Ankara'da lojistik firması sahibi Volkan Yılmaz, alacaklarını 1,8 milyondan 700 bin TL'ye nasıl indirdi?

Volkan Yılmaz'ın firması, Ankara Ostim'deki küçük bir ofisten Türkiye'nin dört bir yanına yük taşıyor. Sekiz kamyonu var; bazısı tenteli, bazısı frigorifik. Müşterileri arasında Ostim'deki makine üreticileri, Sincan'daki gıda toptancıları, İvedik'teki mobilyacılar ve birkaç büyük zincir mağazanın depo operasyonu bulunuyor. Toplam 40 sabit kurumsal müşteri, aylık yaklaşık 6.000.000 TL ciro. Kâğıt üstünde firma sağlıklı görünüyordu. Ama Volkan her ayın sonunda aynı kâbusu yaşıyordu: kasada para yoktu.

"Ciro 6 milyon," diyordu mali müşavirine, "ama mazot parasını denkleştirmek için kredi kartından çekiyorum. Bu nasıl iş?" Cevap, firmanın bilançosunun en tehlikeli satırında gizliydi: alacaklar. Volkan'ın müşterilerinden tahsil etmeyi beklediği para, sürekli olarak 1.500.000 ile 2.000.000 TL arasında dolaşıyordu. Yani neredeyse bir aylık cirosu hep "yolda" duruyordu.

Sorun: Herkese aynı vade, kimseye kontrol

Lojistik sektörü vade üzerine kuruludur. Müşteriler "ay sonu", "45 gün", "fatura kesiminden 60 gün sonra" gibi farklı vadelerle çalışmak ister. Volkan yıllarca her gelen müşteriye, ne kadar güvenilir olduğuna bakmaksızın, aynı esnekliği gösterdi. Büyük bir mobilya zinciri 90 gün sonra ödüyordu; küçük ama düzenli bir gıda toptancısı ise 15 günde ödeyebilecekken ona da 60 gün vade tanınmıştı. Kimin ne zaman, ne kadar borçlu olduğunu takip eden tek sistem, Volkan'ın aklı ve bir defterdi.

En tehlikelisi şuydu: Volkan, hangi müşterinin gerçekten geç ödediğini, hangisinin sürekli sınırı zorladığını rakamlarla bilmiyordu. "Ahmet abi iyi adamdır, öder" gibi hislerle çalışıyordu. Oysa o "iyi adam", aslında firmanın en uzun vadeli ve en riskli alacağını biriktiriyordu.

"Bir gün en büyük müşterim, aylık 900 bin TL iş yaptığım zincir, ödemeyi iki ay geciktirdi. O iki ayda mazot, lastik, sürücü maaşı, sigorta hepsi devam etti. Kredi kartı limitim doldu. O an anladım: ciro değil, tahsilat hızı yönetiliyormuş."

Alacakların görünmez maliyeti

1.800.000 TL'lik bir alacak havuzu, sadece "ileride gelecek para" değildir. Bu para gelene kadar Volkan'ın o tutarı bir yerden bulması gerekir: ya kredi çeker (faiz öder), ya kredi kartı kullanır (daha yüksek faiz), ya da yeni iş alamaz (büyüme durur). Yüksek faiz ortamında, 1,8 milyon TL'lik bir alacağı finanse etmenin aylık maliyeti tek başına on binlerce lirayı buluyordu. Yani Volkan, müşterilerine farkında olmadan ücretsiz kredi veriyor, bu kredinin faizini de kendi cebinden ödüyordu.

Keşif: "Müşterilerini nota bağla"

Volkan'ın oğlu işletme okuyordu. Bir akşam yemekte babasının derdini dinledikten sonra şunu söyledi: "Baba, bankalar herkese aynı kredi limitini vermez. Önce sınıflandırır: kim ne kadar güvenilir? Sen de aynısını yapmalısın. Her müşteriye ne zaman, ne kadar ödediğine göre bir not ver." Bu basit fikir, Volkan'ın "iyi adam" hislerini ölçülebilir bir sisteme dönüştürdü.

