Архітектор, 8 проектів і 4 етапи оплати кожен: як Роман Ткаченко нарешті отримав контроль над фінансами

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 9 хвилин

Роман Ткаченко виявив помилку у вівторок вранці, переглядаючи старий блокнот. Клієнт Карпенко, проект приватного будинку у Хмельницькому — він виставив рахунок за третій етап (проектна документація) ще три місяці тому. Клієнт не заплатив, але Роман забув нагадати. Він запитав у клієнта — той здивувався: «А хіба я ще щось маю платити? Я думав, що вже все закрите після другого рахунку».

Три місяці очікування і втрачений платіж ₴18 000 — і все через брак системи.

Хмельницький, проектування і довгий цикл

Роману 41 рік. Він архітектор-ФОП, проектує переважно індивідуальні житлові будинки і реконструкції в Хмельницькому і Хмельницькій області. Клієнти — приватні особи і невеликі забудовники.

Типовий проект складається з чотирьох етапів:

  1. Технічне завдання і концепція (ТЗ): зустріч, опитування клієнта, формалізація побажань і вимог, ескізна концепція. Тривалість: 1-2 тижні. Ціна: 15% від загальної вартості проекту.
  2. Ескізний проект: планування, фасади, 3D-візуалізація. Тривалість: 3-4 тижні. Ціна: 25% від загальної вартості.
  3. Проектна документація: повний комплект документів для будівництва. Тривалість: 4-8 тижнів. Ціна: 45% від загальної вартості.
  4. Авторський нагляд: виїзди на будівництво, консультації. Ціна: 15% від загальної вартості. Тривалість: весь час будівництва.

Типовий цикл проекту від першої зустрічі до завершення авторського нагляду — 12-18 місяців. В деяких випадках — до двох і більше років.

Проблема: 8 проектів, 4 рахунки кожен, без системи

Роман веде паралельно 6-8 активних проектів. Кожен — на різних стадіях. Один проект на першому етапі, інший уже на авторському нагляді, ще кілька — між другим і третім.

Він намагався відстежувати це в Excel: листок на кожного клієнта, стадія, оплачений чи ні. Але таблиця ставала заплутаною. Деякі клієнти платили частками не за рахунком, а «скільки є». Деякі доплачували за зміни. Деякі затримували оплату на тижні.

Ситуація з Карпенком була не першою. За рік Роман виявив, що кілька рахунків «загубилися» — він виставив, але не нагадав і не відстежив. Сума неотриманих платежів через хаос: ~₴72 000 за рік. Більшість врешті заплатили, але із затримкою місяць-три.

InvoiceFlow: рахунки по проектах зі статусами

Роман налаштував систему у InvoiceFlow таким чином:

Клієнт = проект

Кожен клієнт у InvoiceFlow — це окремий проект. Назва клієнта: «Карпенко — Будинок вул. Садова, 12» або «ТОВ 'Форт-Буд' — Реконструкція офісу». Так одразу ясно, про що йдеться.

4 рахунки на проект

При відкритті нового проекту Роман одразу створює 4 рахунки:

Рахунки 2, 3 і 4 зберігаються як «Чернетки» — до моменту, коли настає час їх виставити. Роман бачить всі рахунки по проекту в хронологічному порядку і одразу розуміє: що виставлено, що оплачено, що наступне.

Нагадування через статуси

Щотижня Роман відкриває InvoiceFlow і перевіряє список рахунків зі статусом «Прострочено». Якщо рахунок прострочений більш ніж на 5 днів — надсилає нагадування клієнту.

Реальні результати

Через рік після впровадження системи:

Акти виконаних робіт: важливий аспект для B2B-клієнтів

Деякі клієнти Романа — юридичні особи (ТОВ, агро-підприємства). Їм для бухгалтерії потрібен не просто рахунок, а підписаний акт виконаних робіт — їхній бухгалтер проводить витрати тільки після акту.

InvoiceFlow дозволяє прикріплювати документи до рахунку. Роман готує акт в окремому PDF (шаблон в Word), підписує електронно, прикріплює до відповідного рахунку в InvoiceFlow. Клієнт отримує два документи: рахунок і акт — в одному листі.

ФОП архітектора: яка група, КВЕД

ФОП 3 групи — Роман має і фізичних, і юридичних осіб як клієнтів. При юридичних особах 2 група неможлива.

КВЕД: 71.11 — «Діяльність у сфері архітектури». Ставка: 5% від доходу.

Дохід за 2025 рік: 8 проектів × середня вартість ₴120 000 = ₴960 000. Плюс авторський нагляд по трьох проектах: ₴80 000. Разом: ₴1 040 000.

Єдиний податок 5%: ₴52 000. ЄСВ: ₴17 688. Разом: ₴69 688.

Чистий дохід: ₴970 312 — або ~₴80 860 на місяць.

Управління змінами в проектах і додаткові рахунки

Архітектурні проекти часто зазнають змін — клієнт переглянув бажання щодо планування, або вийшли нові ДБН (держбудівельні норми), або змінилася ділянка. Кожна зміна — це додаткова робота, яка має бути оплачена.

Роман виставляє «Додатковий рахунок» безпосередньо в InvoiceFlow — це не замінює основні 4 рахунки, а доповнює їх. Клієнт бачить чіткий перелік: що входить в основний договір, а що — додатково.

«Раніше я соромився казати про додаткові витрати», — каже Роман. «Тепер я одразу кажу: 'Зміни поза ТЗ — окремий рахунок'. І коли приходить рахунок — клієнт не дивується, бо ми про це говорили».

Електронний підпис при підписанні договору

При старті проекту Роман надсилає клієнту першочерговий документ: договір-замовлення з описом усіх чотирьох етапів, строками і вартістю. Клієнт підписує електронно через InvoiceFlow. Підписаний договір зберігається разом з рахунками проекту.

«Це психологічно важливо», — говорить Роман. «Коли людина підписала документ, вона ставиться до зобов'язань серйозніше. І якщо виникає спір — у мене є підписаний договір».

Поради для архітекторів і проектувальників як ФОП

Структуруйте рахунки по проектах

Один клієнт — один «проект» у вашому інструменті. Всі рахунки по проекту — в одному місці.

Підготуйте рахунки наперед

При відкритті проекту створіть всі заплановані рахунки одразу (у статусі чернетки). Коли настає час виставити — просто активуєте, не думаєте що і скільки.

Відстежуйте щотижня

Раз на тиждень 10 хвилин на перегляд прострочених рахунків — і жодний платіж не загубиться.

Завжди договір з підписом перед початком

В архітектурі проекти довгі і коштовні. Письмова домовленість з підписом — базова норма.

Завантажити InvoiceFlow безкоштовно