Логістичний консультант із Броварів: як вести рахунки у гривнях і євро одночасно

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 9 хвилин

Вівторок, 10 ранку. Андрій Яременко відкриває ноутбук у своєму кабінеті в Броварах — передмісті Києва за двадцять хвилин від столиці. На одному екрані — відеодзвінок із варшавською e-commerce компанією, яка хоче налагодити доставку в Україну. На іншому — аналіз маршрутів «останньої милі» для київського інтернет-магазину. До обіду він ще встигне написати звіт для третього клієнта — логістичного оператора з Лодзя.

Андрій Яременко — незалежний консультант із логістики та ланцюгів постачання. Він консультує e-commerce компанії щодо оптимізації складської логістики, доставки «останньою милею» і вибору перевізників. Клієнти — і в Україні, і в Польщі. Частина платить в гривнях, частина — в євро.

Ця двовалютність здається зручною — в різних валютах, але насправді до певного моменту перетворювала облік на кошмар.

Два клієнти — дві реальності

Українські клієнти Андрія — переважно малі та середні e-commerce компанії, які тільки починають структурувати логістику. Вони платять в гривнях, очікують стандартного рахунку-фактури та акту виконаних робіт для своєї бухгалтерії. Суми — від 15 000 до 80 000 грн за проєкт.

Польські клієнти — інша справа. Це зареєстровані компанії у Польщі (EU VAT ID), які замовляють консультаційні послуги у Андрія як у приватного підприємця поза ЄС. За правилами ЄС, такі транскордонні B2B послуги не оподатковуються ПДВ на боці постачальника — натомість застосовується механізм «reverse charge» (зворотне нарахування ПДВ): польський клієнт сам нараховує ПДВ у себе в обліку. Рахунок від Андрія має містити позначку «VAT: Reverse charge» і не включати ПДВ.

— Перший польський клієнт повернув мій рахунок назад із поясненням: «Де позначка reverse charge?» — згадує Андрій. — Я не знав, що це таке. Два дні гуглив, консультувався з бухгалтером. Це коштувало мені і часу, і соромно було перед клієнтом.

Excel і Word: коли інструменти ростуть проти тебе

Спочатку Андрій мав два окремих шаблони Word: один для українських клієнтів (гривні, реквізити, підпис), інший для польських (EUR, reverse charge, English text). Щоразу відкривав потрібний файл, вносив дані вручну, зберігав PDF, надсилав на пошту.

Проблем накопичувалося дедалі більше. По-перше, він кілька разів надсилав польський шаблон українському клієнту — і навпаки. По-друге, не мав жодного реєстру — ні хто скільки заборгував, ні загальна виручка за місяць. По-третє, коли клієнтів стало сім, стежити за термінами оплати (деякі польські платять net-30, деякі — одразу) стало фізично важко.

— В один місяць я не знав, чи мій дохід більший чи менший за попередній, — каже він. — Бо в мене були три рахунки в гривнях і два в євро, і я не міг швидко порахувати загальний дохід. Потрібен був калькулятор і курс НБУ.

InvoiceFlow: один застосунок для двох валют

Андрій знайшов InvoiceFlow через рекомендацію в телеграм-спільноті українських фрілансерів. Перше, що його зацікавило: підтримка мультивалютності без додаткових налаштувань — просто вибираєш валюту при створенні рахунку.

Для польських клієнтів він налаштував окремий шаблон: мова рахунку — англійська, валюта — EUR, у примітках стандартна фраза «VAT: Reverse charge — the customer is liable for VAT under Article 196 of the EU VAT Directive». Це повністю задовольняє вимоги польських бухгалтерів.

Для українських клієнтів — стандартний шаблон в гривнях із усіма реквізитами ФОП: ПІБ, РНОКПП (ІПН), серія та номер паспорта (або дані ЄДР), номер рахунку. Акт виконаних робіт — окремий документ, який Андрій формує паралельно.

— Я просто вибираю клієнта із бази — і відповідний шаблон з правильною валютою підставляється автоматично, — пояснює він. — Жодного ризику надіслати польський рахунок українцеві і навпаки.

Проектний облік: як виглядає типовий контракт

Консалтингові проєкти Андрія зазвичай тривають від 4 до 12 тижнів. Стандартна структура оплати: 30% аванс після підписання угоди, 70% після здачі проєкту. Іноді — поетапне виставлення рахунків: аванс, проміжний результат, фінальний звіт.

