Brueckenbau, Stundenzettel und MWST: Wie ein Berner Bauingenieur seine Grossprojekte abrechnet

Veroffentlicht am 27. Mai 2026 - Lesezeit ca. 14 Minuten

Reto Aebischer hat sein Bueru im obersten Stock eines Geschaeftshauses an der Schanzenstrasse, direkt am Hauptbahnhof Bern. Von seinem Schreibtisch aus sieht er die Aare im Suedwesten glitzern und im Norden die Schienen des Hauptbahnhofs. Reto ist 52, gelernter Bauingenieur ETH Zuerich, seit zwoelf Jahren mit einer Einzelfirma "Aebischer Tragwerksplanung" selbststaendig. Sein Spezialgebiet sind Brueckensanierungen und Stahlbetontragwerke im Strassen- und Bahnbau. Drei feste Auftraggeber: das Tiefbauamt der Stadt Bern, ein Kantonsstrasseninspektorat in Thun und ein privates Bauingenieurkonsortium mit Sitz in Biel, das ihn als externen Tragwerksplaner fuer Spezialfaelle hinzuholt.

Grossprojekte heisst lange Zeitraeume

Ein Brueckensanierungsauftrag laeuft bei Reto typischerweise 8 bis 18 Monate. Vom ersten Vorgespraech, Bestandsaufnahme vor Ort, statische Berechnungen, Konstruktionsdetails, Mitwirkung in der Ausfuehrung. Das bedeutet: Reto kann nicht erst am Projektende eine Rechnung schreiben. Er muss in Zwischenrechnungen abrechnen, sonst trocknet ihm der Cashflow aus.

Seine Standardregel: Pro Projekt vereinbart er einen Honorarrahmen nach SIA-Ordnung 103, ableitend von den Baukosten, mit klaren Teilleistungsphasen. Pro Phase wird die Honorarsumme verteilt. Reto schreibt monatlich oder zweimonatlich eine Zwischenrechnung, je nachdem, was im Vertrag steht. Die Phasen sind: Vorprojekt, Bauprojekt, Auflageprojekt, Ausschreibungsunterlagen, Ausfuhrungsprojekt, Inbetriebnahme.

Stundenzettel als Grundlage

Anders als bei reinen Pauschalvertraegen werden in der Schweiz oft zusaetzliche Leistungen ausserhalb der Phasen nach Aufwand abgerechnet. Reto fuehrt fuer jedes Projekt einen Stundenzettel - frueher in einer eigenen Excel-Datei pro Projekt, heute mit der Zeiterfassung von InvoiceFlow. Er startet die Uhr, wenn er an einem Projekt arbeitet, stoppt sie bei Pausen, wechselt zwischen Projekten per Tippen. Am Ende der Woche hat er pro Projekt eine saubere Stundenliste mit Datum, Dauer und kurzer Taetigkeitsbeschreibung.

Wenn er die zweimonatliche Zwischenrechnung schreibt, zieht er die Stunden, die nach Aufwand abzurechnen sind, direkt in die Rechnung - und die Phasenpauschale daneben.

Die MWST-Situation in der Schweiz

Seit 1. Januar 2024 gilt in der Schweiz der Normalsatz 8,1 Prozent, der reduzierte Satz 2,6 Prozent und der Sondersatz fuer Beherbergung 3,8 Prozent. Retos Ingenieurleistungen unterliegen dem Normalsatz. Er ist seit Jahren MWST-registriert bei der ESTV, weil sein Jahresumsatz die Schwelle von 100'000 CHF deutlich uebersteigt. Auf jeder Rechnung weist er die MWST-Nummer (UID-Nummer) aus, den Steuersatz und den Steuerbetrag separat.

Eine Besonderheit, die viele uebersehen: Wenn die ESTV den Steuersatz aendert (wie 2024), muss man rechtzeitig die Templates anpassen. Reto hat damals einen Tag gebraucht, um alle seine Projekt-Vorlagen in InvoiceFlow umzustellen - der Steuersatz ist global definiert und wird in allen aktiven Templates uebernommen, sobald er das Aenderungsdatum aktiviert.

