Provisionen sauber abrechnen: Wie ich als Duesseldorfer Immobilienmakler meine Buchhaltung neu strukturiert habe

Von Julian Hartwig, Hartwig Immobilien - Duesseldorf Oberkassel

- Lesedauer: 13 Minuten

Im Maerz 2024 habe ich eine Provisionsrechnung ueber 47.600 Euro brutto an einen Bauherrn in Meerbusch geschickt. Es war meine groesste Einzelrechnung in zwoelf Jahren als Makler. Drei Tage spaeter hat sein Steuerberater mich angerufen - die Rechnung sei formal nicht in Ordnung, die USt-IdNr stimme nicht mit dem registrierten Eintrag uebrein, das Leistungsdatum sei unklar formuliert, der Bezug zur Provisionsvereinbarung fehle. Er bat mich, die Rechnung neu zu stellen. Ich habe es getan, mit zwei Tagen Verzoegerung. Die Zahlung kam, alles war gut. Aber der Vorfall hat mich nachdenklich gemacht. Wenn ich bei meiner staerksten Rechnung des Jahres formelle Maengel habe, was passiert bei den kleineren?

Mein Name ist Julian Hartwig, Inhaber von Hartwig Immobilien, einem Maklerbuero in Duesseldorf-Oberkassel. Ich bin auf das mittlere bis gehobene Wohnsegment in Duesseldorf und im Linksrheinischen spezialisiert - Stadtvillen, gehobene Eigentumswohnungen, einige Mehrfamilienhaeuser. Mein Geschaeft lebt von wenigen, dafuer hochwertigen Vermittlungen. Diese Geschichte handelt davon, wie ich nach dem Meerbusch-Vorfall mein gesamtes Rechnungswesen neu strukturiert habe.

Was Maklerrechnungen besonders macht

Eine Vermittlungsprovision-Rechnung ist nicht wie eine Handwerker-Rechnung. Es gibt einige Besonderheiten, die rechtssicher umgesetzt sein muessen, um nicht in formalen Diskussionen zu landen:

Frueher habe ich diese Anforderungen halb formell in einer Word-Vorlage abgehakt, halb informell aus dem Gedaechtnis. Das war fehleranfaellig.

Warum ich gewechselt habe

Nach dem Meerbusch-Vorfall im Maerz 2024 habe ich angefangen, mich systematisch nach einer Loesung umzusehen. Mein Steuerberater - Kanzlei am Ehrenhof in Duesseldorf, eine sehr professionelle Adresse - hat mir mehrere Loesungen empfohlen. Ich habe drei getestet. InvoiceFlow hat in meinem Test gewonnen, weil es drei Dinge konnte, die die anderen entweder gar nicht oder nicht so gut konnten:

  1. Visueller Vorlagen-Editor mit eigenem Layout - mein Briefkopf, meine Schrift, mein Logo, exakt wie ich es wollte.
  2. Mehrere Geschaeftsprofile - ich habe neben dem Maklergeschaeft noch ein Hausverwaltungs-Standbein und ein Beratungs-Geschaeft fuer Bauherrengemeinschaften. Drei Profile, drei Layouts, eine App.
  3. Mobile-Funktionalitaet mit On-Site-Signatur - bei Besichtigungsterminen, Beurkundungen oder Uebergaben kann ich vor Ort Dokumente unterschreiben lassen.

Wie ich die App eingerichtet habe

Ich habe drei Profile angelegt:

Mein Logo habe ich in vier breiten und drei quadratischen Variationen hochgeladen - schwarz auf weiss fuer das klassische Layout, weiss auf schwarz fuer dunkle Versionen, eine reduzierte Marken-Schrift fuer minimalistische Vorlagen. Der visuelle Editor erlaubt mir, jedes Detail anzupassen - Seitenraender, Schriftgroessen, Position der Bankverbindung, Footer-Text.

