แพ็กคลาส สมาชิก และเซสชันที่ใช้กับที่ค้างอยู่: สตูดิโอ PT ในเมลเบิร์นออกบิลอย่างไร

Dani Kostas บริหารสตูดิโอฝึกส่วนตัวขนาดเล็กใน Brunswick ย่านชานเมืองทางตอนเหนือของเมลเบิร์น ซึ่งโกดังเก่าแปลงตัวเป็นคาเฟ่และคาเฟ่เต็มไปด้วยผู้คนที่อยากจะฟิตขึ้นสักหน่อย สตูดิโอนี้คือโรงรถแปลงร่างหนึ่งหลัง มีราว เคตเทิลเบลล์เรียงแถว เครื่องพาย และกระดานไวท์บอร์ด ในวันที่คึกคักเธอและโค้ชอีกคนจะสอนคลาสกลุ่มเล็กและเซสชันตัวต่อตัวแบบต่อเนื่องตั้งแต่หกโมงเช้าถึงสองทุ่ม การฝึก เธอจะบอกคุณเองว่า เป็นส่วนที่ง่าย เธอรักการฝึก สิ่งที่เกือบทำให้เธอพังในปีแรกคือเรื่องเงิน โดยเฉพาะคำถามว่าใครจ่ายค่าอะไร ใช้ไปเท่าไหร่แล้ว และยังค้างชำระอยู่เท่าไหร่

เพราะสตูดิโอ PT ไม่ใช่ธุรกิจเดียวที่มีรูปแบบการเรียกเก็บเงินแบบเดียว แต่มีอย่างน้อยสามแบบ มีลูกค้าที่ซื้อแพ็ก 10 คลาสแล้วใช้หมดในเดือนหรือสองเดือน มีลูกค้าที่ถือสมาชิกรายเดือนซึ่งจ่ายเงินจำนวนเท่ากันในวันเดียวกันทุกเดือน และมีลูกค้าตัวต่อตัวที่เธอเรียกเก็บตามเวลาจริง ซึ่งเซสชัน "60 นาที" บางครั้งก็ยาวถึง 75 นาทีเพราะลูกค้าต้องการทำงานเพิ่มเติม สามรูปแบบ ลูกค้าหลายสิบคน และสมุดบันทึกที่วุ่นวายมากขึ้นเรื่อยๆ คือสิ่งที่พยายามจะรับมือทั้งหมดนี้มาเป็นเวลานาน

ทำไมการเรียกเก็บเงินของสตูดิโอ PT จึงยุ่งเหยิงได้เร็วมาก

สิ่งแรกที่ต้องเข้าใจเกี่ยวกับสตูดิโอแบบ Dani คือเกือบทุกอย่างไม่ใช่ "จ่ายครั้งเดียวแล้วเสร็จ" การเข้าเรียนแบบวันต่อวันครั้งเดียวเป็นธุรกรรมที่สะอาดเพียงรายการเดียวในอาคาร ทุกอย่างอื่นมีสถานะ — ยอดคงเหลือที่เปลี่ยนแปลงตามเวลา ภาระผูกพันที่เกิดซ้ำ ชั่วโมงที่ยังไม่ได้บันทึก

แพ็กคลาสคือกับดักที่ชัดเจนที่สุด ลูกค้าซื้อ 10 คลาสในราคา AUD 280 นั่นไม่ใช่การขาย แต่เป็นยอดเปิดของความสัมพันธ์ที่จะดำเนินต่อไปหลายสัปดาห์ โดยลดลงทีละหนึ่งทุกครั้งที่ลูกค้ามา หาก Dani มองไม่เห็นยอดคงเหลือนั้นในทันที เธออาจปล่อยให้ใครบางคนเข้าเรียนโดยใช้แพ็กที่หมดไปแล้วสามเซสชันก่อนหน้า — นั่นคือเงินที่เธอกำลังให้ฟรี — หรือต้องหยุดการวอร์มอัพเพื่อพลิกหน้าสมุด ซึ่งทำให้บริการระดับพรีเมียมรู้สึกเหมือนร้านค้าแผงลอย