Çözüm: Alacak yaşlandırma ve müşteri kredi sınıflandırması

Volkan firmasını InvoiceFlow'a taşıdı. 40 müşterisinin tamamını, VKN'leri ve vade koşullarıyla birlikte sisteme girdi. Her sefer için ayrı e-Fatura kesmeye başladı. Asıl güç ise iki raporda gizliydi.

1. Alacak yaşlandırma analizi

İlk kez tüm alacaklarını yaşlandırma tablosunda gördü. Bu tablo, bekleyen her faturayı vadesine göre gruplara ayırıyordu:

Rakamlar gerçeği çıplak gösterdi: 1.800.000 TL'lik havuzun 700.000 TL'si zaten vadesi geçmiş, 290.000 TL'si ise iki aydan uzun süredir bekleyen, neredeyse "yanık" alacaktı. Volkan ilk kez kime, ne kadar zamandır borçlu olduğunu rakamla gördü ve önceliği bu en eski dilime verdi.

2. Müşteri kredi sınıflandırması

İkinci adımda her müşteriyi ödeme geçmişine göre üç sınıfa ayırdı:

• A sınıfı (güvenilir): Hep zamanında ödeyenler. Bunlara esnek vade ve öncelikli kapasite.
• B sınıfı (orta): Ara sıra geciken ama ödeyenler. Standart vade, otomatik hatırlatma.
• C sınıfı (riskli): Sürekli geciken, sınırı zorlayanlar. Kısa vade, peşinat veya ön ödeme şartı.

InvoiceFlow'da her müşteri profilini bu sınıfa göre etiketledi. C sınıfı müşterilere artık 60 gün vade vermiyor; ya iş başında peşinat alıyor ya da taksitli ödeme planına bağlıyordu. Sistem her faturanın vadesi yaklaştığında otomatik hatırlatma gönderiyor, geciken müşterilere ise daha sık ve net uyarılar gidiyordu. Volkan'ın kişisel olarak "rica" etmesine gerek kalmadı.

"En çok korktuğum şey, sınıflandırmanın müşteriyi kaçıracağıydı. Tam tersi oldu. A sınıfı müşterilerim, daha hızlı kamyon ayırdığım için memnun. C sınıfı olanlar ise ya düzeldi ya da zaten kaybetsem kârlı olacak müşterilerdi."

3. e-Fatura ve KDV uyumu

Volkan'ın firması limited şirket ve e-Fatura mükellefi. Nakliye hizmetinde %20 KDV uygulanıyor. InvoiceFlow'da her sefer faturası GİB formatına uygun düzenleniyor, KDV otomatik hesaplanıyor, aylık özet mali müşavire kategori bazında gidiyor. Eskiden ay sonunda biriken fatura yığını ve "şu seferi faturaladık mı?" telaşı bitti.

Sonuç: 1,8 milyondan 700 bine

Sistemi kurduktan dört ay sonra Volkan'ın alacak havuzu kökten değişti:

• Toplam alacaklar 1.800.000 TL'den 700.000 TL'ye indi.
• 60 günden uzun süredir bekleyen "yanık" alacaklar neredeyse sıfırlandı.
• Ortalama tahsilat süresi yaklaşık 30 gün kısaldı.
• Volkan artık mazot ve maaş için kredi kartı çekmiyor; nakit akışı kendi kendini döndürüyor.

Üstelik en büyük müşterisi yine geciktiğinde, bu sefer firma sallanmadı. Çünkü diğer müşterilerden gelen düzenli ve hızlı tahsilat, tek bir büyük müşterinin gecikmesini emecek tamponu yaratmıştı. Volkan artık sefer planını yaparken hangi müşterinin ne kadar riskli olduğunu biliyor; kapasitesini en güvenilir işlere ayırıyor.

Diğer lojistikçilere üç tavsiye

1. Cirona değil, tahsilat hızına bak. 6 milyon ciro, kasanda para olmadıktan sonra rakamdan ibaret.
2. Müşterilerini sınıflandır. Herkese aynı vadeyi vermek, en riskliyi finanse etmek demektir.
3. Alacaklarını yaşlandır. En eski alacağı görmeden, doğru önceliği veremezsin.

Volkan'ın dediği gibi: "Kamyonlarım hâlâ aynı yolları gidiyor. Ama artık param bana benden hızlı dönüyor."