Backup, Restore und Migration fuer DACH-Selbststaendige

Fast jede(r) Selbststaendige hat eine Geschichte: das Smartphone gestohlen, die externe Festplatte abgestuerzt, der Cloud-Anbieter gewechselt, die Buchhaltungssoftware kaputtgesyncht. In neun von zehn Faellen ist die Geschichte aergerlich, aber nicht existenziell. Im zehnten Fall ist sie existenziell. Dieser Artikel verhindert den zehnten Fall.

Warum Backup fuer Selbststaendige besonders kritisch ist

Angestellte haben eine IT-Abteilung. Bei Selbststaendigen sind Sie die IT-Abteilung. Wenn Ihre Rechnungsdaten verschwinden, dann verschwindet:

Die GoBD verlangt 10 Jahre Aufbewahrung. Wer einen Datenverlust hat und nicht rekonstruieren kann, riskiert in einer spaeteren Betriebspruefung Schaetzungen. Mehr dazu im Leitfaden GoBD-konforme Buchhaltung.

Aufbewahrungsfristen in DACH

De facto sollten Sie die laengste relevante Frist anlegen: 10 Jahre als Mindeststandard, 22 Jahre fuer Vertraege mit immobilienbezogenem Inhalt.

Die 3-2-1-Regel

Die 3-2-1-Regel ist die einfachste robuste Backup-Strategie:

Fuer einen typischen Solo-Selbststaendigen mit InvoiceFlow auf dem Smartphone bedeutet das:

  1. Kopie 1: Daten auf dem Smartphone (Original).
  2. Kopie 2: monatlicher Export auf eine externe SSD, die im Buero oder zuhause liegt.
  3. Kopie 3: quartalsweise verschluesselte Datei in einem Cloud-Speicher (z.B. eigene Nextcloud, oder Standardcloud wie Dropbox/Drive mit Ende-zu-Ende-Verschluesselung).

Was Sie konkret sichern muessen

Nicht nur die Rechnungs-App. Sondern alles, was im Zweifel relevant ist:

Sicherungsrhythmus

Taeglich (automatisch)

Die meisten modernen Apps und Cloud-Speicher synchronisieren automatisch im Hintergrund. InvoiceFlow speichert alle Aenderungen sofort lokal; wer den optionalen Cloud-Sync aktiviert, hat auch dort einen aktuellen Stand. Das ist kein Backup, sondern Spiegelung — bei einem versehentlichen Loeschen oder einer Datenkorruption greift es nicht.

Woechentlich

Empfehlung: jeden Freitag einmal die App-eigene Export-Funktion ausfuehren und auf eine externe SSD oder einen lokalen Server kopieren. 5 Minuten Aufwand.

Quartalsweise

Alle 90 Tage: ein vollstaendiger Sicherungslauf, der saemtliche Datenbereiche (App-Export, PDFs, Belege, Kontoauszuege) in einem verschluesselten ZIP-Archiv bundelt und sowohl lokal als auch in der Cloud ablegt. Diese Quartalssicherungen heben Sie 10 Jahre auf.

Jaehrlich

Am Jahresende, idealerweise zwischen den Tagen: ein Jahres-Archiv, das den vollstaendigen Stand des Geschaeftsjahres dokumentiert. Auf zwei Datentraegern, einer davon offline (Brandschutz-Stahlbox).

Restore-Tests: das vergessene Pflichtprogramm

Backups, die nie getestet werden, sind keine Backups. Sie sind ein Versprechen, das im Ernstfall vielleicht nicht haelt. Einmal pro Quartal sollten Sie einen Restore-Test machen:

  1. Nehmen Sie ein altes Backup (z.B. drei Monate alt).
  2. Installieren Sie InvoiceFlow auf einem Zweitgeraet (oder loeschen Sie eine Testumgebung).
  3. Importieren Sie das Backup.
  4. Stichprobe: Sind die letzten zehn Rechnungen vorhanden? Stimmen Summen, Kunden, Daten?
  5. Vergleich gegen das aktuelle System.

Wenn der Restore funktioniert, wissen Sie, dass Ihr Backup hilft. Wenn nicht, wissen Sie jetzt — und nicht erst im Notfall.