สมาชิกมีปัญหาตรงกันข้าม: คาดเดาได้มากจนถูกลืม สมาชิกยี่สิบคนจ่าย AUD 160 ต่อเดือนเป็นฐานรายได้ของสตูดิโอทั้งหมด AUD 3,200 ที่ควรเข้ามาสม่ำเสมอ แต่ "ควร" ในประโยคนั้นทำงานหนักมาก เดือนที่เธอออกใบแจ้งหนี้สมาชิกทุกใบด้วยมือ เธอพลาดสองใบและสังเกตเห็นก็ต่อเมื่อยอดในบัญชีธนาคารขาดหายไป รายได้ที่คาดเดาได้ก็ยังต้องได้รับการเรียกเก็บจริงๆ

และงานตัวต่อตัวเป็นงานที่ยากที่สุดในสามรูปแบบนี้ เพราะสิ่งที่ขายคือเวลา และเวลาก็ผ่านไปเรื่อยๆ เซสชันยาวเกินกำหนด หากบันทึกเดียวที่มีคือความทรงจำของ Dani และการมองนาฬิกาเฉยๆ งานบางส่วนก็จะไม่ถูกบันทึกลงในใบแจ้งหนี้เลย เวลาที่ไม่ถูกเรียกเก็บเป็นวิธีเงียบที่สุดที่ทำให้ธุรกิจบริการสูญเสียเงิน

สมาชิก: ปล่อยให้ตารางซ้ำทำหน้าที่เรียกเก็บเงิน

สมาชิกของ Dani เป็นส่วนที่เธอไม่เคยต้องคิดถึงอีกเลย เพราะ InvoiceFlow จัดการด้วยตารางซ้ำ ตารางซ้ำจะสร้างใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติตามรอบที่กำหนด — รายเดือนในกรณีของเธอ — พร้อมหมายเลขลำดับที่ถูกต้อง ทำให้เอกสารไม่มีทับซ้อนหรือข้ามหมายเลข

เธอมีระดับสมาชิกสองระดับ Studio คือคลาสกลุ่มเล็กไม่จำกัดในราคาคงที่ AUD 160 ต่อเดือน Studio+ เพิ่มเซสชันตัวต่อตัวสองครั้งต่อเดือนและส่วนลดเล็กน้อยสำหรับรายการพิเศษ ในราคา AUD 290 สำหรับสมาชิกแต่ละคน เธอตั้งตารางซ้ำรายเดือนสำหรับค่าสมาชิกและเชื่อมโยงกับลูกค้าที่ถูกต้อง ในวันแรกของทุกเดือน ใบแจ้งหนี้จะสร้างตัวเอง เธอไม่จำเป็น "ทำรายการสมาชิก" อีกต่อไป — เสร็จก่อนที่เธอจะชงกาแฟด้วยซ้ำ

นี่คือกลไกเดียวกับที่ธุรกิจสมัครสมาชิกหรือรีเทนเนอร์ใดๆ ใช้ และมันเหมาะกับสมาชิกพอดี: ภาระผูกพันเกิดซ้ำ ดังนั้นใบแจ้งหนี้ก็ควรเกิดซ้ำด้วย หมายเลขลำดับคงสม่ำเสมอโดยอัตโนมัติ ซึ่งสำคัญมากในช่วงภาษีเมื่อเธอส่งทุกอย่างให้นักบัญชี งานที่เคยกินเวลาเช้าแรกของทุกเดือน — จำว่าใครเป็นสมาชิก อยู่ระดับไหน และออกใบแจ้งหนี้ทีละใบด้วยมือ — ตอนนี้เกิดขึ้นไม่ว่าเธอจะคิดถึงหรือไม่ก็ตาม

หมายเหตุเกี่ยวกับสิ่งที่ InvoiceFlow ทำ (และไม่ทำ)

