B&B nel Salento, tre canali di incasso e un plafond forfettario da non superare: la storia di Paola a Lecce

A cura della redazione InvoiceFlow — pubblicato 1 giugno 2026 — lettura 10 minuti

Giugno a Lecce è una stagione a sé. Prima del caldo torrido di luglio, prima della ressa di agosto, c'è questo mese di transizione in cui la città è già viva — i turisti nordeuropei scoprono il barocco leccese, le prenotazioni si moltiplicano — ma si riesce ancora a respirare. Per Paola Rizzo, che gestisce un B&B di sei camere nel centro storico, vicino alla Basilica di Santa Croce, giugno è anche il mese in cui fa i conti con la stagione che viene.

Paola ha quarantanove anni. Ha comprato e ristrutturato l'immobile dodici anni fa con i risparmi di una carriera nel marketing. Da quando ha aperto il B&B, ha scelto il regime forfettario: niente IVA in fattura, imposta sostitutiva al 15%, e un coefficiente di redditività del 40% per le strutture ricettive (che significa che la base imponibile è il 40% dei ricavi lordi). Il limite è €85.000 di ricavi all'anno.

Il problema è che i suoi ricavi non arrivano da un unico canale. E questo, come ha imparato a sue spese, cambia tutto.

Tre canali, tre logiche diverse

Il B&B di Paola lavora su tre fronti:

Airbnb e Booking.com: le piattaforme gestiscono la prenotazione, incassano dal cliente, detraggono la loro commissione (circa 15-17% per Airbnb, 12-18% per Booking), e accreditano a Paola il netto. È comodo, ma crea un equivoco fiscale.

Prenotazioni dirette: ospiti che l'hanno già conosciuta e tornano, o che trovano il B&B su Google. Qui Paola incassa direttamente, emette una ricevuta fiscale o una fattura se richiesta, e registra tutto.

Pacchetti tour operator: due operatori specializzati in turismo culturale salentino portano gruppi al B&B, specialmente in primavera e autunno. Il tour operator paga in anticipo un tariffario concordato, generalmente più basso del prezzo pieno, in cambio della certezza del volume.

Per due anni, Paola ha tenuto la contabilità su un foglio Excel. Una riga per ogni prenotazione, con la colonna "Canale" (Airbnb / Diretto / Tour Op), la colonna "Lordo" e la colonna "Netto ricevuto". Il commercialista a fine anno faceva i conti.

Poi è arrivata la telefonata che ha cambiato le cose.

L'errore del netto Airbnb: quando si confonde il lordo con il netto

"Il mio commercialista mi ha chiamato a novembre," racconta Paola. "Stava preparando la dichiarazione dei redditi e mi ha fatto una domanda: 'Paola, nel tuo foglio Excel hai scritto i ricavi netti da Airbnb o i lordi?' Io ho risposto 'i netti, quelli che mi arrivano sul conto.' Silenzio. Poi mi ha spiegato."

La spiegazione era questa: per il regime forfettario, il limite di €85.000 si calcola sui ricavi lordi, cioè sull'importo che il cliente ha pagato, non su quello che Airbnb ha accreditato a Paola dopo aver trattenuto la sua commissione.

Se un ospite paga €100 su Airbnb, Airbnb trattiene €15-17 di commissione e accredita €83-85 a Paola. Paola stava contando €83 come ricavo. Il ricavo fiscalmente rilevante era €100.

Sul momento la differenza sembrava piccola. Ma su una stagione intera — con centinaia di prenotazioni Airbnb — la differenza tra lordo e netto può essere del 15-20%. Per Paola, significava che i suoi ricavi reali erano superiori di circa €9.000-11.000 a quello che credeva.

"Quell'anno ero convinta di essere a €74.000. In realtà ero a €83.500. Ci mancava poco. Se avessi avuto ancora un mese di alta stagione o qualche prenotazione in più, sarei uscita dal forfettario senza accorgermene fino alla dichiarazione."

La stagionalità che inganna: quando giugno si trasforma in luglio

Il B&B di Paola ha un profilo di ricavi molto stagionale: giugno-agosto genera circa il 65-70% del fatturato annuo. Marzo, aprile e maggio sono mesi di ripartenza. Settembre-ottobre sono buoni per il turismo culturale. Il resto dell'anno è basso.

Questo crea una trappola psicologica. A maggio, Paola guardava i numeri del primo quadrimestre — relativamente modesti — e si diceva "sono lontanissima dal limite". Poi arrivava luglio, con tassi di occupazione del 95-100%, e in due mesi saltava di €25.000-30.000. Se non monitorava il progressivo con attenzione durante l'alta stagione, poteva ritrovarsi vicina al limite senza saperlo.

"Il problema di una stagione turistica è che quando sei in piena estate, non hai tempo di fare i conti. Sei sommersa di ospiti, di prenotazioni, di richieste. L'ultima cosa a cui pensi è aprire Excel."

Il tour operator: le fatture B2B nel mezzo del forfettario

C'era un terzo elemento di complessità. Le prenotazioni dei tour operator richiedono una fattura. Non una ricevuta fiscale: una vera fattura intestata all'azienda, con tutti i dati fiscali, che il tour operator porta in deduzione dei propri costi.

Il tour operator è una società, quindi è un cliente B2B. Paola è in regime forfettario, quindi emette fattura senza IVA, con la dicitura "Regime forfettario — art. 1 c.54 legge 190/2014 — imposta non addebitata". Fin qui tutto chiaro. Ma la fattura deve anche includere la ritenuta d'acconto? No: in regime forfettario, la ritenuta d'acconto non si applica (il fornitore forfettario non è sostituto d'imposta). Bisogna però indicarlo esplicitamente nella fattura: "Non soggetta a ritenuta d'acconto ai sensi dell'art. 1 c.67 legge 190/2014".