InvoiceFlow дозволяє вести ці етапи в рамках одного клієнта. Перший рахунок — «Аванс за логістичний аудит, 30% від суми контракту». Другий — «Проміжний звіт: аналіз складської системи». Третій — «Фінальний звіт та рекомендації».

Для польського клієнта Sieć Logistyczek sp. z o.o. Андрій минулого року виставив три рахунки: €800 аванс, €1 200 проміжний результат, €1 000 фінальний. Усі три — в EUR, з reverse charge, з терміном оплати 14 днів. Усі три сплачені вчасно.

— Польські компанії зазвичай дуже пунктуальні щодо оплати, — зазначає Андрій. — Якщо рахунок правильно оформлений, проблем із оплатою майже немає. Раніше їх бухгалтери поверталися з питаннями — зараз рідко.

Декларування валютного доходу як ФОП 3 групи

Як ФОП 3 групи без ПДВ, Андрій сплачує 5% від виручки. Але виручка в EUR — це виручка в гривнях за курсом НБУ на день отримання коштів. Це регулярно викликало питання: а який саме курс вважати? На який день?

Андрій вирішив це просто: рахунок у InvoiceFlow він виставляє в EUR, але при закритті (позначення як «оплачений») вносить курс НБУ на дату фактичного зарахування і відповідну суму в гривнях у примітку. Так є і документ для клієнта в EUR, і основа для декларації в гривнях.

— Мій бухгалтер Оксана сказала, що це найкращий спосіб вести облік для тих, хто отримує валюту, — каже Андрій. — Бачиш і EUR, і еквівалент у гривнях, і всю хронологію.

Мобільний офіс: рахунок із метро і кафе

Андрій часто працює в дорозі: зустрічі з київськими клієнтами, відрядження до Варшави раз на квартал. InvoiceFlow дозволяє виставити рахунок прямо зі смартфона — без ноутбука, без VPN, без папок із шаблонами.

— Одного разу я їхав у метро після зустрічі з клієнтом, і він написав у Telegram: «Надішли рахунок, коли будеш готовий». Я виставив рахунок прямо в метро і відповів: «Вже надіслав». Він жартував, що так швидко ніхто не надсилав, — усміхається Андрій.

Функція «клієнтська база» у InvoiceFlow зберігає всі деталі: ім'я, адресу, EU VAT ID для польських клієнтів, банківські реквізити, мову рахунку. Нічого не потрібно вводити повторно — достатньо вибрати клієнта зі списку.

Поради логістичним консультантам-ФОП

Розділяйте профілі клієнтів за валютою та юрисдикцією. Українські клієнти — гривні, повні реквізити ФОП. Польські/ЄС клієнти — EUR, EU VAT ID, мітка reverse charge. Хай застосунок вибирає правильний шаблон автоматично.

Для B2B послуг в ЄС завжди додавайте reverse charge. Це не ПДВ — це механізм переносу обов'язку нарахування ПДВ на покупця. Без цієї мітки польський бухгалтер не зможе правильно провести рахунок.

Фіксуйте курс валюти на день отримання оплати. Для декларування доходу в Україні важливий курс НБУ на дату зарахування, а не на дату виставлення рахунку.

Використовуйте поетапне виставлення рахунків для довгих проєктів. 30/70 або 30/40/30 — це захист вашого грошового потоку і зручність для клієнта.

Підсумок 2025 року

Минулого року Андрій обслужив дев'ять клієнтів: шість українських та три польських. Загальна виручка — близько 1,1 мільйона гривень еквівалентом (з них ~€18 000 від польських клієнтів за курсом НБУ). Жодного несплаченого рахунку після 60 днів. Уперше за п'ять років самозайнятості він завершив рік з повним порядком в обліку.

— Я нарешті знаю, скільки заробляю. Не приблизно — точно. З якого клієнта, в якій валюті, в який місяць, — каже він. — Це звучить як мінімум, але насправді це змінює те, як ти плануєш бізнес.

Спробуйте InvoiceFlow безкоштовно

Якщо ви консультант або фрілансер із клієнтами в Україні та ЄС — InvoiceFlow дозволяє вести рахунки у кількох валютах з правильними шаблонами для кожного ринку. Завантажте безкоштовно на Google Play.