Anzahlung, Walk-ins und Kleinunternehmerregelung: Wie eine Leipziger Tatowiererin ihre Sessions abrechnet

Veroffentlicht am 27. Mai 2026 - Lesezeit ca. 13 Minuten

Nele Hartwich hat ihr Studio im Erdgeschoss eines alten Gewerbehauses in der KarliestrasseI in Leipzig-Plagwitz. Schaufenster zur Strasse, drinnen drei Arbeitsplaetze, ein grosser Lichttisch, eine Sterilisationskabine im Hinterzimmer, ein Sofa fuer Wartende, eine Galerie mit Reference-Werken an der Wand. Nele ist 29, gelernte Mediengestalterin, vor sechs Jahren zur Tatowiererin geworden, seit drei Jahren mit eigenem Studio "Hartwich Ink". Ihre Spezialitaet: feine Linienzeichnungen, kleine Botanical-Motive, vereinzelt grosse Old-School-Pieces.

Drei Saeulen des Geschaefts

Neles Tagesablauf folgt drei Saeulen:

Das Anzahlungsmodell ist fuer Nele zentral. Eine Tattoo-Session dauert typischerweise zwischen 90 Minuten und 6 Stunden, je nach Motiv. Vor zwei Jahren hat Nele oft erlebt, dass Kundinnen Termine in letzter Minute absagten oder nicht erschienen - was bedeutet, dass die ganze Tagesplanung kollabiert. Sie hat eine 80-Euro-Anzahlung eingefuehrt, die bei Erscheinen vom Endbetrag abgezogen wird und bei kurzfristiger Absage (weniger als 48 Stunden) verfaellt.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Das war Neles wichtigste Entscheidung im ersten Jahr. Die Kleinunternehmerregelung nach 19 UStG erlaubt es, wenn der Vorjahresumsatz unter 22.000 EUR liegt und der laufende Jahresumsatz voraussichtlich unter 50.000 EUR, keine USt auszuweisen und keine Voranmeldung zu machen. Klingt einfach.

Aber: Kein USt-Ausweis bedeutet auch, dass Nele keine Vorsteuer aus ihren Einkaufen abziehen kann. Die Tattoo-Maschinen, die Nadeln, die Farben, die hygienischen Materialien, das Studio-Inventar - alles mit USt eingekauft, aber nicht erstattungsfaehig.

Im ersten Jahr war Nele Kleinunternehmerin. Im zweiten Jahr - als der Umsatz auf ueber 40.000 EUR stieg und sie wusste, dass sie das halten kann - hat sie zur Regelbesteuerung optiert. Die Folge: Sie weist 19 Prozent USt aus, fuehrt sie ab, zieht aber die Vorsteuer ab. Bei ihrem Einkaufsvolumen von etwa 7.000 EUR netto pro Jahr (Tattoo-Materialien sind erstaunlich teuer) macht das einen messbaren Unterschied.

InvoiceFlow unterstuetzt beide Modelle: Im Profil-Setup setzt Nele eine Flag "USt ausweisen ja/nein". Bei Kleinunternehmern erscheint auf der Rechnung der Hinweis "Gemaess 19 UStG keine USt ausgewiesen". Bei Regelbesteuerung erscheint der USt-Block normal.

Die Anzahlung als eigene Rechnung

Wenn eine Kundin einen Termin bucht, ueberweist sie 80 EUR Anzahlung. Nele erstellt eine Anzahlungsrechnung mit voller USt (also 80 EUR brutto enthalten 12,77 EUR USt bei Regelbesteuerung). Im Betreff: "Anzahlung Termin tt.mm. - Motiv XY". Die Kundin erhaelt die Rechnung per E-Mail, ueberweist, der Termin ist verbindlich.

Am Tag der Session, nach der Tatauierung, erstellt Nele die Schlussrechnung. Beispielsweise 380 EUR Gesamtpreis fuer eine 3-Stunden-Session. Auf der Schlussrechnung erscheint die Position "Tattoo-Session 3 Stunden Motiv XY" mit 380 EUR brutto, und darunter "abzueglich Anzahlung vom xx.xx.: -80 EUR". Restbetrag zu zahlen: 300 EUR. Die Kundin zahlt per EC-Karte oder Bar, Nele markiert die Rechnung als bezahlt.

InvoiceFlow verknuepft Anzahlungs- und Schlussrechnung intern, sodass bei einer Pruefung die Beziehung klar ist und die USt nicht doppelt abgefuehrt wird.

Walk-ins: schnell und sauber

Wenn eine Walk-in-Kundin reinkommt - typischerweise an einem Samstagnachmittag, wenn die geplanten Sessions fertig sind und Nele noch eine Stunde Lust hat - macht Nele ein kleines Motiv (Mond, Sonne, kleine Schrift, vereinzelt ein Pflanzenelement). Preise sind klar gestaffelt: 80 EUR fuer Minimalmotive bis 5 cm, 140 EUR bis 10 cm, 200 EUR fuer mittelgrosse Stuecke.

Nele erstellt direkt nach der Tatauierung die Rechnung am Tresen, die Kundin zahlt mit EC oder Bar. Bei Bargeld druckt Nele eine kleine Quittung aus dem Beleg-Drucker, der mit InvoiceFlow gekoppelt ist. Die Quittung enthaelt alle Pflichtangaben einer Rechnung unter 250 EUR (Kleinbetragsrechnung), inklusive USt-Hinweis falls Regelbesteuerung.

