Vom Dachstuhl zum Grossauftrag: Wie wir bei Zimmerei Hettich im Schwarzwald unsere Meilenstein-Abrechnung mit InvoiceFlow strukturieren

Von Bertram Hettich, Zimmerei Hettich GmbH - Sankt Peter, Schwarzwald

- Lesedauer: 14 Minuten

Im Juli 2024 hat ein Bauherr aus Freiburg im Breisgau bei uns angerufen und gesagt: "Herr Hettich, ich habe ueber Ihre Webseite gesehen, was Sie machen. Wir planen ein dreistoeckiges Holzhaus auf einem Grundstueck in Kirchzarten. Holzrahmenbau, 280 Quadratmeter Wohnflaeche, Schluesselfertig-Anspruch fuer den Holzbau-Teil. Koennten wir reden?" Drei Wochen spaeter haben wir das Angebot abgegeben, drei Monate spaeter den Auftrag bekommen, im Februar 2025 die Werkstatt-Vorfertigung begonnen, im April 2025 vor Ort montiert, im September 2025 das Holzbau-Gewerk abgenommen. Auftragsvolumen: 487.000 Euro netto. Mein Name ist Bertram Hettich, ich fuehre die Zimmerei Hettich in Sankt Peter im mittleren Schwarzwald in vierter Generation. Wir haben zwoelf Mitarbeiter, eine eigene Werkstatt mit Abbundanlage, und sind im Schwerpunkt im Holzhausbau und in der Dachsanierung taetig. Diese Geschichte handelt davon, wie wir den groessten Einzelauftrag in unserer Firmengeschichte buchhalterisch sauber abgewickelt haben.

Was Grossauftraege im Handwerk besonders machen

Ein Grossauftrag in der Bauwirtschaft funktioniert anders als ein Auftrag fuer eine Dachreparatur oder einen einfachen Carport. Es gibt einige Besonderheiten:

Frueher habe ich Grossauftraege mit selbst gebauten Excel-Vorlagen und Word-Dokumenten abgerechnet. Das hat funktioniert, war aber zeitaufwaendig und fehleranfaellig. Bei einem 487.000-EUR-Auftrag wollte ich kein Risiko mehr eingehen.

Warum InvoiceFlow fuer einen Handwerksbetrieb passt

Ich habe lange ueberlegt, ob ich nicht eine grosse, Bau-spezialisierte ERP-Loesung einfuehren soll. Die Kosten lagen bei mehreren tausend Euro Lizenzen pro Jahr, dazu die Einrichtung und Schulung. Fuer eine Zimmerei mit zwoelf Mitarbeitern war das in keinem Verhaeltnis.

InvoiceFlow hat mir die wichtigsten Funktionen geboten - Angebot, Lieferschein, Rechnung verkettet, Meilenstein-Abrechnung ueber gestaffelte Proforma-Rechnungen, X-Rechnung-Faehigkeit, mehrere Profile (Zimmerei und Dachsanierung als getrennte Bereiche) - in einem Werkzeug, das auf dem Smartphone und auf dem Tablet meines Vorarbeiters funktioniert. Wir haben es im Januar 2025 eingerichtet, rechtzeitig vor dem Kirchzartener Grossauftrag.

Wie wir die Meilenstein-Abrechnung gestaltet haben

Im Vertrag mit dem Bauherrn aus Freiburg haben wir folgende Aufteilung vereinbart:

Jeder Meilenstein wird mit einer eigenen Rechnung abgerechnet, mit klarem Bezug zum jeweiligen Bauabschnitt. InvoiceFlow erlaubt mir, das ueber eine Vorgangs-Verkettung sauber zu strukturieren - Angebot, vier Meilensteinrechnungen, Schlussabrechnung mit Aufstellung aller Zahlungen.

Wie ein Meilenstein abgerechnet wird

Beispiel Meilenstein 2 (Abschluss Werkstatt-Vorfertigung): Wir haben Mitte April 2025 die Werkstatt-Vorfertigung abgeschlossen - alle vorgefertigten Wand- und Dachelemente sind fertig, der Transport zur Baustelle in Kirchzarten ist organisiert. Ich erstelle in InvoiceFlow eine Meilensteinrechnung:

Die Rechnung geht per E-Mail an den Bauherrn, mit einem strukturierten X-Rechnungs-XML-Anhang fuer seinen Steuerberater. Der Bauherr ueberweist binnen elf Tagen. Im Dashboard sehe ich den Eingang, der Meilenstein ist abgeschlossen.

Lieferschein-Workflow auf der Baustelle

Bei jeder Anlieferung von Material oder Vorfertigung zur Baustelle muss ein Lieferschein gefuehrt werden. Mein Vorarbeiter Jonas hat ein robustes Tablet, auf dem er InvoiceFlow nutzt. Bei der Anlieferung erstellt er einen Lieferschein mit allen gelieferten Positionen (Zahl, Bezeichnung, Stueck-Bezeichnung), die der Bauleiter des Bauherrn direkt mit dem Finger auf dem Tablet abzeichnet. Der signierte Lieferschein wird als PDF gespeichert und per E-Mail an den Bauherrn versandt. Wir behalten eine Kopie in unserem Vorgang.

Bei einem Grossauftrag mit dreissig oder vierzig Anlieferungen ueber die Bauphase ist die saubere Lieferschein-Fuehrung Gold wert - sollte es eine Beanstandung geben (was im Schwarzwald-Auftrag nicht der Fall war), koennen wir genau zeigen, was wann geliefert und abgenommen wurde.

