InvoiceFlow Blog

72 stories about billing, cash flow and getting paid.

Betaald worden over de grens: methoden, kosten en de factuur Hoe je internationale klanten betaald krijgt: bank/SWIFT versus Wise/Payoneer-achtige routes, de verborgen FX-spread en precies wat er op een grensoverschrijdende factuur moet.
Factuurgeschillen aanpakken: voorkomen en oplossen Een rustig, praktisch draaiboek wanneer een klant een factuur betwist — preventie met heldere regels, ondertekende offertes en contracten, en leveringsbewijzen.
Cashflow voor zzp'ers: bouw een factureerritme op Blijf solvabel met een bewust factureerritme: factureer direct, stel termijnen, vraag aanbetalingen, factureer per mijlpaal, bouw terugkerende omzet en bewaak achterstanden.
Korting geven zonder je werk te devalueren Geef kortingen die opdrachten binnenhalen zonder je tarief uit te hollen. Ankering, kortingsregels, voorwaardelijke kortingen en wanneer je beter niet kort.
Retainer vs uurtarief vs vaste prijs: kies je facturatiemodel Retainer, uurtarief of vaste prijs? De voor- en nadelen en de beste toepassing van elk model, hoe je klanten laat overstappen en hoe hybrides in de praktijk werken.
Hoeveel aanbetaling vraag je (en wanneer) — praktische gids Hoeveel aanbetaling of voorschot vraag je bij creatief werk, bouw, evenementen en advies — gangbare percentages, de psychologie, contracten en restituties.
Van handgemaakt naar groothandel: B2B-facturatie voor makers Een maker uit Portland groeide van rommelmarkten naar B2B-groothandel. Hoe voorraad, pakbonnen, offerte-naar-factuur en terugkerende vaste orders dit laten werken.
Facturatie PT-studio: lessenkaarten, abonnementen & sessies Een personal-trainingstudio in Melbourne verkoopt lessenkaarten en maandabonnementen. Hoe terugkerende schema's, openstaand bedrag, klantniveaus en een tijdregistratie het overzichtelijk houden.
Facturatie voor eventplanners: aanbetalingen en leveranciers Een eventplanner uit Barcelona legt data vast met aanbetalingen en spreidt betalingen over maanden. Hoe ze hele events offreert, per mijlpaal factureert en alles bijhoudt.
Vastgoedbeheer factureren: terugkerende huur in minuten Een vastgoedbeheerder in Dubai factureert huur en servicekosten voor tientallen units, meerdere eigenaren en valuta's. Hoe terugkerende schema's, klantgroepen en rapporten orde houden.
Facturatie mobiele monteur: laat tekenen en word ter plekke betaald Een mobiele monteur in Birmingham heeft geen kantoor. Hoe hij factureert op zijn telefoon, ter plekke een handtekening vastlegt, betaalgegevens toont en betaald markeert.
Amsterdamse bloemist: seizoenspieken en B2B-groothandelfacturen Een Amsterdamse bloemist runt zowel een winkel als wekelijkse groothandelklanten. Hoe klantgroepen, terugkerende facturen en snel factureren de Valentijnsdrukte overleven.
Een Warschause cursusmaker factureert 600 cursisten Een Warschause online-cursusmaker over terugkerende abonnementsfacturatie, valuta en taal per factuur voor cursisten wereldwijd, en klantcategorieën per tier.
Hoe een aannemer in Denver grote klussen per fase factureert Een Denver-renovatieaannemer over termijnfacturatie: Projecten, Mijlpalen, handtekeningen op locatie, pakbonnen voor materialen en het volgen van deelbetalingen.
Massagepakketten & abonnementen verkopen: de aanpak Een masseuse in Singapore stopte met losse sessies. Hoe terugkerende schema's, vooruitbetaalde pakketten met openstaand bedrag en klanttiers alles overzichtelijk houden.
Eén app, twaalf klantbedrijven: een boekhoudster Een Dublinse boekhoudster verzorgt de facturatie van 12 kleine bedrijven vanuit één app. Hoe profielen, twee-logo-branding en de AI-assistent alles gescheiden houden.
Hoe een Torontoos schoonmaakbedrijf zijn facturatie automatiseerde Een Torontoos schoonmaakbedrijf met tientallen wekelijkse en tweewekelijkse klanten automatiseerde zijn facturatie met terugkerende schema's en klantgroepen.
Aanbetaling en mijlpaalfacturatie van een trouwfotograaf Hoe een trouwfotograaf uit Lyon offertes, aanbetalingen via gespreide betaalschema's en mijlpaalfacturatie inzet om data vast te leggen en op tijd betaald te worden.
