MRR, ARR und Multi-Currency: Wie unser Stuttgarter B2B-SaaS-Startup mit InvoiceFlow Investor-Reporting-Reife erreicht hat

Von Tobias Lendle, Mitgruender Lendle Analytics GmbH - Stuttgart Vaihingen

- Lesedauer: 14 Minuten

In der ersten Investoren-Praesentation, die wir je gemacht haben, hat ein Partner einer Stuttgarter Beteiligungsgesellschaft eine einzige Frage gestellt: "Was ist Ihr MRR Ende des letzten Monats?" Ich habe gesagt: "Ich kann es Ihnen ausrechnen, wenn ich kurz mein Notebook aufklappe." Er hat geantwortet: "Wenn Sie das nicht in einem Satz beantworten koennen, sind Sie noch nicht bereit fuer eine Finanzierung." Ich habe in dem Termin nichts mehr gewonnen.

Mein Name ist Tobias Lendle. Ich bin Mitgruender und Geschaeftsfuehrer der Lendle Analytics GmbH, einem B2B-SaaS-Unternehmen mit Sitz in Stuttgart-Vaihingen. Wir bauen Datenanalyse-Software fuer mittelstaendische Maschinenbauer im DACH-Raum, mit zunehmender Expansion in die Schweiz und in die USA. Diese Geschichte handelt davon, wie wir aus einem chaotischen Excel-Buchhaltungs-Setup eine Investor-Ready-Reporting-Infrastruktur gemacht haben - und welche Rolle InvoiceFlow dabei gespielt hat.

Was uns 2024 fast den Hals gekostet hat

Wir waren zu dritt im Maerz 2024 - mein Mitgruender Lars, unser CTO Andreas, und ich. Wir hatten 14 Kunden, einen Jahresumsatz von ca. 180.000 EUR, und keine Ahnung, wie unser Geschaeft im Detail aussah. Wir haben Rechnungen mit einem zusammengebastelten Tool geschrieben, das mein Mitgruender Lars in einem Wochenende auf Basis von Templates programmiert hatte. Es funktionierte, aber es lieferte keine Auswertung. Wir konnten nicht sagen, wieviel davon wiederkehrender Umsatz war, wieviel einmaliger. Wir konnten nicht sagen, wie hoch unser Churn war. Wir konnten nicht sagen, wie unser Customer Acquisition Cost im Verhaeltnis zum Customer Lifetime Value stand. Wenn ich diese Zahlen brauchte, habe ich sie an einem Sonntag mit Lars in Excel zusammengetragen, und am naechsten Tag waren sie schon nicht mehr aktuell.

Im April 2024 hatte ich die genannte Investorenpraesentation. Im Mai habe ich mich entschieden, das aendern zu muessen.

Was wir gesucht haben

Unsere Anforderungen waren spezifisch fuer ein B2B-SaaS-Geschaeft:

Wir haben mehrere Loesungen getestet - klassische Buchhaltungssoftware war zu schwer fuer ein Startup, einige Abo-Tools waren zu sehr auf Privatabos fokussiert und nicht auf B2B. InvoiceFlow hat uns als beste Mischung aus mobiler Bedienbarkeit, MRR-Tracking und USt-Korrektheit ueberzeugt. Wir haben Anfang Juni 2024 umgestellt.

Unsere Produktstruktur

Wir haben drei Produkt-Linien:

Jeder Tarif wird als wiederkehrende Rechnung in InvoiceFlow gepflegt. Wenn ein Kunde upgradet oder downgradet, passen wir die wiederkehrende Vorlage an, das Dashboard zeigt den Wechsel in den MRR-Kennzahlen.

Unsere Geographie - Multi-Currency in der Praxis

Aktuell (Mai 2026) haben wir 87 Kunden: 71 in Deutschland, 8 in Oesterreich, 5 in der Schweiz, 3 in den USA. Die meisten zahlen in EUR. Die Schweizer Kunden zahlen in CHF, die US-Kunden in USD. InvoiceFlow erlaubt uns, pro Kunde die Standard-Wahrung festzulegen. Die Rechnung wird in der jeweiligen Wahrung erzeugt, mit korrektem USt- bzw. MWST-Ausweis (Schweiz 8,1% MWST, USA Sales-Tax-Behandlung mit Reverse-Charge-Hinweis fuer B2B).

Im Dashboard sehen wir den MRR in EUR umgerechnet - mit dem Tageskurs der Rechnungsstellung. Das ist nicht perfekt fuer langfristige Berichte, aber es ist eine sehr brauchbare erste Annaeherung, mit der unsere Investoren leben koennen.