Mein Leistungskatalog

Im Maklergeschaeft sind die Leistungspositionen klarer und weniger zahlreich als beispielsweise bei einem Tierarzt:

Bei den prozentualen Provisionen kann ich in InvoiceFlow flexibel rechnen - ich gebe den Kaufpreis ein, lege den Provisionssatz fest, die Software berechnet automatisch netto, USt und brutto.

Eine typische Provisionsrechnung heute

Mitte April 2025: Ich habe eine Stadtvilla in Niederkassel vermittelt, Kaufpreis 1.250.000 Euro, Provision 3,57 Prozent inkl. USt (das entspricht 3 Prozent netto plus 19 Prozent USt). Der Kaeufer zahlt die Provision (Aussenprovision).

Ich erstelle die Rechnung in InvoiceFlow:

Diese Rechnung ist formal so vollstaendig, dass ein Steuerberater nicht zurueckschreiben muss. Das Layout sieht aus wie ein Brief von einer Kanzlei, nicht wie eine Word-Vorlage.

Aussen- und Innenprovision sauber getrennt

Manche Vermittlungen werden zwischen Verkaeufer und Kaeufer aufgeteilt - Innenprovision (Verkaeufer zahlt einen Teil) plus Aussenprovision (Kaeufer zahlt einen Teil). Frueher habe ich das in einer einzigen Rechnung mit zwei Adressen gemacht - es war unklar, wer wieviel schuldet. Heute erstelle ich zwei getrennte Rechnungen, jeweils klar beschriftet als Innen- bzw. Aussenprovision, mit dem genauen Bezug auf die jeweilige Provisionsvereinbarung. Die Steuerberater der Empfaenger koennen das sauber buchen.

Mietvermittlung und Bestellerprinzip

Seit 2015 gilt im Mietbereich das Bestellerprinzip - der, der den Makler bestellt, zahlt. Das ist in der Regel der Vermieter. Ich rechne also in diesen Faellen den Vermieter ab, nicht den Mieter. Auf der Rechnung steht klar "Vermittlung Mietvertrag" mit Bezug auf die Vermittlungsvereinbarung mit dem Vermieter. Die Pauschale ist meistens zwei Netto-Monatsmieten plus USt.

InvoiceFlow erlaubt mir, das ueber benutzerdefinierte Felder in der Vorlage zu strukturieren - Vermieter-Daten, Mieter-Daten, Mietvertragsbeginn, Vermittlungsprovision. Die Rechnung sieht ordentlich aus und enthaelt alle Daten, die der Vermieter fuer seine Buchhaltung braucht.

Hausverwaltung - das stille Standbein

Mein Hausverwaltungs-Geschaeft ist klein, aber konstant. Ich verwalte aktuell drei WEGs in Duesseldorf - 47 Einheiten insgesamt. Pro Einheit und Monat erhebe ich 28 Euro netto. Das ergibt einen Brutto-MRR von rund 1.566 Euro - planbar, monatlich. InvoiceFlow erstellt diese 47 Einzelrechnungen automatisch am ersten Werktag des Monats - ich gebe sie frei, sie gehen raus. Wenn ein neues Mitglied dazukommt, ergaenze ich die wiederkehrende Vorlage. Wenn ein Mitglied auszieht, deaktiviere ich es.

Frueher haben wir das mit einer externen Hausverwaltungs-Software gemacht. Die war fuer 47 Einheiten ueberdimensioniert und teuer. InvoiceFlow ist fuer mein Geschaeftsvolumen genau richtig.

WEG-Versammlungen und Sonderrechnungen

Bei jeder WEG-Versammlung erstelle ich eine Sonderrechnung ueber 850 EUR netto plus USt fuer Vorbereitung und Durchfuehrung. Diese rechne ich nicht der einzelnen Eigentuemerin, sondern der WEG selbst - die ist nach geltendem Recht teilrechtsfaehig und kann Rechnungsempfaenger sein. Auf der Rechnung steht "WEG [Adresse], vertreten durch die Versammlung vom [Datum]".

