Καφέ με POS, catering events και σχολικό μηνιαίο συμβόλαιο: πώς η Φανή διαχωρίζει B2C από B2B με το InvoiceFlow στο Αίγιο

Από τη συντακτική ομάδα InvoiceFlow — δημοσιεύτηκε 1 Ιουνίου 2026 — ανάγνωση 9 λεπτά

Στο Αίγιο Αχαΐας, με θέα στον Κορινθιακό κόλπο, το καφέ-μεζεδοπωλείο «Αύρα» της Φανής Παπαγεωργίου ξεκινά κάθε πρωί με τα ίδια 6 τραπέζια, τον ίδιο καφέ και τους ίδιους τακτικούς. Μέχρι εδώ, μια κλασική ιστορία μικρής επιχείρησης. Αλλά κάθε Πέμπτη, η Φανή μετατρέπει την κουζίνα της σε catering παραγωγή — για τις εταιρικές εκδηλώσεις που έχει αναλάβει. Και κάθε 1η του μήνα, εκδίδει τιμολόγιο στο δημοτικό σχολείο της γειτονιάς για το μηνιαίο συμβόλαιο παροχής σνακ και ροφημάτων για τον καθηγητικό σύλλογο.

Η Φανή, 35 ετών, διαχειρίζεται τρεις εντελώς διαφορετικές επιχειρηματικές ροές από έναν 28 τ.μ. χώρο.

Τρεις ροές — δύο συντελεστές ΦΠΑ

Ροή 1 — POS καθημερινός (B2C): Καφέδες, αναψυκτικά, μεζεδάκια. ΦΠΑ 13% για τρόφιμα/ποτά σε χώρο εστίασης. Ταμειακή μηχανή, αποδείξεις λιανικής. Αυτή η ροή ΔΕΝ μπαίνει στο InvoiceFlow — διαχειρίζεται η ταμειακή.

Ροή 2 — B2B catering (εταιρικά events): Τοπικές εταιρείες, τράπεζες, συνεταιρισμοί. Παρέχει μπουφέ, καφέ, σνακ για meetings, παρουσιάσεις, ετήσιες γιορτές. ΦΠΑ: μεικτό — 13% για τρόφιμα, 24% για υπηρεσίες παρασκευής/διακόσμησης. Τιμολόγιο B2B, πληρωμή 15-30 ημέρες.

Ροή 3 — Σχολικό μηνιαίο συμβόλαιο: Μηνιαία παροχή αναψυκτικών και σνακ στον σύλλογο διδασκόντων δημοτικού σχολείου. Σταθερό μηνιαίο τιμολόγιο €140 + ΦΠΑ 13%. Πληρωμή από σχολική επιτροπή εντός μήνα.

Το πρόβλημα: ανάμειξη POS και B2B εισοδήματος

Η Φανή είχε ένα χρόνιο πρόβλημα στον λογιστή: «Πόσα απ' αυτά τα έσοδα είναι από catering και πόσα από το ταμείο;» Αφού η ταμειακή κατέγραφε τα πάντα χωρίς διάκριση, τα catering τιμολόγια (που έκανε σε Word) «χάνονταν» μέσα στην υπόλοιπη κινητικότητα.

Επίσης, το ΦΠΑ catering είναι πολυπλοκότερο: ένα catering event για 20 άτομα με καφέ, σαλάτες, ζεστά και διακόσμηση έχει:

Το πώς χωρίζεις αυτά στο τιμολόγιο επηρεάζει το ΦΠΑ που αποδίδεις. Λάθος χωρισμός = λάθος δήλωση.

InvoiceFlow: ξεχωριστό προφίλ για κάθε B2B ροή

Τον Οκτώβριο 2024, η Φανή έστησε InvoiceFlow με δύο προφίλ:

Προφίλ «Catering Events»: Τιμολόγιο με δύο τύπους γραμμών:

Αθροιστικά, ο πελάτης βλέπει το σύνολο. Ο λογιστής βλέπει τον χωρισμό ΦΠΑ.

Προφίλ «Σχολικό Συμβόλαιο»: Μηνιαίο τιμολόγιο: «Παροχή αναψυκτικών/σνακ σύλλογο διδασκόντων [Σχολείο], [Μήνας] 2026 — €140,00 + ΦΠΑ 13% = €158,20». Πελάτης αποθηκευμένος με στοιχεία σχολείου.

Ο χωρισμός 13% και 24% σε catering

Αυτό είναι το πιο λεπτό σημείο. Η ΑΑΔΕ έχει ξεκαθαρίσει:

Ένας catering πάροχος που χρεώνει «πακέτο» χωρίς διάκριση κινδυνεύει να εφαρμόσει λάθος συντελεστή. Η ρητή διάκριση στο τιμολόγιο προστατεύει και τον πάροχο και τον αγοραστή σε ενδεχόμενο ελέγχου.

«Ο λογιστής μου μου είπε ότι αυτός ο διαχωρισμός είναι σωστός και πιθανώς με σώζει από πρόβλημα σε τυχαίο φορολογικό έλεγχο. Πριν, έβαζα 13% σε όλο το τιμολόγιο.»

Ετήσια αναφορά λογιστή: B2C vs B2B

Κάθε Ιανουάριο, ο λογιστής της Φανής χρειάζεται:

Πριν InvoiceFlow, η Φανή συνέθετε αυτά χειρόγραφα από διαφορετικές πηγές. Τώρα, εξάγει το ιστορικό InvoiceFlow (B2B ροές) και ο λογιστής συνδυάζει με τα στοιχεία ταμειακής. Ο χρόνος κλεισίματος: από 4 ώρες σε 45 λεπτά.

Εποχιακότητα catering στο Αίγιο

Τα εταιρικά events συγκεντρώνονται Οκτώβριο-Νοέμβριο (φθινοπωρινές εκδηλώσεις) και Μάρτιο-Μάιο (ανοιξιάτικα meetings, ετήσια AGMs). Ο καλοκαιρινός τουρισμός Αιγίου φέρνει extra POS έσοδα αλλά λίγα catering.

Ενδεικτικά έσοδα 2025:

Συμβουλές για μικρές εστίασεις με B2B δραστηριότητα

  1. Ξεχωριστό σύστημα για B2B: Η ταμειακή μηχανή είναι για B2C. Το InvoiceFlow για B2B. Μη τα αναμειγνύεις.
  2. Ξεκάθαρος διαχωρισμός 13%/24% στο catering: Τρόφιμα ≠ υπηρεσία στο φορολογικό σύστημα.
  3. Σχολικά και δημόσια συμβόλαια: Θέλουν ΑΦΜ νομικού προσώπου, επίσημη επωνυμία, σωστό τιμολόγιο. Δεν αρκεί η αυτοχειρόγραφη απόδειξη.
  4. Μηνιαίο retainer: Εκδίδεις πάντα την 1η — η σχολική επιτροπή έχει διαδικασία εντάλματος που χρειάζεται χρόνο.

Στο Αίγιο, η θέα στον Κορινθιακό και η ζεστή φιλοξενία φέρνουν τον κόσμο στο «Αύρα». Το InvoiceFlow φροντίζει ώστε η Φανή να ξέρει ακριβώς από πού έρχονται τα έσοδα — και πόσο ΦΠΑ χρωστά.

Κατέβασε το InvoiceFlow δωρεάν στο Google Play