Lập trình viên phần mềm kế toán Hà Nội và bài toán số tiền bằng chữ khi nhận SGD từ Singapore

Từ ban biên tập InvoiceFlow — đăng ngày 1 tháng 6 năm 2026 — đọc 9 phút

Có một câu hỏi mà Lý Văn Đức nghĩ mình biết câu trả lời cho đến khi thực sự phải làm: "Khi hóa đơn ghi 18.500.000 đồng, phần 'số tiền bằng chữ' phải viết thế nào cho đúng?"

Anh 35 tuổi, lập trình viên phần mềm kế toán, sống ở chung cư Mandarin Garden, quận Cầu Giấy, Hà Nội. Nghề của anh là xây dựng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp — anh viết code cho hệ thống tự động hóa việc ghi sổ, tính thuế, và xuất báo cáo tài chính. Anh biết quy tắc kế toán Việt Nam. Nhưng khi phải áp dụng nó cho hóa đơn của chính mình — với tiền SGD không theo bội số đẹp — anh gặp vấn đề thực sự.

Hai luồng thu nhập, hai bộ quy tắc

Lý Văn Đức có hai nguồn thu nhập:

Nguồn 1 — Công ty phần mềm kế toán trong nước: Anh làm contractor cho một công ty phần mềm ở quận Nam Từ Liêm, Hà Nội. Hợp đồng theo tháng, thanh toán VND. Mỗi tháng anh xuất hóa đơn dịch vụ GTGT 10% bằng tiếng Việt, với số tiền bằng chữ đầy đủ. Đây là phần anh đã làm quen.

Nguồn 2 — Startup công nghệ tài chính Singapore: Anh nhận dự án contract từ một fintech startup ở Singapore — xây dựng module báo cáo tài chính theo chuẩn IFRS. Thanh toán SGD qua Wise. Mỗi tháng khoảng 2.800–3.200 SGD.

Vấn đề xuất hiện khi anh cần làm hóa đơn cho cả hai nguồn thu một cách chính xác và đúng quy định.

Quy định về số tiền bằng chữ trong hóa đơn Việt Nam

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử, hóa đơn GTGT bắt buộc phải ghi số tiền bằng chữ bằng tiếng Việt. Điều này không chỉ là thông lệ — đây là yêu cầu pháp lý.

Với số tiền tròn chục triệu (20.000.000 VND = "Hai mươi triệu đồng chẵn"), việc viết bằng chữ không khó. Nhưng vấn đề phức tạp hơn khi:

Đọc qua đã thấy phức tạp. Và Đức, dù là chuyên gia kế toán phần mềm, vẫn không tránh khỏi sai sót khi viết tay những con số dài như vậy.

Lỗi đầu tiên: thiếu "đồng chẵn" hay "đồng lẻ"

Tháng thứ hai làm việc với khách Singapore, Đức quy đổi 2.950 SGD ra VND: 2.950 × 18.642 = 55.013.900 VND. Anh viết số bằng chữ: "Năm mươi lăm triệu không trăm mười ba nghìn chín trăm đồng." Công ty Việt Nam nhận hóa đơn này (vì anh cũng cần hóa đơn để kê khai với phía Việt Nam) đặt câu hỏi: "Hóa đơn thiếu 'chẵn' hay 'lẻ' ở cuối?"

Theo quy định, số tiền bằng chữ cần ghi đủ: nếu không có xu (cent), ghi "đồng chẵn." Nếu có xu (trường hợp hiếm với VND), ghi "... đồng [số xu] xu." Đây là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hóa đơn khi kiểm tra.

Lỗi thứ hai: nhầm "bảy" và "bẩy"

Một tháng sau, anh nhầm lẫn giữa hai cách viết số 7 trong tiếng Việt: "bảy" (cách viết chuẩn trong văn bản kế toán) và "bẩy" (cách viết theo phương ngữ miền Bắc, không được chấp nhận trong hóa đơn chính thức). Sự khác biệt nhỏ trong dấu thanh, nhưng kiểm toán viên của đối tác nhận hóa đơn có kiến thức chuyên môn và yêu cầu điều chỉnh.

Điều chỉnh hóa đơn đã xuất, điều này không phức tạp về kỹ thuật nhưng tốn thời gian và cảm giác không chuyên nghiệp — đặc biệt với anh là người lập trình phần mềm kế toán cho người khác.

Vấn đề về tỷ giá: ghi cái nào?

Ngoài số tiền bằng chữ, còn một vấn đề khác với hóa đơn có SGD: hóa đơn ghi bằng tiền tệ nào, và tỷ giá quy đổi nào?

Với khách Singapore, hóa đơn nên ghi bằng SGD (vì đó là đồng tiền thỏa thuận). Nhưng khi Đức cần hóa đơn để kê khai thuế Việt Nam, ông cần số VND. Và số VND đó phụ thuộc vào tỷ giá — tỷ giá ngày nào? Ngân hàng nào?

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế Việt Nam, đối với giao dịch bằng ngoại tệ, hóa đơn nên ghi cả số ngoại tệ và số VND quy đổi, sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Trong thực tế, nhiều kế toán dùng tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại tại ngày phát hành hóa đơn (ví dụ: Vietcombank).

Đức cần ghi rõ trên hóa đơn: "2.950 SGD × tỷ giá 18.642 VND/SGD (Vietcombank ngày 1/4/2026) = 55.013.900 VND." Và sau đó viết số đó bằng chữ. Đây là quy trình đúng, nhưng với hóa đơn Word tự làm thì tốn rất nhiều bước thủ công.

InvoiceFlow: tự động hóa số bằng chữ tiếng Việt

Đức phát hiện InvoiceFlow qua một thành viên trong group "Kế toán và Thuế Việt Nam" trên Telegram. Tính năng anh quan tâm nhất: tự động chuyển đổi số tiền VND sang chữ tiếng Việt theo đúng chuẩn kế toán Việt Nam.