ควรอธิบายให้ชัดเจน เพราะโลกซอฟต์แวร์ฟิตเนสเต็มไปด้วยคำสัญญาเกินจริง InvoiceFlow ไม่ใช่ระบบประมวลผลการชำระเงินและไม่ใช่แอปจองคิว มันสร้างเอกสารและติดตามเงิน สามารถแสดงคำแนะนำการชำระเงินบนใบแจ้งหนี้ — รายละเอียดธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน หรือ QR โค้ด — และลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีของตนเอง จากนั้น Dani ทำเครื่องหมายใบแจ้งหนี้แต่ละใบว่า ชำระแล้ว หรือ ชำระบางส่วน สำหรับเธอ การแยกนี้คือคุณสมบัติ ไม่ใช่ข้อบกพร่อง: บัญชีธนาคารของเธอยังเป็นของเธอ การจองบนพื้นฟิตเนสยังอยู่ที่ไหนก็ได้ที่เธอเก็บ และแอปยังคงเป็นบันทึกที่สะอาดและเป็นเอกภาพของว่าใครเป็นหนี้เท่าไหร่

แพ็กคลาส: เทคนิคยอดค้างชำระ

ส่วนที่ชาญฉลาดที่สุดในการตั้งค่าของ Dani คือวิธีที่เธอจัดการแพ็กคลาสล่วงหน้า และมันอาศัยคุณสมบัติที่คนส่วนใหญ่เชื่อมโยงกับลูกค้าที่จ่ายช้า ไม่ใช่ฟิตเนส: การชำระบางส่วนและยอดค้างชำระ

นี่คือรูปแบบ ลูกค้าซื้อแพ็ก 10 คลาสในราคา AUD 280 — ยี่สิบแปดดอลลาร์ต่อคลาส เป็นส่วนลดเล็กน้อยจากราคาเข้าเรียนครั้งเดียว Dani ออกใบแจ้งหนี้เดียวสำหรับ AUD 280 เต็มจำนวน ทั้งแพ็กเรียกเก็บล่วงหน้าเป็นเอกสารเดียว ลูกค้าชำระและใบแจ้งหนี้ถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้ว ธรรมดามาจนถึงตรงนี้

แต่ Dani ต้องการให้ใบแจ้งหนี้นั้นทำหน้าที่เป็นบัญชีแยกประเภทของคลาสที่ใช้ไปด้วย และการติดตามการชำระบางส่วนของ InvoiceFlow ให้แบบจำลองทางความคิดที่ชัดเจนสำหรับเธอ กลไกยอดค้างชำระ — ที่แอปติดตามยอดคงเหลือเทียบกับยอดรวม — แมปได้อย่างสมบูรณ์กับแพ็กที่ลดลงเรื่อยๆ เธอมองเห็นภาพรวมของสิ่งที่ถูกใช้เทียบกับสิ่งที่จ่ายมา ดังนั้นในทุกขณะเธอสามารถตอบคำถามที่ลูกค้าแพ็กทุกคนถามในที่สุดที่ประตู: "ฉันเหลืออีกกี่คลาส?"

สำหรับลูกค้าที่ไม่อยากจ่าย AUD 280 ในครั้งเดียว คุณสมบัติเดียวกันทำงานในทิศทางตรงข้าม ใครบางคนผูกพันกับแพ็ก 10 คลาสแต่จ่าย AUD 140 ตอนนี้และ AUD 140 อีกสองสัปดาห์ข้างหน้า Dani บันทึกการชำระบางส่วน แอปติดตาม AUD 140 ที่ยังค้างอยู่ ลูกค้าเริ่มฝึกทันที ยอดคงเหลือไม่เคยเป็นที่สงสัย และไม่มีสเปรดชีตที่สองมาเงาสเปรดชีตแรก ยอดคงเหลือที่เหลืออยู่บนเอกสารนั้นเอง

หรือแบ่งเป็นแผน

สำหรับข้อเสนอพรีเมียมของเธอ — บล็อกการเปลี่ยนแปลง 12 สัปดาห์สำหรับผู้ที่ฝึกเพื่อกิจกรรมเฉพาะ — Dani บางครั้งใช้ตารางชำระเงินแบบแบ่งส่วนแทน ยอดรวมจะแบ่งเป็นแผนผ่อนชำระ และเทมเพลตผ่อนชำระจะแสดงตารางบน PDF โดยตรง ทำให้ลูกค้าเห็นว่าต้องจ่ายเท่าไหร่และเมื่อไหร่ งานบล็อกเดียวกัน นำเสนอเป็นแผนชำระแทนที่จะเป็นตัวเลขน่ากลัวล่วงหน้าครั้งเดียว ตัวเลือกที่เธอเสนอขึ้นอยู่กับลูกค้า ประเด็นคือแอปรองรับทั้งสาม — ชำระเต็ม ชำระบางส่วนพร้อมยอดติดตาม หรือแผนผ่อนชำระอย่างเป็นทางการ