Ein Projekt aus dem Kanton: Holzbruecke ueber den Schwarzwasser

Im September letzten Jahres hat Reto einen Auftrag des Tiefbauamts Bern erhalten: statische Nachpruefung und Sanierungsplanung einer Holzbruecke ueber den Schwarzwasserbach, etwa 30 Kilometer suedlich der Stadt. Auftragsvolumen: 78'000 CHF, geplante Dauer 14 Monate. Phasenaufteilung:

Reto hat das gesamte Projekt in InvoiceFlow als Angebot angelegt, alle Phasen einzeln aufgelistet, vom Auftraggeber unterschrieben zurueckbekommen, und die Phasenposten dann sukzessive in Zwischenrechnungen ueberfuehrt. Beim Tiefbauamt laeuft die Zahlung ueber 30 Tage Rechnungsfrist, was zuverlaessig eingehalten wird.

Auslandsrabatte: Wenn ein deutscher Partner ins Spiel kommt

Bei einem Brueckenprojekt zwischen Basel und Loerrach hat Reto vor zwei Jahren ein deutsches Ingenieurbuero als Unterbeauftragten gehabt. Das deutsche Bueru war Empfaenger eines kleinen Anteils Retos Leistung - es ging um die Ueberbringung eines Detailprojekts. Die Rechnung an den deutschen Auftraggeber unterliegt nicht der schweizerischen MWST, sondern dem Empfangerortprinzip; in dem Fall ist die Leistung im Ausland steuerbar, und Reto stellt eine Rechnung "ohne MWST, Leistung im Ausland steuerbar" aus, mit Hinweis auf die schweizerische MWST-Befreiung gemaess Art. 8 Abs. 1 MWSTG.

InvoiceFlow erkennt das ueber den Country-Picker des Empfangers: DE im Adressfeld, B2B-Markierung gesetzt, dann steht im Steuersatzfeld 0 Prozent mit dem Hinweistext. Im PDF erscheint sauber "MWST: keine, Leistung im Ausland steuerbar".

Bei deutschen Kunden, denen er auch eine Rabatt-Konditionalitaet zugesagt hatte (5 Prozent Mengenrabatt bei jaehrlichen Folgeauftraegen ueber 50'000 EUR), legt er den Rabatt als negative Position in der Rechnung aus. Der Auftraggeber sieht den vollen Stundensatz, dann den abgezogenen Rabatt, dann den Endbetrag. Transparent und nachvollziehbar.

Wechselkurssperre fuer EUR-Auftraege

Bei dem Loerrach-Auftrag hatte Reto den Vertrag in EUR vereinbart - der deutsche Partner wollte in EUR fakturieren. Die Wechselkurssperre von InvoiceFlow hat er beim Angebot aktiviert: Kurs am 14. Maerz festgehalten. Als die Zwischenrechnung im Mai stand und der EUR-CHF-Kurs sich um 2 Prozent verschoben hatte, blieb die Verrechnung trotzdem zum vereinbarten Kurs - der vereinbarte CHF-Gegenwert fuer interne Buchhaltung war stabil. Auf der Rechnung selbst stand der EUR-Betrag wie vertraglich vereinbart.

Die woechentliche Kontrollroutine

Jeden Freitag um 16 Uhr macht Reto seine Wochenkontrolle. Er offnet das Dashboard seines Profils "Aebischer Tragwerksplanung", sieht alle aktiven Projekte mit Status, offenen Stundenzetteln und faelligen Zwischenrechnungen. Wenn ein Projekt eine Pflichtrate hat, die in der naechsten Woche faellig wird, taucht es im Entwurfsordner auf. Reto prueft die Phasen, die abgerechnet werden sollen, fuegt eventuelle Aufwandstunden hinzu, gibt frei. Die Rechnung geht raus an den Auftraggeber mit der entsprechenden mehrsprachigen E-Mail-Vorlage - bei deutschen Auftraggebern auf Deutsch, bei franzoesisch-sprechenden im Kanton Waadt auf Franzoesisch.

