Vom Bienenstock zum B2B-Kunden: Wie ich als bayerischer Imker meine Direktvermarktung endlich in den Griff bekommen habe

Von Stefan Brandlmeier, Imkerei am Vilstal - Niederbayern

- Lesedauer: 14 Minuten

Mein Grossvater hatte zwoelf Voelker und einen Karton mit losen Quittungen. Mein Vater hatte achtzehn Voelker und eine Schuhschachtel mit Quittungen. Ich habe einhundertvier Voelker, einen Hofladen, einen Online-Shop, drei Wochenmaerkte im Sommer und beliefere acht Cafes und zwei Hotels im Umkreis von vierzig Kilometern. Eine Schuhschachtel reicht da hinten und vorne nicht mehr.

Mein Name ist Stefan Brandlmeier. Ich fuehre die Imkerei am Vilstal in dritter Generation, mein Hof liegt zwischen Vilshofen und Passau. Diese Geschichte erzaehlt, wie ich aus einem Hobby mit Anhaengsel Buchhaltung einen Betrieb gemacht habe, der dem Finanzamt standhaelt, der mit Cafes und Hotels in einer Sprache kommuniziert und der mir trotzdem genug Zeit laesst, mich um das zu kuemmern, worum es eigentlich geht - die Bienen.

Warum Honig allein nicht reicht

Als ich 2018 den Betrieb von meinem Vater uebernommen habe, hatte er noch zwei Standbeine: den Hofverkauf und den Wochenmarkt in Vilshofen samstags. Drei Sorten Honig, gelegentlich Met, ein bisschen Wachs fuer Kerzenmacher aus der Umgebung. Die Direktvermarktung lief gut, aber sie reichte nicht, um den Hof modernisieren zu koennen.

Ich habe in den ersten zwei Jahren sortenreine Honige eingefuehrt - Wald, Loewenzahn, Linde, Edelkastanie aus dem Bayerischen Wald, dazu Cremehonig in vier Geschmacksrichtungen. Dann kam der Online-Shop. Dann das erste Cafe in Passau, das meinen Lindenhonig fuer seine Fruehstuecksbrettchen wollte. Dann ein Boutique-Hotel an der Donau, das ihn in kleinen Glaeschen aufs Zimmer stellen wollte. Plotzlich hatte ich nicht mehr Endkunden, sondern Geschaeftskunden mit Lieferantenkennzeichnungen, Bestellnummern und Zahlungszielen.

Die Pauschalierung und ihre Tuecken

Wer Landwirt oder Imker in Deutschland ist, kennt das Thema Pauschalierung. Ueber Jahrzehnte war die land- und forstwirtschaftliche Umsatzsteuer-Pauschalierung ein bequemer Sonderweg. Man musste keine Umsatzsteuer abfuehren, durfte sie aber im Verkaufspreis vereinnahmen. Fuer kleine Betriebe war das ein faires Geschaeft. Seit 2022 wurde die Grenze auf 600.000 Euro Vorjahresumsatz heruntergesetzt - mich betrifft das nicht direkt, aber die Rechnung wurde komplexer.

Mein Steuerberater in Vilshofen hat mir 2023 eindringlich erklaert, dass ich bei B2B-Lieferungen an gewerbliche Kunden ganz besonders aufpassen muss. Ein Cafe will eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, weil es selbst Vorsteuer ziehen moechte. Wenn ich pauschaliere, gibt es Sonderregeln. Wenn ich zur Regelbesteuerung optiere, habe ich Vorsteuer aus meinen eigenen Eingangsrechnungen - aber muss meine Verkaufspreise neu kalkulieren. Es ist kein Hexenwerk, aber es ist auch nicht das, was ich am Donnerstagabend nach dem Schleudern noch machen will.

Ich habe mich entschieden, fuer den B2B-Bereich zur Regelbesteuerung zu optieren - mit allen Konsequenzen. Sieben Prozent Umsatzsteuer auf Honig, der als Lebensmittel begeuenstigt ist. Neunzehn Prozent auf Kerzen und Wachsprodukte, die ich nebenher mache. Das heisst: Auf jeder Rechnung muss ich aufpassen, welche Position welchen Steuersatz traegt.

Wie aussichtslos meine alte Methode war

2024, das erste Jahr unter Regelbesteuerung, habe ich mit einem Word-Vorlagen-Chaos verbracht. Ich hatte vier verschiedene Vorlagen, weil ich nie die richtige finden konnte. Ich habe Rechnungen mit falschen Steuerausweisungen verschickt, die das Cafe in Passau nicht buchen konnte. Ich habe einmal eine Rechnung an das Hotel zweimal vergeben - selbe Nummer, anderer Inhalt, weil ich vergessen hatte, welche Nummer schon weg war. Das durfte nach GoBD eigentlich gar nicht passieren.

