Termijnfacturen voor bouwprojecten: hoe een ZZP-architect zijn cashflow beheerst

Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten

Thomas Bakker tekent gebouwen. Als ZZP-architect in Groningen werkt hij aan verbouwingen en nieuwbouwprojecten van wisselende omvang — van een aan- of verbouwing van een Gronings herenhuis voor €40.000 honorarium tot een complexe uitbreiding van een zorginstelling waarvoor hij €180.000 factureert. Hij is 42, heeft vijftien jaar ervaring, en heeft zijn eigen praktijk al acht jaar.

Wat Thomas onderscheidt van veel collega's: hij neemt alleen projecten aan die interessant genoeg zijn. Geen projecten onder de €20.000 honorarium, geen klanten die zijn werkwijze niet begrijpen. Hij heeft de luxe van selectiviteit. Maar zijn administratie was, tot twee jaar geleden, een chaos van losse facturen, vergeten termijnen en klanten die hij drie keer moest bellen voor een betaling die allang had moeten komen.

Het architecturale project: een marathon, geen sprint

Om te begrijpen waarom termijnfacturen voor architecten complex zijn, moet je begrijpen hoe een bouwproject werkt. Een typisch project doorloopt de volgende fasen:

Een project loopt van de eerste schets tot en met oplevering gemiddeld 18 tot 36 maanden. In die periode werkt Thomas intensief maar ongelijkmatig: de eerste maanden zijn druk met schetsen en vergaderen, de bestekfase is administratief intensief, en de directievoering kan maanden duren afhankelijk van de bouwsnelheid van de aannemer.

Als Thomas zou wachten tot oplevering voor zijn volledige factuur, zou hij 18 tot 36 maanden werken zonder inkomen. Dat is financieel niet houdbaar. Vandaar termijnfacturen: hij factureert per afgeronde fase.

Thomas' standaard termijnstructuur

Voor een project met een totaal architectenhonorarium van €80.000 ziet zijn termijnstructuur er doorgaans zo uit:

Dit lijkt helder. De praktijk was dat niet. Thomas had een spreadsheet met per project de termijnen en de status (betaald/open). Maar het bijhouden kostte hem wekelijks een uur, en toch maakte hij fouten: een klant die termijn 2 betaalde terwijl termijn 1 nog open stond, een andere klant die per ongeluk het verkeerde bedrag overmaakte, een project waarbij hij vergat de DO-termijn te sturen omdat hij midden in een drukke directievoering zat.

De crisis bij een €120.000-project

Het kantelpunt was een verbouwingsproject voor een particulier in Haren — een vrijstaande villa met uitbreiding, honorarium €120.000. Thomas had drie van de vier termijnen al gefactureerd en ontvangen. Maar de finale 20% — €24.000 — bleef uitstaan terwijl het project al zes weken opgeleverd was.

Bij navraag bleek de klant ervan overtuigd te zijn dat hij al betaald had. Er was verwarring over welk bedrag bij welke termijn hoorde — de klant had twee termijnen vlak na elkaar ontvangen (VO en DO) en dacht dat hij daarna al klaar was. Thomas moest zijn volledige administratie opdiepen, betaalbewijs per termijn uitzoeken, en een overzicht van de openstaande factuur sturen. Het duurde drie weken om dit te rechtzetten.

"Die drie weken waren vreselijk," zegt Thomas. "Ik had €24.000 tegoed, maar de klant dacht oprecht dat alles al betaald was. Ik voelde me een gelukzoeker terwijl ik gewoon mijn werk had gedaan. Zoiets mag nooit meer voorkomen."

InvoiceFlow: projectgebonden facturen en termijnoverzicht

Thomas begon InvoiceFlow te gebruiken op aanraden van een collega-architect uit Leeuwarden. De features die zijn werkwijze transformeerden:

Projectprofielen: Elke verbouwingsopdracht krijgt een eigen project in de app: projectnaam, klant, totaal honorarium, startdatum. Alle facturen voor dat project worden eronder gegroepeerd.

Gesplitste betalingen: Binnen een project maakt Thomas meteen bij aanvang de volledige termijnstructuur aan: vier facturen met de juiste bedragen, omschrijvingen en geplande factuurdatums. Hij hoeft ze nog niet te verzenden — ze staan klaar als concepten.

Statusoverzicht per project: In het projectoverzicht ziet Thomas in één oogopslag: welke termijnen zijn betaald, welke zijn verzonden maar nog open, en welke nog moeten worden gestuurd. Voor een drukke architect die vijf projecten tegelijk beheert, is dit onbetaalbaar.

Automatische herinneringen: Als een termijnfactuur na 14 of 30 dagen niet betaald is, stuurt InvoiceFlow automatisch een betalingsherinnering. Thomas hoeft niet zelf bij te houden wanneer hij een klant moet nabellen.

De overstap: eerste project volledig digitaal

Het eerste project dat Thomas volledig via InvoiceFlow beheerde was een nieuwbouw woonhuis in Groningen-Zuid, honorarium €65.000. Bij de ondertekening van de overeenkomst stuurde hij meteen de aanbetalingsfactuur van €13.000 vanuit de app. De klant ontving een professionele PDF met alle projectgegevens, het BTW-bedrag uitgesplitst, zijn KvK- en BTW-nummer, en een duidelijke IBAN voor de betaling.

Twee weken later belde de klant hem op: "Thomas, ik heb betaald, maar ik zie in de app dat er nog termijnen openstaan. Wanneer stuur je die?"

Thomas was even verbaasd — hoe wist de klant van de app? Bleek: de factuur-PDF bevatte onderaan een overzicht van alle verwachte termijnen, als informatieve bijlage. De klant had dit gelezen en begreep nu precies wat er wanneer van hem verwacht werd. Geen verwarring meer.

Cashflowbeheer voor architecten: de vijf termijnenregel

Op basis van zijn eigen ervaring en gesprekken met collega-ZZP-architecten hanteert Thomas nu de volgende principes:

  1. Altijd aanbetalen voor start: Nooit beginnen met werk zonder dat de eerste termijn betaald is. Dit is een absolute regel. Het beschermt je als de opdracht tussentijds stopt.
  2. Termijnen koppelen aan tastbare mijlpalen: Niet aan data, maar aan resultaten: "bij accordering VO door opdrachtgever". Zo heb jij controle over de facturatiemomenten.
  3. Klant informeren over het termijnschema bij contract: Stuur bij de ondertekening een overzicht van alle verwachte termijnen, ook al zijn ze nog niet gefactureerd. Dit voorkomt verrassingen.
  4. Snel reageren bij niet-betaling: Wacht niet tot drie maanden. Na 14 dagen automatisch een herinnering, na 30 dagen een formele aanmaning, na 45 dagen een telefoontje.
  5. Eindfactuur niet te snel sturen: Wacht tot de oplevering officieel is getekend. Maar wacht ook niet langer dan nodig: stuur de eindfactuur dezelfde dag als de opleveringsverklaring.

Resultaten: drie jaar met InvoiceFlow

Thomas heeft InvoiceFlow nu drie jaar in gebruik. De resultaten spreken voor zichzelf:

"Ik heb vorig jaar in totaal €620.000 gefactureerd via InvoiceFlow," zegt Thomas. "Dat klinkt als een groot bedrag, maar het zijn gewoon acht projecten van gemiddeld €77.000. Elk project heeft vier of vijf termijnen. Dat is veertig facturen per jaar. Vroeger was dat veertig momenten van stress. Nu is het veertig minuten werk per jaar."

Download InvoiceFlow gratis via Google Play en beheers uw projectcashflow als architect of aannemer.