PFA vs SRL vs microîntreprindere: ghid complet de decizie 2026

Este una dintre cele mai importante decizii pe care le iei la începutul unei afaceri în România — și, în același timp, una dintre cele mai prost explicate. „Fă-ți PFA, e mai simplu” sau „deschide SRL, e mai serios” sunt sfaturi pe care le auzi la fiecare colț, dar care nu țin cont de cifrele tale. Acest ghid îți arată exact ce înseamnă fiecare formă în 2026 și cum să alegi pe baza datelor, nu a zvonurilor.

Mai întâi, lămurim o confuzie de bază

Mulți oameni vorbesc despre „PFA vs microîntreprindere” ca și cum ar fi două lucruri de același fel. Nu sunt. PFA (persoana fizică autorizată) este o formă de organizare — o persoană fizică ce desfășoară o activitate economică pe cont propriu. Microîntreprinderea, în schimb, este un regim fiscal aplicat unei persoane juridice, de regulă un SRL. Cu alte cuvinte: nu alegi între PFA și microîntreprindere, ci între a fi PFA sau a avea un SRL — iar dacă alegi SRL, alegi apoi între regimul de microîntreprindere și cel de impozit pe profit.

Așadar, decizia reală are două etaje: 1) PFA sau SRL? și 2) dacă SRL, micro sau profit?

Cum se impozitează fiecare formă în 2026

PFA plătește impozit pe venit de 10% din venitul net (venituri minus cheltuieli deductibile, în sistem real). La acesta se adaugă contribuțiile sociale: CAS (pensie, 25%) și CASS (sănătate, 10%), datorate pe baza unor plafoane raportate la salariul minim brut, nu pe tot venitul. Banii rămași după aceste obligații sunt direct ai tăi — nu mai există un al doilea nivel de impozitare ca să-i scoți „din firmă”.

SRL în regim de microîntreprindere plătește un impozit pe venit (pe cifra de afaceri, nu pe profit) de 1% sau 3%, în funcție de condiții și domeniu. Atenție: acesta este impozitul firmei. Ca să iei banii personal, mai plătești ulterior impozit pe dividende plus, în anumite condiții, CASS. Deci 1% nu e tot ce plătești — e doar primul strat.

SRL în regim de impozit pe profit plătește 16% pe profit (venituri minus cheltuieli), apoi tot impozit pe dividende ca să distribui profitul către asociați. Acest regim devine relevant când cheltuielile firmei sunt mari sau când ieși din condițiile de micro.

Plafoanele care îți schimbă decizia

Două plafoane domină discuția. Primul este plafonul de TVA: 300.000 lei cifră de afaceri anuală. Sub el poți rămâne neplătitor de TVA (mai simplu administrativ); peste el devii obligatoriu plătitor și începi să declari și să încasezi TVA. Acest plafon se aplică indiferent dacă ești PFA sau SRL — e legat de activitate, nu de forma juridică.

Al doilea este plafonul care decide dacă un SRL mai poate sta pe regimul de microîntreprindere. În ultimii ani acest plafon a fost coborât treptat, iar pentru 2026 firmele trebuie să verifice atent încadrarea în limita de cifră de afaceri și celelalte condiții (de exemplu, să aibă cel puțin un salariat și să nu depășească procentul permis de venituri din consultanță și management). Dincolo de plafon, micro nu mai e o opțiune și treci la impozit pe profit.

Contribuțiile: partea pe care toți o subestimează

La PFA, CAS și CASS nu se calculează pe tot venitul, ci pe niște praguri raportate la salariul minim brut pe economie. Practic, dacă venitul net depășește un anumit număr de salarii minime anuale, datorezi CAS (pensie) calculat la o bază de 12 sau 24 de salarii minime, în funcție de cât de mult câștigi. CASS funcționează similar, cu propriile praguri. Vestea bună: la venituri modeste, contribuțiile pot fi relativ mici. Vestea proastă: la venituri mari, însumate cu cei 10% impozit, sarcina totală urcă vizibil — și aici începe să devină interesant SRL-ul.

Când are sens să treci de la PFA la SRL

Nu există un prag magic universal, dar există semnale clare. Treci spre SRL când: veniturile au crescut suficient cât plafonarea contribuțiilor PFA nu te mai avantajează; vrei să te asociezi cu cineva (PFA e strict individual); ai nevoie să reții profit în firmă pentru a reinvesti fără să-l impozitezi imediat ca venit personal; lucrezi cu clienți corporate care preferă să contracteze un SRL; sau ai răspundere și risc juridic mai mare, iar separarea patrimoniului personal de cel al firmei contează. PFA rămâne imbatabil pentru simplitate, costuri mici de administrare și acces direct la bani la activități cu cheltuieli reduse și venituri mici-medii.