ระดับสมาชิก: หมวดหมู่ที่มีความหมาย

เมื่อคุณมีสมาชิกสองระดับและแพ็กหลายประเภท รายชื่อลูกค้าของคุณจะหยุดเป็นรายการชื่อแบนๆ และกลายเป็นชุดความสัมพันธ์ที่คุณต้องมองเห็นได้ในทันที Dani ใช้หมวดหมู่ลูกค้าสำหรับสิ่งนี้ ด้วยหมวดหมู่หลักและหมวดหมู่ย่อย

โครงสร้างของเธอมีลักษณะดังนี้:

• สมาชิก (หลัก) → Studio และ Studio+ (หมวดหมู่ย่อย)
• ลูกค้าแพ็ก (หลัก) → 10 คลาส และ 20 คลาส (หมวดหมู่ย่อย)
• ตัวต่อตัว — ลูกค้าที่เรียกเก็บตามเวลา
• ดรอปอิน — ผู้เข้าเรียนแบบเฉพาะกิจที่เธอยังไม่ได้เปลี่ยนเป็นสมาชิก

หมวดหมู่เหล่านี้ไม่ใช่แค่การตกแต่ง มันคือวิธีที่เธอบริหารสตูดิโอ เมื่อเธอต้องการดึงทุกคนในระดับ Studio ไปสู่ Studio+ เธอกรองตามหมวดหมู่นั้น เมื่อเธอเปิดตัวบล็อกความแข็งแกร่งเช้าตรู่และต้องการเชิญคนที่ใช่ เธอมองที่เซกเมนต์ที่เกี่ยวข้องแทนการเลื่อนดูรายชื่อทั้งหมดตัวกรองขั้นสูงของ InvoiceFlow ช่วยให้เธอกรองรายชื่อลูกค้าตามหมวดหมู่และคุณลักษณะเหล่านี้ และหน้าจัดการกลุ่มลูกค้าเฉพาะทางเป็นที่ที่เธอจัดการโครงสร้างทั้งหมด รูปร่างแม่-ลูกหมายความว่าเธอสามารถคิดในวงกว้าง ("สมาชิกทั้งหมด") หรือแคบลง ("Studio+ โดยเฉพาะ") โดยไม่ต้องแท็กใครใหม่

หมวดหมู่ "ดรอปอิน" ทำงานเงียบๆ แต่มีประโยชน์ด้วย มันคือช่องทางการเปลี่ยนใจของเธอ ทุกสองสามสัปดาห์เธอกรองไปที่ดรอปอิน เห็นว่าใครมาสามครั้งขึ้นไปโดยไม่ผูกพันกับแพ็กหรือสมาชิก และคนเหล่านั้นคือคนที่เธอจะพูดคุยด้วยอย่างเป็นกันเอง หมวดหมู่นี้เปลี่ยนความตั้งใจที่คลุมเครือ — "ฉันควรสมัครสมาชิกคนประจำมากขึ้น" — ให้กลายเป็นรายชื่อสั้นๆ ที่เฉพาะเจาะจง

ตัวติดตามเวลา: เรียกเก็บงานที่หายไป

สิ่งที่เปลี่ยนกำไรสุทธิของ Dani จริงๆ คือตัวติดตามเวลา สำหรับลูกค้าตัวต่อตัว หน่วยที่เธอขายคือเวลาที่เรียกเก็บได้ และเวลาก็คือสิ่งที่เคยหายไประหว่างเซสชันกับใบแจ้งหนี้

