Zürcher Architekturbüro: Meilensteinabrechnung in CHF und EUR

Über ein zweiköpfiges Architekturbüro im Zürcher Kreis 3, ihre Projekte zwischen Bodensee und Tessin, und die Frage, wie man eine Bauphase in vier sauberen Rechnungsstücken abbildet.

Birmensdorferstrasse, vierter Stock

Reusser Brägger Architektur GmbH sitzt in der Birmensdorferstrasse in Zürich-Wiedikon, vierter Stock, ein lichter Altbau mit Holzfenstern und Blick auf die Kuppel des Schul- und Sporthauses Im Birch. Marlene Reusser (39, ETH-Absolventin 2012) und Pius Brägger (44, FHNW Muttenz) führen das Büro gemeinsam, seit sie sich 2018 mit drei laufenden Projekten selbständig gemacht haben. Heute, 2026, betreuen sie 14 aktive Projekte – Einfamilienhäuser, ein Mehrfamilienhaus-Umbau in Wiedikon, ein Geschäftshaus in Bregenz (das einzige nicht-schweizerische Mandat), zwei Renovationen am Pfäffikersee.

„Wir sind ein typisches kleines Büro", sagt Marlene. „Zwei Partner, eine Praktikantin von der ZHAW, eine Bauleitungsfachfrau auf 60-Prozent-Basis. Wenn wir noch viel mehr Projekte hätten, müssten wir wachsen. Wir wollen aber nicht wachsen, also brauchen wir Werkzeuge, die uns die Kapazität geben, die wir haben."

SIA 102 und die vier Meilensteine

Die Schweizer Architektur folgt der SIA-Ordnung 102 (Leistungen und Honorar Architektinnen und Architekten). Das Honorar wird üblicherweise nach Phasen abgerechnet: Vorprojekt, Bauprojekt, Bewilligungsverfahren, Ausschreibung, Realisierung, Inbetriebnahme. Marlene und Pius haben sich auf vier Hauptmeilensteine standardisiert, die sie in jedem Projekt anwenden:

  1. Meilenstein 1: Vorprojekt + Bauprojekt (35 % des Gesamthonorars)
  2. Meilenstein 2: Baueingabe + Bewilligung (20 %)
  3. Meilenstein 3: Ausschreibung + Vergabe (15 %)
  4. Meilenstein 4: Realisierung + Abnahme (30 %)

Jeder Meilenstein wird beim Erreichen als Teilrechnung gestellt. In InvoiceFlow sind diese Rechnungen am gemeinsamen Projekt verknüpft, der Restwert ist immer sichtbar, am Ende stimmt die Summe.

Ein konkretes Beispiel: Einfamilienhaus in Erlenbach

Projekt: Neubau Einfamilienhaus in Erlenbach am Zürichsee, Gesamthonorar 142.000 CHF netto (MWST 8.1 % = 11.502 CHF, brutto 153.502 CHF). Die vier Teilrechnungen:

Jede Rechnung weist die MWST 8.1 % aus, hat die MWST-Nr. des Büros, ist QR-Rechnungs-fähig (Schweizer Standard seit 2020). Der Kunde – ein junges Paar mit Banking bei der ZKB – kann die QR-Rechnung in seiner E-Banking-App einscannen und mit zwei Taps freigeben. Zahlungseingang nach durchschnittlich 12 Tagen.

Schweizer QR-Rechnung: warum sie ein Geschenk ist

Seit Oktober 2022 ist die QR-Rechnung in der Schweiz Standard. Sie ersetzt den orangen und roten Einzahlungsschein, integriert IBAN, Betrag, Referenznummer und Zahlungszweck in einen scanbaren Block. InvoiceFlow erzeugt die QR-Rechnung nativ mit korrekter Referenznummer (Strukturierte Schweizer Referenz oder ESR-Code).

Für Marlene und Pius bedeutet das: kein einziger Zahlungseingang, der nicht automatisch der richtigen Rechnung zugeordnet werden kann. Der Schweizer Standard ist hier dem deutschen GiroCode in der Verbreitung weit voraus.

Bregenz: der einzige nicht-schweizerische Kunde

Das Geschäftshaus in Bregenz ist ein Sonderfall. Auftraggeber: eine österreichische GmbH mit UID. Architekturleistungen werden nach Art. 47 MwStG (Ort der Leistung am Belegenheitsort der Liegenschaft) in Österreich erbracht und sind in der Schweiz nicht steuerbar. Aber: Reusser Brägger müssen sich (theoretisch) in Österreich umsatzsteuerlich registrieren oder das Reverse-Charge-Verfahren in Anspruch nehmen.

Sie haben sich mit ihrem Treuhänder in Zürich-Altstetten beraten und das Reverse-Charge-Modell gewählt: Sie stellen ohne USt in Rechnung, weisen den Übergang der Steuerschuldnerschaft auf den österreichischen Empfänger aus (Standardtext: „Es kommt zum Übergang der Steuerschuldnerschaft nach § 19 Abs. 1 öUStG"). In InvoiceFlow ist der Kunde als „AT B2B Reverse Charge" markiert; der korrekte Hinweistext erscheint automatisch.

