Consultor hispano en Tbilisi: facturar a EE. UU., España y México desde Georgia

Tiempo de lectura: 15 minutos. Caso adaptado de un consultor de operaciones SaaS afincado en el barrio de Vera, Tbilisi.

Diego Larrañaga se mudó de Pamplona a Tbilisi en septiembre de 2023 por amor —se casó con Tamar, una abogada georgiana— y porque los impuestos para autónomos en Georgia, bajo el régimen small business status, son del 1% sobre ingresos hasta 500.000 GEL al año. Diego consulta para empresas medianas que están migrando su backend operativo: hojas de servicios, automatización de facturación, integraciones con Stripe. Sus clientes están en Austin, Madrid, Barcelona, Ciudad de México y Guadalajara. Cobra entre 85 y 140 dólares la hora.

Esta es la historia operativa —sin trucos fiscales fantasiosos— de cómo Diego factura cada mes a tres países distintos desde un apartamento con vistas a la catedral de Sameba, usando InvoiceFlow en el móvil porque el portátil lo deja en casa para los viajes.

El problema: tres jurisdicciones, tres monedas, tres exigencias

Hasta enero de 2024, Diego llevaba sus facturas en una hoja de cálculo de Google. Funcionó hasta que pasó a tener:

El problema no era el dinero. Era la moneda de cobro vs. moneda de presupuesto. Diego presupuestaba todo en USD para mantener referencia estable, pero algunos clientes europeos insistían en EUR. Cada conversión, cada tipo de cambio, cada factura recodificada a mano. Y el lari georgiano (GEL), que era su moneda de gasto diario, fluctuaba lo suficiente como para que en algunos meses ganara un 6% menos en términos reales por demoras de pago.

La configuración: cuatro perfiles, una sola app

Diego no creó una sola identidad de negocio. Creó cuatro perfiles de negocio aislados dentro de InvoiceFlow, uno por canal de cliente:

  1. Larrañaga Consulting – US clients. Moneda base USD. Plantilla en inglés. Datos fiscales georgianos pero con declaración «Foreign individual under Georgia Small Business Status». Referencia al W-8BEN archivado.
  2. Larrañaga Consulting – ES/UE. Moneda base EUR. Plantilla en español peninsular. Mención de inversión del sujeto pasivo conforme al artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE.
  3. Larrañaga Consulting – MX. Moneda base MXN. Plantilla en español neutro. Datos fiscales georgianos + nota de que el servicio se presta desde el extranjero y no genera retención SAT.
  4. Larrañaga Consulting – LATAM USD. Para clientes latinoamericanos que pagan en dólar pero quieren factura en español. Moneda base USD, plantilla en español.

Cada perfil tiene su propio logo, sus propios términos, su propio correo de envío, su propio tablero. El aislamiento por perfil de InvoiceFlow significa que si Diego entra al perfil «ES/UE» y mira su MRR, solo ve los clientes europeos. No mezcla.

Multimoneda con bloqueo de tasa

Aquí está la parte interesante. Cuando Diego envía un presupuesto al cliente de Madrid por 12.000 EUR, sabe que el contrato puede tardar tres semanas en firmarse. En ese tiempo, el EUR/USD puede bailar entre 1.07 y 1.12. Si Diego le pone «12.000 EUR» en el presupuesto y el día de firma el cliente quiere pagarle en USD al tipo de cambio del día, Diego puede perder 600 dólares.

InvoiceFlow permite bloqueo de tasa de cambio. Cuando Diego emite el presupuesto, fija una tasa EUR→USD de referencia con fecha. Esa tasa queda registrada en el PDF como anexo. Cuando se convierte el presupuesto en factura, la tasa sigue ahí. Si el cliente pide pagar en USD, la cifra ya está calculada. No hay sorpresas, no hay negociación bizantina.

Para el cliente mexicano, Diego usa una técnica similar pero al revés: presupuesta en USD, pero al emitir la factura final convierte a MXN al tipo de cambio del día de emisión, con la tasa visible en el PDF. El cliente paga el monto MXN exacto y la conversión está documentada.

El cliente de Austin y el W-8BEN

Diego no es residente fiscal de EE. UU. Es residente fiscal de Georgia (el país, no el estado), con su número fiscal georgiano (პირადი ნომერი + identificador IRS para empresas con NRA). El W-8BEN es el formulario que le firma a su cliente americano para certificar que no es US person y que, por tratado entre EE. UU. y Georgia, no aplica retención del 30% sobre servicios profesionales prestados fuera de EE. UU.

En el pie de cada factura emitida al cliente de Austin, Diego incluye un bloque fijo (guardado como plantilla de correo electrónico con campos de fusión) que dice:

«Services rendered entirely outside the United States. Provider is a non-US person, resident of Georgia under Small Business Status. W-8BEN on file dated 2026-01-12.»

Cada vez que Diego envía una factura al cliente de Austin, esa coletilla aparece automáticamente. Si el cliente cambia de departamento de pagos o le piden un nuevo W-8BEN, el correo de Diego ya tiene el contexto.

OSS europeo: por qué Diego no lo necesita (todavía)

El régimen One Stop Shop (OSS) de la Unión Europea aplica a empresas no establecidas en la UE que prestan servicios B2C a consumidores europeos. Diego solo factura B2B —empresas con NIF intracomunitario válido—. En ese caso, aplica la inversión del sujeto pasivo: la factura va sin IVA, con la mención correspondiente, y es el cliente europeo quien autoliquida.