Laat offertes en contracten direct ter plekke tekenen Vang een handtekening ter plekke met de Handtekening-tool van InvoiceFlow en onderteken contracten digitaal — zo wordt een ja meteen werk en betaling, zonder uitstel of gedoe.
Automatische betalingsherinneringen die voor je achternagaan Bouw een herinneringsritme dat je laat betalen zonder achternagaan: terugkerende schema's, de pushherinnering voor boetes en e-mailsjablonen met samenvoegvelden.
Eén logo is niet genoeg: het vierkant- en breedlogosysteem Waarom facturen twee logovarianten nodig hebben — vierkant en breed. Hoe InvoiceFlow beide bewaart, ze per sjabloon automatisch plaatst en bijsnijdt met de ingebouwde bijsnijder.
Factureren aan buitenlandse klanten: valuta, btw, adres Een praktisch draaiboek voor freelancers met buitenlandse klanten: factureer in de valuta van elke klant, regel btw in- of exclusief, en print pdf's in hun taal.
Cloud- versus lokale back-up: een draaiboek voor je facturen Lokale back-up versus cloudback-up, offline-first data, van telefoon wisselen zonder iets te verliezen, een aanbevolen back-uproutine en wat een geverifieerde restore echt betekent.
Deelbetalingen & openstaand bedrag: volg elk saldo Hoe je deelbetalingen vastlegt, facturen op Deels betaald zet en altijd het exacte openstaande bedrag kent — met aanbetalingen, termijnen en klanten die in stukjes betalen.
Van offerte naar factuur naar contract: de levenscyclus Volg één echte deal van offerte tot getekend contract en eindbetaling. Hoe offertes, facturen, contracten en pakbonnen samenkomen in InvoiceFlow.
Meerdere bedrijven vanuit één app: meerdere profielen Eén telefoon, meerdere merken. Hoe je met de bedrijfsprofielen van InvoiceFlow een nevenactiviteit, een bureau en freelancewerk runt met aparte branding.
Automatische aanmaningskosten instellen (3 modi) Een praktische gids voor automatische aanmaningskosten in InvoiceFlow: de 3 modi, instellingen per klant, kostenpresets, de levenscyclus en CSV-statistieken.
Bouw je eigen factuursjabloon: gids voor de editor Als de 12 ingebouwde sjablonen niet volstaan, bouw je je eigen. Een praktische gids voor de visuele sjablooneditor, dubbele-logobranding en lettertypes.
Facturatie per mijlpaal: projecten en deelfacturen Een lang project per mijlpaal factureren in InvoiceFlow met projecten, mijlpalen, betaalschema's in termijnen en deelbetalingen, met een volledig uitgewerkt voorbeeld.
200+ klanten ordenen met groepen, categorieën en filters Zo orden je een grote klantenkring in InvoiceFlow met klantgroepen, hoofd- en subcategorieën en geavanceerde filters — voor sneller factureren en gesegmenteerde rapportage.
Duurzaamheidsconsultant Amsterdam: CSRD, BTW en 42 verhalen Bram de Vries, duurzaamheidsconsultant Amsterdam, adviseert over CSRD voor NL (21%), België (BTW verlegd) en VK (0% post-Brexit). Het slotartikel van de Nederlandse InvoiceFlow-serie.
MfN-mediator Amsterdam: gesplitste facturering per partij Carolien van Houten, MfN-mediator in Amsterdam, factureert €175-250/uur aan twee conflicterende partijen tegelijk. InvoiceFlow beheert haar gesplitste facturering en dossierarchief.
Maritiem consultant Rotterdam: 0% BTW en USD/EUR facturen Jan-Willem de Groot, maritiem consultant Rotterdam, factureert NL-klanten (EUR 21%) en internationale rederijen buiten EU (art. 7-ter, 0%). InvoiceFlow beheert zijn USD/EUR sjablonen.
Online voedingscoach Amsterdam: gesplitste betalingen en BTW Eva Jansen, online voedingscoach in Amsterdam, heeft geen AGB-code en is dus BTW-plichtig. Trajecten €600-1.200 gesplitst, groepsprogramma's €297. InvoiceFlow regelt de betalingen.
BIM-architect Eindhoven: fasegekoppelde facturen en PO-nummers Marco van der Berg, ZZP-architect op de High Tech Campus Eindhoven, factureert per BIM-fase. Klanten eisen fase-deliverable koppeling. InvoiceFlow beheert fasefacturen en PO-nummers.