Migration zwischen Geraeten

Ein Smartphone-Wechsel ist der haeufigste Auslöser fuer Backup-Probleme. Empfohlener Ablauf:

  1. Auf dem alten Geraet: vollstaendigen Export ueber die App-Funktion ausloesen.
  2. Export per E-Mail an sich selbst oder ueber einen Cloud-Ordner ablegen.
  3. InvoiceFlow auf dem neuen Geraet installieren.
  4. In den App-Einstellungen: "Aus Backup wiederherstellen".
  5. Backup auswaehlen, Import laufen lassen.
  6. Stichprobenpruefung: letzte zehn Rechnungen, Kundenstamm, offene Forderungen.
  7. Erst dann das alte Geraet zuruecksetzen.

Niemals das alte Geraet zuruecksetzen, bevor das neue Geraet einen erfolgreichen Restore mit Stichprobe hat.

Cloud-Speicher: was beachten

EU vs. Drittland

Die GoBD und die schweizerische Datenschutzgesetzgebung erlauben Cloud-Speicherung im EU- bzw. EFTA-Raum ohne Sondergenehmigung. Speicherung auf Servern in den USA oder anderen Drittlaendern ist moeglich, aber im Streitfall mit datenschutzrechtlichen Hindernissen verbunden. Pruefen Sie, wo die Server Ihres Anbieters stehen.

Verschluesselung

Sensible Daten (Kundennamen, Adressen, Bankverbindungen) gehoeren nicht unverschluesselt in einen Public-Cloud-Bucket. Nutzen Sie:

Passwortverwaltung

Backup-Passwoerter gehoeren in einen Passwortmanager (Bitwarden, 1Password). Wer sein Backup-Passwort vergisst, hat kein Backup. Auch eine Papierkopie an einem sicheren Ort (Tresor) ist eine Versicherung.

Praxisbeispiel: Markus aus Linz

Markus ist Webentwickler in Linz mit 76.000 Euro Jahresumsatz. Sein Setup:

Investitionsaufwand: 4 Stunden pro Jahr fuer die Sicherungslaeufe, plus 90 Minuten pro Jahr fuer den Restore-Test. Ergebnis: Markus weiss, dass selbst bei totalem Geraeteverlust sein Geschaeft in 90 Minuten wieder einsatzbereit ist.

Was passiert bei Datenverlust ohne Backup

Kein theoretisches Szenario:

In allen Faellen ist die Wiederherstellung kompliziert oder unmoeglich. Bei einer GoBD-Pruefung wird der Datenverlust kein Entlastungsgrund sein.

Wie InvoiceFlow Backup unterstuetzt

Backup ist Teil der Verfahrensdokumentation

In Ihrer GoBD-Verfahrensdokumentation muss beschrieben sein, wie Ihre Datensicherung funktioniert. Konkret: welche Daten, in welchem Rhythmus, an welchen Orten, mit welchen Verantwortlichen, mit welcher Restore-Routine. Ein zweiseitiges Dokument reicht; aktualisieren Sie es jaehrlich.

Checkliste Backup-Hygiene

Was Sie nicht tun sollten

Backup auf demselben Geraet. Eine Kopie auf der gleichen Festplatte ist keine Sicherung. Sie schuetzt nicht gegen Geraeteverlust oder -ausfall.

Backup ohne Restore-Test. Sie wissen sonst nicht, ob es funktioniert.

Alles in einer Cloud. Wenn die Cloud ausfaellt oder Ihren Zugang sperrt, sind Sie raus. Diversifizieren Sie.

Ungezogene Smartphone-Wechsel. Erst das neue Geraet erfolgreich, dann das alte zuruecksetzen. Nie umgekehrt.

Spezialfall: Datenmigration zu einer anderen Software

Wenn Sie irgendwann InvoiceFlow gegen eine andere Loesung tauschen wollen (oder umgekehrt aus einer anderen Loesung migrieren), achten Sie auf:

Schlusswort

Paranoia ist in der Datensicherung keine Krankheit, sondern Berufsethos. Wer einmal einen ernsten Datenverlust hatte, weiss, wie hoch der emotionale und finanzielle Preis ist. Die 4-5 Stunden pro Jahr, die ein sauberes Backup-System kostet, sind die billigste Versicherung Ihrer geschaeftlichen Existenz. Setzen Sie sie heute auf. Nicht morgen.

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