직영 3개 + 가맹 2개, 회원 1,200명 — 대구 미용실 체인 창업자 서지혜가 월간 정산을 5일에서 1일로 줄인 이야기

대구 수성구 들안길. 맛집 거리로 유명한 이곳에 서지혜 대표(37)의 미용실 1호점이 있다. 그는 8년 전 작은 1인 미용실로 시작해, 지금은 대구 시내에 직영 3개 매장(수성·동성로·범어)과 가맹 2개 매장(칠곡·경산)을 둔 어엿한 헤어 브랜드의 창업자가 됐다. 누적 회원이 1,200명, 다섯 매장을 합친 월 매출은 1억 4천만 원에 이른다.

브랜드는 잘 컸지만, 서 대표에게는 남모를 고통이 있었다. 매달 말일이 다가오면 그는 사실상 미용사가 아니라 회계사가 됐다. "월말이 되면 닷새 동안 가위를 못 들었어요. 다섯 매장의 매출을 맞추고, 가맹점 수수료를 계산하고, 매장 간에 회원권을 어떻게 썼는지 따지느라요. 정산만 끝나면 진이 다 빠졌습니다."

가맹 정산은 왜 이렇게 복잡할까

서 대표의 브랜드는 가맹점에서 매출의 일정 비율을 로열티(가맹 수수료)로 받는다. 여기에 본사가 일괄 구매해 가맹점에 공급하는 염모제·펌제·샴푸 같은 제품 대금, 그리고 공동 마케팅 분담금까지 얽힌다. 이걸 매달 두 가맹점과 각각 정산해야 했다.

문제는 이 모든 게 서로 다른 채널에 흩어져 있었다는 것이다. 가맹점 매출은 점장이 카카오톡으로 보내 준 사진 한 장, 제품 공급 내역은 본사 거래 명세서, 마케팅 분담금은 별도 엑셀. 서 대표는 이걸 일일이 대조해 한 달에 두 번, 가맹점별로 정산서를 만들었다.

"매번 숫자가 안 맞았어요. 점장이 보내 준 매출과 제가 받은 카드 정산액이 다르고, 제품 대금에서 빠진 게 있고. 정산서 한 장을 만드는 데 반나절씩 걸렸습니다."

매장 간 회원권 — 가장 골치 아픈 문제

서 대표를 가장 괴롭힌 건 회원권이었다. 그의 브랜드는 '어느 매장에서든 쓸 수 있는 통합 회원권'을 자랑으로 내세웠다. 예를 들어 50만 원짜리 펌·염색 패키지 회원권을 수성점에서 결제한 손님이, 다음엔 직장 근처 동성로점에서, 그다음엔 친정 근처 경산 가맹점에서 서비스를 받는 식이다.

"고객 만족도는 높았어요. 그런데 정산이 지옥이었죠. 손님이 수성점에서 50만 원을 결제했는데 실제 서비스는 경산 가맹점에서 받았다면, 그 매출과 비용을 어떻게 나눠야 할까요? 가맹점주는 '내가 일을 했는데 왜 매출이 본사 직영점에 잡히냐'고 하고, 저는 저대로 회원권 잔액 관리가 안 됐어요."

한번은 한 회원이 "분명히 회원권에 30만 원 남았다"고 했는데, 매장마다 사용 기록이 따로 놀아 본사에서는 잔액을 18만 원으로 보고 있었다. 손님과 실랑이 끝에 결국 서 대표가 손해를 보고 차액을 메웠다. "회원권 잔액조차 매장마다 다르게 보이는데, 무슨 정산이 되겠어요."

InvoiceFlow로 매장과 회원을 한곳에

전환점은 같은 상권의 한 카페 사장이 "여러 지점을 한 앱에서 따로 관리한다"고 소개해 준 InvoiceFlow였다. 서 대표가 주목한 기능은 두 가지였다.

1. 매장별 사업 프로필로 다섯 매장을 분리 관리

InvoiceFlow의 여러 사업 프로필 기능을 이용해, 서 대표는 다섯 매장을 각각의 프로필로 만들었다. 직영 3개는 본사 사업자등록번호 아래, 가맹 2개는 각 가맹점주의 사업자로. 매장마다 상호·주소·로고·청구서 양식을 따로 설정할 수 있었다.