Lieferscheine fuer Plaene und Akten

Reto verwendet Lieferscheine in InvoiceFlow nicht fuer physische Ware, sondern fuer die Uebergabe von Planmappen und Berechnungsdokumenten an den Auftraggeber. Pro Phase erstellt er einen Lieferschein "Statikbericht v1.2, Plan-Anhang 1-15, Rechnerische Nachweise pdf-Anhang" und laesst ihn beim Termin im Tiefbauamt vor Ort signieren. Diese Lieferscheine sind dann mit der spaeteren Zwischenrechnung verkettet - eine wichtige Spur, wenn der Auftraggeber spaeter rueckfragt, wann genau ein Dokument abgegeben wurde.

Was bei Streitfaellen hilft

Vor zwei Jahren gab es einen Streit mit dem privaten Konsortium in Biel ueber die Anzahl abrechenbarer Stunden in der Bauleitungsphase. Das Konsortium meinte, einige Termine seien nicht abrechenbar gewesen, weil sie nicht im Auftragsumfang lagen. Reto konnte aus der Zeiterfassung der App jeden einzelnen Termin mit Datum, Dauer, Taetigkeitsbeschreibung und sogar dem GPS-Standort (er war auf der Baustelle) belegen. Das Konsortium hat eingelenkt, Reto hat seine Rechnung wie geschrieben durchgesetzt.

X-Rechnung und elektronische Rechnungsstellung in der Schweiz

In Deutschland gilt seit 2025 die E-Rechnung Pflicht fuer B2B. In der Schweiz gibt es kein vergleichbares verbindliches Format, aber die Bundesverwaltung und einige Kantone akzeptieren strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder Swiss QR-Bill. Reto erzeugt seine Rechnungen mit der Swiss QR-Code-Funktion von InvoiceFlow - der Empfanger kann den QR-Code mit seiner E-Banking-App scannen und die Zahlung mit einem Klick auslosen. Das ist Schweizer Standard und beschleunigt die Zahlungseingaenge messbar.

Steuerliche Behandlung von Anzahlungen

Bei zwei Auftraegen vereinbart Reto eine Anzahlung von 20 Prozent bei Auftragserteilung. Diese Anzahlung wird in der Schweiz im Zeitpunkt der Vereinnahmung steuerbar - er muss also die MWST darauf abfuehren. In InvoiceFlow legt er die Anzahlungsrechnung als eigenstaendige Rechnung an, mit der vollen MWST, und kennzeichnet sie als Anzahlung im Bezug auf den Hauptauftrag. Bei der ersten regulaeren Zwischenrechnung wird die Anzahlung als negative Position abgezogen, sodass der Auftraggeber nicht doppelt bezahlt.

Was sich seit der Umstellung geandert hat

Retos Empfehlungen an andere Ingenieurbueros

  1. SIA-Phasenmodell von Anfang an in der Angebotsstruktur abbilden. Spaeter ist es muehsam, das nachzuziehen.
  2. Stundenzettel digital fuehren, mit Projektzuordnung, Datum, Beschreibung. Streitvorbeugung ist Gold wert.
  3. Zwischenrechnungen nicht aufschieben - jede zweimonatliche Rate ist ein Cashflow-Anker.
  4. Bei Auslandsauftraegen sauber die Empfangerortregel pruefen. MWST-Befreiungsgrund explizit auf der Rechnung nennen.
  5. Swiss QR-Bill nutzen - reduziert die Tippzeit beim Auftraggeber und damit Zahlungsverzoegerungen.
  6. Lieferscheine fuer Dokumentenuebergaben einsetzen, nicht nur fuer Ware.

Eine kleine Geschichte aus dem Schwarzwasser-Projekt

Im Februar war Reto bei der Holzbruecke ueber den Schwarzwasser im tiefen Schnee. Die Bestandsaufnahme erforderte, dass er die Tragelemente unter der Bruecke vermisst. Er hatte sein Smartphone in der Brusttasche, hat die Zeit erfasst, ein paar Fotos in den Projektordner geladen, einen Spannungsmesswert in den Notizen festgehalten. Drei Stunden spaeter sass er im Bahnhofsrestaurant in Schwarzenburg, Buendnerfleisch und ein heisser Tee. Er offnete die App, generierte aus den Notizen und der Zeiterfassung den ersten Entwurf der Berichtszusammenfassung, schickte ihn dem Tiefbauamt-Ansprechpartner zur Vorabsicht. Drei Tage spaeter kam die Freigabe. Schneller Workflow, klare Spur.

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