InvoiceFlow le permite a Diego configurar, dentro del perfil «ES/UE», un preset de impuestos que se llama «Reverse charge – B2B UE» que aplica IVA al 0% y añade automáticamente al PDF la mención: «Operación no sujeta a IVA español por aplicación del artículo 69.Uno.1º de la Ley 37/1992. Inversión del sujeto pasivo conforme al artículo 196 de la Directiva 2006/112/CE.»

Cuando Diego empezó a recibir consultas de particulares europeos que querían formación en sus webinars, evaluó si registrarse al OSS. Por ahora dejó de aceptar B2C UE para no complicarse. Es una decisión consciente, no una omisión.

Plantillas multilingües y nombres bilingües

Diego mantiene un catálogo de productos bilingüe: cada servicio tiene nombre en inglés y en español neutro. Por ejemplo:

Cuando emite una factura desde el perfil US, salen los nombres en inglés. Desde el perfil ES/UE, en español. Los PDF multilingües de InvoiceFlow también traducen las etiquetas estructurales —«Invoice / Factura», «Due date / Vencimiento», «Subtotal», «VAT / IVA»— sin que Diego tenga que tocar nada.

Cotización, factura, nota de entrega, proforma

Para clientes nuevos, Diego sigue un flujo de cuatro documentos vinculados:

  1. Proforma: para el departamento de compras del cliente americano, que necesita un documento para emitir orden de compra.
  2. Cotización: una vez aprobada la proforma, Diego envía la cotización con términos legales firmes.
  3. Factura: al terminar cada sprint, convierte la cotización (o la porción correspondiente) en factura.
  4. Nota de entrega: para clientes que exigen acuse de horas o entregables específicos, anexa nota de entrega con el detalle.

Los cuatro documentos quedan vinculados en InvoiceFlow. Si Diego mira la factura de marzo del cliente de Madrid, ve también la cotización origen y la proforma que la antecedió. Si auditan, todo está en un solo expediente.

Tiempos y la disciplina del cronómetro

Diego cobra por hora a casi todos sus clientes. Usa el cronómetro de InvoiceFlow religiosamente. Cuando abre una llamada de Zoom con el cliente de Austin, lo arranca. Cuando termina, lo detiene. Las horas se acumulan en el proyecto. El último día del mes, todas las horas no facturadas del proyecto se convierten en líneas de factura con un toque.

Para tareas asíncronas —revisión de código, documentación— Diego suele subestimar el tiempo si se basa solo en la memoria. El cronómetro elimina ese sesgo. Estima que recupera entre 8 y 12 horas facturables al mes que antes regalaba.

Recurrencias: el retainer americano

El cliente de Austin tiene un retainer mensual de 4.000 USD por 40 horas garantizadas. InvoiceFlow le emite la factura del retainer el día 1 de cada mes automáticamente. Si Diego facturó más de 40 horas, añade las extra antes de enviar. Si facturó menos, las horas restantes no se acumulan (es la política del retainer). El recordatorio automático sale a los 7 días si no han pagado. El cliente americano paga en promedio el día 11.

Panel financiero por perfil

El sábado por la mañana, Diego se prepara un café georgiano y abre InvoiceFlow. Salta entre los cuatro perfiles para ver:

El perfil US tiene MRR de 4.000 USD y churn 0% en 14 meses. El perfil ES/UE tiene MRR variable porque trabaja por proyecto. El perfil MX tiene un cliente con días-hasta-cobro de 38 días (preocupante), lo que lo llevó a cambiar términos de pago a 50% por adelantado.

Backup, exportación y la pesadilla del auditor

Diego exporta cada trimestre un respaldo completo desde InvoiceFlow. Lo guarda en una carpeta cifrada en su nube personal y otra copia en disco duro físico. Cuando su contable en Tbilisi le pidió en febrero «todas las facturas emitidas en 2025 con sus PDF y CSV», Diego se los entregó en 6 minutos. La autoridad fiscal georgiana —Revenue Service— pide reportes anuales bajo el régimen small business y la exportación CSV de InvoiceFlow encaja en el formato que su contable usa.

Errores que cometió Diego (y tú puedes evitar)

  1. Mezclar clientes US y europeos en un solo perfil los primeros tres meses. Resultado: el panel mostraba métricas inútiles y los PDFs salían con la plantilla equivocada un par de veces.
  2. No bloquear el tipo de cambio en una factura grande a Madrid. Perdió 410 EUR equivalentes porque entre presupuesto y pago, el EUR/USD se movió en su contra.
  3. Olvidar el W-8BEN renovado. El cliente de Austin retuvo un pago hasta que Diego firmó y devolvió el formulario nuevo. Tres semanas de retraso.
  4. Confiar en la conexión Wi-Fi de cafeterías en Vake. Hasta que descubrió que InvoiceFlow funciona offline y guarda todo localmente.

Para ti, consultor remoto hispanohablante

Si vives fuera del país de tus clientes y facturas en varias monedas, el problema no es la complejidad fiscal —que la hay— sino la disciplina operativa. Las recomendaciones de Diego después de dos años de iteración:

Descarga InvoiceFlow en Google Play. Crea tu primer perfil. Configura tu moneda base. Emite tu primera factura multidivisa hoy. Si Diego puede gestionar cuatro países desde Tbilisi con un moto g75 5G, tú también puedes.

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