ที่ปรึกษา IT 8 ลูกค้า: เมื่อทุกบริษัทมี PO Number ต่างกัน และทุกคนจ่ายช้าไม่เท่ากัน
โดยทีมบรรณาธิการ InvoiceFlow — เผยแพร่ 1 มิถุนายน 2569 — อ่าน 9 นาที
ธนวัฒน์ ไอทีเก่ง อายุ 40 ปี เป็นที่ปรึกษา IT อิสระที่ทำงานกับบริษัทในกรุงเทพฯ มา 12 ปี ปัจจุบันมีลูกค้าบริษัทที่ active พร้อมกัน 8 ราย — บริษัทขนาดเล็กถึงกลางในย่านสาทร พระราม 4 และ อโศก ที่ต้องการที่ปรึกษา IT ที่เชี่ยวชาญด้าน cybersecurity และ cloud infrastructure
รายได้ต่อเดือนของเขาอยู่ที่ 180,000-250,000 บาท แต่ที่หัวใจสำคัญมากกว่าคือ "เงินในบัญชี" ณ วันใดก็ตาม ซึ่งมักต่างกับรายได้ทางบัญชีมาก
"ผมมีเงินค้างอยู่ในระบบตลอดเวลา บางเดือนค้างอยู่เกิน 400,000 บาท — เป็นใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน บางรายครบ 60 วันแล้วก็ยังไม่มา ผมต้องนั่งจำเองว่าใครค้างอยู่เท่าไหร่ และค้างมากี่วันแล้ว มันเหนื่อยมาก" ธนวัฒน์พูดจากคาเฟ่ใกล้ออฟฟิศที่เขาใช้เป็น base
ระบบ PO Number ของลูกค้าบริษัท
บริษัทขนาดกลางที่ธนวัฒน์ทำงานด้วยส่วนใหญ่มีระบบ procurement ที่ต้องการ PO Number (Purchase Order Number) บนทุกใบแจ้งหนี้ที่จะประมวลผลได้ แต่ละบริษัทมี PO Number format ต่างกัน — บางรายเป็น "PO-2026-0034", บางรายเป็น "SAP-PO-12345", บางรายเป็น "IT-SERVICE-Q2-001"
ถ้า PO Number ไม่ตรงหรือไม่มี ใบแจ้งหนี้จะถูกปฏิเสธและต้องเริ่มกระบวนการใหม่ ซึ่งอาจทำให้การชำระเงินล่าช้าไปอีก 30-45 วัน
ก่อนใช้ InvoiceFlow ธนวัฒน์เขียน PO Number ลงในใบแจ้งหนี้ด้วยมือทุกครั้ง บางครั้งพิมพ์ผิด บางครั้งลืมใส่ บริษัทหนึ่งที่สาทรปฏิเสธใบแจ้งหนี้ 85,000 บาทในเดือนธันวาคมเพราะ PO Number ผิดหนึ่งตัวอักษร ทำให้เขาได้รับเงินในเดือนกุมภาพันธ์แทนที่จะเป็นมกราคม
เงื่อนไขชำระเงินที่ต่างกันแปดชุด
ลูกค้าแต่ละรายมีเงื่อนไขการชำระเงินต่างกัน บริษัทขนาดเล็ก 3 ราย: Net 30 วัน, บริษัทขนาดกลาง 3 ราย: Net 45 วัน, บริษัทขนาดใหญ่ 2 ราย: Net 60 วัน ธนวัฒน์ต้องจำว่าใบแจ้งหนี้ฉบับไหนมี Due Date วันไหน และแต่ละวันในปฏิทินตรงกับ Due Date ของลูกค้าไหน
ก่อนหน้านี้เขาใช้ Google Sheets ติดตาม แต่ต้องอัปเดตเองทุกครั้ง ทำให้บ่อยครั้งตกหล่นหรืออัปเดตช้า
InvoiceFlow กับระบบ B2B ที่ครบครัน
ธนวัฒน์เริ่มใช้ InvoiceFlow หลังจากเพื่อนที่ปรึกษาการเงินแนะนำ เขาตั้งค่าระบบภายในสองชั่วโมงแรก และเริ่มเห็นผลตั้งแต่สัปดาห์แรก
PO Number บนทุกใบแจ้งหนี้
InvoiceFlow มีช่องสำหรับ Reference Number บนทุกใบแจ้งหนี้ ธนวัฒน์ใช้ช่องนี้สำหรับ PO Number ของลูกค้า นอกจากนี้ เขาบันทึก PO Number ล่าสุดไว้ในโปรไฟล์ลูกค้า เพื่อให้ดึงมาอ้างอิงได้ง่ายเวลาออกใบแจ้งหนี้ใหม่
Payment Terms ต่อลูกค้า
ในโปรไฟล์ลูกค้าแต่ละราย ธนวัฒน์ตั้ง Payment Terms ไว้ล่วงหน้า — Net 30, Net 45 หรือ Net 60 เมื่อออกใบแจ้งหนี้ใหม่ให้ลูกค้านั้น Due Date คำนวณให้อัตโนมัติตาม Terms ที่ตั้งไว้ ไม่ต้องคำนวณเองทุกครั้ง
Dashboard ติดตาม Aging
หน้า dashboard ของ InvoiceFlow แสดงสถานะใบแจ้งหนี้ทั้งหมดพร้อมกัน ธนวัฒน์เห็นในหน้าเดียวว่า: ใบแจ้งหนี้ไหนยังไม่ถึงกำหนด ใบไหนเกิน Due Date ไปแล้วกี่วัน และยอดรวมค้างชำระทั้งหมดคือเท่าไหร่
ข้อมูลนี้ทำให้เขา prioritize การทวงเงินได้ถูกต้อง — เริ่มจากใบที่เกิน Due Date นานที่สุดและมูลค่าสูงสุด แทนที่จะทวงแบบสุ่ม
เทมเพลตต่างกันตามลูกค้า
บางบริษัทต้องการใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (เลขประจำตัวผู้เสียภาษีทั้งสองฝ่าย) บางบริษัทต้องการใบแจ้งหนี้ธรรมดาพร้อม PO ธนวัฒน์สร้างโปรไฟล์ต่างกันสำหรับลูกค้าแต่ละประเภท ทำให้เอกสารที่ส่งออกไปถูกรูปแบบทุกครั้ง
ผลลัพธ์หลัง 6 เดือน
ธนวัฒน์วัดผลในหกเดือนแรกที่ใช้ InvoiceFlow เทียบกับหกเดือนก่อนหน้า ใบแจ้งหนี้ที่ถูกปฏิเสธเพราะข้อมูลผิดลดจาก 8 ครั้งเหลือ 1 ครั้ง วันที่ค้างชำระเฉลี่ยลดจาก 12 วันหลัง Due Date เหลือ 4 วัน เพราะเขาส่ง reminder ได้ทันที
ยอดรวมค้างชำระสูงสุดที่เคยสะสมในแต่ละเดือนลดลงจาก 430,000 บาทเหลือประมาณ 280,000 บาท — กระแสเงินสดดีขึ้นชัดเจน
"ผมใช้เวลากับเรื่องการเงินน้อยลงมาก แต่ควบคุมได้มากขึ้น" ธนวัฒน์สรุป "เวลาที่ประหยัดได้ไปใช้ทำงานจริง ซึ่งสร้างรายได้มากกว่า"
สำหรับที่ปรึกษาและฟรีแลนซ์ที่มีลูกค้า B2B หลายรายพร้อมกัน InvoiceFlow ช่วยจัดระเบียบทุกอย่างในแอปเดียว ดาวน์โหลดฟรีบน Google Play