Łukasz Zając: młody adwokat z Warszawy, który okiełznał trzy modele honorariów i obniżył należności o 23%

Klienci indywidualni i firmy z umowami doradczymi, trzy zupełnie różne sposoby liczenia honorarium i rok, w którym należności rosły szybciej niż wpływy. Gdy jedna firma zwlekała z zapłatą stu dwudziestu tysięcy złotych, młody adwokat zrozumiał, że talent procesowy nie wystarczy bez porządku w rozliczeniach.

Własna kancelaria po latach w dużej firmie

Łukasz Zając ma 33 lata i od dwóch lat prowadzi własną kancelarię adwokacką w Warszawie, w niewielkim lokalu przy ulicy Hożej w Śródmieściu. Wcześniej przez sześć lat pracował w dużej kancelarii korporacyjnej, gdzie nauczył się prawa, ale o fakturowaniu nie myślał — od tego był cały dział. Gdy się usamodzielnił, okazało się, że bycie adwokatem to dwa zawody naraz: prawnik i przedsiębiorca. W pierwszym był świetny. W drugim — uczył się boleśnie.

Klientela Łukasza dzieli się na dwie grupy. Klienci indywidualni — sprawy rozwodowe, spadkowe, karne, odszkodowawcze. I klienci biznesowi — małe i średnie firmy, z którymi ma umowy doradcze: bieżąca obsługa prawna, opiniowanie umów, reprezentacja w sporach. Te dwie grupy płacą w trzech zupełnie różnych modelach honorariów, a właśnie ta różnorodność była źródłem chaosu.

Trzy modele, trzy sposoby gubienia pieniędzy

Łukasz stosuje trzy modele rozliczeń, bo różne sprawy wymagają różnej logiki wynagrodzenia:

Każdy z tych modeli ma własną logikę liczenia i własny rytm fakturowania. Honorarium godzinowe wymaga rzetelnej ewidencji czasu i wystawienia faktury po zliczeniu godzin. Premia za sukces pojawia się dopiero po zakończeniu sprawy, czasem rok po jej rozpoczęciu. Abonament to powtarzalna, comiesięczna faktura. Łukasz przez pierwszy rok prowadził to wszystko w jednym arkuszu i w głowie — i to się zemściło.

Rok, w którym należności wymknęły się spod kontroli

Pod koniec pierwszego roku samodzielnej praktyki Łukasz zrobił bilans i zbladł. Suma nieściągniętych należności była zatrważająca. Część wynikała z honorariów godzinowych, których nie zafakturował na czas — przepracował godziny, zanotował je niedbale, a faktura wyszła z dwumiesięcznym opóźnieniem albo wcale. Część z premii za sukces, o które nie upomniał się po wygranych sprawach. Ale największa pojedyncza pozycja była dramatyczna: jedna firma, klient abonamentowy, zalegała ze stu dwudziestoma tysiącami złotych za doradztwo świadczone przez wiele miesięcy. Łukasz pracował dla nich rzetelnie, wystawiał faktury chaotycznie, a oni zwlekali, korzystając z tego, że rozliczenia były nieuporządkowane i trudne do jednoznacznego wykazania.

„To było upokarzające”, mówi Łukasz. „Ja, adwokat, który w sądzie potrafi egzekwować cudze roszczenia, sam nie umiałem wyegzekwować własnych pieniędzy. Bo własne rozliczenia miałem w nieładzie. Klient widział ten nieład i go wykorzystywał”.

Uporządkowanie: jeden system, wiele modeli

Łukasz potraktował własną kancelarię tak, jakby był jej klientem — z chłodną analizą. Wybrał InvoiceFlow, bo potrzebował narzędzia, które poradzi sobie z trzema różnymi modelami honorariów w jednym miejscu, zamiast zmuszać go do upraszczania rzeczywistości.

1. Elastyczne pozycje dla trzech modeli

Łukasz ustawił osobne typy pozycji i szablony dla każdego modelu. Honorarium godzinowe — z czytelnym zestawieniem godzin i stawki. Wynagrodzenie podstawowe i premia za sukces — jako osobne, jasno opisane pozycje, tak by klient od początku wiedział, za co płaci teraz, a za co po wygranej. Abonament — jako stała pozycja miesięczna. „Każda faktura mówi teraz dokładnie, w jakim modelu rozliczam daną sprawę. Koniec niejasności, która była zaproszeniem do zwlekania”.

2. Abonamenty jako faktury cykliczne

Klienci abonamentowi zostali ustawieni na fakturach cyklicznych, które generują się automatycznie na początku miesiąca. To rozwiązało problem u źródła — abonament za doradztwo nie może już „uciec” na kilka miesięcy, bo faktura wychodzi regularnie i jest jasno udokumentowana. „Gdybym miał faktury cykliczne przy tamtej firmie ze stu dwudziestoma tysiącami, dług nigdy nie urósłby do takiej kwoty. Comiesięczna, czysta faktura nie pozwala uzbierać się półrocznej zaległości w cieniu”.

