Da Villanova a Londra (e Berlino) senza muoversi: come Francesco fattura in tre valute restando nel forfettario

A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 9 minuti

Sono le nove di mattina e Francesco Piras è già al suo secondo caffè. Il suo ufficio è un appartamento al secondo piano di via Baylle, nel quartiere Villanova di Cagliari: strade strette di pietra arenaria, il profumo del pane carasau che arriva dal bar sotto, e sul monitor tre terminali aperti verso altrettanti fusi orari. Londra, Berlino, e il terminale locale dove gira il suo ambiente di sviluppo.

Francesco ha trent'anni, una laurea in informatica all'Università di Cagliari e quattro anni di esperienza come sviluppatore SaaS in remoto. Lavora per due startup britanniche — una di fintech, una di HR-tech — e per una società di software gestionale con sede a Berlino. Non ha mai messo piede in nessuno di questi uffici. L'unica cosa che esce fisicamente dal suo appartamento sono le fatture.

O meglio: uscivano le fatture. Perché per quasi un anno, la parte amministrativa del suo lavoro era un disastro silenzioso.

Il problema che nessuno ti spiega all'università

Quando Francesco ha aperto la Partita IVA, tre anni fa, il suo commercialista di Cagliari gli ha spiegato le basi del regime forfettario: niente IVA in fattura, flat tax al 15%, limite di €85.000 di ricavi lordi all'anno, contributi INPS Gestione Separata al 26,23%. Fin qui tutto chiaro.

Quello che nessuno gli aveva spiegato chiaramente era cosa succede quando i tuoi clienti non sono italiani. E non solo: quando sono in paesi con regimi fiscali radicalmente diversi tra loro.

Il cliente britannico era già un cliente prima del Brexit. Poi, dal gennaio 2021, tutto è cambiato. Il Regno Unito è uscito dall'Unione Europea: non è più territorio comunitario, non si applica il reverse charge intracomunitario. Per la normativa italiana, una prestazione di servizi verso un soggetto passivo britannico rientra nell'articolo 7-ter del DPR 633/72: fuori campo IVA, con obbligo di annotare in fattura "operazione non soggetta ex art. 7-ter" e il numero VAT del cliente straniero.

Il cliente tedesco, invece, è un'azienda con partita IVA tedesca, quindi siamo nell'Unione Europea. Per lui si applica il reverse charge intracomunitario: l'IVA non la addebita Francesco (che peraltro è in forfettario e non la addebbiterebbe comunque), ma Francesco deve comunque indicare in fattura "inversione contabile" o "reverse charge ex art. 17 c.6 DPR 633/72" e in alcuni casi iscriversi al VIES.

Due regimi. Due template diversi. Due causali legali diverse. E sopra tutto questo, due valute: sterlina britannica per gli inglesi, euro per i tedeschi.

"Il mio commercialista mi aveva dato uno schema Word con le diciture corrette," racconta Francesco. "Il problema era che io lo copiavo e incollavo ogni volta, cambiavo i numeri, e me ne dimenticavo regolarmente qualche pezzo. Una volta ho mandato una fattura al cliente di Londra con la dicitura del reverse charge europeo invece dell'art. 7-ter. Sono cose che sembrano dettagli ma che possono creare problemi in caso di verifica."

Il rischio del plafond forfettario ignorato

C'era un secondo problema, più sottile. Il regime forfettario ha un limite annuo di €85.000 di ricavi. Ma quando una parte dei tuoi ricavi arriva in sterline e un'altra in euro, come tieni il conto?

La risposta corretta è: converti tutto in euro al cambio della data di incasso (o della data di emissione della fattura, a seconda del caso). Ma questo richiede di tenere traccia del cambio GBP/EUR per ogni fattura britannica, convertire, sommare, confrontare col limite.

Francesco guadagnava circa €24.000 l'anno dai clienti britannici (pagati in GBP a un tasso che oscillava tra 1,14 e 1,19 nel corso dell'anno) e €48.000 dai clienti tedeschi in euro puro. Totale: €72.000, abbondantemente sotto i €85.000. Ma lui non lo sapeva con certezza. O meglio: lo sapeva a spanne. Ogni tre mesi controllava il suo conto bancario, sommava mentalmente, si diceva "sono ancora sotto, okay". Non era un sistema robusto.

