Mehrere Unternehmen aus einer App führen: Ein Leitfaden zu mehreren Geschäftsprofilen

Vom InvoiceFlow-Team — veröffentlicht am 16. Juni 2026 — 9 Minuten Lesezeit

Fast niemand hat heute noch genau eine einzige Einnahmequelle. Sie haben einen Hauptjob und ein Wochenendgeschäft. Sie führen eine Designagentur unter einem Namen und nehmen gelegentlich einen privaten Freelancer-Auftrag unter Ihrem eigenen Namen an. Sie führen die Bücher für drei Mandanten, jeder mit seiner eigenen Marke. Die Arbeit ist getrennt, das Geld ist getrennt, die Kunden sind getrennt — doch irgendwie landet am Ende alles in einem chaotischen Rechnungsordner mit zusammengewürfelten Logos und einem ständigen Raten, welche Vorlage zu welcher Marke gehört.

Die Lösung ist keine zweite App, kein zweites Smartphone und keine Tabelle. Es sind mehrere Geschäftsprofile: getrennte Identitäten innerhalb einer einzigen InvoiceFlow-Installation, jede mit eigenem Branding, eigenen Vorlagen und Einstellungen, aber bequem nebeneinander vereint. Dieser Artikel erklärt, wer sie braucht, wie Sie sie richtig einrichten und wie Sie die Daten sauber halten, sobald Sie mehr als eines haben.

Was ein Profil eigentlich ist

Ein Geschäftsprofil ist die vollständige Identität, die auf Ihren Dokumenten erscheint und Ihre Voreinstellungen prägt. Stellen Sie es sich als eine in sich geschlossene Marke vor. Jedes Profil trägt seine eigenen:

Wenn Sie das Profil wechseln, stellt sich die gesamte App auf diese Identität um. Neue Rechnungen verwenden das Logo, die Vorlage, die Standardwährung und den Nummernkreis dieses Profils. Sie konfigurieren nicht jedes Mal etwas von Hand neu — Sie wählen lediglich, welchen Hut Sie heute aufsetzen.

Wer mehr als ein Profil braucht

Die Freelancerin mit einem Nebengeschäft

Sie programmieren von Montag bis Freitag unter Ihrem eigenen Namen und verkaufen am Wochenende handgegossene Kerzen unter einer Marke namens „Ember & Oak“. Für das Finanzamt sind das zwei verschiedene Unternehmen und für die Kundschaft zwei völlig unterschiedliche Stimmungen. Die Kerzenmarke verlangt eine warme, kreative Vorlage mit Logo; Ihre Entwickler-Rechnungen wollen etwas Klares und Sachliches. Zwei Profile, zwei Identitäten, eine App.

Der Agenturinhaber, der nebenbei freiberuflich arbeitet

Sie führen ein fünfköpfiges Studio, das Kunden als „Northwind Studio“ abrechnet. Gelegentlich nehmen Sie ein privates Projekt an — die Website eines Freundes, ein kurzes Beratungsgespräch —, das Sie lieber nicht über die Bücher des Studios laufen lassen würden. Ein separates persönliches Profil hält diese Einnahmen sauber getrennt, mit eigener, schlichterer Vorlage und eigener Nummerierung, sodass sie nie mit Studio-Rechnungen durcheinandergeraten.

Die Buchhalterin oder Steuerberaterin

Das ist die intensivste Nutzergruppe von Profilen. Wenn Sie die Rechnungsstellung für mehrere kleine Unternehmen verwalten, erhält jedes Mandanten-Unternehmen sein eigenes Profil: eigenes Logo, eigene rechtliche Angaben, eigene Vorlage, eigene Währungs- und Steuerkonfiguration. Sie wechseln den ganzen Tag zwischen ihnen, und jedes erzeugt Dokumente, die so aussehen, als kämen sie von genau diesem Unternehmen — denn für den Empfänger taten sie das.