3. Profesjonalne dokumenty z podpisem

Łukasz dopracował w edytorze szablonów wygląd faktur kancelarii — z herbem zawodowym, danymi do wpłaty i podpisem. Dla klientów biznesowych profesjonalny, podpisany dokument to sygnał, że po drugiej stronie jest poukładana praktyka, a nie ktoś, kogo można zbywać. „Estetyka i jednoznaczność dokumentu to nie próżność. To narzędzie egzekucji. Czysta faktura jest trudniejsza do zignorowania”.

Honorarium adwokackie i jego rygory

Łukasz przypomina, że honorarium adwokackie podlega zasadom etyki zawodowej i powinno być jasno ustalone z klientem — najlepiej pisemnie, w umowie. Trzy modele rozliczeń muszą być nie tylko poprawnie fakturowane, ale i poprawnie umocowane. Łukasz uporządkował umowy równolegle z fakturowaniem: każda określa model honorarium, stawkę lub kwotę, zasady premii za sukces (z poszanowaniem ograniczeń dotyczących wynagrodzenia uzależnionego od wyniku) oraz terminy płatności. „Faktura jest tylko końcem łańcucha. Początkiem jest jasna umowa o honorarium. Gdy oba elementy są spójne, klient nie ma luki, w którą mógłby się wcisnąć ze zwłoką”.

Efekt: należności w dół o 23%

Po pierwszym roku stosowania uporządkowanego systemu Łukasz policzył efekty. Suma nieściągniętych należności spadła o 23% w porównaniu z katastrofalnym rokiem poprzednim — i to mimo że kancelaria urosła i obsłużyła więcej spraw. Złożyło się na to kilka rzeczy: honoraria godzinowe fakturowane na bieżąco, a nie z opóźnieniem; premie za sukces, o które adwokat upomina się systematycznie po zakończeniu spraw; abonamenty zamknięte w fakturach cyklicznych, niepozwalających urosnąć długowi. Sprawa z firmą zalegającą sto dwadzieścia tysięcy została ostatecznie rozwiązana — uporządkowana dokumentacja pozwoliła Łukaszowi jednoznacznie wykazać zakres świadczonych usług i wyegzekwować należność.

„Dwadzieścia trzy procent to nie jest magia”, mówi Łukasz. „To po prostu różnica między fakturowaniem chaotycznym a uporządkowanym. Te same sprawy, ci sami klienci, te same stawki. Zmienił się tylko porządek — i nagle pieniądze, które wcześniej wisiały, zaczęły wpływać”.

Kopia zapasowa i tajemnica adwokacka

Raz w miesiącu Łukasz robi kopię zapasową danych kancelarii na zaszyfrowany dysk i do chmury. Jako adwokat jest szczególnie wyczulony na bezpieczeństwo danych — rozliczenia powiązane są z klientami objętymi tajemnicą adwokacką. „Mam obowiązek przechowywać dokumentację rozliczeniową i obowiązek chronić dane klientów. Kopia zapasowa służy obu naraz, a opisy na fakturach trzymam na tyle ogólne, by nie zdradzały istoty sprawy”.

Wieczór na Hożej

Jest ósma wieczorem przy ulicy Hożej. Łukasz kończy pisać pismo procesowe i zerka w przegląd należności. Abonamenty za ten miesiąc rozliczyły się automatycznie. Honorarium godzinowe za zeszłotygodniowe negocjacje już zafakturowane. Premia za sukces z wygranej sprawy odszkodowawczej — upomniana i w drodze. Lista zaległości, która rok temu była powodem bezsennych nocy, dziś jest krótka i pod kontrolą. „Nauczyłem się, że bycie dobrym adwokatem to za mało. Trzeba jeszcze umieć być przedsiębiorcą, który szanuje własną pracę na tyle, by ją uczciwie i konsekwentnie rozliczać. Tej drugiej rzeczy nie uczą na aplikacji. Musiałem nauczyć się sam — i kosztowało mnie to jeden bardzo trudny rok”.

O autorze

Redakcja InvoiceFlow opisuje prawdziwe wyzwania polskich mikroprzedsiębiorców, freelancerów i twórców. Postaci w naszych historiach są fikcyjne, ale scenariusze podatkowe, problemy z przepływem gotówki i rozwiązania pochodzą z realnych rozmów z użytkownikami aplikacji. InvoiceFlow to aplikacja na Androida do wystawiania faktur, zarządzania klientami i porządkowania finansów małej firmy.

Przeczytaj także