Im Februar 2025 hat mein Steuerberater eine kleine Pruefung gemacht und mir vier Punkte aufgeschrieben, an denen ich gegen die GoBD-Grundsaetze verstossen habe: keine fortlaufende Rechnungsnummerierung, fehlende Pflichtangaben (mal die Steuernummer vergessen, mal das Lieferdatum), keine revisionssichere Speicherung, keine Trennung zwischen Endkunden- und Geschaeftskundenrechnungen. Er hat es freundlich formuliert: "Stefan, das wuerde bei einer Betriebspruefung nicht halten."

Ich habe drei Wochen lang an einer Tabelle gebaut, mit der ich glaubte, das Problem zu loesen. Ich habe es nicht geloest. Eine Tabelle ist keine Rechnungssoftware.

Die Suche nach der richtigen Software

Ich habe gesucht, was es so gibt. Die grossen Plattformen waren mir zu schwer, zu PC-zentriert und zu teuer fuer einen Imker mit guten, aber ueberschaubaren Umsaetzen. Ich brauchte etwas, das ich am Wochenmarkt-Stand auf meinem Handy bedienen konnte, das offline funktionierte (weil das Netz am Stand in Vilshofen mal da, mal weg ist), und das GoBD-konforme Rechnungen produzierte.

Ein Kollege aus dem Bayerischen Imkerverband hat mir InvoiceFlow empfohlen. Er hatte aehnliche Probleme. Ich habe es im Maerz 2025 heruntergeladen und an einem Sonntag eingerichtet.

Wie ich InvoiceFlow eingerichtet habe

Ich habe mir Zeit genommen, das Profil richtig aufzusetzen. Die Imkerei am Vilstal mit kompletter Adresse, Steuernummer, Bankverbindung und USt-IdNr fuer eventuelle EU-Lieferungen (es kam schon vor, dass ein oesterreichischer Hotelier in Tirol meinen Lindenhonig wollte). Ich habe das Logo meines Grossvaters - eine stilisierte Biene mit einem Eichenzweig - hochgeladen und in der quadratischen Variante fuer das Layout, in der breiten Variante fuer den Briefkopf der Rechnung positioniert.

Dann habe ich den Produktkatalog angelegt. Das war die meiste Arbeit, aber sie hat sich gelohnt. Jedes Produkt zweisprachig (Deutsch / Englisch fuer eventuelle Touristen-Hotels), mit korrektem Steuersatz, Einheit, Preis und einer kurzen Beschreibung:

Mit der zweisprachigen Produktbezeichnung kann ich fuer das Hotel an der Donau, das auch englische Gaeste hat und manche Lieferpapiere zweisprachig erwartet, Rechnungen mit englischen Bezeichnungen erzeugen, ohne den Katalog doppelt zu pflegen.

Mehrere Geschaeftsprofile - Online-Shop und Wochenmarkt getrennt

Eine Funktion, die fuer mich entscheidend war: InvoiceFlow erlaubt mehrere Geschaeftsprofile. Ich habe einerseits "Imkerei am Vilstal - Direkt" eingerichtet (Wochenmarkt, Hofladen, einzelne Online-Bestellungen) und andererseits "Imkerei am Vilstal - B2B" (Cafes, Hotels, Wiederverkaeufer). Die rechtliche Einheit ist die gleiche, aber die Ansprache, das Layout, die Standardtexte und die Zahlungsbedingungen sind anders.

Fuer den B2B-Bereich habe ich ein Zahlungsziel von 14 Tagen netto eingestellt, mit einem klar formulierten Hinweis auf gesetzliche Verzugszinsen von neun Prozentpunkten ueber dem Basiszinssatz nach Paragraf 288 BGB. Fuer den Direktverkauf gilt "Zahlung bei Lieferung". Das Dashboard zeigt mir pro Profil separat die offenen Posten, die durchschnittlichen Tage bis Zahlung und die wiederkehrenden Umsaetze pro Monat. Ich kann auf einen Blick sehen, ob das Hotel an der Donau in diesem Quartal pueenktlicher zahlt als im letzten oder ob ich ein Gespraech fuehren muss.

Mein erster Wochenmarkt mit InvoiceFlow

Mitte April 2025, Samstag, Wochenmarkt in Vilshofen, sieben Uhr morgens. Ich habe den Stand aufgebaut, die Kasse vorbereitet und mein Handy bereitgelegt. Mein Hauptgeschaeft am Markt ist Barverkauf - dafuer brauche ich keine Rechnung, sondern einen Quittungsbeleg. Aber es kommen immer wieder Geschaeftskunden vorbei, die fuer ihre Buchhaltung eine richtige Rechnung wollen.