"A ottobre dell'anno scorso mi sono ritrovato a chiedermi seriamente se ero ancora nel forfettario o no. Il tasso della sterlina era salito, avevo fatto qualche sprint extra per la startup di Londra, non ero sicuro del totale esatto. Ho impiegato un pomeriggio a ricostruire tutto dal conto corrente. Non è accettabile."

Tre template che si confondono: la storia del template sbagliato

Col tempo Francesco aveva costruito una cartella sul desktop chiamata "Fatture Template". Dentro: tre file Word. "UK-template.docx", "DE-template.docx", "IT-template.docx" (per gli eventuali clienti italiani). Il flusso era: aprire il file giusto, modificare importo e data, salvare con nome, esportare in PDF, mandare.

Il problema è che questo processo richiedeva attenzione. E l'attenzione, quando si lavora sei ore di fila su un bug di produzione e poi ci si deve fermare per fare "la parte burocratica", non sempre c'è.

In un anno aveva mandato due fatture con template sbagliato. Una era stata corretta con una mail di scuse al cliente tedesco. L'altra — quella con la dicitura del reverse charge europeo al cliente britannico — era passata inosservata per tre mesi finché il suo commercialista non l'aveva trovata durante la revisione trimestrale.

"Mi ha telefonato il giovedì sera. Tono di voce molto calmo. 'Francesco, questa fattura ha la dicitura sbagliata, dobbiamo emettere una nota di credito e riemettere.' Non è stata una conversazione piacevole."

Come InvoiceFlow ha risolto il problema strutturale

Francesco ha scaricato InvoiceFlow dopo aver letto un thread su un forum italiano di sviluppatori freelance. Non cercava qualcosa di sofisticato. Cercava qualcosa che rendesse impossibile sbagliare template.

La prima cosa che ha fatto è stata creare tre profili di fatturazione separati:

Il sistema di template separati per profilo ha eliminato alla radice il problema del copia-incolla. Ogni volta che Francesco apre una nuova fattura, sceglie il profilo cliente e la dicitura legale corretta è già lì, preimpostata, non modificabile per errore.

Il blocco del tasso di cambio: tracciare il plafond in tempo reale

La funzione che ha cambiato davvero il modo di lavorare di Francesco è il blocco del tasso di cambio con conversione automatica in euro.

Quando emette una fattura in GBP al cliente britannico, inserisce l'importo in sterline. InvoiceFlow registra il tasso di cambio GBP/EUR alla data di emissione e calcola automaticamente l'equivalente in euro. Quel valore in euro viene sommato al totale progressivo dell'anno.

Il risultato è una dashboard semplice che mostra, in tempo reale: totale ricavi in euro da inizio anno, progressione verso il limite di €85.000, proiezione di fine anno basata sulla frequenza media di fatturazione.

"Ora guardo quella dashboard ogni lunedì mattina. Ci vogliono dieci secondi. So esattamente dove sono rispetto al plafond. È una cosa piccola ma mi ha tolto un'ansia di fondo che non sapevo nemmeno di avere."

A fine anno scorso, Francesco era a €72.400, comodamente sotto i €85.000. Ma la certezza valeva quanto la cifra stessa.

Multi-valuta e fatturazione professionale: dettagli che contano

Lavorare con clienti esteri significa anche adattarsi alle loro aspettative di pagamento. Le startup britanniche usano prevalentemente bonifico SWIFT o Wise. Le aziende tedesche preferiscono SEPA. I dettagli bancari da indicare in fattura sono diversi.

Con InvoiceFlow, Francesco ha configurato due set di dati bancari predefiniti: IBAN italiano per i pagamenti SEPA europei, e le coordinate Wise (che includono un IBAN virtuale britannico in GBP) per i pagamenti dalle startup UK. Ogni profilo client richiama automaticamente il set di coordinate corretto.

Un dettaglio apparentemente piccolo: le startup britanniche tendono a fare pagamenti entro 30 giorni, le aziende tedesche entro 60. Francesco ha configurato termini di pagamento predefiniti diversi per i due profili, e InvoiceFlow genera automaticamente promemoria prima della scadenza. L'anno scorso aveva due fatture tedesche in ritardo di cui si era completamente dimenticato. Con il sistema di reminder, non è più successo.

