Per arbejdede for et ministerium — men fakturerede en underleverandør, og betalingen tog 90 dage

Af InvoiceFlow-redaktionen — udgivet 1. juni 2026 — læsetid 9 minutter

Per Bruun var 49 år og konsulent i Odense med speciale i den offentlige sektor. Hans arbejde lå dybt inde i et ministeriums projekter — digitalisering, processer, rådgivning — men formelt set arbejdede han slet ikke for ministeriet. Han var underleverandør til et større konsulenthus, der havde rammeaftalen med staten. Han leverede til slutkunden, men fakturerede mellemleddet. Og den konstruktion gjorde hans likviditet til en prøvelse.

Én leverance, to lag og lange frister

Pers kæde så sådan ud: Han udførte arbejde, der reelt gik til et ministerium (slutkunden), men han sendte sin faktura til konsulenthuset (mellemleddet), som så fakturerede staten. Pengene skulle altså igennem to led, før de nåede tilbage til ham.

Konsekvensen var lange betalingsfrister: mellem 60 og 90 dage, fordi mellemleddet typisk først betalte Per, når eller efter de selv var blevet betalt af staten. Per kunne udføre en måneds arbejde til 70.000-90.000 DKK og så vente et helt kvartal på pengene.

Samtidig krævede konsulenthuset, at hver faktura kunne henføres til det rigtige projekt og den rigtige slutkunde-reference — ministeriets sagsnummer eller projektkode — så de kunne viderefakturere korrekt. Hvis Per ikke angav det, blev fakturaen sendt retur.

Da han mistede overblikket over, hvem der skyldte hvad

Per førte sine fakturaer i et regneark og holdt øje med betalinger i hovedet. Med 60-90 dages frister og flere projekter i gang samtidig blev det hurtigt uoverskueligt.

En dag opdagede han, at en faktura på 84.000 DKK var næsten fire måneder gammel og aldrig betalt. Den var faldet mellem to stole: mellemleddet mente, den manglede en slutkunde-reference, og Per havde ikke fulgt op, fordi han havde mistet overblikket over, hvilke fakturaer der var forfaldne. Med så lange frister kunne en faktura ligge ubetalt længe, før han overhovedet bemærkede det.

"Når en faktura først forfalder efter 90 dage, holder du op med at tænke på den i de første to måneder," sagde Per. "Og så glemmer du den. Pludselig sad jeg med store beløb i luften og anede ikke, hvem der skyldte mig hvad."

Forsøgene der ikke holdt

Per prøvede at lave et opfølgningssystem i regnearket med forfaldsdatoer, men det krævede manuel disciplin, han ikke havde tid til. Han prøvede at skrive slutkunde-referencen i fakturateksten, men formatet var inkonsekvent, og mellemleddet bad ofte om rettelser.

Han overvejede at gå direkte efter offentlige kontrakter selv, men rammeaftalerne gjorde mellemleddet til den eneste vej ind. Problemet var ikke arbejdet. Det var, at han manglede et værktøj, der kunne holde styr på, hvem fakturaen gik til, hvem slutkunden var, og hvornår betalingen forfaldt.

Da InvoiceFlow kom ind i billedet

En kollega i konsulentbranchen anbefalede InvoiceFlow. "Du kan fakturere mellemleddet og samtidig holde styr på slutkunden og forfaldsdatoerne," sagde han. Per hentede appen gratis fra Google Play.

Han oprettede konsulenthuset som kunde — det var dem, fakturaen formelt gik til — og lagde deres oplysninger og momsnummer ind. På hver faktura kunne han så angive slutkunde-referencen: ministeriets projektkode og sagsnummer, præcis som mellemleddet krævede for at kunne viderefakturere.

Slutkunde-tracking og forfaldsoverblik

Det afgørende var, at Per nu kunne se på sine fakturaer, hvilket projekt og hvilken slutkunde hver enkelt hørte til — selvom betalingen kom fra mellemleddet. Han kunne adskille ministerium-projekt A fra ministerium-projekt B, selvom begge fakturaer gik til samme konsulenthus.

Og lige så vigtigt: appen holdt styr på forfaldsdatoer. Med betalingsfrister på 60-90 dage indstillet per faktura kunne Per se, hvad der var forfaldent, hvad der nærmede sig, og hvad der lå ubetalt for længe. Den fortabte faktura på 84.000 DKK ville aldrig være sluppet væk, hvis han havde haft det overblik.

Funktionerne, der bar hverdagen

Fakturering til mellemled med slutkunde-reference. Fakturaen gik til konsulenthuset, men bar ministeriets projektkode, så viderefakturering aldrig fejlede.

Forfaldsoverblik. Lange betalingsfrister sat per faktura, med tydeligt overblik over hvad der var forfaldent — så ingen faktura forsvandt i 90-dages-tågen.

Kundedatabase. Mellemled og slutkunder gemt med referencer og momsnumre.

PDF og offline. Professionelle fakturaer i et format, mellemleddets bogholderi kunne behandle uden rettelser.

Resultatet

Et halvt år senere havde Per styr på sine udeståender for første gang. Hver faktura bar den rigtige slutkunde-reference og blev godkendt af mellemleddet uden returnering. Han kunne se, hvad der var forfaldent, og følge op i tide — ingen fakturaer forsvandt længere i den lange frist-tåge.

"Det værste ved lange betalingsfrister er ikke ventetiden — det er at miste overblikket undervejs," sagde Per. "Da jeg kunne se hvilke fakturaer der var forfaldne, og hvilken slutkunde de hørte til, holdt jeg op med at have penge svævende i det uvisse. Jeg vidste præcis, hvem der skyldte mig hvad."

Med overblikket kunne Per planlægge sin likviditet omkring de lange frister i stedet for at blive overrasket af dem. Han turde tage flere offentlige projekter, fordi han nu kunne styre ventetiden.

Pers råd til andre underleverandører i den offentlige sektor

For det første: angiv altid slutkunde-referencen på fakturaen til mellemleddet. Uden den kan de ikke viderefakturere, og din betaling forsinkes.

For det andet: hold styr på forfaldsdatoer aktivt. Lange frister forfører dig til at glemme fakturaen — netop derfor forsvinder den.

For det tredje: adskil dine projekter, selvom de går til samme mellemled. Det giver dig overblik over, hvor pengene reelt kommer fra.

Kom godt i gang

Hvis du genkender Pers hverdag — fakturering til et mellemled, levering til en offentlig slutkunde og betalingsfrister på 60-90 dage — så er InvoiceFlow gratis at hente på Google Play. Den håndterer fakturering til mellemled med slutkunde-referencer, forfaldsoverblik med lange frister, en kundedatabase, dansk moms og professionelle PDF-fakturaer, og den virker offline.

Med lange frister er overblikket din eneste forsvar. Mist det, og pengene svæver i det uvisse.