RVG, Fremdgeldkonten und Mandantenmatter: Wie ein Wiener Anwalt seine Kanzlei organisiert

Veroffentlicht am 27. Mai 2026 - Lesezeit ca. 14 Minuten

Dr. Lukas Weidinger hat seine Kanzlei in einem klassischen Wiener Altbau in Mariahilf, drei Tueren von der Mariahilferstrasse entfernt. Vier Raeume: Empfang, Besprechungszimmer, sein Buero, ein Akten- und Bibliothekszimmer. Im Eingang haengt ein gerahmtes Diplom der Universitaet Wien Rechtswissenschaften, daneben das Anwaltsdiplom der Rechtsanwaltskammer Wien aus dem Jahr 2014. Lukas ist 41, Schwerpunkte: Familienrecht, Erbrecht, vereinzelt Wirtschaftsrecht fuer kleinere Mandanten. Er fuehrt die Kanzlei allein, mit einer halbtags angestellten Anwaltsanwaerterin Frau Mag. Bichler, die ihn bei Schriftsaetzen und Mandantenkommunikation unterstuetzt.

Die oesterreichische RAOG-Welt

In Oesterreich gibt es zwei Honorierungssysteme fuer Rechtsanwaelte: das Rechtsanwaltstarifgesetz (RATG) und freie Honorarvereinbarungen. Anders als in Deutschland, wo das RVG zwingend gilt, koennen oesterreichische Anwaelte mit Mandanten freie Honorarvereinbarungen treffen - solange sie schriftlich sind und vor der Mandatierung erfolgt sind. Dr. Weidinger arbeitet zu etwa 70 Prozent mit Stundenhonorarvereinbarungen (380 Euro netto die Stunde), zu 20 Prozent mit RATG-Tarifabrechnung (vor allem im Streitwertgebundenen Familien- und Erbrecht), zu 10 Prozent mit Pauschalen (z. B. Standardisierte Vertragspruefungen 950 Euro netto).

Die USt liegt in Oesterreich bei 20 Prozent fuer Anwaltsleistungen. Lukas hat seine UID-Nummer (ATU-Nummer) im Geschaeftsprofil hinterlegt, die auf jeder Rechnung erscheint.

Mandantenmatter als Akten- und Kostenstellen-Struktur

In einer Kanzlei wird nicht der Mandant abgerechnet, sondern das jeweilige Mandat - in Anwaltssprache "Matter" oder "Akte". Frau Schoenberg hat moeglicherweise drei laufende Mandate gleichzeitig bei Dr. Weidinger: eine Scheidung, einen Erbschaftsstreit mit ihrem Bruder, und eine kleine Vertragspruefung fuer ihren Sohn. Drei Akten, drei separate Abrechnungen, drei Kostenstellen. Die Mandantenbeziehung bleibt, aber die Buchhaltung lauft pro Akte.

Lukas hat InvoiceFlow so eingerichtet, dass er pro Mandant beliebig viele Akten anlegen kann - im Kundenstamm wird der Mandant gefuehrt, und jede Akte ist eine Art Subkostenstelle mit eigener Aktennummer (Matter-ID). Auf der Rechnung erscheint immer die Aktennummer im Betreff: "AZ Schoenberg 2026-014 - Scheidungsverfahren".

Stundenzettel pro Mandat

Wer eine Stundenhonorarvereinbarung mit Mandanten hat, muss sauber Zeit erfassen. Dr. Weidinger nutzt die Zeiterfassung der App, immer mit Bezug auf die Matter-ID. Ein Mandantengespraech laeuft 75 Minuten, er stoppt die Uhr bei der Matter "Schoenberg 2026-014". Ein Schriftsatz 3 Stunden 20 Minuten, Matter "Karner 2025-088 Mietrechtssache". Anfahrt zur Verhandlung am BG Hietzing - 50 Minuten, abrechenbar nach Vereinbarung, Matter "Plojer 2025-073 Erbschaftsverfahren".

Am Monatsende erstellt Lukas pro Matter eine Honorarrechnung. Die Zeiterfassung zieht automatisch die Stunden in die Rechnung, mit Datum und Taetigkeitsbeschreibung. Der Mandant bekommt eine detaillierte Stundenaufstellung, die anwaltskammerkonform ist.

Pauschalleistungen sauber abrechnen

Eine Standardisierte GmbH-Gruendungsbegleitung hat Lukas mit 1.450 Euro netto pauschaliert. In der Rechnung erscheint die Position "Pauschalhonorar GmbH-Gruendung gemaess Honorarvereinbarung vom xx.xx.2026", 1.450 Euro, USt 20 Prozent, Brutto 1.740 Euro. Keine Stundenaufstellung - die Pauschale ist die Pauschale.

RATG-Faelle: tarifgebunden

Bei einigen Erbrechtsverfahren wird nach RATG abgerechnet. Hier ist die Honorarhoehe streitwertabhaengig. Lukas hat sich ein Set von RATG-Vorlagen aufgebaut, die er pro Streitwert anpassen kann. Die Rechnung zeigt Streitwert, anwendbaren Tarif, errechnete Bemessungsgrundlage und Honorar - mit USt 20 Prozent. Das macht die Rechnung fuer den Mandanten transparent und gerichtsfest, falls sie spaeter zur Pruefung kommt.

Fremdgeldkonten und Mandantengelder

Eine Eigenheit des Anwaltsberufs in Oesterreich: Mandantengelder duerfen nicht mit eigenen Konten vermischt werden. Wenn Lukas zum Beispiel im Auftrag einer Klientin eine Vergleichszahlung der Gegenseite entgegennimmt, fliesst dieses Geld auf ein separates Fremdgeldkonto bei der Kanzlei. Das Fremdgeldkonto wird gefuehrt nach den Standesregeln, mit pro Mandanten getrennter Sub-Buchhaltung.

