Licht, Ton, Buehne und Rechnung: Wie ich als Mannheimer Veranstaltungstechniker meine Per-Event-Abrechnung mit InvoiceFlow im Griff habe

Von Marc Weisshaupt, MW Eventtechnik - Mannheim Lindenhof

- Lesedauer: 14 Minuten

Es ist Samstagnacht um halb drei. Wir haben gerade ein Konzert in einer Konzerthalle in Heidelberg abgebaut - dreihundert Quadratmeter Buehne, 24 Kilowatt Lichtleistung, zwei Linearrays Tonsystem, zwoelf Beleuchter und Tontechniker, dreizehn Stunden Aufbau, sechs Stunden Show, vier Stunden Abbau. Wir verstauen das Equipment in zwei Mietfahrzeugen, ich fahre nach Hause, mein Bruder uebernimmt den naechsten Aufbau morgens um acht in einem Tagungshotel in Mannheim. Auf dem Weg zurueck am Wasserturm vorbei ziehe ich mein Smartphone und schreibe die Rechnung an den Veranstalter - 14.800 EUR brutto, mit Equipment, Personal, Anfahrt, Aufbau- und Abbau-Pauschalen. Bevor ich daheim ankomme, ist die Rechnung im Posteingang des Veranstalters und in der Buchhaltung von meiner Firma archiviert.

So sieht 2026 aus. 2019 sah das anders aus. 2019 habe ich diese Rechnung am naechsten Mittwoch geschrieben, weil ich am Sonntag tot war, am Montag zwei neue Anfragen bearbeiten musste und am Dienstag eine Ablieferung in Karlsruhe hatte. Mein Name ist Marc Weisshaupt. Ich fuehre MW Eventtechnik in Mannheim - ein Veranstaltungstechnik-Unternehmen mit aktuell sieben festangestellten Technikern, einem Pool von etwa vierzig festen Freelancern und einem Equipment-Lager auf 750 Quadratmetern im Mannheimer Lindenhof. Diese Geschichte handelt davon, wie ich aus einem 1-Mann-Betrieb mit einem Lieferwagen voller Boxen ein mittelstaendisches Veranstaltungstechnik-Unternehmen gemacht habe - und welche Rolle die Rechnungsstellung dabei gespielt hat.

Was Veranstaltungstechnik-Rechnungen besonders macht

Eine Event-Rechnung ist eine besondere Spezies. Sie umfasst typischerweise:

Eine durchschnittliche Event-Rechnung hat zwischen 15 und 40 Positionen. Wer das ohne System aufschreibt, verliert garantiert eine Position. Wer das mit einer Word-Vorlage aufschreibt, braucht Stunden und Stunden.

Mein Weg vom Solo zum Unternehmen

2016 habe ich nach meiner Meisterausbildung als Veranstaltungstechniker gekuendigt und mich selbststaendig gemacht. Ein Lieferwagen, zwei PA-Boxen, vier Movinglights, ein paar Kabel. Mein erstes Jahr habe ich 47.000 Euro Umsatz gemacht, vor allem mit Hochzeiten und kleinen Firmenevents in Mannheim, Heidelberg und Ludwigshafen.

2018 habe ich den ersten Mitarbeiter eingestellt. 2020 - mitten in Corona - habe ich gestreamt und Hybrid-Events technisch begleitet, das hat uns durch die Krise getragen. 2022 sind wir auf vier feste Techniker gewachsen. Heute sind es sieben plus Freelancer-Pool, mit Jahresumsatz im niedrigen siebenstelligen Bereich.

Wo es 2023 nicht mehr ging

Bis 2022 habe ich meine Rechnungen mit einem Word-Template und einem Excel-Kalkulator gemacht. Das hat fuer kleine Events funktioniert - Hochzeiten, Firmenfeiern bis 200 Personen, kleine Kongressbuehnen. Ab einer bestimmten Groesse hat das nicht mehr gereicht. Eine Festival-Rechnung 2022 mit 67 Positionen ueber 48.000 EUR habe ich an einem Sonntag in sechs Stunden geschrieben und am Montag rausgeschickt. Der Veranstalter hat zwei Wochen spaeter angerufen und gefragt, warum die Anzahl der Personaltage nicht zur vereinbarten Schicht-Aufteilung passte. Ich habe es nochmal nachgerechnet - drei Schichten waren falsch eingeordnet, eine fehlte ganz, die Endsumme stimmte trotzdem zufaellig (weil sich Fehler ausgeglichen hatten). Wir haben uns geeinigt, ich habe nachkorrigiert.

Aber der Vorfall hat mir gezeigt: Das System ist am Ende.

Was ich gesucht habe

Eine Loesung, die folgendes konnte:

InvoiceFlow hat alles abgedeckt. Ich habe es im Maerz 2023 eingerichtet, parallel zum Word-System gefahren, im Juli 2023 vollstaendig umgestellt.

Mein Equipment-Katalog

Mein Katalog hat heute ueber 400 Positionen. Beispiele:

Mit diesem Katalog kann ich praktisch jedes Event in 15-20 Minuten als Angebot oder Rechnung kalkulieren.