Eventfotograaf Amsterdam: multi-currency en seizoenscashflow Roos Bakker fotografeert festivals en bedrijfsevents in Amsterdam. B2B 21% BTW, particulieren via iDEAL, internationale festivals in EUR/GBP/USD. InvoiceFlow beheert het allemaal.
Handelsagent Rotterdam: import China en BTW-kwartaaloverzicht Thomas Lim, handelsagent in Rotterdam, importeert uit China (invoer-BTW bij douane) en verkoopt aan NL-retailers (BTW 21%). Hoe InvoiceFlow zijn BTW-kwartaaloverzicht beheert.
Copywriter Tech Amsterdam: GBP, USD en EUR facturen Maaike Houten schrijft voor NL (EUR 21%), Londen (GBP, 0% post-Brexit) en Silicon Valley (USD, 0%). Drie BTW-regimes, drie valuta. InvoiceFlow regelt het automatisch.
Fysiotherapeut Utrecht: BTW-vrijgesteld en verzekerd factureren Sandra Kooijman, BIG-fysiotherapeut in Utrecht, heeft BTW-vrijgestelde fysiotherapie en BTW-plichtige sportmassage. InvoiceFlow helpt met aparte templates en verzekeraarsadministratie.
Jazzmusikant Amsterdam: drie BTW-tarieven voor muziek-ZZP Lars Smits factureert live jazz (BTW 9%), studiowerk (BTW 21%) en royalty's (BTW 0%). Drie stromen, drie tarieven. Hoe InvoiceFlow zijn itemdatabase per BTW-tarief organiseert.
ZZP-beleidsadviseur Den Haag: facturering via intermediair Piet de Bruijn adviseert ministeries via een intermediair. Betalingstermijnen van 60-90 dagen zijn de norm. Hoe InvoiceFlow zijn factuurstroom en kwartaaloverzicht beheert.
Yogalerares Amsterdam: aanbetalingen en annuleringsbeleid Nienke van der Berg verloor €9.000 door annuleringen zonder beleid. Hoe InvoiceFlow haar aanbetalingssysteem en digitaal annuleringsbeleid voor yogaretraites in Spanje oploste.
ZZP-uitvoerder Rotterdam: dagfacturering en bouwspecificaties Henk Vermeer, ZZP-uitvoerder in Rotterdam, factureert €650-€950/dag voor aannemers. Hoe InvoiceFlow hem helpt met dagfacturering, materiaalrijen en PO-nummers.
Businesscoach Amsterdam: facturen voor NL en expats Isabelle de Wit coacht Nederlandse managers en internationale expats in Amsterdam. Hoe InvoiceFlow haar helpt met Engelse facturen, BTW-tarieven en OSS voor online workshops.
Illustratrice Amsterdam: EUR/USD/GBP en BTW-OSS voor Etsy-prints Anouk werkt voor Nederlandse uitgevers (9% BTW), internationale magazines (EUR/USD/GBP) en verkoopt prints via Etsy (BTW-OSS voor EU). InvoiceFlow regelt alle drie.
ZZP-installateur Maastricht factureert Belgische klanten grensoverschrijdend Jan Willems woont in Nederland, werkt in België. NL BTW-nummer + Belgische B2B = BTW verlegd. Belgische particulieren: welk tarief? Hoe InvoiceFlow hem helpt aan de grens.
Content creator Amsterdam factureert sponsordeal en barter met InvoiceFlow Fleur (95k volgers) factureert sponsordeals in twee termijnen en barter als aparte BTW-regel. Hoe InvoiceFlow haar helpt professioneel te factureren als Instagram-creator.
TU Delft docent factureert ZZP nevenwerkzaamheden met InvoiceFlow Dr. Vera Meijer is UD aan TU Delft en ZZP-consultant. Ze moet haar externe omzet bijhouden binnen de cao-grens van 20% werktijd. Hoe InvoiceFlow haar daarbij helpt.
Personal trainer Amsterdam factureert abonnementen B2B en Tikkie Sem Dekker traint particulieren (Tikkie), bedrijven (B2B factuur) en vaste klanten (maandabonnement). Hoe InvoiceFlow zijn drie betaalstromen organiseert.
Import-exporthandelaar Rotterdam: BTW 9% voedsel en export naar VK Ahmed importeert uit Marokko, verkoopt in NL (BTW 9% voedsel) en exporteert naar VK post-Brexit (0% BTW). Hoe InvoiceFlow zijn complexe handelsfacturering ondersteunt.
