Yoga im Konferenzraum: Wie ich als mobile Yogalehrerin in Bremen meinen B2B-Kundenstamm aufgebaut habe

Von Mareike Junghans, mobile Yogalehrerin - Bremen

- Lesedauer: 13 Minuten

Vor sechs Jahren bin ich mit fuenf Matten unter dem Arm und einer schlecht gestrickten Idee zum ersten Termin in einem Bueroturm an der Bremer Buergerweide gegangen. Ich war freie Yogalehrerin. Mein Kunde war eine Versicherungsgesellschaft, die im Rahmen ihres "betrieblichen Gesundheitsmanagements" einmal pro Woche eine Yogastunde fuer die Mittagspause buchen wollte. Ich habe an dem Tag 65 Euro brutto bekommen, in bar, gegen handschriftliche Quittung. Heute betreue ich vierzehn Unternehmen in Bremen und im Bremer Umland regelmaessig, mit einem monatlichen Vertragsvolumen, von dem ich leben kann. Diese Geschichte handelt davon, wie ich aus einem Sololook ein Geschaeft gemacht habe - und welche Rolle InvoiceFlow dabei gespielt hat.

Mein Name ist Mareike Junghans, 38 Jahre alt, ausgebildete Yogalehrerin (Yoga Vidya, dann eine Weiterbildung in Indien), zuvor PR-Beraterin in einer Hamburger Agentur. Ich habe meine Praxis bewusst mobil aufgebaut, weil ich keinen Studio-Mietvertrag wollte und weil ich gemerkt habe, dass die Nachfrage bei Unternehmen riesig ist.

Warum B2B-Yoga gerade jetzt boomt

Seit ungefaehr 2020 sind Unternehmen aller Groessen aufgewacht. Krankenstand, Mitarbeiterbindung, Bueroruecken nach der Homeoffice-Welle - all das schreit nach Gegenmassnahmen. Yoga im Buero, einmal die Woche in der Mittagspause oder nach Feierabend, ist eine vergleichsweise kostenguenstige Loesung mit grosser Wirkung. Die Krankenkassen-Bezuschussung nach Paragraf 20 SGB V verbessert das Geschaeft zusaetzlich, weil viele Arbeitgeber die Kurse mit dem Praeventionssiegel gefoerdert bekommen.

2022 hatte ich drei feste Kunden. 2024 waren es acht. Heute sind es vierzehn, dazu ein paar Einzelkunden, die ich zu Hause unterrichte. Mein Geschaeftsmodell ist klar B2B: regelmaessige, wiederkehrende Termine, monatliche Rechnungen, Verguetung pro Einheit oder pro Monatspauschale.

Das Buchhaltungs-Problem beim Wachstum

2022 war meine Buchhaltung noch handhabbar - drei Kunden, drei Word-Rechnungen am Monatsende, eine Tabelle mit Einnahmen, eine Schuhschachtel mit Belegen. Bei acht Kunden in 2024 hat das nicht mehr funktioniert. Die Rechnungen wurden komplexer (manche Kunden wollten Detail-Aufstellung pro Termin, andere eine Pauschale), die Zahlungsziele variieren (manche zahlen sofort, andere haben einen 30-Tage-Buchhaltungsrhythmus), und der Zeitaufwand am Monatsende war auf etwa einen ganzen Arbeitstag angewachsen.

Im Dezember 2024 habe ich an einem Sonntag fuenf Stunden an meiner Buchhaltung gesessen. Ich habe dabei festgestellt, dass eine Rechnung an einen Hamburger Kunden seit September unbezahlt war - 320 Euro. Niemandem war es aufgefallen, weil ich keinen Ueberblick hatte. Das war der Moment, in dem ich beschlossen habe: jetzt aendere ich das.

Was ich von einer Rechnungssoftware erwartet habe

Meine Anforderungen waren spezifisch:

Eine Freundin aus dem Hamburger Yoga-Kreis hat mir InvoiceFlow empfohlen. Ich habe es Anfang Januar 2025 eingerichtet und seither nicht mehr aus der Hand gelegt.

Wie ich die App eingerichtet habe

Ich habe nur ein Geschaeftsprofil angelegt - "Yoga Mareike Junghans", mit meiner Bremer Adresse, Steuernummer, Bankverbindung. Logo ist mein Schriftzug mit einem stilisierten Lotus, in der quadratischen Variante fuer kleinere Layouts, in der breiten Variante fuer den Briefkopf der Rechnungen. Ich habe das Vorlagen-Layout aus den elf mitgelieferten Templates gewaehlt, das am besten zu meiner Marke passt - schlicht, viel Weissraum, kein Schmuck.

Mein Produktkatalog ist ueberschaubar:

Die Unterscheidung zwischen praeventionsfaehigen Regel-Kursen und Workshop-Events ist wichtig - mein Steuerberater hat mir die genauen Bedingungen erklaert, und InvoiceFlow erlaubt mir, pro Position individuell zu entscheiden, ob umsatzsteuerfrei oder mit USt-Ausweis abgerechnet wird.

