Розробник із Варшави: як підтримувати ФОП в Україні, працюючи для нідерландської компанії з Польщі

Від редакції InvoiceFlow — опубліковано 1 червня 2026 р. — читання 10 хвилин

Варшава, вранці. Денис Савченко відкриває ноутбук у спільному офісі в районі Шльонська. Перший commit на GitLab — виправлення у мобільному додатку для нідерландської EdTech-компанії. Потім — Slack-повідомлення технічному директору у Гаазі. Потім — перевірка рахунку в InvoiceFlow: чи прийшла оплата за лютий?

Три локації в одному вранці: Варшава (де він живе), Нідерланди (де знаходиться його роботодавець) і Україна (де зареєстрований його ФОП). Для тридцятирічного розробника з Лисичанська це не якийсь винятковий кейс — це просто реальність його life.

Денис Савченко виїхав з Лисичанська в 2022 році. Спочатку жив у Полтаві, потім переїхав до Варшави. Нідерландська компанія MindPath BV найняла його на постійний контракт як зовнішнього розробника — ФОП в Україні виставляє щомісячний рахунок. Схема стандартна для багатьох українських розробників: Ukrainian FOP + foreign B2B contract.

Схема «ФОП + закордонний контракт»: зручно, але складно документально

Ця схема має кілька важливих нюансів. По-перше, ФОП виставляє рахунок іноземній компанії в EUR (або USD). По-друге, оскільки це B2B послуга, надана платником поза ЄС компанії в ЄС — застосовується reverse charge. Нідерландська компанія сама нараховує BTW (голландський ПДВ) у себе. Денис не включає ПДВ у рахунок, але має вказати, чому. По-третє, отриману виручку в EUR він конвертує в гривні за курсом НБУ і декларує в Україні як дохід ФОП 3 групи.

Перший рахунок, що Денис відправив до MindPath BV, був відхилений фінансовим відділом компанії: «Рахунок виглядає неформально і не відповідає нашим вимогам для обробки платежу». Це стало дзвіночком.

— Я думав, що виставити рахунок — це просто. Відправив якийсь PDF із Word. Вони відповіли: «Де VAT number? Де reverse charge clause? Де правильний опис послуги?» Я провів вечір, читаючи про B2B invoicing в ЄС, — розповідає він.

Що потрібно нідерландській компанії від рахунку

MindPath BV — голландська компанія з реєстрацією в Нідерландах (BTW-nummer). Для проведення рахунку від зовнішнього підрядника не з ЄС їхня бухгалтерія вимагає:

Повні реквізити підрядника: ім'я, адреса, ідентифікаційний код (для ФОП — РНОКПП), країна реєстрації (Ukraine). Реквізити клієнта: назва компанії, адреса, BTW-nummer. Опис послуги: конкретно — «Mobile app development services, [Project Name], [Period]». Валюта: EUR. Сума. Умови оплати: net-14 або net-30. Примітка про reverse charge: «VAT: Reverse charge mechanism applies. The customer is liable to account for VAT under Article 196 EU VAT Directive».

Без будь-якого з цих елементів — рахунок повертають до переоформлення, що означає затримку оплати.

InvoiceFlow: правильний шаблон з першого разу

Денис знайшов InvoiceFlow через рекомендацію в Telegram-каналі «Айтішники за кордоном» — спільноті українських розробників у діаспорі. Застосунок порадили саме для схеми «ФОП + іноземний клієнт».

Налаштування зайняло 20 хвилин. Він заповнив профіль ФОП: ПІБ, РНОКПП, адреса реєстрації в Україні, email. Потім завів профіль MindPath BV: назва компанії, юридична адреса в Амстердамі, BTW-nummer, email бухгалтерії. Мова рахунку — англійська. Валюта — EUR.

У шаблоні рахунку він додав стандартний текст у поле «Примітки»: «VAT: Reverse charge mechanism applies in accordance with Article 196 of Council Directive 2006/112/EC. Customer is responsible for accounting for VAT.»

Перший рахунок через InvoiceFlow — €3 200 за місяць роботи — прийнято без жодних зауважень. Оплата надійшла через 14 днів.

— Я повторив те саме на наступний місяць — і на наступний. Тепер виставляю рахунок 1-го числа кожного місяця, займає 3 хвилини. Оплата — стандартно через два тижні, — розповідає Денис.

Місячний ритм і передбачуваність доходу

Щомісячний контракт — одна з найзручніших схем для розробника. Фіксована ставка за місяць, один рахунок, один платіж. InvoiceFlow зберігає профіль клієнта і пам'ятає всі деталі — Денис тільки уточнює місяць у назві послуги і натискає «Надіслати».

