Välittäjä, ministeriö ja 60–90 päivän maksuaika — näin julkisen sektorin konsultti sai hallinnan

InvoiceFlow-toimitus — julkaistu 1. kesäkuuta 2026 — lukuaika 9 minuuttia

Pekka Bruun, 49, katsoi Turun toimistonsa ikkunasta Aurajoelle ja laski päiviä. Hän oli julkisen sektorin konsultti, joka neuvoi viranomaisia hankkeiden ja toimintamallien kehittämisessä. Työ oli mielenkiintoista ja merkityksellistä — hän vaikutti siihen, miten yhteiskunnan palvelut toimivat. Mutta yksi asia teki hänen toiminimensä (tmi) talouden hallinnasta jatkuvaa vatsanväänteen aihetta: hän ei koskaan tiennyt tarkalleen, milloin raha tulisi.

Pekan asema ketjussa oli mutkikas. Hän ei laskuttanut suoraan loppuasiakasta — usein ministeriötä tai virastoa — vaan alihankkijana välittäjäyrityksen kautta. Ja koko ketju toimi julkisen sektorin pitkillä maksuajoilla.

Ketju, jossa raha liikkuu hitaasti

Pekan toimeksiannot kulkivat näin: ministeriö osti konsultointia välittäjäyritykseltä, joka taas osti osan työstä Pekalta alihankintana. Pekka teki työn, mutta laskutti välittäjää, ei ministeriötä. Loppuasiakas — se taho, jolle työ todella tehtiin — oli kuitenkin ministeriö, ja se piti pitää mielessä raportoinnin ja seurannan vuoksi.

Julkisella sektorilla maksuajat olivat pitkiä: usein 60–90 päivää. Ja koska Pekka oli ketjun päässä, hänen rahansa saattoi viipyä vielä senkin päälle — välittäjä maksoi Pekalle usein vasta saatuaan itse maksun ministeriöltä. Käytännössä Pekka saattoi odottaa rahojaan kolme kuukautta tai pidempäänkin tehdyn työn jälkeen.

Tämä asetti kaksi haastetta. Ensinnäkin Pekan piti laskuttaa oikein välittäjää mutta merkitä laskuun, mihin ministeriön hankkeeseen työ liittyi. Toiseksi hänen piti pitää tarkkaa kirjaa siitä, mikä lasku oli avoinna, kuinka kauan ja mihin loppuasiakkaaseen se liittyi — muuten pitkät maksuajat muuttuivat hallitsemattomaksi sumuksi.

Kun et tiedä, mikä on maksamatta

Pekka oli hoitanut laskutuksen yksinkertaisella pohjalla ja seurasi avoimia laskuja päässään ja sähköpostista. Tämä toimi, kun laskuja oli muutama. Mutta kun avoinna oli yhtä aikaa useita 60–90 päivän laskuja eri hankkeista, hän menetti otteen. "Minulla oli neljä avointa laskua, kaikki eri ministeriön hankkeisiin, kaikki välittäjän kautta", Pekka kertoo. "En enää muistanut, mikä niistä oli erääntynyt, mikä lähestyi eräpäivää ja mikä oli vielä reilusti ajassa."

Kerran Pekka huomasi vasta sattumalta, että yksi lasku oli ollut erääntyneenä kaksi viikkoa ilman maksua. Hän ei ollut huomannut sitä, koska hänellä ei ollut selkeää näkymää avoimiin laskuihin. Hän otti yhteyttä välittäjään, ja kävi ilmi, että lasku oli jäänyt heiltä huomaamatta — mutta jos Pekka olisi seurannut tilannetta, hän olisi voinut muistuttaa ajoissa eikä menettää viikkoja.

Toinen ongelma oli hankkeen merkitseminen. Kun Pekka laskutti välittäjää, lasku ei aina kertonut selvästi, mihin ministeriön hankkeeseen se liittyi. Välittäjän piti kohdistaa lasku oikeaan toimeksiantoon voidakseen veloittaa sen edelleen ministeriöltä — ja jos viite puuttui, käsittely hidastui entisestään.

Yritykset saada näkyvyyttä

Pekka kokeili pitää taulukkoa avoimista laskuista eräpäivineen, mutta taulukko oli erillään itse laskuista, ja sen päivittäminen unohtui kiireessä. Hän mietti raskasta talousohjelmaa, mutta yhden hengen konsulttitoiminnalle se tuntui ylimitoitetulta.

Mitä Pekka todella tarvitsi, oli tapa laskuttaa välittäjää siten, että loppuasiakas — ministeriön hanke — näkyi laskussa, ja samalla pitää selkeää kirjaa siitä, mikä lasku oli avoinna, erääntynyt tai maksettu.

Ratkaisu: laskutus välittäjälle ja loppuasiakkaan seuranta

Pekka löysi InvoiceFlow-sovelluksen etsiessään laskutusappia, joka taipuisi alihankintaketjuun. Kaksi asiaa ratkaisi hänen ongelmansa.