"이게 핵심이었어요. 직영점은 제 일반과세 사업자로 매출이 잡히고, 가맹점은 점주님들 각자의 사업자(한 곳은 간이과세, 한 곳은 일반과세)로 잡혀요. 예전엔 이게 머릿속에서 뒤죽박죽이었는데, 프로필로 나누니 어느 매장이 누구 사업자인지 한눈에 정리됐습니다."

특히 가맹 정산이 깔끔해졌다. 본사가 가맹점에 청구하는 제품 공급 대금은 InvoiceFlow에서 정식 청구서로 발행하고, 본사가 일반과세자이므로 부가세 10%를 붙여 전자세금계산서까지 연동했다. 가맹 로열티와 마케팅 분담금도 항목별로 청구서에 담아, 점주가 무엇을 왜 내는지 명확히 보이게 했다.

2. 통합 회원 관리로 회원권 잔액을 하나로

두 번째로, 서 대표는 InvoiceFlow의 고객(회원) 관리 기능에 1,200명의 회원 정보와 회원권 잔액을 통합했다. 어느 매장에서 결제했든, 어느 매장에서 사용했든, 한 회원의 잔액이 하나의 숫자로 관리됐다.

"이제 손님이 어느 매장에 가도 잔액이 똑같이 보여요. 수성점에서 50만 원 충전하고 경산점에서 20만 원어치 서비스를 받으면, 본사 시스템에 잔액 30만 원으로 정확히 찍힙니다. '회원권 잔액이 매장마다 다르다'는 악몽이 사라졌어요."

매장 간 매출 귀속 문제도 정리됐다. 회원권 결제 매장과 실제 서비스 제공 매장을 각 거래에 기록해 두니, 월말에 '경산 가맹점이 본사 회원권 손님에게 제공한 서비스 = OO만 원'이 자동으로 집계됐다. 이 금액을 본사가 가맹점에 정산해 주는 기준으로 삼았다.

결과: 월간 정산 5일 → 1일

새 체계를 갖춘 지 약 반년, 서 대표의 월말은 완전히 달라졌다.

• 월간 정산 소요: 5일 → 1일. 흩어져 있던 매출·제품 대금·로열티·회원권 정산이 한 앱에서 집계되면서, 닷새 걸리던 작업이 하루로 줄었다.
• 회원권 잔액 분쟁: 사실상 소멸. 통합 잔액 관리로 손님과 실랑이할 일이 없어졌다.
• 가맹점과의 신뢰: 상승. 매장 간 서비스 정산이 객관적 숫자로 집계되니, "내가 일했는데 왜 매출이 저쪽에 잡히냐"는 다툼이 사라졌다.
• 세무 정리: 명확. 직영(일반과세)과 가맹(점주별 과세 유형)이 프로필로 분리돼, 전자세금계산서 발행과 부가세·종합소득세 신고가 한결 깔끔해졌다.

"월말에 닷새를 회계로 날리던 제가, 이제 그 시간에 손님 머리를 만집니다. 정산은 하루면 끝나요. 매출이 늘어난 것보다, 제가 다시 미용사로 돌아온 게 더 기뻐요."

백업으로 회원 데이터를 안전하게

1,200명의 회원 정보와 회원권 잔액은 서 대표의 가장 소중한 자산이다. 그는 InvoiceFlow의 백업/복원 기능으로 이 데이터를 정기적으로 백업한다. "예전에 매장 컴퓨터가 고장 나서 회원 명단을 일부 잃은 적이 있어요. 그땐 정말 아찔했죠. 지금은 휴대폰을 바꿔도 몇 분이면 복원되니 마음이 놓입니다."

여러 매장을 운영하는 사장님들께

서 대표의 마지막 조언이다.

"매장을 늘리는 건 어렵지 않아요. 진짜 어려운 건 늘어난 매장을 '하나의 브랜드'로 묶으면서도, 정산은 각각 깔끔하게 분리하는 겁니다. 직영과 가맹은 사업자도, 과세 유형도 달라요. 회원은 어느 매장에서든 똑같은 경험을 해야 하고요. 매장별로는 분리하되, 회원은 통합하세요. 이 두 가지만 되면 가맹 정산이 하루로 줄어듭니다. 그래야 사장이 다시 현장으로 돌아갈 수 있어요."

수성구 들안길 1호점에서, 서지혜 대표는 오늘도 가위를 든다. 월말의 닷새를 되찾은 손이다.