Vikumbusho vya Malipo Otomatiki: Jinsi ya Kulipwa Bila Kufuatilia

Sehemu mbaya zaidi ya kuendesha biashara ndogo si kazi yenyewe. Ni wiki inayofuata kazi ile, wakati pesa bado haijafika na unahitaji kuamua kama leo ndiyo siku ya kutuma barua pepe hiyo ya wasiwasi ya "ninafuatilia tu".

Suluhisho: acha kutegemea kumbukumbu yako na ujasiri wako. Mfumo mzuri wa vikumbusho hukumbuka kwa niaba yako, husema mambo sahihi wakati sahihi, na hubinafsisha kila ujumbe bila wewe kuandika jina. Zana tatu: ratiba za mara kwa mara zinazotoa ankara kiotomatiki, violezo vya barua pepe vyenye sehemu zinazojaza wenyewe, na arifa ya ada ya kuchelewa inayokukumbusha wewe wakati ankara inapita tarehe ya malipo.

Kwa nini vikumbusho ni bora kuliko kufuatilia

Kufuatilia ni kwa kuitikia. Vikumbusho ni kwa kutangulia. Malipo mengi ya kuchelewa si kukataa kulipa — ni kusahau tu. Utaratibu wa mara kwa mara hufundisha wateja. Mfumo uliandikwa huondoa hisia zinazohusika.

Ratiba: kabla ya tarehe, siku ya tarehe, baada ya tarehe

Mguso wa 1 — siku chache kabla ya tarehe (ukarimu): Onyo la kirafiki siku 3–5 kabla ya tarehe. "Kukumbusha tu kwa upole kwamba ankara nambari 2041 ya €1,200 inaisha tarehe 24 Juni." Mguso kabla ya tarehe ndio unaotumika kidogo zaidi lakini unazuia ucheleweshaji mwingi zaidi.

Mguso wa 2 — siku ya tarehe (alama laini): Ujumbe wa ukweli usio na hisia. "ankara nambari 2041 ya €1,200 inaisha leo. Maelezo ya malipo yamo kwenye PDF iliyoambatishwa."

Mguso wa 3 — siku chache baada ya tarehe (ufuatiliaji wazi): "ankara nambari 2041 iliisha tarehe 24 Juni na sasa inaonyesha haijalipiwa. Je, unaweza kunijulisha nitegemee malipo lini, au kunieleza kama kuna kitu kinachoshikilia?"

Mguso wa 4 — ukumbusho mkakamavu zaidi (na matokeo): Unarejelea masharti moja kwa moja ikiwemo ada ya kuchelewa. "ankara nambari 2041 ilibaki bila kulipwa siku 14 baada ya tarehe yake. Kulingana na masharti yaliyomo kwenye ankara, ada ya kuchelewa sasa inatumika."

Kanuni mbili: weka mapungufu mafupi na yanayotabirika. Daima jumuisha nambari ya ankara, kiasi, tarehe ya malipo, na maelekezo ya malipo katika kila ujumbe.

Sehemu zinazojaza wenyewe: ubinafsishaji kwa wingi

Violezo vya barua pepe vyenye sehemu zinazojaza wenyewe — nafasi zinazoujazwa kiotomatiki kwa kila mteja na ankara. Sheria: anza na jina na sentensi ya kweli; weka ukweli muhimu (nambari ya ankara, kiasi, tarehe ya malipo) katika mstari mmoja safi; andika kiolezo kimoja kwa kila hatua ya ratiba; weka sahihi fupi yenye jina lako na mstari wa malipo.

InvoiceFlow inaweza kutuma ankara kwa barua pepe kupitia msaada wa SMTP uliojengewa ndani, au kupitisha kwa karatasi ya kushiriki ya simu.

Unachopaswa kusema kweli kweli

Sauti inabadilika kwa makusudi kadri ratiba inavyoendelea. Miguso ya mapema ni ya joto na inadhani nia njema. Miguso ya baadaye ni ya heshima lakini mahususi na ya ukweli. Usiomba msamaha kwa kuomba kulipwa. Acha mlango wazi kwa mteja kukuambia kuhusu tatizo halisi.

Ratiba za mara kwa mara: vikumbusho unavyohitaji hata kufikiria

Kwa watunzaji, usajili, kazi inayorudiwa — ratiba za mara kwa mara za InvoiceFlow huzalisha ankara kiotomatiki kwa ratiba (kila wiki, kila mwezi, kila robo mwaka) zenye nambari sahihi za mfululizo. Weka na usahau. Mteja wa utunzaji anayepata ankara ile ile tarehe 1 ya kila mwezi hufahamu mdundo. Changanya na violezo vya barua pepe kwa athari ya pamoja.

Arifa ya ada ya kuchelewa: onyo kwako wewe

Inakuelekeza wewe, si mteja. Wakati ankara inayostahili inakuwa ya kuchelewa, unaarifiwa. Ada za kuchelewa zinatumika tu kwa ankara zinazostahili (zilizotumwa au zilizochelewa, kamwe rasimu). Saikolojia: wakati mteja anajua ada ya kuchelewa ni ya kiotomatiki na isiyo ya kibinafsi, kulipa kwa wakati kunaonekana ni bei nafuu zaidi dhahiri. Hukuhitaji "kuamua" kuwaadhibu — mfumo ulifanya hivyo.

Mfano wa kazi uliotendwa

Marco, studio ndogo ya uwekaji alama, ankara ~15 kwa mwezi €600–€8,000. Aliweka violezo vinne vya barua pepe vyenye sehemu zinazojaza wenyewe. Wateja wawili wa utunzaji wako kwenye ratiba za mara kwa mara za kila mwezi. Masharti yaliyowekwa na mstari wa ada ya kuchelewa kwenye kielelezo cha ankara. Mteja mkubwa zaidi (aliyekuwa akichelewa siku 40 kawaida) alianza kulipa ndani ya masharti wakati ada ilikuwa na gharama thabiti na onyo. Muda wa kufuatilia wa Marco ulishuka hadi karibu sifuri.

Ratiba yako ya vikumbusho, katika kikao kimoja cha usanidi

1. Andika violezo vinne vya barua pepe vyenye sehemu zinazojaza wenyewe
2. Amua mapungufu (mfano: siku 4 kabla, siku ya tarehe, siku 3 baada, siku 14 baada)
3. Weka wateja wanaorudi kwenye ratiba za mara kwa mara
4. Weka masharti ya malipo na mstari wa ada ya kuchelewa kwenye kielelezo cha ankara
5. Tegemea arifa ya ada ya kuchelewa kama kichocheo
6. Weka kila ujumbe ukiwa kamili (nambari ya ankara, kiasi, tarehe ya malipo, maelekezo ya malipo)