Reverse-Charge - die EU-B2B-Spielregel

Unsere Oesterreich-Kunden sind alle Geschaeftskunden mit gueltiger UID-Nummer. Fuer sie greift das Reverse-Charge-Verfahren - die Rechnung enthaelt keine USt-Ausweisung, sondern den Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfaengers nach Artikel 196 MwStSystRL". Der oesterreichische Kunde fuehrt die USt in Oesterreich selbst ab.

InvoiceFlow erkennt das anhand der hinterlegten UID-Nummer automatisch - wenn ich einen oesterreichischen B2B-Kunden auswaehle, wird die Rechnung ohne USt-Ausweis erstellt, mit dem korrekten Hinweistext. Ich kann nichts vergessen, weil die Software es automatisch macht.

Schweiz - eigenstaendige Behandlung

Schweiz ist kein EU-Mitglied, MWST-Regeln sind anders. Wir liegen unter der Schwelle von 100.000 CHF Umsatz pro Jahr in der Schweiz, sind also nicht MWST-pflichtig in der Schweiz. Trotzdem erstellen wir die Rechnung in CHF, mit Verweis auf den deutschen USt-Status (Lieferort gilt als Schweiz, daher steuerfrei in Deutschland nach Paragraf 4 UStG). InvoiceFlow erlaubt diese Konstellation mit einem benutzerdefinierten Steuersatz "0% MWST CH" und einem entsprechenden Vermerk.

Wenn wir die Schwelle ueberschreiten (was wir voraussichtlich Ende 2026 oder Anfang 2027 tun werden), muessen wir uns in der Schweiz registrieren und 8,1% MWST ausweisen. Mit InvoiceFlow haben wir dann nur einen Profil-Wechsel und einen neuen Steuersatz zu konfigurieren - die Rechnungs-Struktur bleibt.

USA - der wilde Westen

Unsere US-Kunden sind aktuell drei: zwei in Kalifornien, einer in New York. Sales Tax in den USA ist je nach Bundesstaat verschieden, und fuer ein nicht-US-Unternehmen sind die Regeln kompliziert. Wir beraten uns hier mit einer US-Steuerkanzlei. Aktuell stellen wir Rechnungen ohne Sales Tax, mit dem Hinweis, dass der US-Kunde eine etwaige Use Tax in seinem Bundesstaat selbst abfuehren muss. Die Rechnung wird in USD ausgestellt.

InvoiceFlow erlaubt uns dieses Setup ohne Probleme. Wenn unser US-Geschaeft groesser wird, werden wir eine US-Entitaet gruenden und entsprechend trennen.

MRR-Dashboard - die Investor-Sprache

Das Dashboard zeigt mir jetzt in Echtzeit:

Wenn jetzt jemand fragt: "Was ist Ihr MRR Ende des letzten Monats?" - kann ich sagen: "Ende April 2026 lagen wir bei 81.430 EUR, im Mai sind wir aktuell bei 87.450 EUR Hochrechnung. Wir wachsen netto 6 bis 8 Tausend pro Monat." Investoren-Sprache.

Quarterly Investor Updates

Wir haben Anfang 2025 eine Pre-Seed-Finanzierung ueber 750.000 EUR von einer Stuttgarter Beteiligungsgesellschaft und zwei Business Angels abgeschlossen. Im Investment-Vertrag haben wir uns zu quartalsweisen Reports verpflichtet. Diese Reports enthalten:

Mit InvoiceFlow als Datenquelle fuer alle Rechnungs- und MRR-bezogenen Kennzahlen kann ich diesen Report in etwa drei Stunden erstellen. Frueher hat das eine ganze Woche gedauert.

Wiederkehrende Rechnungen - das Herzstueck

Aktuell laufen ueber InvoiceFlow 87 wiederkehrende Vertraege:

Die Software erstellt die Rechnungen automatisch, mit den korrekten Wahrungen, USt- bzw. MWST-Behandlungen, Sprach-Vorlagen (deutsch fuer DE/AT/CH-Kunden, englisch fuer US-Kunden). Wir pruefen jeden Vorgang vor dem Versand, der Aufwand pro Monat ist ca. 4 Stunden fuer alle 87 Kunden.

Zahlungsweg - Stripe und Ueberweisung

Unsere DACH-Kunden bevorzugen ueberwiegend Ueberweisung (SEPA), aber wir bieten auch Stripe-Zahlungslinks an. US-Kunden zahlen praktisch ausschliesslich ueber Stripe. InvoiceFlow generiert auf jeder Rechnung sowohl die Bankverbindung als auch einen Stripe-Zahlungslink und einen QR-Code zur SEPA-Ueberweisung. Der Kunde waehlt, was ihm bequemer ist.

Was sich fuer uns aendert hat

Seit der Umstellung auf InvoiceFlow im Juni 2024 hat sich viel verbessert:

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