Der Inhaber mehrerer Marken

Ein Unternehmen, mehrere öffentlich auftretende Marken. Eine Holding mit einer Premium-Linie und einer Budget-Linie. Eine Gastronomiegruppe mit drei Lokalen. Jede Marke muss auf dem Papier eigenständig wirken, auch wenn eine einzige Person sie alle steuert. Profile geben Ihnen diese Trennung, ohne dass Sie sich in drei separate Konten einloggen müssen.

Ein Profil erstellen: leer oder dupliziert

InvoiceFlow bietet Ihnen zwei Wege, ein neues Profil zu erstellen, und die Wahl ist wichtiger, als sie aussieht.

Leer beginnen

Wählen Sie ein leeres Profil, wenn das neue Unternehmen sich grundlegend von allem unterscheidet, was Sie bereits führen. Anderes Land, andere Währung, andere visuelle Identität, andere Steuerkonfiguration. Sie tragen die Firmendaten ein, laden das quadratische und das breite Logo hoch, wählen eine Vorlage und legen Ihre Voreinstellungen von Grund auf fest. Das dauert ein paar Minuten, aber alles ist bewusst gesetzt und es gibt nichts Geerbtes, das Sie später aufspüren und überschreiben müssten.

Ein bestehendes Profil duplizieren

Wählen Sie Duplizieren, wenn das neue Profil ein naher Verwandter eines bereits vorhandenen ist. Gleiches Land, gleiche Steuerregeln, gleiches allgemeines Erscheinungsbild — Sie brauchen nur einen anderen Namen und ein anderes Logo. Beim Duplizieren werden die Einstellungen des Quellprofils als Ausgangspunkt übernommen, sodass Sie bearbeiten statt neu aufbauen. Das ist der schnelle Weg für einen Inhaber mehrerer Marken, der eine zweite Marke startet, oder für eine Buchhalterin, die einen Mandanten aufnimmt, der einem bestehenden ähnelt.

Ein Hinweis, der sich zu kennen lohnt: Duplizieren ist für die Fälle gedacht, in denen Sie den gemeinsamen Ausgangspunkt wollen. Wenn Sie merken, dass Sie duplizieren und dann fast alles ändern, wollten Sie eigentlich ein leeres Profil. Wählen Sie das, das Ihnen am wenigsten Nacharbeit hinterlässt.

Branding: das Zwei-Logo-System pro Profil

Hier ist ein Detail, das eine gepflegte Rechnung leise von einer amateurhaften unterscheidet. InvoiceFlow nutzt ein Zwei-Logo-System, und jedes Profil trägt sein eigenes Paar.

Ein quadratisches Logo funktioniert dort, wo das Layout einen kompakten, kastenförmigen Platz hat — eine Ecke im Kopfbereich, ein stempelartiges Zeichen. Ein breites Logo (eine horizontale Wort-Bild-Marke, meist Ihr Icon plus der Firmenname) funktioniert dort, wo die Vorlage oben ein langes Banner vorsieht. Die meisten Logos sind für eine Form gestaltet und werden dann unbeholfen in den falschen Raum gequetscht. Indem beide Varianten gespeichert werden, kann die Vorlage automatisch diejenige platzieren, die zum gerade gezeichneten Layout passt — sodass dieselbe Marke in einer kompakten Vorlage und in einer kräftigen Banner-Vorlage gleichermaßen korrekt aussieht.

Beide Logos durchlaufen einen App-internen Bildzuschneider, sodass Sie Ihr Bildmaterial an jeden Platz anpassen können, ohne die App zu verlassen oder sich mit einem separaten Editor herumzuschlagen. Für jemanden, der drei Marken führt, sind das drei Logo-Paare, jedes an sein eigenes Profil gebunden, jedes korrekt automatisch platziert. Sie richten es einmal pro Profil ein und vergessen es dann.

