Tanzschule Graz: Mitgliedschaftsmodell, Ferien-Pause, No-Show-Gebühren sauber

Über eine Tanztrainerin in Graz-Geidorf, 140 Schüler:innen, das Mitgliedschaftsmodell als Geschäftsbasis, und die Frage, wie man eine sechswöchige Sommerpause buchhalterisch lebt, ohne Kunden zu verlieren.

Studio am Hilmteich

Mara Petrović ist 32, in Wien geboren, kroatische Wurzeln, Tanzpädagogin (Studium Universität für Musik und darstellende Kunst Graz, Absolventin 2017), seit 2019 Inhaberin von Studio Petrović – Tanz & Bewegung in der Heinrichstraße in Graz-Geidorf, einen Steinwurf vom Hilmteich entfernt. Sie unterrichtet zeitgenössischen Tanz, Modern, Improvisation, Pilates und seit 2024 auch Argentino-Tango (das wird ihr neues Steckenpferd). Aktuell betreut sie 140 zahlende Schüler:innen, davon 95 im Mitgliedschaftsmodell.

„In Österreich ticken Tanzschulen anders als in Deutschland", erklärt Mara. „Bei uns ist das Mitgliedschaftsmodell verbreiteter, die Schüler:innen wollen flexible Tarife, und alle erwarten Ferien-Pausen. Wer da kein vernünftiges System hat, verliert."

Das Drei-Tarif-Modell

Maras Tarife:

Sommerpause: sechs Wochen Stille

Das österreichische Schuljahr endet je nach Bundesland Anfang Juli, Mara zieht ihre Sommerpause durch: 1. Juli bis 15. August (sechs Wochen). In dieser Zeit unterrichtet sie nicht, das Studio bleibt geschlossen (außer für vereinzelte Privatstunden). Die Mitgliedschaften werden für genau diese sechs Wochen pausiert.

Praktisch heißt das in InvoiceFlow: Sie setzt eine Stapel-Pause auf alle Recurring-Mitgliedschaften (Standard und Unlimited) für den definierten Zeitraum. Das System verrechnet im Juli und in der ersten Augusthälfte nichts, sendet keine Mahnungen, der Mitgliedschaftszähler friert ein. Am 16. August startet das Recurring wieder, die nächste Rechnung kommt zum 1. September.

Warum keine Anteilsrechnung im Sommer?

Mara hat das frühere Modell – „die Schüler:innen zahlen einen reduzierten Sommerbeitrag von 30 €" – aus Kundenfreundlichkeitsgründen verworfen. Sechs Wochen Pause ist Pause, kein Bezahl-Stillstand. Die Schüler:innen kommen im September begeistert zurück, weil sie den klaren Schnitt schätzen. Maras Churn-Rate (Anteil der Mitglieder:innen, die nach der Sommerpause nicht zurückkehren) liegt bei 6 % – im Branchenvergleich extrem niedrig.

No-Show-Gebühren bei Privatstunden

Bei Privatstunden ist Mara streng: Wer nicht 24 Stunden vorher absagt, bezahlt die volle Stunde (75 €). Das steht in den AGB, das wird jeder Schüler:in beim Buchen der ersten Privatstunde explizit kommuniziert. In InvoiceFlow ist das technisch so abgebildet: Der Termin wird am Buchungstag als Rechnung im Status „Vorgesehen" angelegt; bei Termin-Wahrnehmung wird sie aktiviert; bei No-Show wird sie ebenfalls aktiviert (mit Vermerk „No-Show, AGB §5").

Pro Jahr hat Mara etwa 8–12 No-Show-Fälle (von ca. 250 Privatstunden). In den meisten Fällen zahlen die betroffenen Schüler:innen die Gebühr ohne Diskussion – die Klarheit der Regel macht das möglich. In Ausnahmefällen (echte Notfälle: Krankheit, Familiennotfall) erlässt Mara die Gebühr manuell mit Storno-Gutschrift.

Choreografie-Sonderaufträge

Ein Teil ihres Umsatzes (ca. 15 %) kommt aus Choreografie-Aufträgen für Theater, Tanzkompanien, Musikvideos. Diese laufen ähnlich wie Pauschalprojekte: Vertrag mit Pauschalsumme (typischerweise 2.800–6.500 €), Aufteilung in 50 % Anzahlung + 50 % Schlussrechnung. In InvoiceFlow ist das eine separate Auftragsart, nicht ans Mitgliedschaftsmodell gekoppelt.

