Υδραυλικός και συντηρητής κτιρίων στην Καρδίτσα: retainer εταιρειών, έκτακτες εργασίες και αναλυτικά τιμολόγια με το InvoiceFlow

Από τη συντακτική ομάδα InvoiceFlow — δημοσιεύτηκε 1 Ιουνίου 2026 — ανάγνωση 9 λεπτά

Ήταν Νοέμβριος, τρίτη μέρα με βροχή, και ο Σπύρος Θεοδώρου ήταν ήδη στο τρίτο κτίριο της ημέρας. Είχε ξεκινήσει στις 7:30 με μια διαρροή σε διαμέρισμα στο κέντρο της Καρδίτσας, στη συνέχεια είχε πάει για τακτική επίσκεψη σε ένα συγκρότημα γραφείων στη βιομηχανική ζώνη, και τώρα κοίταζε ένα σπασμένο σιφόν σε εμπορικό κατάστημα. Μέχρι να φτάσει σπίτι, θα είχε κάνει τέσσερις εργασίες — κάποιες μικρές, κάποιες ώρας εργασίας, και μία με υλικά που είχε αγοράσει πρωί πρωί από τον έμπορο.

Πόσα τιμολόγια θα έπρεπε να εκδώσει; Πότε; Με ποια στοιχεία;

Δύο τύποι πελατών, δύο λογικές χρέωσης

Ο Σπύρος, 48 ετών, λειτουργεί ατομική επιχείρηση «Θεοδώρου — Υδραυλικές Εγκαταστάσεις & Συντήρηση Κτιρίων» από το 2003. Στην πελατεία του συνυπάρχουν δύο εντελώς διαφορετικοί τύποι:

Ιδιώτες: Κάτοικοι, ιδιοκτήτες διαμερισμάτων που καλούν για έκτακτα: διαρροές, αποφράξεις, αντικατάσταση λέβητα, εγκατάσταση καλοριφέρ. Πληρώνουν μετρητά ή κάρτα επί τόπου. Χρειάζονται απόδειξη παροχής υπηρεσιών (ΑΠΥ) ή τιμολόγιο εφόσον το ζητήσουν.

Εταιρείες διαχείρισης ακινήτων: Δύο μεγάλοι πελάτες — μια εταιρεία που διαχειρίζεται 8 εμπορικά κτίρια και μία που έχει 3 κατοικίδια συγκροτήματα. Συμβόλαιο συντήρησης: μηνιαία κατ' αποκοπή αμοιβή (retainer) + χρέωση υλικών κόστους. Στο τέλος κάθε μήνα, στέλνει αναλυτικό τιμολόγιο με ημερολόγιο εργασιών.

Αυτή η δυαδικότητα — ιδιώτης/εταιρεία — ήταν το κεντρικό πρόβλημά του. Τα τιμολόγια που ήθελαν οι εταιρείες ήταν τελείως διαφορετικά από την απλή ΑΠΥ που ήθελε ο κύριος Γεωργίου από την οδό Κεφαλονιάς.

Το πρόβλημα: αδυναμία σύνθεσης μηνιαίου λογαριασμού

Για τις εταιρείες διαχείρισης, ο Σπύρος έπρεπε να παράξει στο τέλος κάθε μήνα ένα τιμολόγιο που περιέχει:

Μέχρι το 2024, ο Σπύρος έφτιαχνε αυτά τα τιμολόγια χειρόγραφα σε πρότυπο Word, μεταφέροντας σημειώσεις από ένα μπλοκ που κρατούσε στην τσέπη του. Ο χρόνος που αφιέρωνε στο τέλος κάθε μήνα: 3-4 ώρες. Και ακόμα γινόταν λάθη — ξεχνούσε επισκέψεις, δεν θυμόταν ακριβώς τι υλικό είχε αγοράσει, ποια ήταν η τιμή αγοράς.

«Τον Φεβρουάριο του 2024, η εταιρεία Α μού επέστρεψε τον λογαριασμό Ιανουαρίου γιατί ξέχασα να συμπεριλάβω μια επίσκεψη έκτακτης ανάγκης. Ήμουν εκεί στις 2 το βράδυ για σπασμένο σωλήνα. Με πήρε τηλέφωνο ο διαχειριστής λέγοντας 'Σπύρο, λείπει η βραδινή επίσκεψη 12 Ιανουαρίου.' Ντράπηκα.»

InvoiceFlow: καταγραφή επί τόπου, τιμολόγηση στο τέλος μήνα

Ο Σπύρος ανακάλυψε το InvoiceFlow τον Μάρτιο του 2024 από σύσταση συναδέλφου τεχνίτη. Αυτό που τον έπεισε αμέσως: η δυνατότητα να δημιουργεί πρόχειρες εγγραφές στο κινητό επί τόπου και να τις μετατρέπει σε τιμολόγιο αργότερα.

Η ροή εργασίας που ανέπτυξε:

  1. Επί τόπου: Μόλις τελειώνει μια εργασία σε συμβόλαιο εταιρείας, ανοίγει το InvoiceFlow και δημιουργεί ένα draft με ημερομηνία, διεύθυνση κτιρίου, περιγραφή εργασίας και χρόνο. Αν υπήρχαν υλικά, τα καταχωρεί με ποσό.
  2. Τέλος μήνα: Ανοίγει το προφίλ της εταιρείας και βλέπει όλα τα drafts του μήνα. Δημιουργεί νέο τιμολόγιο, προσθέτει τη σταθερή retainer ως πρώτη γραμμή, και συμπεριλαμβάνει κάθε draft επίσκεψης ως ξεχωριστή γραμμή με περιγραφή.
  3. Αποστολή: PDF τιμολόγιο απευθείας στο email του διαχειριστή, με ΦΠΑ 24% σωστά υπολογισμένο.