Vorlagen: gemeinsam genutzt oder profilspezifisch

Bei Vorlagen werden Setups mit mehreren Profilen wirklich flexibel. Sie haben die 12 integrierten PDF-Vorlagen — clean, professional, bold, elegant, compact, modern, classic, creative, minimal, contractor, striped und installment — sowie den visuellen Vorlageneditor, mit dem Sie aus Rastersegmenten Ihr eigenes Layout aufbauen.

Der individuelle Editor hat eine Funktion, die speziell für mehrere Profile von Bedeutung ist: Eine individuelle Vorlage kann über Geschäftsprofile hinweg gemeinsam genutzt oder profilspezifisch gehalten werden. Wenn Sie also ein Layout entworfen haben, das Sie lieben, können Sie es über alle Ihre Marken hinweg wiederverwenden (und nur Logo und Angaben ändern). Oder, falls eine Marke ein Layout braucht, das sonst niemand anrühren soll, behalten Sie diese Vorlage an dieses Profil gebunden. Eine Agentur könnte einen gepflegten Hausstil über ihre Submarken hinweg teilen; eine Buchhalterin hält die Vorlage jedes Mandanten privat im Profil dieses Mandanten.

Ein durchgespieltes Beispiel: sauber bleiben

Lernen Sie Daniel kennen, einen Entwickler in Austin. Tagsüber arbeitet er als Auftragnehmer unter seinem eigenen Namen. Nebenbei betreibt er einen kleinen Service zum Aufbau von Shopify-Stores namens „Launchpad Web“. Er hat zwei Profile eingerichtet.

Profil eins — Daniel Reyes, Contractor. Minimalistische Vorlage. Das quadratische Logo ist nur sein Monogramm. Rechnungen in USD, ohne Steuer, Zahlungsziel netto 30 Tage, Nummerierung DR-2026-001. Die Zahlungshinweise zeigen seine Bankverbindung und einen Zahlungslink.

Profil zwei — Launchpad Web. Durch Duplizieren des ersten erstellt (gleiches Land, gleiche Währung, gleiche Steuerkonfiguration) und dann Name, beide Logos und die Vorlage auf den kräftigen Stil geändert. Nummerierung LPW-2026-001. Gleiche Bank, aber ein anderer Zahlungslink und eine knackigere E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern, die den Kunden namentlich begrüßen.

Die Disziplin, die das sauber hält, ist einfach: Prüfen Sie, welches Profil aktiv ist, bevor Sie etwas erstellen. Daniels einziger Beinahe-Fehler war, eine Launchpad-Rechnung zu erstellen, während das Auftragnehmer-Profil aktiv war — er bemerkte es, weil das Logo falsch war, bevor er sie verschickte. Die Lehre saß: erst einen Blick auf das aktive Profil werfen, dann erstellen. Weil jedes Profil seinen eigenen Nummernkreis hat, kollidieren die Dokumente nie, selbst wenn sich die Arbeit in derselben Woche überschneidet.

So halten Sie die Daten mehrerer Profile sauber

Mehr Identitäten bedeuten mehr Disziplin. Ein paar Gewohnheiten halten alles ordentlich:

  1. Bestätigen Sie das aktive Profil, bevor Sie ein Dokument erstellen. Das ist die mit Abstand wichtigste Gewohnheit. Das aktive Profil bestimmt Logo, Vorlage, Standardwährung und Nummerierung von allem, was Sie als Nächstes erstellen.
  2. Behalten Sie Kunden bei der Marke, zu der sie gehören. Ein Kunde ist Teil einer Geschäftsbeziehung; diese Beziehung gehört zu einem Profil. Nutzen Sie Kundengruppen und -kategorien innerhalb jedes Profils, um zu ordnen, wer wer ist, statt alle in eine undifferenzierte Liste zu mischen.
  3. Geben Sie jedem Profil ein eindeutiges Nummernpräfix. DR-, LPW-, NW- — ein Blick auf eine Rechnungsnummer verrät Ihnen, welches Unternehmen sie ausgestellt hat. Das hält außerdem jeden Nummernkreis lückenlos, was für Steuerunterlagen wichtig ist.
  4. Passen Sie die Vorlage zur Marke an, nicht zu Ihrer Laune. Legen Sie die Vorlage jedes Profils einmal fest. Konsistenz lässt eine Marke etabliert wirken. Wer alle paar Rechnungen die Vorlage wechselt, lässt ein Unternehmen aussehen, als würde es sich noch selbst suchen.
  5. Legen Sie Voreinstellungen pro Profil fest, damit Sie nicht ständig überschreiben. Währung, Steuerbehandlung, Zahlungshinweise, Verzugsgebühren-Regeln — konfigurieren Sie sie auf Profilebene. Wenn Sie dieselbe Einstellung bei jeder Rechnung manuell ändern, hätte diese Einstellung eine Profilvoreinstellung sein sollen.