An diesem Samstag kam ein Wirt aus einem Brauereigasthof, dem mein Met geschmeckt hatte. Er wollte gleich zehn Flaschen mitnehmen, fuer 145 Euro brutto, und eine Rechnung haben. Frueher haette ich gesagt: Ich schicke sie naechste Woche per Post. Jetzt habe ich mein Handy genommen, in InvoiceFlow den Kunden neu angelegt (drei Felder: Firmenname, Adresse, USt-IdNr), den Met aus dem Katalog gewaehlt, Menge zehn eingetragen, Rechnung erstellt, als PDF gespeichert und per E-Mail an die Wirtshaus-Adresse geschickt. Alles in dreieinhalb Minuten, waehrend der naechste Kunde noch sein Wechselgeld zaehlte.

Der Wirt war beeindruckt. Er hat mir am gleichen Abend ein Bild von seiner Speisekarte geschickt - er hatte meinen Met als "Hausmet vom Vilstal-Imker" eingetragen.

Offline-Modus am Markt - das hat den Unterschied gemacht

Was viele Apps nicht koennen: ohne Netz funktionieren. Der Marktplatz in Vilshofen liegt in einem Funkloch, das morgens um sieben besonders zuverlaessig ist. InvoiceFlow speichert lokal und synchronisiert, sobald wieder Verbindung da ist. Ich habe an einem Samstag elf Geschaeftsrechnungen offline erstellt und beim Heimfahren im Auto die Synchronisation durchlaufen sehen. Die Empfaengerinnen und Empfaenger hatten die PDFs noch vor mir zu Hause.

Wiederkehrende Lieferungen - der Schluessel zum Hotel-Geschaeft

Mein groesster B2B-Kunde, das Hotel an der Donau, bestellt jeden Monat dieselbe Grundausstattung: 400 Hotel-Portionsglaeschen Lindenhonig, 50 grosse Glaeser fuer das Fruehstucks-Buffet, 24 grosse Bienenwachskerzen fuer die Restaurant-Tische. Das ist immer derselbe Vorgang, immer dasselbe Format. Frueher habe ich das jeden Monat neu eingetippt.

Jetzt nutze ich die wiederkehrenden Rechnungen von InvoiceFlow. Ich habe die Hotel-Standardlieferung als Vorlage angelegt, am ersten Werktag jedes Monats wird die Rechnung automatisch erzeugt und mir zur Pruefung vorgelegt. Wenn die Mengen passen, schicke ich sie mit einem Tipp ab. Wenn das Hotel mal eine Sonderbestellung dazu nimmt - im Dezember zum Beispiel eine zusaetzliche Lage Kerzen fuer die Weihnachtsdekoration - aendere ich die Position direkt in der Vorlage fuer den Monat. Spart mir locker zwei Stunden im Monat.

Angebot, Lieferschein, Rechnung - alles verkettet

Eine Lektion aus dem Hotel-Geschaeft: B2B-Kunden wollen oft erst ein Angebot, dann eine Bestellung, dann einen Lieferschein, dann eine Rechnung. Frueher waren das fuer mich vier verschiedene Dokumente, die ich teilweise gar nicht erstellt habe (Lieferschein hat oft gefehlt, weil ich nicht wusste, dass er erwartet wird).

InvoiceFlow verkettet die vier Belege miteinander. Ich erstelle ein Angebot, das Hotel bestaetigt es, ich wandle es per Klick in einen Lieferschein um (den ich auf dem Tablet ausdrucke und mit zur Lieferung nehme), und nach der Lieferung wird der Lieferschein zur Rechnung. Auf jedem Dokument sind die Referenznummern der Vorgaenger sichtbar, die Buchhaltung im Hotel kann alles zuordnen, und ich habe einen sauberen Vorgang vom Angebot bis zur Zahlung.

X-Rechnung und E-Rechnung - der naechste Schritt

Seit 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht - zumindest die Faehigkeit, sie zu empfangen. Seit 2027 muss sie nach derzeitigen Plaenen auch ausgestellt werden, mit Uebergangsfristen fuer kleinere Betriebe. Das Hotel an der Donau wird von mir vermutlich ab 2026 eine E-Rechnung im X-Rechnung- oder ZUGFeRD-Format erwarten - es ist Teil einer groesseren Hotelgruppe und die Buchhaltung dort wird automatisiert verarbeiten wollen.

