30 000 — 150 000 euron projektit ja kassavirtakuilu — miten arkkitehti ratkaisi sen osalaskuilla

InvoiceFlow-toimitus — julkaistu 1. kesäkuuta 2026 — lukuaika 10 minuuttia

Antti Salminen, 44, oli turkulainen arkkitehti, joka oli erikoistunut vaativiin remontti- ja peruskorjausprojekteihin. Hänen toimeksiantonsa eivät olleet pieniä: tyypillinen projekti oli kooltaan 30 000 eurosta jopa 150 000 euroon, ja yksi projekti saattoi kestää kuukausista yli vuoteen. Työ oli arvokasta ja Antti oli hyvä siinä. Hänen kassavirtansa oli silti jatkuvassa kriisissä.

Syy oli yksinkertainen ja kallis: Antti laskutti projektit liian harvoin. Hän teki kuukausia työtä — luonnoksia, lupakuvia, työpiirustuksia, valvontaa — ja lähetti laskun vasta, kun jokin iso vaihe oli valmis. Käytännössä hän rahoitti asiakkaidensa projekteja omasta taskustaan kuukausikaupalla.

Kun iso projekti tarkoittaa pitkää nälkää

Ajatellaan 90 000 euron projektia, joka kestää vuoden. Jos Antti laskutti sen kahdessa tai kolmessa isossa erässä, hän saattoi tehdä neljä kuukautta täysipäiväistä työtä ennen kuin ensimmäinen lasku edes lähti — ja sitten odotti maksuaikaa sen päälle. Sen ajan hän maksoi omat kulunsa, vuokransa ja palkkansa säästöistä.

Tämä loi absurdin tilanteen: mitä isompi ja menestyksekkäämpi projekti, sitä syvempi kassavirtakuilu sen alussa. Antti saattoi olla "rikas paperilla" — sopimuksia kymmenien tuhansien edestä — ja silti kireä rahasta, koska mikään ei ollut vielä laskutettu. Pari kertaa hän joutui nostamaan luottoa selvitäkseen kuukaudesta, jolloin kaksi projektia oli alkuvaiheessa yhtä aikaa.

"Tein satojen tuhansien edestä työtä vuodessa, mutta tilini oli usein lähellä nollaa", Antti sanoo. "Se ei johtunut hinnoittelusta. Se johtui siitä, milloin laskutin."

Miksi yhden ison laskun malli ei toimi

Antin vanha tapa — laskuttaa harvoin ja isoina erinä — oli ongelmallinen monella tavalla. Kassavirta oli epätasaista. Riski oli suuri: jos projekti keskeytyi puolivälissä, hän oli tehnyt kuukausia työtä laskuttamatta sitä, ja maksun saaminen jälkikäteen oli vaikeaa. Ja asiakkaan kannalta yksi 45 000 euron lasku oli iso pala kerralla, mikä saattoi viivästyttää maksua.

Ratkaisu on vakiintunut käytäntö suunnittelu- ja rakennusalalla: osalaskutus eli vaihelaskutus. Projekti pilkotaan vaiheisiin, ja kukin vaihe laskutetaan sen valmistuessa tai sovitun aikataulun mukaan. Asiakas maksaa pienemmissä erissä työn edetessä, ja suunnittelija saa rahaa tasaisesti.

Yritykset hallita osalaskutusta käsin

Antti ymmärsi periaatteen, mutta sen toteutus käsin oli sotkuista. Hän yritti seurata Excelissä, paljonko kustakin projektista oli jo laskutettu ja paljonko oli jäljellä. Ongelmia oli useita: hän sekosi siitä, mikä osalasku kuului mihinkin projektiin, koska kaikki laskut olivat samassa numerojuoksussa. Hän laski väärin jäljellä olevan summan, koska osa laskuista oli maksamatta. Ja kun projekteja oli useita yhtä aikaa, kokonaiskuva katosi.

Pahin oli se, ettei Antti aina muistanut laskuttaa seuraavaa vaihetta ajoissa. Vaihe valmistui, mutta lasku unohtui viikoiksi, koska mikään ei muistuttanut häntä siitä. Kassavirtaongelma, jonka osalaskutuksen piti ratkaista, jäikin osittain ennalleen pelkän huolimattomuuden takia.

InvoiceFlow: projektiin sidotut osalaskut

Kun Antti siirtyi InvoiceFlow-sovellukseen, ratkaiseva muutos oli, että osalaskut sidottiin projektiin. Hän pystyi pitämään kirjaa siitä, mitkä laskut kuuluivat mihinkin projektiin, paljonko oli jo laskutettu ja paljonko sopimussummasta oli jäljellä — kaikki yhdessä paikassa.

Käytännössä hän loi projektin (esimerkiksi "Kerrostalon peruskorjaus, Kaskenkatu") ja jakoi sen vaiheisiin: luonnossuunnittelu, lupakuvat, työpiirustukset, valvonta. Kullekin vaiheelle hän asetti summan. Kun vaihe valmistui, hän loi siitä osalaskun muutamassa sekunnissa, ja sovellus piti kirjaa projektin kokonaistilanteesta — paljonko maksettu, paljonko avoinna, paljonko vielä laskuttamatta.

"Vihdoin näin koko projektin taloudellisen tilan yhdellä silmäyksellä", Antti sanoo. "Tiesin tarkalleen, mitä olin laskuttanut ja mitä oli jäljellä. Eikä mikään vaihe enää unohtunut laskuttamatta."

Ominaisuudet, jotka tasoittivat kassavirran

Tulokset

Kassavirta tasaantui täysin. Sen sijaan, että Antti odotti kuukausia ennen ensimmäistä laskua, hän laskutti nyt vaihe kerrallaan, ja raha tuli tasaisesti koko projektin ajan. Kuukaudet, joina kaksi projektia oli alkuvaiheessa, eivät enää tarkoittaneet luottotilin avaamista, koska molemmista projekteista tuli osalaskuja.

Riski pieneni myös. Koska valmiit vaiheet laskutettiin heti, Antti ei enää kantanut kuukausien laskuttamatonta työtä projektin keskeytyessä. Ja asiakkaat olivat tyytyväisempiä, koska pienemmät erät olivat helpompia maksaa kuin yksi valtava lasku.

Käytännön neuvot projektityötä tekevälle

  1. Pilko iso projekti vaiheisiin ja sovi osalaskutuksesta jo sopimusvaiheessa.
  2. Laskuta vaihe heti sen valmistuttua — älä odota koko projektin loppuun.
  3. Sido osalaskut projektiin, jotta näet kokonaistilanteen: laskutettu, maksettu, jäljellä.
  4. Älä luota muistiin seuraavan vaiheen laskutuksessa. Anna työkalun pitää kirjaa.
  5. Tee jokaisesta osalaskusta heti maksukelpoinen ALV-erittelyineen ja viitenumeroineen.

Iso projekti ei saisi tarkoittaa pitkää nälkää. Ongelma ei ole projektin koossa vaan laskutuksen rytmissä. Kun pilkot työn vaiheisiin ja laskutat ne sitä mukaa kun ne valmistuvat — ja annat työkalun pitää kirjaa kokonaisuudesta — menestyksekäs projekti ruokkii kassavirtaasi sen sijaan, että se nielisi sen.

Lataa InvoiceFlow ilmaiseksi Google Playsta ja sido osalaskusi projekteihin. Näet jokaisen projektin taloudellisen tilan yhdellä silmäyksellä — laskutettu, maksettu ja jäljellä — etkä koskaan enää rahoita asiakkaidesi projekteja omasta taskustasi.