Warum eine App mehrere schlägt

Sie könnten theoretisch eine zweite Rechnungs-App installieren oder für jedes Unternehmen ein eigenes Konto führen. Manche tun das. Es ist schlechter, aus langweiligen, aber realen Gründen.

Erstens liegen Ihre Daten an einem Ort. InvoiceFlow ist offline-first und local-first — Ihre Dokumente und Kunden liegen auf dem Gerät — und es gibt nur ein Backup, um das Sie sich kümmern müssen, nicht mehrere. Wenn Sie das Smartphone wechseln, holt eine einzige Cloud-Wiederherstellung jedes Profil, jedes Logo, jede Vorlage unversehrt zurück. Eine Aufteilung über mehrere Apps bedeutet eine Aufteilung Ihrer Backup-Disziplin, und genau dort gehen Daten verloren.

Zweitens bleibt Ihre Auswertung übersichtlich. Analysen, die Verfolgung von Bezahlt versus Offen, Ihre Top-Kunden — sie leben in einer App. Sie können sich ein Unternehmen nach dem anderen ansehen, aber Sie müssen niemals drei separate Tools abgleichen, um Ihr finanzielles Gesamtbild zu verstehen.

Drittens ist das Wechseln sofort erledigt. Eine Buchhalterin, die fünf Unternehmen betreut, loggt sich nicht fünfmal am Tag aus und wieder ein. Sie wechselt das Profil. Die Kosten des Kontextwechsels sinken auf nahezu null — was ja der ganze Sinn der Konsolidierung war.

Wann Sie KEINE mehreren Profile verwenden sollten

Profile trennen Unternehmen, nicht Kunden. Wenn Sie eine einzelne Freelancerin sind, die zwanzig Kunden betreut, ist das ein Profil mit zwanzig Kunden — nutzen Sie Kundengruppen und -kategorien, um sie zu ordnen, nicht zwanzig Profile. Für jeden Kunden ein Profil anzulegen, wenn Sie ein einziges Unternehmen sind, schafft Fragmentierung: aufgesplitterte Nummerierung, aufgesplitterte Auswertung und keinen echten Nutzen. Greifen Sie nur dann zu einem neuen Profil, wenn hinter der Arbeit eine wirklich eigenständige Marke oder Rechtseinheit steht.

Das Fazit

Wenn Ihr Einkommen aus mehr als einem Unternehmen stammt — einem Nebengeschäft, einer Agentur plus privater Arbeit, den Büchern mehrerer Mandanten oder einem Portfolio an Marken —, sind mehrere Profile der Unterschied zwischen einem ordentlichen Betrieb und einem Ordner zusammengewürfelter PDFs. Richten Sie jedes bewusst ein: leer, wenn es wirklich neu ist, dupliziert, wenn es ein naher Verwandter ist. Geben Sie ihm seine eigenen zwei Logos, seine eigene Vorlage und seine eigenen Voreinstellungen. Etablieren Sie dann eine einzige Gewohnheit — prüfen Sie das aktive Profil, bevor Sie etwas erstellen — und um den Rest kümmert sich alles von selbst.