SDI e fatturazione elettronica: cosa cambia (e cosa no) per chi fattura all'estero

Una domanda frequente tra i freelance italiani con clienti esteri: la fattura elettronica via SDI vale anche per i clienti stranieri?

La risposta è: no, non è obbligatoria. Le fatture verso soggetti non residenti in Italia non devono transitare per il Sistema di Interscambio. Bisogna però inviare una comunicazione all'Agenzia delle Entrate (o iscrivere le operazioni nel registro delle operazioni estere, Esterometro, ora integrato nel flusso SDI). Francesco usa il commercialista per questa parte, ma genera comunque le fatture in formato PDF professionale via InvoiceFlow per inviarle direttamente ai clienti esteri.

"I miei clienti stranieri non sanno cosa sia lo SDI. Vogliono un PDF pulito via email. InvoiceFlow me lo dà in trenta secondi, con le diciture legali giuste, in formato internazionale."

Un anno dopo: i numeri di Francesco

Francesco ha iniziato a usare InvoiceFlow a novembre dell'anno scorso. In sei mesi non ha emesso una sola fattura con template sbagliato. Il commercialista ha fatto la revisione trimestrale senza trovare errori. La dichiarazione dei redditi è stata la più rapida degli ultimi tre anni.

Qualche numero concreto:

"Non ho risolto tutti i problemi della vita da freelance. Ma la parte burocratica, quella che prima odiavo, ora la faccio in cinque minuti la mattina del primo del mese. E basta."

Consigli pratici per i developer remoti con clienti esteri

Se sei un freelance italiano con clienti nel Regno Unito o in Germania (o in entrambi), ecco le cose concrete da fare, basate sull'esperienza di Francesco:

  1. Apri profili separati per ogni paese cliente. Non usare mai lo stesso template per UK e UE: le causali legali sono diverse e un errore può creare problemi in caso di verifica fiscale.
  2. Per il UK: verifica sempre il VAT number del cliente. Dal Brexit, i numeri VAT britannici iniziano con "GB". Controllali sul VIES britannico (ora separato dal VIES europeo).
  3. Per la Germania: controlla l'iscrizione al VIES. Se superi determinate soglie di fatturato intracomunitario, potresti dover fare la dichiarazione VIES trimestrale. Chiedi al tuo commercialista.
  4. Blocca il tasso di cambio alla data di emissione. Per il regime forfettario, conta la data di incasso, ma tenerla traccia dalla data di emissione ti dà un quadro più preciso del plafond progressivo.
  5. Monitora il plafond di €85.000 ogni mese. Non aspettare dicembre per scoprire dove sei. Se superi il limite, esci dal forfettario dall'anno successivo (e in alcuni casi dall'anno in corso se superi €100k).
  6. Configura coordinate bancarie separate per SEPA e SWIFT/Wise. I clienti europei e britannici usano sistemi di pagamento diversi.
  7. Conserva la documentazione del cambio. Per ogni fattura in valuta estera, salva uno screenshot del cambio ufficiale del giorno. È utile in caso di verifica.

Il forfettario e i clienti esteri: una convivenza possibile

C'è un mito che circola tra i freelance italiani: che il regime forfettario sia adatto solo a chi lavora con clienti italiani. Non è vero. Il forfettario si applica indipendentemente da dove si trovano i tuoi clienti. Quello che cambia è la gestione della fatturazione, non il regime fiscale.

Francesco guadagna €72.000 all'anno lavorando da Cagliari per due startup britanniche e una società tedesca. Non si è mai spostato da Villanova, tranne per le vacanze. Paga la flat tax al 15% sui redditi imponibili (cioè il 78% dei suoi ricavi, essendo il coefficiente di redditività del forfettario per i servizi informatici del 78%). Gestisce tutto con una app sul telefono.

La burocrazia c'è, è reale, ed è più complessa di quella di un freelance con soli clienti italiani. Ma con gli strumenti giusti, diventa un processo di routine invece di una fonte di ansia.

"La cosa più importante che ho imparato," dice Francesco, "è che la complessità fiscale non è un problema di intelligenza. È un problema di sistema. Se hai il sistema giusto, non ci devi pensare. Se non ce l'hai, ci pensi sempre — anche quando non dovresti."

Lista di controllo per il freelance con clienti esteri

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