Skischule Allgäu: 4 Monate Vollgas, 8 Monate Ruhe – ein Saisonbetrieb organisiert sich

Über eine kleine Skischule am Fuß des Nebelhorns, ihre vier intensiven Wintermonate und die Frage, wie ein Saisonbetrieb buchhalterisch existiert, wenn er acht Monate im Jahr stillsteht.

Tiefenbach, Oberstdorf, 850 Meter

Andi Buchwieser leitet die Skischule Tiefenbach im Oberstdorfer Ortsteil, unmittelbar am Fuß der Söllereck-Bahn. Er ist 52, gebürtig aus Sonthofen, war 20 Jahre als Skilehrer angestellt, hat 2019 die Skischule von einem Vorgänger übernommen. Sein Team in der Hochsaison (Mitte Dezember bis Mitte April): er selbst, seine Frau Andrea (Anmeldung, Abrechnung, Gruppeneinteilung), 14 Skilehrer (davon 8 fest, 6 saisonal), eine Snowboardlehrerin aus Tirol, die nur in den Faschingsferien kommt.

Im Sommer: zwei Personen. Andi und Andrea. Andi arbeitet als selbständiger Wanderführer und Mountainbike-Guide (anderes Geschäftsprofil), Andrea hilft im Familienbetrieb (Berggasthof) ihrer Schwester am Fellhorn. Die Skischule existiert vom 1. Mai bis 30. November formal weiter – aber buchhalterisch passiert dort fast nichts.

Das saisonale Buchhaltungs-Dilemma

„Das größte Problem an einem Saisonbetrieb ist nicht die Saison", sagt Andi. „Das größte Problem ist die saisonale Ungleichverteilung." In den vier Monaten Dezember–April läuft 95 % seines Jahresumsatzes durch (ca. 320.000 € netto). In den anderen acht Monaten: ein paar Nachbuchungen, Skikurs-Geschenkgutscheine für Weihnachten, vereinzelt Vorausbuchungen für die kommende Saison.

Vor InvoiceFlow nutzte Andi eine spezialisierte Skischul-Verwaltungssoftware, die monatlich 89 € kostete. Acht Monate Stillstand × 89 € = 712 € im Jahr für ein Tool, das nichts tat. Plus eine Buchhaltungssoftware für 39 €/Monat = weitere 468 € Stillstandskosten. Insgesamt rund 1.180 € pro Jahr für Software, die im Sommer schlief.

InvoiceFlow als Einmal-Kauf-Modell

InvoiceFlow lizenziert pro Gerät (One-Time-Purchase, keine monatlichen Abos). Andi zahlt einmal beim Kauf, im Sommer ruht die App im Hintergrund (manuell starten reicht), im Winter rödelt sie wieder. Für einen Saisonbetrieb wie Andis ist das ein passendes Modell.

Die 14 Skilehrer: Subunternehmer-Abrechnung

Andis Skilehrer sind in der Mehrheit Subunternehmer (mit eigener Gewerbeanmeldung, USt-pflichtig oder Kleinunternehmer). Sie bekommen einen festen Tagessatz (180 € für Gruppenkurs, 280 € für Privatstunden) und stellen Andi am Ende der Woche eine Rechnung über ihre geleisteten Stunden. Andi verrechnet das gegen seine eigenen Einnahmen aus den Kursen, die direkt von den Skischülern (= Touristengruppen aus Berlin, Hamburg, NL, UK, IT) kommen.

Im Skilehrer-Profil hat Andi pro Lehrer einen Datensatz mit USt-Status, Bankverbindung, Stundensatz. Wenn am Sonntagabend die Lehrer ihre Wochenstundenlisten abgeben, erfasst Andrea (oder neuerdings: die Lehrer selbst per separater App-Instanz) die Stunden, der Lehrer bestätigt, eine Rechnung wird automatisch von Andi an den Lehrer gestellt (negative Rechnung im Sinne von Andi zahlt Lehrer aus), oder umgekehrt der Lehrer schickt Andi eine Rechnung.

Skikurs-Anmeldung mit Bezahlung vorab

Wer einen Skikurs bei Andi bucht, zahlt online vorab – das ist Standard im Skischul-Markt seit der Pandemie. Andi hat einen Online-Shop, der mit InvoiceFlow gekoppelt ist: nach Buchung wird eine Rechnung erzeugt (mit Buchungs-Code), der Kunde bekommt PDF und Bestätigung, der Kurs ist gesichert.

Bei No-Shows (Kunden, die nicht erscheinen) gibt es keine Rückerstattung – das ist in den AGB der Skischule klar geregelt. Bei kurzfristigen Stornos (24 Stunden vorher) wird der Kurs umgebucht. InvoiceFlow erlaubt Andi, Rechnungen zu duplizieren oder als Gutschriften zu generieren (mit korrekter Umkehrbuchung der USt).