Ensimmäinen oli mahdollisuus laskuttaa välittäjää asiakkaana mutta merkitä laskuun viite- ja hanketietoina loppuasiakas eli ministeriön hanke. Pekka tallensi välittäjän asiakasrekisteriin ja lisäsi jokaiseen laskuun selkeän viitteen siitä, mihin ministeriön toimeksiantoon työ liittyi. Näin lasku oli osoitettu oikein välittäjälle, mutta välittäjä pystyi heti kohdistamaan sen oikeaan hankkeeseen ja veloittamaan ministeriötä eteenpäin.

Toinen oli laskujen tilan seuranta. InvoiceFlow näytti Pekalle yhdellä silmäyksellä, mitkä laskut olivat avoinna, mitkä lähestyivät eräpäivää ja mitkä olivat erääntyneet. Pitkät 60–90 päivän maksuajat eivät enää olleet sumua: Pekka näki tarkalleen, missä jokainen lasku meni. Kun jokin erääntyi ilman maksua, hän huomasi sen heti ja saattoi muistuttaa välittäjää ajoissa.

Kaikki laskut tehtiin euroina (EUR), Suomen ALV (25,5 %) mukana, ja Pekka pystyi tallentamaan välittäjän pitkät maksuehdot asiakasrekisteriin, jotta eräpäivät laskettiin oikein joka kerta.

Ominaisuudet, jotka muuttivat arjen

Tulokset puolen vuoden päästä

Pekan suurin helpotus oli näkyvyys. Hän tiesi koko ajan, kuinka monta laskua oli avoinna, mitkä lähestyivät eräpäivää ja mitkä olivat erääntyneet. "Ennen pitkät maksuajat olivat minulle pelkkää ahdistusta, koska en tiennyt missä raha oli", Pekka sanoo. "Nyt näen sen listalta. 90 päivän maksuaika on yhä pitkä, mutta se ei ole enää arvoitus."

Erääntyneet laskut eivät enää jääneet huomaamatta. Kun yksi lasku ylitti eräpäivänsä, Pekka näki sen heti ja muistutti välittäjää — kohteliaasti mutta ajoissa. Useimmiten kyse oli inhimillisestä unohduksesta välittäjän päässä, ja muistutus riitti. Pekka ei enää menettänyt viikkoja siksi, ettei tiennyt laskun erääntyneen.

Loppuasiakkaan merkitseminen nopeutti myös käsittelyä. Kun välittäjä näki heti, mihin ministeriön hankkeeseen lasku liittyi, kohdistus kävi sutjakkaasti, eikä lasku jäänyt roikkumaan viitteen puutteen vuoksi. "Tein välittäjälle helpoksi maksaa minut", Pekka sanoo. "Ja se nopeutti koko ketjua."

Käytännön neuvot alihankkijalle ja julkisen sektorin konsultille

  1. Laskuta sitä, jonka kanssa sinulla on sopimus. Jos toimit välittäjän kautta, laskuta välittäjää — mutta merkitse loppuasiakas viitteeksi.
  2. Kytke lasku loppuasiakkaan hankkeeseen. Se nopeuttaa välittäjän kohdistusta ja koko ketjun maksua.
  3. Seuraa laskujen tilaa. Pitkillä maksuajoilla on pakko nähdä, mikä on avoin, erääntyvä tai erääntynyt — älä luota muistiin.
  4. Tallenna pitkät maksuehdot asiakaskohtaisesti. 60–90 pv lasketaan oikein, kun ehto on tallessa.
  5. Muistuta ajoissa, mutta kohteliaasti. Useimmiten erääntynyt lasku on unohdus, ei kieltäytyminen — ajoissa huomattuna se ratkeaa nopeasti.

Julkisen sektorin konsultointi on merkityksellistä työtä, mutta sen rahoituspuoli koettelee yrittäjän hermoja: pitkät maksuajat ja alihankintaketjut tarkoittavat, että raha tulee hitaasti ja mutkan kautta. Pekan tarina näyttää, ettei pitkiä maksuaikoja voi poistaa, mutta ne voi tehdä näkyviksi. Kun jokainen lasku on kytketty loppuasiakkaaseen ja sen tila on yhdellä silmäyksellä nähtävissä, 90 päivän odotus muuttuu ahdistuksesta hallituksi suunnitelmaksi. Konsultti voi keskittyä neuvomaan viranomaisia tietäen, että hänen oma taloutensa on hallinnassa.

Lataa InvoiceFlow ilmaiseksi Google Playsta ja laskuta välittäjää, kytke laskut loppuasiakkaan hankkeisiin ja seuraa avoimia ja erääntyneitä laskuja yhdellä silmäyksellä. Tee pitkistä maksuajoista näkyviä — keskity työhösi.