Architecte à Toulouse : projets longue durée, jalons 25/25/25/25 et retenue de garantie, comment Inès lisse sa trésorerie
Toulouse, quartier Saint-Cyprien, fin d'après-midi de mai. Inès Cazalbou, 36 ans, architecte DPLG installée en société d'architecture (SARL) depuis sept ans, déroule un plan masse sur sa grande table en chêne. Maître d'œuvre sur une extension contemporaine en briques foraines pour un médecin du quartier des Carmes, elle vient de boucler la phase APD. Demain, elle émet la facture de jalon n°2, soit 25 % des honoraires totaux de 38 400 € HT.
Un métier de marathon, pas de sprint
L'architecture, c'est l'inverse d'un dépannage électrique. Un projet de maison individuelle s'étale sur 12 à 18 mois ; une réhabilitation lourde, deux à trois ans. Inès gère une dizaine de projets simultanés, à des stades différents : esquisse en cours, dossier de permis déposé, chantier démarré, livraison imminente. Chiffre d'affaires moyen : 245 000 € HT par an. Trois personnes : elle, un dessinateur-projeteur, et une chargée d'affaires à mi-temps.
Sa difficulté historique : la trésorerie. « Quand tu factures à la fin du projet, tu meurs avant. Quand tu factures au démarrage, le client te trouve gourmand. Le découpage en jalons est la seule façon viable. »
Le découpage 25/25/25/25 calé sur les missions normalisées
Le métier d'architecte est structuré par la loi MOP (Maîtrise d'ouvrage publique, étendue par usage au privé) en missions standardisées : ESQ (esquisse), APS (avant-projet sommaire), APD (avant-projet définitif), PRO (études de projet), DCE (dossier de consultation des entreprises), VISA, DET (direction de l'exécution des travaux), AOR (assistance aux opérations de réception).
Inès pratique le découpage 25/25/25/25 calé sur les grandes étapes : 25 % à la signature du contrat (couvre ESQ + APS), 25 % à validation APD (couvre APD + dépôt permis), 25 % à démarrage chantier (couvre PRO + DCE + VISA), 25 % à la réception (couvre DET + AOR), dont 5 % de retenue de garantie libérée à la levée des réserves.
InvoiceFlow et le projet comme entité financière
Chaque projet est une fiche client/projet dans InvoiceFlow avec quatre factures liées programmées dans le temps. Inès crée le projet en début de mission, configure les quatre échéances avec leurs déclencheurs (validation APD, démarrage chantier, réception), et l'appli rappelle quand l'échéance approche.
« Avant, j'avais un Excel par projet avec un onglet "factures à émettre" et je perdais le fil sur les projets de 18 mois. J'ai loupé des facturations de jalon de plus de 9 000 € à plusieurs reprises parce que le moment précis m'avait échappé. »
La retenue de garantie : 5 % retenus 12 mois
Pour les marchés privés, Inès retient elle-même 5 % du dernier jalon comme retenue de garantie (ou plutôt, prévoit dans son contrat le report du paiement de ces 5 % jusqu'à la levée des réserves un an après réception). Sur un projet de 40 000 € HT, c'est 2 000 € HT (2 400 € TTC) retenus pendant 12 mois.
InvoiceFlow gère ce mécanisme via une facture proforma émise lors de la réception pour la totalité du jalon n°4, puis deux factures définitives : 95 % facturée immédiatement, 5 % facturée 12 mois plus tard. Une alerte est programmée à la date de levée des réserves. « Sur l'ensemble de mes projets, j'ai environ 8 à 12 K€ de retenues en cours. Avant, j'oubliais d'en facturer la moitié. »
TVA 20 % et le cas particulier des honoraires d'architecte
Les honoraires d'architecte sont soumis à la TVA à 20 % en France, quel que soit le type de projet (logement neuf, ancien, rénovation). Pas de TVA réduite sur les honoraires de conception, même si les travaux exécutés derrière sont eux à 5,5 ou 10 %. Inès facture donc systématiquement 20 % sur ses honoraires.