Când microîntreprinderea e cu adevărat avantajoasă

Regimul de micro strălucește atunci când ai cifră de afaceri bună, dar marjă mare (cheltuieli mici raportate la venituri) — pentru că plătești un procent mic pe toată cifra, indiferent de profit. Dacă, dimpotrivă, cheltuielile tale sunt uriașe (de exemplu un comerciant cu marjă subțire), impozitul pe cifra de afaceri poate fi mai apăsător decât 16% pe un profit mic, și atunci impozitul pe profit devine mai prietenos. Regula simplă: marjă mare favorizează micro; marjă mică, multe cheltuieli, favorizează impozitul pe profit.

Tabel comparativ pe trei profesii reale

Designer freelancer (Ana, venituri ~120.000 lei/an, cheltuieli mici). Lucrează singură, de acasă, aproape fără cheltuieli. Pentru ea PFA în sistem real este de obicei cea mai bună alegere: 10% pe venitul net e mic pentru că nu prea are ce deduce, contribuțiile sunt plafonate, iar administrarea e ieftină. Nu are nevoie de SRL câtă vreme nu se asociază și nu reține profit.

Comerciant online (Bogdan, cifră de afaceri ~600.000 lei/an, marjă mică). Vinde produse cumpărate de la furnizori, cu marjă de 12-15%. Aici PFA-ul devine greoi, iar SRL-ul se impune. Întrebarea e micro vs profit: pentru că marja e mică, 1% pe toată cifra de afaceri poate depăși 16% pe profitul real subțire, deci impozitul pe profit merită calculat serios. În plus, e deja peste plafonul de TVA, deci e plătitor de TVA oricum.

Consultant de business (Carla, venituri ~280.000 lei/an, cheltuieli moderate). Vinde timp și expertiză, cu marjă mare. Un SRL micro îi poate fi foarte avantajos (procent mic pe cifră), dar trebuie atentă la limita procentuală pentru venituri din consultanță și management, care poate scoate firma din regimul micro. Dacă depășește pragul, comută pe profit. PFA rămâne o variantă onestă până la un punct, după care contribuțiile o împing spre SRL.

Procedura de înființare, pe scurt

Pentru PFA te înregistrezi la Registrul Comerțului din județul de domiciliu: alegi codurile CAEN potrivite, depui documentele (act de identitate, dovada sediului profesional, specimen de semnătură), iar după înregistrare obții și înregistrarea fiscală la ANAF. Costurile sunt mici și procesul e rapid. Pentru SRL pașii sunt mai mulți: rezervare denumire, act constitutiv, capital social, sediu social, înregistrare la Registrul Comerțului, deschidere cont bancar și înregistrare fiscală. Implică un cost inițial mai mare și, ulterior, contabilitate în partidă dublă (de regulă un contabil), spre deosebire de PFA care poate ține contabilitate în partidă simplă.

Mituri frecvente, demontate

„SRL e mai serios, PFA e pentru începători.” Fals. Mulți profesioniști cu venituri foarte bune rămân PFA toată viața pentru că le convine fiscal. Seriozitatea o dau facturile și livrabilele tale, nu forma juridică.

„Cu micro plătești doar 1%.” Înșelător. 1% e impozitul firmei; ca să iei banii personal mai vine impozitul pe dividende și, eventual, CASS. Calculează „costul total până în buzunarul tău”, nu doar primul strat.

„PFA nu poate deduce nimic.” Fals. În sistem real, PFA deduce cheltuielile legate de activitate, în limitele legii.

„Dacă fac PFA, sigur plătesc TVA.” Fals. Sub 300.000 lei cifră de afaceri poți rămâne neplătitor de TVA, indiferent de formă.

Cum te ajută InvoiceFlow indiferent de forma aleasă

Oricare ar fi alegerea, decizia bună se ia pe baza cifrelor tale reale — și exact aici intervine evidența curată. Cu InvoiceFlow emiți facturi fiscale conforme, cu cotele de TVA corecte (19%, 9% sau 5%) atunci când ești plătitor, și păstrezi un istoric complet al veniturilor pentru a vedea în orice moment dacă te apropii de plafonul de 300.000 lei. Profilele de afacere îți permit să gestionezi separat un PFA și un SRL din aceeași aplicație, dacă ai ambele. Facturarea recurentă îți ține evidența veniturilor stabile, exportul PDF și arhiva îți dau documentele pentru contabil, iar backup-ul te asigură că nimic nu se pierde înainte de declarația unică sau de bilanț. Pe scurt: nu alegem forma în locul tău, dar îți punem cifrele în față ca să alegi corect.