Kurs-Locking: 142.000 CHF in EUR

Wenn Marlene dem Bregenzer Kunden die Meilenstein-Rechnung schickt (in EUR auf seinen Wunsch, weil die österreichische Buchhaltung das so braucht), wird der Kurs am Rechnungstag eingefroren (per-Rechnung Kurs-Locking nach SNB-Referenzkurs). Auch wenn Marlene ihre interne Buchhaltung in CHF führt, ist die Rechnung in EUR sauber dokumentiert. Bei Zahlungseingang in EUR auf ihr Konto wird die Differenz zum gebuchten CHF-Wert als Kursdifferenz verbucht.

Custom Template Editor: das eigene Architekturbüro-Layout

Marlene ist Architektin – Layout ist nicht ihr Hobby, sondern ihr Fach. Sie hat im visuellen Template Editor eine eigene Rechnungsvorlage gebaut, die die Optik ihres Bürobriefpapiers aufnimmt: Akzent in einem ruhigen Grünton (Pantone 7497), Helvetica Now als Schrift, ein klares Raster, viel Weissraum. Auf der ersten Seite das Bürologo oben links, der Empfängerblock oben rechts, die Projektreferenz prominent unter dem Adressblock („Projekt EH Erlenbach – Meilenstein 2 von 4"). Die Leistungspositionen mit dezenten Trennlinien, am Ende die Summenzeile mit MWST-Aufschlüsselung.

Sie hat das Template als Profil-Standard gespeichert. Wenn Pius oder die Praktikantin eine Rechnung erstellt, kommt sie automatisch im selben Layout heraus. Eine kleine, aber wirksame Art von Markenkohärenz.

Lieferschein (Pflichtenheft) und Angebot vorab

Jedes Projekt beginnt mit einem detaillierten Angebot, das alle vier Meilensteine, deren Inhalte und Honorare auflistet. Bei Auftragsannahme wird daraus ein Pflichtenheft (Lieferschein-Äquivalent in der Schweizer Praxis), das die Leistungsphasen detailliert beschreibt. Die vier Meilenstein-Rechnungen referenzieren auf dieses Pflichtenheft.

Wenn ein Kunde später fragt: „Was war im Meilenstein 2 eigentlich genau drin?" – ein Tippen, die Verknüpfung zum Pflichtenheft, der Block ist sichtbar. Marlene sagt: „Bei zwei Kunden im letzten Jahr hat das einen unnötigen Streit verhindert."

Belege: Spesen, Pläne, Fahrtkosten

Architektur ist Spesen-Geschäft. Fahrten zur Baustelle, Druckkosten für Pläne (das Bregenzer Projekt allein produziert pro Phase 50–80 A0-Plotts), Spesen für Behördentermine. Reusser Brägger scannen ihre Belege direkt in InvoiceFlow, die OCR liest Datum/Betrag/MWST, die Belege werden ihrem Projekt zugeordnet. Am Quartalsende exportieren sie sauber für ihren Treuhänder.

Ein Detail: In der Schweiz gibt es bei MWST 8.1 % auch reduzierte Sätze (2.6 % für Lebensmittel, Medikamente, Bücher; 3.8 % Sondersatz für Beherbergung). Bei Spesen mit reduziertem Satz muss die korrekte MWST gebucht werden. InvoiceFlow erkennt das anhand der OCR-Erkennung oder via manueller Korrektur.

ESTV: die monatliche Pflicht

Reusser Brägger sind monatlich MWST-pflichtig (über der Schwelle für quartalsweise Abrechnung). Die MWST-Abrechnung wird via ESTV-SuisseTax übermittelt. InvoiceFlow exportiert ihnen die monatliche MWST-Übersicht: vereinnahmte MWST 8.1 %, vereinnahmte 2.6 %, Vorsteuer, Saldo. Marlene überträgt die Zahlen in SuisseTax, fertig.

Was passiert, wenn ein Meilenstein nicht erreicht wird

Es kam vor: Ein Projekt in Wädenswil verzögerte sich durch Einsprache der Nachbarn. Meilenstein 2 (Baueingabe + Bewilligung) hing ein halbes Jahr lang in der Schwebe. Reusser Brägger konnten in dieser Zeit nicht abrechnen, weil das Erreichen des Meilensteins an die rechtskräftige Bewilligung gekoppelt war.

InvoiceFlow erlaubt, die Teilrechnung als Entwurf bereitzuhalten – mit aktualisierbaren Daten, Notizen zum Stand, ohne dass der Vorgang in der Buchhaltung erscheint. Als die Bewilligung kam, ein Tippen, die Rechnung wurde final. Die sechs Monate Verzögerung waren ärgerlich, aber buchhalterisch sauber.

Zahlen aus dem Büro

Was Marlene Kolleg:innen empfiehlt

„Strukturiert eure Projekte in saubere Meilensteine, abrechenbar an objektive Ereignisse gekoppelt. Nutzt die QR-Rechnung konsequent – sie ist das beste Schweizer Buchhaltungsgeschenk seit Jahren. Und wenn ihr EU-Kunden habt: investiert eine Stunde mit dem Treuhänder, um Reverse Charge richtig aufzusetzen. Das spart später viel."

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