Gutscheine: ein zweites Buchungsuniversum

Im Dezember verkauft Nele viele Gutscheine - 100 EUR oder 200 EUR fuer ein zukuenftiges Tattoo. Gutscheine sind buchhalterisch knifflig: Beim Verkauf fliesst Geld, aber die Leistung wird erst spaeter erbracht. Bei Mehrzweck-Gutscheinen (was bei Nele der Fall ist, weil der Gutschein nicht auf einen bestimmten USt-Satz beschraenkt ist - das spielt aber bei einer einheitlich 19 Prozent USt-pflichtigen Leistung keine Rolle) entsteht die USt-Pflicht erst bei Einloesung.

Nele erstellt fuer jeden verkauften Gutschein eine separate "Gutschein-Verkauf-Rechnung" mit dem Vermerk, dass es sich um eine Anzahlung auf eine spaetere Leistung handelt. Wenn der Gutschein eingeloest wird, wird er als negative Position in der Tattoo-Schlussrechnung abgezogen.

Aftercare-Produkte: ein zweites Standbein

Nele verkauft Aftercare-Salben, Folien, Reinigungsschaum. Diese Produkte hat sie als richtige Produkte in InvoiceFlow angelegt, mit Lagerbestand. Beim Verkauf reduziert sich der Bestand automatisch. Wenn der Bestand unter eine Schwelle fallt, bekommt Nele eine Erinnerung zur Nachbestellung. USt 19 Prozent fuer alle Verkaufe.

Belege scannen fuer Materialeinkaeufe

Nadeln, Farben, Folien, Reinigungsmittel, Studio-Strom, Studio-Miete, Berufshaftpflichtversicherung. Nele scannt alle Belege sofort nach Erhalt. Die OCR-Funktion ordnet automatisch zu den richtigen Kostenkategorien zu. Am Jahresende exportiert sie alles GoBD-konform fuer die Steuerberatung.

On-Site-Signatur fuer Einverstaendniserklaerungen

Vor jeder Tatauierung muss die Kundin eine Einverstaendniserklaerung unterzeichnen - Aufklaerung ueber Risiken, Pflege, Hygiene. Nele hat das Formular in InvoiceFlow als Anhang zur Anzahlungsrechnung hinterlegt, und am Tag der Session laesst sie die Kundin auf dem Tablet unterschreiben. Die Signatur wird mit der Schlussrechnung verknuepft, sodass die ganze Akte zur jeweiligen Session vollstaendig ist.

Eine Geschichte aus dem Studio

Im November kam eine junge Frau namens Maja ins Studio, wollte ein grosses Motiv auf dem Rueckgrat - ein botanisches Geflecht mit Magnolienblueten. 12 Stunden Arbeit, verteilt auf zwei Sessions. Nele hat eine 200-EUR-Anzahlung verlangt (statt der ueblichen 80, weil der Auftrag groesser war), Maja hat ueberwiesen. Erste Session lief 7 Stunden, zweite Session vier Wochen spaeter 5 Stunden. Am Ende: 1.680 EUR Gesamtpreis, abzueglich 200 EUR Anzahlung, 1.480 EUR Restzahlung. Maja hat per EC gezahlt. Die ganze Geschichte ist in InvoiceFlow nachvollziehbar: Anzahlungsrechnung, Einverstaendniserklaerung mit Signatur, Foto vor und nach jeder Session, Schlussrechnung mit Anzahlungsabzug. Sollte Maja jemals Rueckfragen haben oder sollte das Finanzamt nachfragen - alles ist da.

Was sich seit dem App-Wechsel geandert hat

Neles Empfehlungen an andere Studio-Selbststaendige

  1. Kleinunternehmer vs. Regelbesteuerung im ersten Jahr durchrechnen. Bei hohem Materialeinsatz lohnt sich Regelbesteuerung oft auch unter der Schwelle.
  2. Anzahlung als eigene Rechnung mit voller USt buchen, in der Schlussrechnung abziehen.
  3. Walk-ins mit Kleinbetragsrechnung saubern dokumentieren - 250-EUR-Grenze kennen.
  4. Gutscheine als Mehrzweck-Gutscheine handhaben, USt-Pflicht bei Einloesung.
  5. Aftercare-Produkte als Lagerprodukte fuehren, automatische Nachbestellungserinnerung nutzen.
  6. Einverstaendniserklaerung mit Signatur ist nicht nur juristisch, sondern auch psychologisch wertvoll fuer Klientinnen.

Ein Wort zur Buchhaltungsdisziplin

Tatowieren ist ein Handwerk, kein Buchhaltungsberuf. Nele sagt selbst, dass sie ohne das Werkzeug, das ihr InvoiceFlow gibt, vielleicht immer noch mit Excel-Tabellen und Pappkartons hantieren wuerde. Stattdessen kann sie 90 Prozent ihrer Zeit dem widmen, was sie liebt - Linien zeichnen, Farben mischen, Geschichten in Haut verewigen. Die uebrigen 10 Prozent gehen in den Tagesabschluss, die Belegscans, die monatliche Pruefung. Das ist das richtige Verhaeltnis.

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