ตอนนี้เธอรันตัวจับเวลาบนโทรศัพท์ในสตูดิโอ เซสชันที่จองไว้ 60 นาทีแต่ยาวถึง 75 นาทีเพราะลูกค้าต้องการทำงานด้านความยืดหยุ่นเพิ่มเติมจะถูกบันทึกเป็น 75 นาที ไม่ใช่ปัดลงตามเวลาจองด้วยความรู้สึกผิดที่คลุมเครือ เมื่อเธอออกใบแจ้งหนี้ เวลาที่ติดตามนั้นจะกลายเป็นรายการในใบแจ้งหนี้โดยตรง — ชั่วโมงที่เธอทำงานจริง ไม่ใช่ชั่วโมงที่เธอจำได้ครึ่งๆ กลางๆ มันเป็นเวิร์กโฟลว์เดียวกับที่ที่ปรึกษาหรือทนายความใช้เรียกเก็บค่าบริการตามชั่วโมง นำมาใช้บนพื้นสตูดิโอฟิตเนส

ผลกระทบในหนึ่งเดือนไม่ใช่เรื่องเล็กน้อย สตูดิโอที่มีเซสชันตัวต่อตัวหลายสิบรายการในแต่ละเดือน แต่ละรายการยาวเกินกำหนดห้าหรือสิบนาทีเงียบๆ กำลังสูญเสียงานที่ขายไปหลายชั่วโมงโดยไม่รู้ตัว การติดตามเวลาและแปลงเป็นรายการในใบแจ้งหนี้จะปิดช่องรั่วนั้น โดยที่ Dani ไม่จำเป็นต้องกลายเป็นคนที่จับตาดูนาฬิการะหว่างเซสชัน ตัวจับเวลาทำหน้าที่นั้นแทนเธอ

หนึ่งสัปดาห์ในสตูดิโอ

จินตนาการถึงวันแรกของเดือน ตารางซ้ำของ Dani ทำงาน และใบแจ้งหนี้สมาชิกทุกใบสร้างตัวเองพร้อมหมายเลขลำดับถัดไป สมาชิก Studio และ Studio+ ได้รับใบแจ้งหนี้ของตน เธอส่งทางอีเมลพร้อมลิงก์ชำระเงิน และเมื่อการชำระเงินมาถึง เธอทำเครื่องหมายแต่ละใบว่าชำระแล้ว รากฐานรายได้ของสตูดิโอมีอยู่แล้วก่อนที่คลาสแรกจะเริ่ม

วันอังคาร ลูกค้าแพ็กทำคลาสที่แปดจากแพ็ก 10 คลาสของเธอ Dani มองที่ยอดคงเหลือบนใบแจ้งหนี้แพ็ก — เหลืออีกสอง — และพูดถึงมันขณะที่ลูกค้าวางบาร์เบล: "เหลืออีกสองหลังวันนี้ อยากต่อแพ็กใหม่ไหม?" ลูกค้าซึ่งไม่รู้เลยว่ากำลังจะหมด ตอบรับทันที การสนทนานั้นเกิดขึ้นได้เพราะตัวเลขมองเห็นได้

คืนวันพฤหัสบดี เธอจบเซสชันตัวต่อตัวที่ยาวกว่ากำหนดสิบห้านาที ตัวจับเวลาทำงานอยู่ ดังนั้นเวลาพิเศษถูกบันทึก และปลายสัปดาห์เธอแปลงเวลาตัวต่อตัวที่ติดตามทั้งสัปดาห์เป็นใบแจ้งหนี้ เรียกเก็บชั่วโมงจริง

วันเสาร์ หน้าใหม่ — ประเภทที่เคยมาแค่ครั้งเดียว — เข้ามาเรียนเป็นครั้งที่สามและถาม "อยากทำจริงจัง" Dani เสนอแพ็ก 10 คลาส รับการชำระบางส่วน AUD 140 เพื่อเริ่มต้น บันทึกยอดคงเหลือ และย้ายลูกค้าจากดรอปอินไปเป็นลูกค้าแพ็ก ผู้เข้าเรียนแบบเฉพาะกิจเพิ่งกลายเป็นความสัมพันธ์ที่ติดตามและผูกพันแล้ว

