Pharmacienne à Ixelles : la TVA mixte 6 / 21 % et les déclarations SPF, le quotidien de Sophie
Bruxelles, chaussée d'Ixelles, un lundi matin pluvieux. Sophie Vandenbroeck, 38 ans, titulaire de la pharmacie « Saint-Boniface » depuis cinq ans, ouvre les volets métalliques. Derrière le comptoir, trois écrans : la caisse, le logiciel d'officine, et désormais sa tablette InvoiceFlow pour les factures B2B et le coin parapharmacie en ligne. Trois mondes, trois taux de TVA, une seule déclaration trimestrielle à boucler dans douze jours.
Une officine, mille produits, deux taux de TVA
Le casse-tête est belge avant d'être pharmaceutique. En Belgique, les médicaments à usage humain sont soumis à la TVA à 6 %, qu'ils soient remboursés ou non. Les dispositifs médicaux aussi, pour la plupart. Mais dès qu'on touche au cosmétique, à la parapharmacie de confort, à un parfum, à un complément alimentaire non remboursé classé denrée alimentaire — patatras, on bascule en TVA à 21 %. Et certains produits hybrides (lait infantile par exemple) peuvent même tomber en 12 %.
« La cliente qui prend sa boîte de Doliprane à 6 %, sa crème solaire La Roche-Posay à 21 %, et son lait de croissance pour bébé à 12 %, c'est trois lignes, trois TVA, sur le même ticket. Le logiciel d'officine le gère pour le grand public. Mais pour mes factures B2B aux maisons de repos, c'était l'enfer avant. »
Le marché B2B des maisons de repos
Sophie a développé depuis trois ans un canal B2B : trois maisons de repos à Uccle et Forest qui lui commandent leurs traitements en gros, par bordereau hebdomadaire. Chaque maison reçoit une facture mensuelle consolidée avec parfois 200 lignes : médicaments remboursés à 6 %, matériel d'incontinence à 6 %, produits d'hygiène à 21 %, compléments à 12 %.
« Avec Excel, je passais une journée entière par mois à reconstruire ces factures. J'avais peur en permanence d'une erreur de taux. Le SPF Finances ne plaisante pas avec ça. »
L'arrivée d'InvoiceFlow et le catalogue produit bilingue
Sophie a basculé en septembre 2025. Premier chantier : importer son catalogue de 1 800 références B2B avec, pour chaque produit, le bon taux préenregistré. Comme Bruxelles est officiellement bilingue, elle a utilisé la fonction noms produits bilingues (français-néerlandais) : le même paracétamol s'imprime « Paracétamol 500 mg » sur la facture francophone et « Paracetamol 500 mg » sur la version néerlandophone destinée à une de ses maisons à Anderlecht.
« Quand je crée une facture pour Résidence Les Tilleuls, j'ajoute la ligne par scan code-barres, le taux se met tout seul, le total se calcule, et je n'ai plus à vérifier la moindre virgule. »
La déclaration TVA trimestrielle : douze jours pour boucler
En Belgique, la déclaration TVA doit être déposée pour le 20 du mois suivant le trimestre (20 avril, 20 juillet, 20 octobre, 20 janvier) via Intervat, le portail du SPF Finances. Sophie est en régime trimestriel parce que son CA reste sous le seuil de 2,5 M€ qui imposerait le mensuel.
Avec InvoiceFlow, elle exporte en un clic le récapitulatif TVA par taux, ventilé par grille de la déclaration belge (cases 01 à 03 pour les ventes par taux, 54 pour la TVA due, 59 pour la TVA déductible). Son comptable, à Wavre, reçoit l'export PDF + Excel, contre-vérifie en deux heures au lieu de huit, et soumet sur Intervat. « J'ai gagné l'équivalent d'une demi-journée de travail comptable par trimestre, soit 1 200 € par an. »
Mercurius : la facturation B2G obligatoire
Sophie sert aussi le CPAS de Saint-Gilles, qui prend en charge les traitements de certains bénéficiaires. Pour les institutions publiques belges, la facturation électronique via Mercurius (la plateforme fédérale) est obligatoire. Format imposé : Peppol BIS Billing 3.0.