Paola aveva preparato un template Word per queste fatture. Era corretto, ma era separato dagli altri ricavi. Non integrava con il conteggio progressivo dei ricavi totali.

InvoiceFlow: integrare tre canali in un unico quadro

Paola ha iniziato a usare InvoiceFlow su consiglio di una collega che gestisce un agriturismo vicino a Otranto. "Mi ha detto: 'guarda che tiene il conto del forfettario automaticamente'. Quello mi ha convinto."

La prima operazione è stata creare canali separati per i tre flussi di ricavo:

Canale Airbnb/Booking: Paola registra l'importo lordo della prenotazione (quello pagato dall'ospite, visibile nel pannello di gestione delle piattaforme), non il netto accreditato. InvoiceFlow genera la ricevuta con l'importo corretto.

Canale diretto: ricevuta o fattura standard forfettario per gli ospiti che prenotano direttamente.

Canale tour operator: fattura B2B con le diciture corrette del forfettario, senza IVA e senza ritenuta.

Ogni ricavo da tutti e tre i canali confluisce in un unico contatore progressivo che Paola può vedere in qualsiasi momento. Non deve più aspettare il commercialista per sapere dove si trova rispetto al plafond.

L'alert al 75%: il mese in più di manovra

La funzione che Paola considera più preziosa è l'alert personalizzabile sul progressivo dei ricavi. Ha impostato un primo avviso al 75% del plafond (€63.750) e un secondo al 90% (€76.500).

Il primo alert, arrivato il 12 agosto dell'anno scorso, l'ha avvertita che era a €65.000 di ricavi lordi e che con quattro settimane di alta stagione davanti doveva fare attenzione. Non che dovesse smettere di prendere prenotazioni — era ancora abbondantemente sotto — ma sapeva dove si trovava.

"Prima, questa cosa la scoprivo a novembre quando il commercialista mi chiamava. Ora la so in tempo reale. Se mi avvicino al limite, posso decidere di chiudere le prenotazioni per un periodo, o di spostare alcune entrate al canale diretto (con pagamento a gennaio). Ho opzioni. Prima non le avevo perché non sapevo."

Riepilogo annuale per il commercialista: fine anno senza stress

Una delle funzioni che Paola apprezza di più è il riepilogo annuale esportabile. A fine anno, con un tap, genera un documento che mostra:

"Lo mando direttamente al commercialista. Non devo più ricostruire niente da Excel. Lui ha già tutto quello che gli serve. La dichiarazione dei redditi è diventata una formalità."

Quest'anno, la revisione pre-dichiarazione con il commercialista è durata venti minuti invece delle due ore abituali. "Mi ha detto: 'Paola, hai tenuto tutto in ordine, non c'è niente da sistemare.' Prima frase del genere in dodici anni."

La lezione del lordo Airbnb: come calcolarla correttamente

Per chi gestisce strutture ricettive in regime forfettario e usa piattaforme come Airbnb o Booking, ecco il calcolo corretto dei ricavi da inserire per il plafond:

Non guardare i bonifici che arrivano sul conto corrente. Quelli sono già al netto della commissione della piattaforma.

Accedere al pannello di gestione di Airbnb o Booking e scaricare il riepilogo delle prenotazioni con l'importo che l'ospite ha pagato. Questo è il ricavo lordo.

La commissione della piattaforma è un costo del tuo business, non una riduzione del ricavo ai fini del forfettario. La pagherai comunque, ma il plafond si calcola sull'importo pieno.

Esempio concreto: se in luglio Airbnb ti accredita €8.400 sul conto (dopo aver trattenuto €1.600 di commissioni), i tuoi ricavi fiscalmente rilevanti per il plafond sono €10.000, non €8.400.

Cosa fare se si rischia di superare il plafond in alta stagione

Paola ha sviluppato una strategia per le stagioni in cui si avvicina al limite:

  1. Monitorare settimanalmente durante luglio-agosto. Non aspettare il fine mese: in alta stagione un weekend pieno può valere €2.000-3.000 di ricavi.
  2. Considerare il pagamento differito per le prenotazioni dirette. Un ospite che prenota ad agosto per soggiornare a settembre può pagare a settembre. Il ricavo si registra alla data di incasso (criterio di cassa del forfettario).
  3. Comunicare con il commercialista in anticipo. Se a metà luglio sembra probabile superare il limite entro agosto, è meglio saperlo con un mese di anticipo per valutare le opzioni.
  4. Ricordarsi della soglia critica di €100.000. Se si supera questa soglia nell'anno in corso, si esce dal forfettario immediatamente (non solo dall'anno successivo).

I numeri di Paola dopo un anno con InvoiceFlow

Stagione turistica anno precedente:

"Quei €300 di margine li avevo perché a fine agosto ho rifiutato una prenotazione last-minute da Booking per una camera doppia. Sapevo dove ero, e ho scelto di stare sotto. L'anno prima avrei detto sì senza pensarci."

La consapevolezza del plafond in tempo reale non è solo una questione amministrativa. Per Paola è diventata una variabile della gestione del business: sa che ogni prenotazione conta, sa esattamente quanto vale ogni camera, e può prendere decisioni informate su quando accettare e quando no.

Se gestisci una struttura ricettiva in regime forfettario — B&B, affittacamere, agriturismo, casa vacanze — e non stai ancora monitorando i ricavi lordi (non netti) in tempo reale, è il momento di cambiare approccio.

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