Beratung fuer Bauherrengemeinschaften - mein juengstes Geschaeftsfeld

Seit etwa 2022 berate ich Bauherrengemeinschaften, die in Duesseldorf gemeinsam ein Mehrfamilienhaus errichten wollen. Das ist ein wachsendes Modell und nichts fuer Anfaenger - die rechtlichen und steuerlichen Aspekte sind komplex. Ich bekomme ein Stundenhonorar von 180 EUR netto. Eine typische Beratung umfasst zwischen 30 und 80 Stunden ueber drei bis sechs Monate.

Mit dem integrierten Zeiterfasser von InvoiceFlow erfasse ich meine Stunden pro Beratungssitzung mit dem Mandanten, kategorisiere sie (Konzeption, Vertragsgestaltung, Kommunikation mit Behoerden, Vorbereitung Notar), und am Monatsende generiere ich automatisch eine Rechnung mit detaillierter Aufstellung. Die Mandanten sehen genau, wofuer sie gezahlt haben - das schafft Vertrauen.

Anzahlungen bei Sonderauftraegen

Bei einigen groesseren Beratungs-Auftraegen vereinbare ich eine Anzahlung von 30 Prozent bei Auftragserteilung. InvoiceFlow generiert dafuer eine Anzahlungsrechnung (Proforma), die der Mandant zahlt. Bei der Schlussrechnung wird die Anzahlung automatisch ausgewiesen und vom Bruttobetrag abgezogen. Der Mandant sieht den vollen Vorgang verkettet - Angebot, Anzahlung, Schlussrechnung.

Backup und Datenschutz

Maklerdaten sind sensibel - Kaufpreise, Privatanschriften, Vermoegensverhaeltnisse. Ich nutze die Backup-Funktion regelmaessig, um meine Daten lokal zu sichern. Zusaetzlich ist InvoiceFlow GoBD-konform mit revisionssicherer Speicherung - was bei einer Pruefung des Finanzamts wichtig ist (Maklerumsaetze werden gern stichprobenartig geprueft, weil sie hohe Einzelbetraege haben).

Dashboard - was es mir zeigt

Pro Profil getrennt sehe ich:

Diese Zahlen helfen mir bei der Liquiditaetsplanung. Das Maklergeschaeft schwankt - manchmal Champion-Quartal mit 70.000 EUR Provisionen, manchmal mageres Quartal mit nur einer Vermittlung. Die Hausverwaltung gibt mir konstanten Cashflow, der die Mietzahlung fuer mein Buero und mein Grundgehalt sichert.

X-Rechnung und die Zukunft

Geschaeftskunden im B2B-Bereich erwarten zunehmend X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Hybridformate. Mein groesster Geschaefts-Kunde - ein Bautraeger in Duesseldorf, der mir mehrere Verkaufsvermittlungen pro Jahr gibt - hat im April 2025 angefangen, X-Rechnung-Empfang einzurichten. Ich habe meine Vermittlungsrechnung an ihn als X-Rechnung versendet, sein Steuerberater hat sich gefreut. Mein Wettbewerber, der noch PDF-only ist, hat einen Brief bekommen mit der Bitte um Anpassung.

Was sich fuer mich aendert hat

Seit ich auf InvoiceFlow gewechselt bin (April 2024), habe ich keine einzige formell beanstandete Rechnung mehr gehabt. Meine durchschnittlichen Tage bis Zahlung sind von 16 auf 10 Tage gesunken. Die Zeit, die ich pro Monat fuer Rechnungs-Erstellung und Buchhaltungs-Vorbereitung aufwende, ist von etwa 14 Stunden auf rund 4 Stunden gesunken. Das sind 10 Stunden pro Monat, die ich in Akquise oder in tatsaechliche Vermittlungs-Arbeit stecken kann.

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