daňový rozměr, na který se zapomíná

Rozdělení mělo i čistě daňový přínos. Jako plátkyně DPH musí Barbora správně vykazovat sazby. Projektový honorář a nákupní provize jdou v sazbě 21 %, ale některé přefakturované položky — třeba doprava napojená na konkrétní plnění — má v účetnictví jinou logiku. Když bylo všechno na jednom řádku, její účetní každé čtvrtletí trávila hodiny ručním rozplétáním podkladů pro kontrolní hlášení. Teď stahuje report rovnou z aplikace, rozdělený podle kategorií, a kontrolní hlášení sedí napoprvé.

„Účetní mi snížila paušál za zpracování," dodává Barbora suše. „Říkala, že už nad mými fakturami netráví večery."

Co si z toho odnést, i když nenavrhujete hotely

Barbořin příběh není jen o luxusních interiérech. Platí pro každého, kdo na jedné faktuře míchá svou vlastní jistou práci s něčím, co může klient zpochybnit:

Nikdy nemíchejte svůj honorář s přefakturací

Vaše vlastní odbornost je bezesporná. Cizí dodávka být sporná může. Jakmile je obojí na jednom řádku, klient může zadržet obojí. Rozdělte to.

Fakturujte po etapách, ne po projektu

Velký projekt rozsekaný na etapy znamená, že peníze tečou průběžně a riziko jedné sporné položky se nešíří na celek.

Sbírejte podpis u každého milníku

Elektronický podpis převzetí s datem je nejlevnější právní pojistka, jakou OSVČ může mít. Spory končí v okamžiku, kdy ukážete vlastní podpis protistrany.

Vyzkoušejte to sami

InvoiceFlow je ke stažení zdarma na Google Play. Klasifikace položek do kategorií, etapová fakturace, elektronický podpis převzetí a reporty rozdělené podle kategorií pro kontrolní hlášení jsou dostupné bez předplatného. Aplikace funguje offline, takže můžete vystavit doklad přímo na stavbě a podpis klienta uložit i bez signálu.

Barbora teď dělá svůj zatím největší projekt — kompletní rekonstrukci vily v Hanspaulce za 30 milionů korun. Rozdělila ho na jedenáct etap. „Spím líp," říká. „A to je u třicetimilionové zakázky docela vzácnost."