Vierzehn Kunden, vierzehn wiederkehrende Rechnungen

Mein eigentlicher Geschaeftsalltag besteht aus wiederkehrenden Vertraegen. Ein Beispiel: Versicherung in Bremen-Mitte, vier Termine pro Monat zu je 60 Minuten, Monatspauschale 360 EUR, Zahlungsziel 14 Tage netto, Rechnung jeweils am ersten Werktag des Folgemonats. Frueher habe ich diese Rechnung jeden Monat manuell erstellt. Jetzt habe ich sie als wiederkehrende Vorlage in InvoiceFlow eingerichtet - sie wird automatisch am ersten Werktag generiert, mir zur Pruefung vorgelegt, und ich bestaetige sie mit einem Tipp. Wenn in einem Monat eine Stunde ausfaellt (Brueckentag, Krankheit eines Teilnehmers, der gebucht hatte), kann ich die Position anpassen.

Bei vierzehn solcher Kunden mache ich am ersten Werktag des Monats in etwa 25 Minuten meine komplette Rechnungsstellung. Vorher waren das vier bis fuenf Stunden.

Die Unterschrift vor Ort - eine kleine, grosse Funktion

Mein Liebling im InvoiceFlow ist die On-Site-Signatur. Ein Beispiel von letzter Woche: Ein Stahlhandelsunternehmen in Bremen-Sebaldsbruck hatte mich seit September 2024 mit einem Vertrag ueber acht Monate beauftragt - Mai war der letzte Monat. Bei meinem letzten Termin am Mittwoch hat die Personalleiterin gesagt: "Frau Junghans, wir verlaengern um weitere zwoelf Monate, und wir nehmen ab Juni auch noch eine zweite Gruppe dazu." Ich habe direkt am Smartphone das Angebot aufgesetzt - zwei Gruppen, zwoelf Monate, monatliche Pauschale - und das Tablet zu ihr hingeschoben. Sie hat mit dem Finger unterschrieben, ich habe die signierte Bestaetigung als PDF an ihre E-Mail geschickt und gleich die erste Monatspauschale fuer Juni als Proforma-Rechnung erzeugt.

Ohne diese Funktion haette ich gesagt: "Ich schicke Ihnen das in der Woche zu." Dann waere zwischen Mittwoch und der Woche der naechsten Woche vielleicht ein Personalwechsel passiert, oder die Vereinbarung waere im Posteingang versickert. Mit der direkten Signatur war das Geschaeft besiegelt, bevor ich den Konferenzraum verlassen habe.

Offline-Modus in den Bueroturmen

Bremen hat einige Bueroturme mit miserablem Empfang - der Domkapitelhof, einige Etagen im Atlantic-Hotel-Komplex, die Bueros auf der Stadtwerder-Seite. Wenn ich dort einen Termin habe und am Ende eine Rechnung fuer einen Sonder-Workshop erstellen will, brauche ich Offline-Funktionalitaet. InvoiceFlow speichert alles lokal, synchronisiert sobald ich wieder Verbindung habe (meistens schon, wenn ich aus dem Aufzug komme).

USt-Behandlung in der Praxis - zwei Beispiele

Beispiel eins: Die Versicherung in Bremen-Mitte bucht meinen Regel-Kurs als Praeventionsmassnahme. Ich habe ein Praeventionssiegel der Zentralen Pruefstelle Praevention, der Kurs ist nach Paragraf 20 SGB V foerderfaehig. Die Rechnung weist die Monatspauschale ohne USt aus, mit dem Hinweis "Umsatzsteuerfrei nach Paragraf 4 Nummer 14a UStG". Die Versicherung kann ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Kostenzuschuss durch die Krankenkasse unterstuetzen.

Beispiel zwei: Eine Werbeagentur in der Ueberseestadt hat mich fuer einen Strategie-Workshop-Tag gebucht - "Yoga und Achtsamkeit als Methode" mit 18 Teilnehmern, einen ganzen Tag, an einem Freitag im Maerz. Das ist kein Regel-Kurs, sondern ein Workshop-Event. Ich habe 850 EUR netto plus 19 Prozent USt abgerechnet, korrekt mit USt-Ausweis. Die Agentur konnte die Vorsteuer ziehen.

InvoiceFlow erlaubt mir, beide Positionen auf derselben Rechnung darzustellen - wenn etwa eine Firma sowohl Regel-Kurs als auch einen Sonder-Workshop bucht. Die Software trennt automatisch im Steuerausweis.