Але є і складніші місяці: коли він виконував додатковий проєкт поза основним контрактом, рахунок включав дві позиції — основний retainer і додатковий проєкт. InvoiceFlow обробляє це без проблем: кілька позицій, кожна з окремою сумою, загальний підсумок.

— Одного разу MindPath попросили зробити додаткову роботу — ревізію API-архітектури для нового модуля. Окремий рахунок за €1 800. Виставив додатково до основного. Вони прийняли без питань, бо все оформлено правильно, — говорить він.

Збереження українського ФОП і податкова відповідність

Ключове питання для українців за кордоном, що ведуть ФОП в Україні: це легально і вигідно? За чинним законодавством, ФОП в Україні може отримувати дохід від іноземних клієнтів. Виручка декларується в Україні, єдиний податок 5% від доходу (ФОП 3 групи без ПДВ), ЄСВ мінімальний. Порівняно зі ставками в Польщі або Нідерландах — дуже конкурентно.

Але є важливий момент: ФОП в Україні зобов'язаний вести облік доходів і подавати квартальні декларації. Для цього потрібно знати: коли і скільки надійшло в EUR, і яким був курс НБУ на цей день.

InvoiceFlow дає Денису список всіх рахунків з датами. Коли надходить оплата — він відмічає рахунок як оплачений і додає в примітку: «Отримано 14.02.2026, курс НБУ 42,34 грн/€, гривневий еквівалент 135 488 грн». Раз на квартал — ці дані йдуть до бухгалтерки в Харкові (вона веде облік дистанційно), яка подає декларацію онлайн через Дію.

— Я ніколи не бачу бухгалтерку особисто. Ми спілкуємося у Telegram. Вона отримує дані з InvoiceFlow, я їх надсилаю скріншотами — і через день декларація подана, — каже Денис.

Спільнота: «ФОП за кордоном» як нова норма

Денис активний у кількох онлайн-спільнотах українців-розробників у діаспорі. За його відчуттям, схема «ФОП в Україні + іноземний контракт» стала стандартною практикою для сотень, якщо не тисяч спеціалістів.

— Це не обхід системи — це легальна схема, яка зручна для обох сторін. Іноземна компанія отримує кваліфікованого розробника без оформлення в штат і без польських чи нідерландських витрат. Я отримую конкурентний дохід зі значно меншим податковим навантаженням, ніж у Польщі, — пояснює він.

Але для цієї схеми критично важливо виставляти правильні рахунки. Без правильного reverse charge, без правильних реквізитів — іноземна бухгалтерія не проведе платіж. InvoiceFlow виявився найпростішим рішенням для цього завдання.

Поради розробникам-ФОП із іноземними контрактами

Уточніть вимоги до рахунку ще до першого платежу. Попросіть контакт фінансового відділу клієнта і запитайте: які поля обов'язкові, яка інформація потрібна для BTW/VAT processing? 20 хвилин на початку заощадять тижні затримок.

Reverse charge — обов'язково для B2B послуг із ЄС. Без цієї примітки голландська (або будь-яка інша ЄС) бухгалтерія не зможе правильно провести платіж.

Фіксуйте курс НБУ на дату надходження коштів. Для декларації в Україні важлива дата зарахування, а не виставлення рахунку. Записуйте одразу.

Знайдіть бухгалтера, що знайомий із «ФОП + іноземний дохід». Це специфічна ситуація, і не кожен бухгалтер з нею знайомий. Спільноти в Telegram допоможуть знайти правильну людину.

Лисичанськ, Варшава і питання ідентичності

Денис не дуже багато говорить про те, як і чому він виїхав. Просто каже: «Так склалося». Лисичанськ зараз недоступний для нього фізично. Але він продовжує платити ЄСВ в Україні, подавати декларації, мати ФОП із українською адресою реєстрації.

— Я хочу залишатися частиною економіки України. Навіть живучи в Польщі. Це не сентиментально — це практичне рішення, яке збігається з тим, що я вважаю правильним, — говорить він.

Варшавський офіс, нідерландський роботодавець, українські податки, мобільний InvoiceFlow, Telegram із бухгалтеркою з Харкова. Це і є геоекономічна реальність 2026 року для десятків тисяч українських фахівців.

Завантажте InvoiceFlow безкоштовно

Для розробників і фрілансерів-ФОП із іноземними клієнтами — InvoiceFlow дозволяє виставляти правильно оформлені EUR-рахунки з reverse charge, вести облік валютного доходу і зберігати дані для квартальних декларацій в Україні. Безкоштовно на Google Play.