USt 19 %: Skischule ist Dienstleistung

Skikursunterricht ist eine Dienstleistung mit 19 % USt. Eine spezielle Befreiung gibt es nicht (anders als bei reiner Bildung – Skifahren gilt als Freizeitvergnügen, nicht als Bildung). Andi weist die USt auf jeder Rechnung aus, voranmeldet monatlich (während der Saison) bzw. quartalsweise (im Sommer). Die Voranmeldungen erfolgen via ELSTER, die Daten exportiert InvoiceFlow als USt-Übersicht.

Internationale Kunden: NL, UK, IT

Oberstdorf ist ein internationaler Skiort. Andis Kunden sind nicht nur Deutsche – etwa 30 % kommen aus den Niederlanden, 10 % aus Großbritannien, 15 % aus Italien, der Rest aus DE/AT/CH/CZ. Bei Privatpersonen aus dem Ausland gilt deutsches Steuerrecht (Leistungsort Deutschland, USt 19 %). Die Rechnung wird auf Wunsch in der Sprache des Kunden ausgestellt – Andi hat mehrsprachige PDFs in InvoiceFlow konfiguriert, mit NotoSans für saubere Darstellung niederländischer Namen (te Boekhorst, van der Velde) und italienischer Bezeichnungen.

Geschenkgutscheine: Weihnachtsgeschäft im Sommer

Im November (also: vor dem offiziellen Saisonstart) verkauft Andi rund 200 Skikurs-Gutscheine als Weihnachtsgeschenke. Ein Gutschein über einen Drei-Tages-Anfängerkurs kostet 195 €. Die Gutscheine werden als Pauschalrechnung erfasst (USt 19 %, vereinnahmt im November), die spätere Einlösung ist eine bloße Leistungserbringung ohne neuen Rechnungsfluss.

Dieses Modell hat einen Nebeneffekt: Im November/Dezember hat Andi eine kleine Liquiditäts-Spitze noch vor Saisonbeginn, die ihm die ersten Saisongehälter für die Lehrer vorfinanziert. Buchhalterisch sind die Gutscheine eine Verbindlichkeit, bis sie eingelöst werden – Andi hält das in einer Excel-Übersicht parallel zu InvoiceFlow.

Belege aus dem Sommer: Andi bleibt sauber

Auch im Sommer fallen Belege an: Versicherung für Skischule (1.400 € jährlich), Webseiten-Hosting, Buchhaltungsberatung, Reparatur der Ski-Material-Lagerhalle. Andi scannt diese Belege direkt in InvoiceFlow, die OCR erfasst Datum/Betrag/USt, der Beleg ist verbucht. Sechs Sommerbelege pro Monat sind kein Aufwand mehr.

Profile-Trennung: Skischule vs. Sommer-Guide-Geschäft

Andis Sommer-Geschäft als Wanderführer und Mountainbike-Guide läuft unter einem separaten Geschäftsprofil. Eigenes Logo (ein Wanderschuh und ein Bike statt eines Skis), eigene Bankverbindung, eigener Rechnungsnummernkreis (WG-2026-NN statt SK-2026-NNN), eigene Kundendatenbank. Beide Profile sind in einer App. Wechsel mit zwei Taps.

Was eine Hochsaison-Woche kostet (an Zeit)

Eine typische Hochsaison-Woche im Februar bei Andi:

Vor InvoiceFlow: ca. 4 Stunden Sonntagabend. Die Differenz: 2,5 Stunden, multipliziert mit 18 Saisonwochen = 45 Stunden pro Saison. Andrea sagt: „Ich gehe jetzt sonntags wieder vor 22 Uhr ins Bett."

Saisonende und Saisonstart

Am 18. April 2026 lief die Saison aus. Am 20. April hat Andi alle Rechnungen verschickt, alle Lehrer ausgezahlt, die letzten Belege erfasst. Am 22. April hat er die App auf einen Saison-Pause-Modus gesetzt – keine erinnernden Push-Notifications, keine Mahnläufe (er konfiguriert die Mahnungen nicht zu pausieren, aber zu reduzieren auf Wartung-Modus). Er fährt im Sommer Bike-Tours, im November klingelt sein Handy: Saison-Vorbereitung: Geschenkgutscheine vorbereiten?. Genau dann startet er wieder.

Zahlen

Was Andi anderen Saisonbetrieben empfiehlt

„Sucht euch Tools, die saisonal mitatmen. Zahlt kein Abo für etwas, was acht Monate schläft. Trennt eure Geschäfte (Skischule, Sommer-Geschäft, evtl. Gastronomie) in separate Profile, sonst vermischt sich alles. Und akzeptiert: in der Hochsaison ist Buchhaltung Beziehungsarbeit – sauber, sofort, sonntagabends in 90 Minuten erledigt."

Eine Wintergeschichte zum Schluss

Andi erzählt: „Im Januar war eine niederländische Familie hier. Vater, Mutter, zwei Kinder, Drei-Tage-Anfängerkurs für alle. Der Vater fragte am Ende: Mag ik een factuur in het Nederlands? Andrea tippte zweimal, die Rechnung kam in niederländischer Sprache, Beträge in EUR. Der Vater lachte: Mijn boekhouder wordt blij. Drei Sekunden Arbeit, ein zufriedener Kunde. So sieht moderner Skischul-Service heute aus."

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