InvoiceFlow génère le fichier UBL/Peppol et le transmet via un access point Peppol. « La première facture envoyée par ce canal au CPAS, j'ai retenu mon souffle. Validée en 48 h, payée à 30 jours. Avant, en PDF par mail, il fallait souvent relancer trois fois et la fonctionnaire perdait la facture. »
Le canal e-commerce parapharmacie
En 2024, Sophie a lancé un site WooCommerce vendant la sélection cosmétique de l'officine. Volume modeste (35 000 € de CA en 2025) mais en croissance. Les commandes arrivent par e-mail Shopify, Sophie pousse un export hebdomadaire vers InvoiceFlow qui génère les factures clients avec TVA 21 % (cosmétique B2C dans l'UE, application du seuil OSS pour les ventes hors Belgique).
Pour l'instant, elle reste sous le seuil OSS de 10 000 € transfrontalier, donc TVA belge appliquée partout. Mais elle suit le compteur dans son tableau de bord par profil : sur le profil « E-commerce Para », elle voit en temps réel le cumul transfrontalier annuel.
Multi-profils : officine + e-commerce + SCI immobilière
Trois activités juridiquement séparées : la SPRL pharmacie d'officine, le e-commerce parapharmacie (rattaché à la même SPRL mais comptabilité analytique séparée), et une SCI familiale qui détient le local. Trois profils d'entreprise dans InvoiceFlow, trois logos, trois séries de numérotation, trois jeux de clients isolés. « Quand je facture le loyer de la SCI à la pharmacie chaque mois, je bascule sur le profil SCI, j'émets, je rebascule. Zéro risque de mélange. »
Les modèles d'email avec champs de fusion
Pour les maisons de repos, Sophie a configuré un modèle d'email spécifique : « Bonjour {{prenom_directrice}}, veuillez trouver ci-joint la facture {{numero}} pour les livraisons du mois de {{mois}}. Montant : {{total_ttc}} €, échéance au {{date_echeance}}. Cordialement, Sophie Vandenbroeck. » Les champs se remplissent automatiquement. Trois maisons × 12 mois = 36 emails par an gagnés.
Les conditions de paiement et la fin de la culture du retard
Les maisons de repos payaient historiquement à 60-75 jours. Sophie a renégocié à 30 jours nets avec mention dans ses CGV des intérêts de retard belges (taux légal trimestriel publié par le SPF Finances + 8 points, art. 5 de la loi du 2 août 2002 sur le retard de paiement). Une relance automatique part à J+5, J+15, J+30 après échéance. « Sur une maison qui traînait, j'ai facturé 187 € d'intérêts en septembre. Le mois suivant, paiement le 28. »
Devis, bons de livraison, factures liés
Pour ses commandes B2B exceptionnelles (préparations magistrales pour une clinique vétérinaire de la commune), Sophie utilise le triptyque devis → bon de livraison → facture, tous liés dans InvoiceFlow. Le devis devient BL en un clic, le BL devient facture au moment de la livraison effective. La traçabilité est complète pour l'AFMPS (Agence fédérale des médicaments) en cas de contrôle.
Bilan : du dimanche au comptoir au lundi serein
« Avant, je passais trois dimanches sur quatre à boucler de la facturation. Aujourd'hui, mon dimanche est sacré. Je vais courir au bois de la Cambre, je vois mes parents à Forest, je lis. La compta, elle se fait au fur et à mesure pendant la semaine, en cinq minutes par soir au lieu de quatre heures le dimanche. »
Sophie referme la porte sur la chaussée d'Ixelles. Il pleut toujours. Le néon vert de la pharmacie clignote. Dans la caisse, le tiroir contient 312 € de monnaie pour demain. Sur la tablette, la déclaration TVA du trimestre est prête à être exportée. Il reste douze jours, mais Sophie sait qu'elle l'enverra demain.