MRR und Churn - ich bin keine Tech-Firma, aber ich denke so

Mein Dashboard zeigt mir Kennzahlen, die ich frueher nur diffus gefuehlt habe. Aktuell habe ich einen MRR von ca. 5.200 EUR aus wiederkehrenden Monatspauschalen. Dazu kommen Einzeltermine und Workshops, die unregelmaessiger laufen. Mein Churn-Wert (gekuendigte Vertraege im Verhaeltnis zum Gesamtbestand) liegt bei etwa 1,5 Prozent pro Monat - das heisst, ich verliere im Schnitt einen Kunden alle vier Monate. In den letzten zwoelf Monaten habe ich aber sechs neue dazu gewonnen, das Wachstum ist also netto positiv.

Diese Zahlen helfen mir bei der Planung. Wenn ich weiss, dass im Schnitt alle vier Monate ein Vertrag endet, kann ich aktive Akquise so timen, dass eine Pipeline existiert. Ich kann mir auch ueberlegen, in welche Branche ich weiterwachse - meine Versicherungs-Kunden bleiben durchschnittlich 22 Monate, meine Agentur-Kunden nur 14 Monate. Wenn ich Stabilitaet will, fokussiere ich mich auf Versicherungen. Wenn ich Vielfalt will, gehe ich in Agenturen.

Email-Vorlagen mit Mergefeldern - mein zweites Lieblings-Tool

Ich verschicke mit jeder Rechnung eine kurze, persoenliche E-Mail. InvoiceFlow erlaubt mir, Vorlagen mit Mergefeldern wie {{Kundenname}}, {{Rechnungsnummer}}, {{Faelligkeitsdatum}}, {{Betrag}} zu hinterlegen. Meine Standard-Begleitmail: "Liebe(r) {{Ansprechpartner}}, anbei wie besprochen die Rechnung fuer den Monat {{Monat}}. Faellig bis {{Faelligkeitsdatum}}. Vielen Dank fuer die Zusammenarbeit - der naechste Termin am {{Naechster Termin}} steht im Kalender. Herzliche Gruesse, Mareike." Drei Sekunden, professionell, persoenlich.

Verzugszinsen - ich habe sie noch nie wirklich gebraucht, aber sie sind da

In drei Jahren mobile Yoga-Lehrerin habe ich noch keinen wirklich zahlungsfaulen Kunden gehabt - die Unternehmen, die mich buchen, sind verlaesslich. Aber zwei Mal kam es vor, dass die Buchhaltungsabteilung eine Rechnung uebersehen hatte und ich nach 30 Tagen hoeflich nachfragen musste. InvoiceFlow weist auf der Rechnung schon den Hinweis auf gesetzliche Verzugszinsen nach Paragraf 288 BGB aus. Wenn ich nach 30 Tagen eine erste Mahnung schicke, wird der Verzugszinsbetrag automatisch berechnet - in beiden Faellen habe ich ihn nicht in Rechnung gestellt, weil die Unternehmen sich entschuldigt und umgehend bezahlt haben. Aber das Wissen, dass die Software das auf Knopfdruck koennte, gibt mir Sicherheit.

Anfahrt und Auswaerts-Termine

Ich habe drei Kunden ausserhalb der Stadt Bremen - einer in Stuhr, einer in Achim, einer in Verden. Diese rechne ich mit Anfahrtspauschale ab. InvoiceFlow erlaubt mir, das als separate Position mit eigener USt (19 Prozent, weil reine Fahrkosten nicht praeventionsfrei sind) auf der gleichen Rechnung auszuweisen. Manchmal kommen Hotel-Uebernachtungen dazu - das sind seltene Fall, aber auch dann steht die Position mit korrektem Steuersatz und mit der Beleg-OCR-erfassten Hotel-Quittung verknuepft.

Backup und Export - die einmal-jaehrliche Steuer-Abgabe

Jeden Januar uebergebe ich meinem Steuerberater den Jahresbestand. InvoiceFlow erlaubt einen vollstaendigen Export aller Rechnungen, Belege, Kunden- und Stammdaten in einem ZIP-Archiv. Die XML-Daten sind DATEV-kompatibel - mein Steuerberater spielt sie direkt ein, in der Vergangenheit hat er zwei bis drei Stunden mit meinen Belegen verbracht, dieses Jahr waren es vierzig Minuten. Er hat mich angerufen und gefragt, ob er die Stunden trotzdem in Rechnung stellen darf. Wir haben gelacht. Er hat sie nicht in Rechnung gestellt - er sagt, die saubere Datenuebergabe spart ihm Aerger fuer das ganze Jahr.

Was ich anderen mobilen Trainerinnen empfehle

Wenn du mobil arbeitest - egal ob Yoga, Pilates, Personal Training, Massage, Coaching - dann gilt:

Ich habe vor sechs Jahren mit fuenf Matten angefangen. Heute habe ich vierzehn Unternehmen, ein verlaessliches Einkommen, einen Steuerberater, der mich freundlich anruft, und ein System, das mit mir wachsen kann. Es war kein Geheimnis. Es war Konsequenz, gute Werkzeuge und der Mut, nicht ewig mit Word-Vorlagen zu arbeiten.

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