Der Per-Event-Workflow

Ein typischer Vorgang:

  1. Anfrage kommt rein per E-Mail oder Telefon. Ich erstelle in InvoiceFlow ein Angebot - "Hochzeit 18.07.2026 Konzerthaus Speyer, ca. 180 Gaeste, Tonanlage + Licht + 2 Techniker, Aufbau ab 14 Uhr, Show bis 24 Uhr". Ich waehle die Equipment-Positionen, die Personal-Positionen, fuege Auf- und Abbau-Pauschalen hinzu, Anfahrt.
  2. Das Angebot geht raus mit einer Standard-E-Mail-Vorlage. Im Angebot steht die Anzahlungs-Logik (30% bei Bestaetigung, 70% nach Event) und unsere AGB als Link.
  3. Wenn der Kunde bestaetigt, wandle ich das Angebot mit einem Tipp in eine Anzahlungs-Proforma um. 30% des Brutto-Betrags. Der Kunde zahlt.
  4. Am Event-Tag erstelle ich aus dem Angebot einen Lieferschein, den der Veranstalter vor Ort unterschreibt - Equipment-Bestaetigung, Personal-Anwesenheit, Aufbauzeiten. Mit der On-Site-Signatur direkt auf meinem Tablet.
  5. Nach dem Event passe ich die Positionen an, wenn Abweichungen waren (Personal hat zwei Stunden laenger gebraucht, Verbrauchsmaterial mehr als geplant). Aus dem angepassten Vorgang generiere ich die Schlussrechnung, die die Anzahlung ausweist und nur den Restbetrag faellig stellt.

Vom Angebot bis zur Schlussrechnung sind alle Belege verkettet. Bei einer Pruefung oder einer Beschwerde kann ich jeden Vorgang lueckenlos zeigen.

Equipment-Verleih ohne Personal - das zweite Profil

Ich vermiete einen kleinen Teil meines Equipments auch an Privatpersonen oder kleine Veranstalter ohne Personal-Begleitung. Das ist ein anderer Workflow - keine Auf- und Abbau-Pauschalen, dafuer eine Kaution-Vereinbarung, ein Mietvertrag, oft Versicherungs-Klauseln. Dafuer habe ich das zweite Profil "MW Beleuchtungs-Verleih" mit eigenem Layout und eigenen Standard-Texten. Die Rechnung ist einfacher, der Workflow schneller.

Festivals und Grossveranstaltungen - die komplexen Vorgaenge

Bei Festivals oder grossen Kongressen arbeiten wir oft mit Subunternehmern - andere Verleiher, die uns Equipment liefern, das wir weiterberechnen. Hier ist die richtige Trennung wichtig: Wir kaufen ein, wir verkaufen weiter, manche Sub-Kosten sind durchlaufend, manche werden mit Aufschlag berechnet. InvoiceFlow erlaubt mir, jede Position als "Eigenleistung" oder "Sub-Leistung mit Aufschlag" zu markieren, damit ich am Quartalsende weiss, wieviel Eigenmarge ich gemacht habe.

X-Rechnung an Kongress-Veranstalter

Kongress-Veranstalter (besonders die staedtischen oder universitaeren) erwarten zunehmend X-Rechnungen im Pflicht-Format. Ich habe seit Anfang 2025 alle B2B-Rechnungen mit X-Rechnung-Option im Versand. Manche Kunden wollen es, andere noch nicht - aber die Faehigkeit ist da.

Personal-Pauschale und Freelancer-Abrechnung

Mein Freelancer-Pool sind etwa 40 Techniker, die ich nach Bedarf hinzubuche. Sie schreiben mir am Monatsende ihre Rechnung. Mit InvoiceFlow auf der Ausgabenseite kann ich diese Eingangsrechnungen ueber die Beleg-OCR sofort erfassen und einem Event zuordnen. Am Quartalsende sehe ich pro Event, wieviel Personalkosten von Freelancern auf den Event entfallen sind. Das hilft mir bei der Kalkulation zukuenftiger Veranstaltungen.

Dashboard - das Geschaeft im Blick

Mein Dashboard zeigt mir:

Mit der 90-Tage-Vorschau plane ich Personal, Equipment-Investitionen und Liquiditaet. Wenn ich sehe, dass im September drei grosse Events parallel laufen sollen, weiss ich, dass ich Freelancer rechtzeitig blockieren muss.

Verzugszinsen - bei Eventbranche relevant

Veranstaltungsbranche zahlt im Schnitt langsamer als andere Branchen. Drei meiner Kunden haben in den letzten zwoelf Monaten zwischen 60 und 90 Tagen gebraucht, um zu zahlen. Mit InvoiceFlow schicke ich nach 30 Tagen automatisch eine erste Mahnung mit dem Hinweis auf gesetzliche Verzugszinsen nach Paragraf 288 BGB. Bei Bestaetigung der Verzoegerung wird der Verzugszinsen-Betrag automatisch berechnet. Ich kassiere ihn nicht immer (langfristige Kundenbeziehung), aber das Wissen, dass die Software das auf Knopfdruck koennte, ist beruhigend.

Was sich fuer mich aendert hat

Seit der Umstellung auf InvoiceFlow im Juli 2023 habe ich keinen einzigen Rechnungsfehler mehr gehabt, der einen Kunden zurueckmelden liess. Die Zeit, die ich fuer Rechnungs-Erstellung brauche, ist von durchschnittlich 35 Minuten pro Event auf 12 Minuten gesunken - bei 150 Events im Jahr sind das uber 50 Arbeitsstunden, die ich anders einsetze. Meine Liquiditaet hat sich verbessert, weil Rechnungen frueher rausgehen.

Vor allem aber: Ich kann nachts um halb drei nach einem Konzert die Rechnung am Smartphone fertig machen und bin dann wirklich fertig. Frueher hatte ich am Sonntagmorgen das ungute Gefuehl, dass die Rechnung noch zu schreiben war. Heute schlafe ich ohne dieses Gefuehl.

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