«Αυτό που με άλλαξε ήταν η καταγραφή επί τόπου. Δεν ξεχνάω πια τίποτα γιατί το καταχωρώ αμέσως, πριν ακόμα φύγω από το κτίριο.»

Πρότυπα για retainer και per-job εργασίες

Ο Σπύρος έχει στήσει τρία πρότυπα τιμολογίων στο InvoiceFlow:

Πρότυπο 1 — Μηνιαίος λογαριασμός εταιρείας: Αρχίζει με τη γραμμή «Μηνιαία αμοιβή συντήρησης [Μήνας] — [Κτίρια]». Ακολουθούν γραμμές για κάθε επίσκεψη. Κλείνει με γραμμή «Υλικά (τιμή κτήσης + 15%)». Σύνολο + ΦΠΑ 24%.

Πρότυπο 2 — Έκτακτη εργασία (ιδιώτης): Απλή ΑΠΥ με περιγραφή εργασίας, ώρες/κατ' αποκοπή τιμή και τυχόν υλικά. Πληρωμή επί τόπου.

Πρότυπο 3 — Μεγάλη εγκατάσταση (ιδιώτης/εταιρεία): Για έργα μεγαλύτερης αξίας (π.χ. εγκατάσταση νέου λέβητα €1.200), τιμολόγιο με προκαταβολή 50% και εξόφληση κατά παράδοση.

Ακριβής χωρισμός υλικών και εργασίας

Μια από τις συνεχείς απαιτήσεις των εταιρειών-πελατών ήταν να βλέπουν στο τιμολόγιο ξεχωριστά: α) κόστος εργασίας και β) κόστος υλικών. Αυτό χρειάζεται για τη λογιστική τους — τα υλικά πηγαίνουν σε διαφορετικό λογαριασμό από τις υπηρεσίες.

Με το InvoiceFlow, ο Σπύρος χρησιμοποιεί δύο τύπους αντικειμένων σε κάθε τιμολόγιο: «υπηρεσία» (εργασία) και «υλικό» (πλικά). Το PDF εμφανίζει τα δύο σε ξεχωριστές ενότητες. Αυτό κάνει τον λογιστή των εταιρειών ευτυχισμένο και τον ίδιο επαγγελματία στα μάτια τους.

«Η εταιρεία Α μου είπε ότι είμαι ο μόνος τεχνίτης που κατανοεί τι χρειάζεται για τα λογιστικά τους. Αυτό οδήγησε στην ανανέωση του συμβολαίου για ακόμα δύο χρόνια.»

Αριθμοί που μιλούν

Τα έτη 2024-2025, ο Σπύρος είδε πρακτικά αποτελέσματα:

ΕΦΚΑ και ΦΠΑ για τεχνίτη

Ο Σπύρος τονίζει ότι ως υδραυλικός-τεχνίτης, όλες οι υπηρεσίες φέρουν ΦΠΑ 24%. Τα υλικά που αγοράζει (σωλήνες, βαλβίδες, αρματούρες) τιμολογούνται από τον προμηθευτή με ΦΠΑ, το οποίο εκπίπτει. Στο τιμολόγιο του πελάτη, χρεώνει τα υλικά με ΦΠΑ 24% επί της τιμής πώλησης (αγορά + markup). Το InvoiceFlow διαχειρίζεται αυτόν τον υπολογισμό αυτόματα.

Για τον ΕΦΚΑ, το καθαρό εισόδημα από τη δήλωση καθορίζει τις εισφορές του επόμενου έτους. Το σαφές αρχείο τιμολογίων βοηθά τον λογιστή να κάνει ακριβή εκτίμηση.

Συμβουλές για τεχνίτες με μικτή πελατεία

  1. Χωρίς καθυστέρηση στην καταγραφή: Κατάγραψε κάθε εργασία αμέσως. Δεν υπάρχει «θυμηθώ αργότερα» — ξεχνιέται.
  2. Ξεχωριστά προφίλ ανά μεγάλο πελάτη: Κάθε εταιρεία-πελάτης έχει το δικό της προφίλ με ΑΦΜ, στοιχεία και ιστορικό τιμολογίων.
  3. Αναλυτικές περιγραφές: «Αντικατάσταση βαλβίδας ασφαλείας λέβητα, κτίριο Α, 3ος όροφος, 2 ώρες» — όχι «εργασία».
  4. Σταθερή ημερομηνία αποστολής: Στείλε μηνιαία τιμολόγια εταιρειών πάντα την 1η ή 2η κάθε μήνα. Οι εταιρείες εκτιμούν την προβλεψιμότητα.

Ο τεχνίτης που μιλά τη γλώσσα των εταιρειών

Αυτό που ξεχωρίζει τον Σπύρο από άλλους τεχνίτες δεν είναι μόνο η δεξιοτεχνία του — είναι η επαγγελματική τεκμηρίωση που παρέχει. Οι εταιρείες διαχείρισης ακινήτων δουλεύουν με δεκάδες παρόχους υπηρεσιών. Αυτός που στέλνει αναλυτικό, σωστό τιμολόγιο στην ώρα του κερδίζει συμβόλαιο ανανέωσης. Αυτός που στέλνει ελλιπές χαρτί χάνει την ευκαιρία.

Το InvoiceFlow δεν έκανε τον Σπύρο καλύτερο υδραυλικό. Τον έκανε καλύτερο επαγγελματία.

Κατέβασε το InvoiceFlow δωρεάν στο Google Play