InvoiceFlow unterstuetzt X-Rechnung und das hybride ZUGFeRD-Format. Ich kann jede Rechnung zusaetzlich zum PDF als strukturierte XML-Datei erzeugen, die das Hotel direkt in seine Buchhaltung importieren kann. Ich habe das im Sommer 2025 mit dem Hotel getestet - die Buchhaltung war zufrieden, mein Steuerberater war zufrieden.

OCR fuer eingehende Belege - meine Lieblings-Nebenfunktion

Ein Imker hat auch Eingangsrechnungen: Glaeser, Etiketten, Mittelwaende, Diesel fuer die Wanderwagen, Tierarzt fuer die Voelker, Beitraege zum Imkerverband. Frueher lagen alle diese Belege in einer Schublade, bis ich sie irgendwann zum Steuerberater geschleppt habe.

Mit der Beleg-OCR-Funktion fotografiere ich die eingehenden Belege direkt am Empfangsort - die Tankstelle, den Glaslieferanten, das Tierarzt-Wartezimmer. Die App liest Datum, Lieferant, Betrag, MwSt-Anteil und kategorisiert automatisch. Ich pruefe kurz, korrigiere bei Bedarf, und der Beleg ist in meiner GoBD-konformen Belegsammlung. Mein Steuerberater bekommt am Quartalsende einen Export und sagt: "So sieht das aus, wenn ein Imker erwachsen wird."

Zahlungswege - Ueberweisung, Link, QR

Beim B2B-Geschaeft ist die Ueberweisung der Standard. Aber gerade bei Online-Bestellungen aus dem Webshop oder bei Marktbesuchern, die zum ersten Mal grosse Mengen abnehmen wollen, ist ein Zahlungslink sinnvoll. InvoiceFlow generiert pro Rechnung sowohl die SEPA-Ueberweisungsdetails als auch einen QR-Code zum Scannen und einen Zahlungslink. Der Kunde sucht sich aus, welchen Weg er will. Ich habe in den letzten zwoelf Monaten die durchschnittliche Zahlungsdauer von 23 Tagen auf 12 Tage reduziert - allein dadurch, dass das Bezahlen einfacher wurde.

Das Dashboard - mein Bauchgefuehl in Zahlen

Das Profil-Dashboard zeigt mir pro Profil getrennt: monatlicher wiederkehrender Umsatz, Anzahl wiederkehrender Kunden, Churn-Rate, durchschnittliche Tage bis Zahlung, offene Forderungen, Faelligkeit. Mein B2B-Profil hat aktuell einen MRR von ca. 2.400 Euro - das ist das, was ich planbar einnehme, ohne neu zu akquirieren. Das Direktprofil hat keinen MRR (logisch), aber zeigt mir die saisonale Schwankung. Im Mai bis September gehen vierzig Prozent meines Jahresumsatzes, im Winter ist es ruhiger.

Mit diesen Zahlen kann ich planen. Ich weiss, dass ich im November Liquiditaet fuer den Beutenbau aufbauen muss. Ich weiss, dass ich im Februar (Saatgut-Bestellungen fuer die Bluehflaechen) eine Spitze habe. Frueher habe ich gehofft, dass es passt. Jetzt sehe ich, ob es passt.

Was sich aendern wird

Mein Plan fuer 2026 und 2027: Den Online-Shop ausbauen, ein zweites Wochenmarkt-Standbein in Passau aufnehmen, vielleicht ein Cafe in der Region uebernehmen, das schliesst (der Wirt geht in Rente). Mit InvoiceFlow habe ich die Infrastruktur, das ohne weitere Buchhaltungs-Sorgen anzugehen. Ich kann ein drittes Profil anlegen, wenn das Cafe dazukommt. Ich kann eigene Vorlagen entwerfen, die zum Cafe-Stil passen, ohne meine Imker-Rechnungen zu beruehren.

Was ich anderen Direktvermarktern raten wuerde

Wenn du in der Direktvermarktung bist - egal ob Imker, Brennerei, Kaeserei, Hofladen oder Wein - dann ueberleg dir frueh, wie du den Schritt vom B2C ins B2B sauber organisierst. Du wirst es nicht vermeiden koennen, wenn dein Produkt etwas taugt. Cafes, Hotels, Restaurants und Wiederverkaeufer werden anklopfen. Wenn du dann nicht vorbereitet bist, vergibst du Geschaefte oder du machst sie chaotisch.

Drei Sachen wuerde ich jedem mitgeben:

Ich habe mir gestern Abend nach der Honigschleuderung eine halbe Stunde Zeit genommen, das Dashboard angeschaut, und mir gedacht: Mein Grossvater haette das nicht gebraucht. Mein Vater haette es nicht gewollt. Aber fuer das, was ich aus dem Hof gemacht habe, brauche ich es. Und es funktioniert.

Weiterlesen