USt 20 % in Österreich

Tanzunterricht ist in Österreich mit 20 % USt belegt (Dienstleistung, keine Befreiung). Mara stellt mit 20 % aus, macht monatliche UVA (USt-Voranmeldung) via FinanzOnline. Bei Choreografien für ausländische Kunden (sie hatte 2025 ein Engagement für ein deutsches Tanztheater in Mannheim) gilt Reverse Charge bei B2B-Verträgen mit gültiger USt-IdNr. Auch hier: InvoiceFlow erkennt den Fall automatisch und stellt netto in Rechnung.

Kleinunternehmergrenze in Österreich

Die Kleinunternehmergrenze in Österreich liegt seit 2025 bei 55.000 € (vorher 35.000 €, neue Reform). Mara liegt deutlich darüber (Jahresumsatz ca. 165.000 € netto), ist also Regelbesteuerung. Hätte sie die Mitgliedschaftsmodelle früher eingeführt, wäre sie womöglich länger Kleinunternehmerin geblieben – sie hat sich aber bewusst für Wachstum und Regelbesteuerung entschieden.

Studio-Gemeinkosten und Anteilsbuchung

Mara teilt sich das Studio mit einer Yogalehrerin (vier Vormittage pro Woche) und einer Pilates-Trainerin (zwei Abende pro Woche). Die Miete teilen sie nach Nutzungsanteil. Mara hat als zweites Geschäftsprofil die Studio-GbR angelegt (eine ARGE/GesbR im österreichischen Recht), in der die Studio-Gemeinkosten verbucht werden und einmal im Quartal an die drei Lehrerinnen anteilig weiterverrechnet werden. Das ist administrativ ein kleiner Mehraufwand, aber sauberer als eine wilde Mischung.

Probestunden und Schnupperangebote

Maras Marketing besteht aus 30-Tage-Schnuppermitgliedschaften (29 €, 4 Klassen). Diese werden als befristete Recurring angelegt: 1 Monat, dann endet das Recurring automatisch. Bei den meisten Schüler:innen erfolgt der Wechsel zur normalen Mitgliedschaft (Conversion-Rate ca. 60 %), bei den anderen läuft das Schnupperangebot einfach aus. Mara muss nichts tun.

BMF-konforme Belegerfassung

In Österreich gelten die Anforderungen der BAO (Bundesabgabenordnung) und der Registrierkassenverordnung. Mara ist als Tanzschule eigentlich registrierkassenpflichtig (Bareingänge über 7.500 € im Jahr), sie hatte aber 2023 die Umstellung auf bargeldloses Bezahlen vollzogen – Schüler:innen zahlen ausschließlich per Lastschrift, Überweisung oder Karte. Das vereinfacht ihre Buchhaltung erheblich.

Belege scannen Mara per Smartphone, die OCR erkennt die wichtigsten Felder, sie ordnet sie ihrem Geschäftsprofil zu. Bei der Quartalsabrechnung mit ihrem Steuerberater in Graz-Lend wird alles im RZL-Format exportiert. Der Steuerberater hat ihr Honorar um 15 % reduziert, weil die Übergabe so sauber ist.

Email-Kommunikation

Mara hat sechs Templates: Begrüßung neue Schüler:in, Erinnerung Privatstunde (24h vorher), Sommerpause-Ankündigung (zwei Wochen vorher), Wiederbeginn-Nachricht (Mitte August), Choreografie-Anfrage-Standardantwort, Dankesnachricht nach Choreografie-Übergabe. Alle mit Merge-Feldern, alle in Maras Stimme. „Ich schreibe nie persönliche Mails", sagt sie, „weil alle meine Mails persönlich sind – sie sind in meinem Tonfall geschrieben."

Zahlen aus dem Studio

Was Mara empfiehlt

„Wer ein Studio mit Mitgliedschaften betreibt, muss Pause/Resume beherrschen. Ohne diese Funktion verliert man die richtige Sorte Kunden – nämlich die Treuen, die kurze Auszeiten brauchen, aber langfristig bleiben wollen. Plant eure Ferien-Pause groß und klar – kein Hin-und-Her, kein Tageweise-Rechnen. Schüler:innen lieben die Klarheit."

Eine Graz-Sommer-Beobachtung

Mara erzählt: „Im letzten Sommer habe ich am 1. Juli das System auf Pause gesetzt – 95 Mitgliedschaften, ein Tippen, fertig. Ich bin nach Šibenik gefahren, zwei Wochen Familie, drei Wochen Tanzfestival in Pula, eine Woche durchatmen. Am 14. August bin ich zurückgekommen, habe das System reaktiviert – ein Tippen, fertig. Am 1. September kamen die ersten Rechnungen raus, die Schüler:innen kamen ins Studio, niemand musste etwas klären. Genau so muss eine Sommerpause buchhalterisch funktionieren: unsichtbar."

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