เสริมด้านที่ลูกค้าเห็น

เนื่องจากเอกสารเหล่านี้ไปถึงลูกค้าที่จ่ายราคาพรีเมียมสำหรับความใส่ใจส่วนตัว ใบแจ้งหนี้จึงต้องสื่อสิ่งนั้น Dani ใช้เทมเพลต PDF ในตัวหนึ่งจากทั้ง 12 แบบ — แบบ modern เหมาะกับแบรนด์ของสตูดิโอ — โดยโลโก้ของเธอวางอัตโนมัติด้วยระบบสองโลโก้ ตราสัญลักษณ์สี่เหลี่ยมสำหรับเลย์เอาต์แคบและเวิร์ดมาร์กกว้างตลอดส่วนหัว เธอเรียกเก็บเงินทุกอย่างเป็นดอลลาร์ออสเตรเลียพร้อมรูปแบบที่ถูกต้อง และในกรณีที่ใช้ GST เธอตั้งค่าการจัดการภาษีครั้งเดียวเพื่อให้ใบแจ้งหนี้ทุกใบดำเนินการแบบเดียวกัน สมาชิกคือความสัมพันธ์ระยะยาวและแพ็กคลาสคือการติดต่อหลายสัปดาห์ เอกสารทุกชิ้นตลอดเส้นทางคือจุดสัมผัสเล็กๆ และมันสะสมกันเป็นภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพทั้งหมด

สิ่งที่ Dani จะบอกเจ้าของสตูดิโออื่น

1. ยอมรับว่าคุณมีสามรูปแบบการเรียกเก็บเงิน ไม่ใช่หนึ่ง แพ็ก สมาชิก และงานตามเวลาไม่เหมือนกันเลย หยุดบังคับให้ผ่านสมุดบันทึกเล่มเดียวและให้เครื่องมือที่เหมาะสมกับแต่ละแบบ
2. เรียกเก็บสมาชิกด้วยตารางซ้ำ ภาระผูกพันที่เกิดซ้ำสมควรได้รับใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ตั้งครั้งเดียวต่อสมาชิกและปล่อยให้วันแรกของเดือนจัดการตัวเอง — รายได้ที่คาดเดาได้ก็ยังต้องได้รับการเรียกเก็บจริงๆ
3. ปฏิบัติต่อแพ็กคลาสเหมือนยอดคงเหลือ ไม่ใช่การขายครั้งเดียว ติดตามคลาสที่ใช้เทียบกับที่จ่าย เพื่อให้คุณตอบ "ฉันเหลืออีกกี่คลาส?" ได้เสมอ — และเปลี่ยนคำตอบนั้นเป็นการต่ออายุที่ประตู
4. ติดตามเวลาตัวต่อตัวและแปลงเป็นรายการในใบแจ้งหนี้ ห้าและสิบนาทีที่เซสชันยาวเกินคือการทำงานจริง บันทึกมันหรือสูญเสียมันต่อไป
5. จัดหมวดหมู่ลูกค้าตามสิ่งที่พวกเขาซื้อจริง ระดับและประเภทแพ็กเป็นหมวดหมู่ที่เปลี่ยนรายชื่อแบนๆ ให้เป็นเครื่องมือ — สำหรับการอัปเกรด ข้อเสนอใหม่ และการเปลี่ยนดรอปอินเป็นสมาชิกประจำ

Dani ยังสอนคลาสเดิมในโรงรถแปลงร่างเดิม ด้วยเคตเทิลเบลล์เดิมและไวท์บอร์ดเดิม สิ่งที่เปลี่ยนแปลงคือโครงสร้างข้างใต้ ในวันแรกของเดือน สมาชิกชุดหนึ่งที่รู้จักจะเรียกเก็บตัวเอง ตลอดเดือน แพ็กทุกอันมียอดคงเหลือที่มองเห็นซึ่งกระตุ้นการต่ออายุของตัวเอง และเซสชันที่ยาวทุกครั้งจะถูกบันทึกแทนที่จะถูกลืม รายชื่อลูกค้าของเธอไม่ใช่แค่รายชื่ออีกต่อไป แต่เป็นแผนที่ว่าใครผูกพัน ใครกำลังดึงแพ็ก ใครยังไม่ถูกเรียกเก็บเงิน และใครแค่สนทนาดีๆ ก็จะกลายเป็นสมาชิกประจำ