Materialaufschlaege transparent

Ein heisses Thema in der Holzbranche der letzten Jahre: Holzpreise. Zwischen Vertragsabschluss (Oktober 2024) und Werkstatt-Vorfertigung (Februar bis April 2025) haben sich einige Holzsorten preislich nach oben bewegt. Wir hatten im Vertrag eine Preisgleitklausel, die bei groesseren Preisaenderungen Anpassungen erlaubte.

Mit InvoiceFlow konnte ich auf einer Zusatzrechnung die Mehrkosten transparent darstellen - mit Material-Bezeichnung, urspruenglicher Preis-Annahme, aktueller Preis-Realitaet, Differenz, Mengenanteil. Der Bauherr konnte das selbst nachvollziehen. Wir haben 4.800 EUR netto an Mehrkosten geltend gemacht, die er ohne Diskussion akzeptiert hat - weil die Aufstellung transparent war.

Bauabzugsteuer - der buerokratische Sondervorgang

Bei Bauleistungen kann der Auftraggeber 15% der Brutto-Rechnungssumme als Bauabzugsteuer einbehalten und an das Finanzamt abfuehren - es sei denn, der Auftragnehmer (also wir) legt eine gueltige Freistellungsbescheinigung nach Paragraf 48b EStG vor. Wir haben diese Freistellungsbescheinigung schon lange, sie ist ein Standard fuer etablierte Bauunternehmen. Auf jeder Rechnung verweisen wir auf die Freistellungsbescheinigung mit Datum und Aktenzeichen. Der Bauherr behaelt nichts ein, ueberweist den vollen Brutto-Betrag.

InvoiceFlow erlaubt mir, diesen Hinweis als Standard-Footer fuer alle Bau-Rechnungen einzustellen. Ich muss es nicht jedes Mal von Hand eintippen.

X-Rechnung - das Pflichtformat fuer Geschaeftskunden

Der Bauherr im Schwarzwald-Auftrag ist eine Privatperson, daher war X-Rechnung formal nicht erforderlich. Aber er hat trotzdem darum gebeten, weil sein Steuerberater die Rechnung gerne im strukturierten Format hat. Wir haben mit InvoiceFlow jede Meilenstein-Rechnung sowohl als klassisches PDF als auch als X-Rechnung-XML versendet. Bei unseren B2B-Kunden (etwa ein gewerblicher Bautraeger in Freiburg, fuer den wir wiederkehrend arbeiten) ist X-Rechnung mittlerweile Standard.

Schlussabnahme und Schlussabrechnung

Im September 2025 hatten wir die Schlussabnahme. Der Bauherr und sein Architekt sind durch das fertige Holzhaus-Gewerk gegangen, haben Punkt fuer Punkt abgenommen, drei kleinere Maengel festgestellt (alle binnen einer Woche behoben), das Abnahmeprotokoll unterschrieben. Mit der On-Site-Signatur auf dem Tablet hatte mein Vorarbeiter das Protokoll direkt digital, ich konnte es noch am gleichen Abend ablegen.

Die Schlussrechnung war praktisch eine Zusammenstellung der bereits gezahlten Meilensteine plus die Mehrkostenrechnung fuer Materialpreis-Anpassung. Sie diente vor allem der Dokumentation - alle Zahlungen waren bereits eingegangen.

Zweites Profil - Dachsanierung

Neben dem Holzhausbau haben wir ein zweites Standbein - die Dachsanierung. Hier arbeiten wir oft fuer Privatpersonen mit kleineren Auftraegen zwischen 8.000 und 35.000 EUR. Das Profil "Zimmerei Hettich - Dachsanierung" hat ein eigenes, etwas einfacher gehaltenes Layout, andere Standard-Texte, und Zahlungsziel 14 Tage netto.

Mein Dashboard zeigt mir pro Profil getrennt:

Beleg-OCR fuer Lieferanten-Rechnungen

Wir haben rund 25 Lieferanten - Holzgrosshaendler, Sageweerke, Daemmstoff-Hersteller, Verbindungsmittel-Lieferanten, Werkzeug-Haendler. Mein Bueroleiter Frau Wegmann fotografiert jede eingehende Lieferantenrechnung sofort, die OCR liest die Daten aus, kategorisiert sie und ordnet sie dem jeweiligen Bauvorhaben zu. Das ist GoBD-konform abgelegt und erleichtert die Kosten-Auswertung pro Projekt.

Was sich fuer uns aendert hat

Mit dem 487.000-EUR-Auftrag haben wir bewiesen, dass wir Grossauftraege buchhalterisch sauber abwickeln koennen. Der Bauherr hat uns eine Bewertung mit fuenf Sternen hinterlassen, in der er die "professionelle und transparente Abrechnung" ausdruecklich erwaehnt. Wir haben darueber zwei weitere Grossauftraege erhalten, einen in Titisee-Neustadt, einen in Donaueschingen.

Die Zeit, die wir pro Meilensteinrechnung brauchen, ist von durchschnittlich zwei Stunden auf 30 Minuten gesunken. Unsere Liquiditaet hat sich verbessert, weil Meilensteinrechnungen frueher rausgehen. Die Lieferschein-Fuehrung auf der Baustelle ist sauber und revisionssicher.

Was ich anderen Handwerksbetrieben mitgebe

Die Zimmerei Hettich gibt es seit 1894. Mein Urgrossvater hat mit Handsaege und Beil gearbeitet, mein Grossvater mit Lkw und ersten Maschinen, mein Vater mit Bedienkran und Abbundanlage. Ich arbeite mit einer Abbundanlage, einem Tablet auf der Baustelle, und einer Software, die mit uns wachsen kann. Der Auftrag in Kirchzarten war der bisher groesste - aber nicht der letzte.

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