Khi anh nhập số tiền 55.013.900 VND vào InvoiceFlow, app tự động hiển thị: "Năm mươi lăm triệu không trăm mười ba nghìn chín trăm đồng chẵn." Đúng chuẩn, đúng dấu thanh, đúng từ "chẵn" ở cuối. Không cần viết tay, không cần kiểm tra lại.

Với tính năng này, một trong những nguồn lỗi lớn nhất trong hóa đơn của anh được loại bỏ hoàn toàn.

Quản lý tỷ giá SGD/VND: hai hồ sơ, hai cách tiếp cận

Đức thiết lập hai hồ sơ doanh nghiệp trong InvoiceFlow:

Hồ sơ 1 — "Dịch vụ phần mềm Lý Văn Đức — Nội địa": Hóa đơn tiếng Việt, tiền VND, GTGT 10%, có số tiền bằng chữ tự động. Dùng cho khách hàng Việt Nam.

Hồ sơ 2 — "LV Duc Software Services — Export": Hóa đơn tiếng Anh, tiền SGD, VAT 0%. Dùng cho khách Singapore. Hóa đơn này ghi số SGD và tỷ giá tham chiếu VND (anh nhập tỷ giá vào hàng tháng theo Vietcombank ngày phát hành).

Workflow hàng tháng:

Đầu tháng: Kiểm tra tỷ giá SGD/VND tại Vietcombank. Mở InvoiceFlow hồ sơ 2, tạo hóa đơn SGD với tỷ giá VND tham chiếu. Ghi chú: "Exchange rate: 18.750 VND/SGD (Vietcombank, 1 June 2026)." Xuất PDF, gửi cho Singapore. Sau đó tạo hóa đơn VND (quy đổi) trong hồ sơ 1 để kê khai thuế Việt Nam — số tiền bằng chữ được tự động điền.

Thời gian mỗi tháng: 12–15 phút cho cả hai hóa đơn. Trước đây: 45–60 phút, với nguy cơ sai số tiền bằng chữ.

Lịch sử tỷ giá: bảo vệ khi kê khai thuế

InvoiceFlow lưu lịch sử tất cả hóa đơn, bao gồm tỷ giá tham chiếu đã dùng. Điều này rất quan trọng khi quyết toán thuế năm:

Tháng 1: 2.800 SGD × 18.650 = 52.220.000 VND
Tháng 2: 3.100 SGD × 18.720 = 58.032.000 VND
Tháng 3: 2.950 SGD × 18.642 = 55.013.900 VND
...

Khi kế toán của anh làm quyết toán thuế TNCN cuối năm, họ cần tổng thu nhập VND từ nguồn Singapore. Thay vì tính lại từ đầu, họ lấy thẳng từ lịch sử hóa đơn InvoiceFlow — mỗi hóa đơn có tỷ giá đã ghi rõ. Không cần tra lại tỷ giá cũ. Không có tranh cãi "tháng đó tỷ giá là bao nhiêu?"

Bài học từ người viết phần mềm kế toán

Một điều thú vị mà Đức chia sẻ: anh là người viết phần mềm giúp doanh nghiệp làm kế toán đúng. Và chính anh cũng cần phần mềm để tránh sai sót trong hóa đơn của bản thân. Điều này không mâu thuẫn — nó chứng minh rằng quy trình đúng cần hệ thống hỗ trợ, không chỉ kiến thức.

"Khi tôi viết phần mềm kế toán cho khách, tôi viết hàm chuyển đổi số thành chữ tiếng Việt — đó là một trong những đoạn code phức tạp nhất vì có nhiều trường hợp đặc biệt. Khi tôi dùng InvoiceFlow và thấy nó làm điều đó đúng, tôi biết ngay đây là app được xây dựng bởi người hiểu kế toán Việt Nam."

Anh cũng chia sẻ một nhận xét kỹ thuật: nhiều app hóa đơn quốc tế (được dịch sang tiếng Việt) không hỗ trợ số tiền bằng chữ theo quy chuẩn Việt Nam — họ chỉ dịch giao diện nhưng bỏ qua quy định pháp lý đặc thù. InvoiceFlow, được thiết kế từ đầu cho thị trường Việt Nam, xử lý điều này đúng cách.

Kết quả: 9 tháng không có hóa đơn cần điều chỉnh

Sau 9 tháng dùng InvoiceFlow, Lý Văn Đức không có một hóa đơn nào cần điều chỉnh vì lỗi số tiền bằng chữ hay sai tỷ giá. Mỗi tháng anh dành 12–15 phút để xử lý cả hai hóa đơn (VND nội địa và SGD xuất khẩu) — tiết kiệm khoảng 45 phút so với trước, và quan trọng hơn là tiết kiệm được năng lượng tinh thần không phải kiểm tra đi kiểm tra lại một thứ mà app đã làm đúng tự động.

Tổng thu nhập hàng tháng của anh: khoảng 28–32 triệu VND từ khách trong nước + tương đương 52–60 triệu VND từ SGD Singapore. Tổng 80–90 triệu VND/tháng — mức thu nhập mà việc kê khai thuế đúng là rất quan trọng.

Anh hiện đang cân nhắc chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty TNHH MTV — để có thể ký hợp đồng lớn hơn với khách Singapore và mở rộng sang thêm khách từ Nhật Bản (JPY). InvoiceFlow sẽ đồng hành với anh trong bước chuyển đổi đó.

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Google Play — số tiền bằng chữ tiếng Việt tự động, tỷ giá SGD/VND tham chiếu, lịch sử hóa đơn đầy đủ.