InvoiceFlow ist kein Bankenbuchhaltungssystem - das Fremdgeldkonto fuehrt Lukas in einem separaten Tool, das mit der Bank gekoppelt ist. Aber: Wenn er eine Rechnung an einen Mandanten stellt und der Mandant ihm autorisiert, die Rechnung aus dem Fremdgeldguthaben zu begleichen, dokumentiert Lukas das mit einer Notiz in der Rechnung "Beglichen aus Fremdgeldguthaben Mandantenkonto YZ am tt.mm.jjjj" und bucht in seinem Fremdgeldsystem entsprechend ab. Die Rechnung in InvoiceFlow wird als bezahlt markiert.

Anzahlungen und Honorarvorschuss

Bei langen Verfahren - eine Scheidung kann sich ueber 18 Monate ziehen - vereinbart Lukas oft einen Honorarvorschuss. Anders als bei der Pauschale ist der Vorschuss eine Art Anzahlung auf das spaetere Stundenhonorar. Beim Eingang des Vorschusses erstellt Lukas eine Anzahlungsrechnung mit der vollen USt. Wenn spaeter die Honorarendabrechnung kommt, wird der Vorschuss als negative Position abgezogen, sodass der Mandant nicht doppelt zahlt.

InvoiceFlow zeigt im Rechnungsvorschau-Modus die Beziehung zwischen Anzahlung und Schlussrechnung transparent: "Honorarvorschuss vom xx.xx.2026: 1.200 EUR brutto. Abrechnung am tt.mm.jjjj: -1.200 EUR." Der Mandant sieht, wie die Buchhaltung lauft.

Auslagen und Barauslagen

Im Anwaltsgeschaeft gibt es viele kleine Auslagen: Grundbuchsgebuehren, Firmenbuchsauszuege, Postgebuehren fuer Schriftsaetze, Notarbeglaubigungen, Sachverstaendigengutachten, Gerichtsgebuehren. Diese Barauslagen werden 1:1 weiterverrechnet - ohne Aufschlag, aber mit USt-Behandlung je nach Vorleistungs-USt. Lukas hat in seinem Produktstamm Pseudo-Produkte angelegt fuer typische Barauslagen, und beim Eintreffen eines Belegs nutzt er die Belege-OCR-Funktion, die das Datum und den Betrag erkennt und einer Matter zuordnet.

Bei der Honorarendabrechnung erscheinen die Barauslagen als separate Block unten in der Rechnung: "Barauslagen (durchlaufende Posten)" mit Aufstellung. Diese Positionen sind transparent fuer den Mandanten und nachpruefbar.

Mehrsprachige Mandanten

Wien hat eine internationale Mandantschaft. Etwa 20 Prozent von Lukas' Mandantinnen sprechen primaer Englisch (Diplomaten, internationale Angestellte bei UNO Vienna, OECD), einige Italienisch oder Slowakisch. Fuer englischsprachige Mandanten hat Lukas eine englische Rechnungsvorlage hinterlegt - "Invoice for Legal Services rendered" statt "Honorarnote", "VAT 20 percent" statt "USt 20 Prozent". Die Aktennummer bleibt gleich, der Inhalt ist verstaendlich.

Datenschutz und Mandantengeheimnis

Was bei Anwaelten oberste Prioritaet hat: Mandantenangaben duerfen nicht in falsche Haende. Lukas hat sich vor der Wahl der App genau informiert. InvoiceFlow speichert Mandantendaten verschluesselt, das Backup laeuft verschluesselt in eine private Cloud, und die DSGVO-Anforderungen sind erfuellt. Lukas hat ausserdem in der App die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert.

Im Falle eines Geraeteverlustes kann Lukas das verlorene Geraet aus dem Account remote abmelden, sodass auch die im Geraet gespeicherten Daten nicht weitergenutzt werden koennen.

Eine Geschichte aus dem Cafe Sperl

Im Maerz traf Lukas einen seiner langjaehrigen Mandanten, Herrn Plojer, im Cafe Sperl an der Gumpendorfer Strasse. Sie besprachen den Stand der Erbschaftsklage. Nach 90 Minuten Gespraech zog Lukas sein iPad heraus, schrieb die Stunden in die Matter ein, erstellte eine Zwischenrechnung. Herr Plojer schaute kurz drauf, fand es transparent. Eine Woche spaeter war das Geld auf dem Geschaeftskonto. Was frueher eine Sekretaerinnen-Arbeit war - Stunden in die Akte schreiben, Rechnung tippen, drucken, kuvertieren, versenden, einsteuern - laeuft heute beim Mokka im Cafe.

Was sich seit der Umstellung geandert hat

Lukas' Empfehlungen an Kollegen

  1. Mandant und Matter strikt trennen. Pro Mandat eine Aktennummer, jede Rechnung mit AZ im Betreff.
  2. Stundenerfassung in Echtzeit - nicht im Nachhinein. Vergessene Stunden sind verlorene Stunden.
  3. Honorarvorschuss als Anzahlungsrechnung mit voller USt buchen, im Endhonorar abziehen.
  4. Barauslagen sauber als durchlaufende Posten ausweisen.
  5. Englische Rechnungsvorlagen fuer internationale Mandanten anlegen.
  6. Zwei-Faktor-Authentifizierung und verschluesselte Cloud-Backups sind nicht-verhandelbar.

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