Pour les particuliers, la facture porte directement la TVA. Pour les marchés publics (Inès a une mission pour la mairie de Pibrac), la facturation passe par Chorus Pro au format Factur-X. Et bien sûr, à partir de septembre 2026, toutes ses factures B2B vers les promoteurs et autres maîtres d'ouvrage professionnels devront aussi être en facturation électronique.
Le devis qui devient contrat d'architecture
Le devis d'Inès, qu'elle prépare dans l'éditeur de modèles personnalisés, fait office de contrat d'architecte simplifié. Il liste les missions retenues (selon la norme NF P 03-001), le forfait par mission, l'échéancier de facturation, les conditions de paiement, la clause d'assurance professionnelle obligatoire (MAF), les pénalités de retard. Signature au doigt du maître d'ouvrage, et le contrat vaut accord.
« Mes confrères qui utilisent encore des contrats Word de 8 pages mettent trois semaines à conclure. Moi, je signe à la fin du deuxième rendez-vous. Mes prospects me trouvent professionnelle, alors que c'est juste un outil mobile qui fait le boulot. »
Le suivi du temps par phase de mission
Sur chaque projet, Inès et son équipe chronomètrent par phase. APS, APD, PRO, DET : chaque phase a un budget temps prévisionnel. Le suivi du temps intégré mesure l'écart. Découverte récurrente : la phase DET (suivi de chantier) déborde systématiquement de 35 à 60 % par rapport au prévu, surtout sur les chantiers en zone protégée (ABF, Architectes des Bâtiments de France) où chaque modification doit être validée.
Inès a recalibré ses forfaits : sur les projets en secteur ABF (centre historique de Toulouse, Carcassonne, Albi), elle facture désormais 12 % d'honoraires en plus pour la phase DET. « C'est mieux que d'éroder ma marge en silence. »
OCR des notes de frais et déplacements régionaux
Inès couvre toute l'Occitanie : projets à Albi, Cahors, Montauban, Carcassonne. Train, péage A20, parking. Chaque ticket est photographié avec l'OCR, imputé au projet, refacturé selon contrat (frais de déplacement réels au-delà de 30 km du cabinet). Plus aucune note de frais perdue, plus aucune refacturation oubliée. Sur 2025, refacturation de 7 800 € HT de frais qui étaient avant absorbés en pertes.
Le tableau de bord projet par projet
Inès consulte son tableau de bord chaque vendredi matin. Pour chaque projet : honoraires totaux, % facturé, % encaissé, marge brute après refacturation du dessinateur en temps passé, jours restants jusqu'au prochain jalon. « Je vois en 30 secondes le projet qui dérape, celui qui glisse, celui qui dort. »
Vue d'ensemble : MRR moyen (oui, un cabinet d'architecture peut avoir un MRR si l'on consolide les jalons mensuels facturés), DSO (35 jours, normal pour le secteur), pipeline (300 K€ de signés non encore facturés). « J'ai obtenu un prêt court terme de la Banque Populaire en 10 jours en leur montrant ces écrans. »
Multi-profils : SARL d'archi + association mémoire urbaine
Petite passion personnelle : Inès anime une association de mémoire architecturale de Toulouse qui édite un cahier annuel. Comptabilité totalement séparée, jeu de factures dédié pour les subventions et les ventes du cahier. Le multi-profils permet cette isolation totale sans confusion.
Une architecte sereine au crépuscule
« Le métier d'architecte est exigeant, mais ce qui m'usait le plus, c'était la gestion. Aujourd'hui, j'ai retrouvé du temps pour dessiner, vraiment dessiner à la main, ce que je n'avais plus le temps de faire. »
Le soleil descend derrière la Daurade. Inès roule son plan masse. Demain, le médecin des Carmes recevra sa facture de jalon n°2 dans sa boîte mail, avec un lien de paiement. Inès, elle, aura l'esprit libre pour ouvrir l'esquisse d'une maison en pierre de Volvic au pied du château de Lourmarin. Le marathon continue, mais à allure choisie.