Productontwerper Eindhoven factureert NL, EU en VS met InvoiceFlow Noa ontwerpt voor ASML-toeleveranciers (BTW 21%), Berlijnse startups (BTW verlegd) en een Amerikaans bedrijf (BTW 0%). Drie regimes automatisch correct. Zo werkt het.
ZZP-boekhouder beheert 9 klantprofielen in één InvoiceFlow-app Frank beheert administratie voor 9 MKB-klanten én factureert zijn eigen retainers. 9 bedrijfsprofielen in InvoiceFlow. Hoe hij beide werelden gescheiden houdt.
Tuinarchitect Utrecht: fasefacturering en materiaalkosten doorbelasten Roos de Vries factureert tuinprojecten in 3 fases: ontwerp, uitvoering, oplevering. Planten doorbelasten zonder BTW-opslag. Hoe InvoiceFlow haar projectadministratie regelt.
Voedingscoach Amsterdam factureert BTW correct voor B2B en particulieren Lisa coacht particulieren en bedrijven. Is haar dienst BTW-vrijgesteld? Nee, tenzij BIG-geregistreerd. Hoe InvoiceFlow haar helpt met correcte BTW per klanttype.
Schilder Rotterdam factureert particulieren en woningcorporaties Marc Visser schildert voor particulieren (iDEAL) en woningcorporaties (materiaal vs. arbeid gescheiden). Hoe InvoiceFlow hem hielp professioneel te factureren aan beide markten.
ZZP-cybersecurityconsultant factureert banken via leveranciersportaal Kevin factureert Nederlandse banken 1.200-1.800 euro per dag via Ariba en SAP-portalen. PO-nummers, kostenplaatsen, professionele PDF. Zo pakte hij het aan met InvoiceFlow.
Freelancejournalist Amsterdam factureert op publicatiedatum Wouter factureert tijdschriften, nieuwssites en contentklanten. Betaling na publicatie, niet na indiening. Hoe InvoiceFlow hem hielp zijn cashflow te redden.
Juridisch vertaler factureert drie klanttypen met InvoiceFlow Miriam vertaalt voor rechtbanken, advocaten en particulieren. Drie betalingstermijnen, drie templates. Hoe InvoiceFlow haar facturering structureerde en tijd bespaarde.
Offerte met handtekening: betwistingen van 30% naar 4% Sander Boersma, ZZP-constructeur Rotterdam, had 30% betwistingen na gunning. Digitale offertes met handtekening in InvoiceFlow brachten dit terug naar 4%.
AVG en facturen: hoe een therapeut cliëntprivacy beschermt Eva Smeets, ZZP-therapeut Nijmegen, worstelde met AVG en facturen. Hoe factuur je zonder gevoelige cliëntdata? InvoiceFlow biedt geanonimiseerde facturatie conform GDPR.
Belgische klanten factureren als Nederlandse ZZP'er: BTW verlegd Lars Hermans, IT-consultant Amsterdam, factureert Belgische klanten intra-EU. VIES-controle, BTW verlegd, correct formaat. Hoe InvoiceFlow dit automatisch regelt.
Aanbetaling trouwfotograaf: annulering kost €8.000-€12.000 Pieter van Dam, trouwfotograaf Eindhoven, verloor €8.000-€12.000/jaar aan annuleringen. InvoiceFlow gesplitste betaling + e-handtekening brachten dit bijna naar nul.
Coach en BTW: wanneer is coachingsdienst BTW-plichtig? Anke de Boer, loopbaancoach Utrecht, was in de war over BTW-plicht voor coaching. Wanneer is coaching BTW-vrijgesteld? InvoiceFlow helpt met correcte BTW-categorisering.
11 opdrachtgevers factureren: van 5 uur naar 45 minuten per maand Daan Mulder, contentmarketeer Rotterdam, had 11 opdrachtgevers en 5 uur factureringswerk per maand. InvoiceFlow terugkerende facturen brachten dit terug naar 45 minuten.
Klanten laten te laat betalen: van 47 naar 22 dagen gemiddeld Nina Kok, grafisch ontwerper Amsterdam, had gemiddeld 47 dagen betaaltermijn. InvoiceFlow automatische herinneringen brachten dit terug naar 22 dagen en €4.200 minder open.
Multi-currency facturen ZZP: geen wisselkoersverlies meer Sophie Willems, vertaalster Maastricht, verloor €1.800/jaar aan wisselkoersverschillen bij NL, Belgische en Britse klanten. InvoiceFlow loste het op met multi-currency.
Termijnfacturen architect: €40.000-projecten in fasen factureren Thomas Bakker, ZZP-architect Groningen, factureert bouwprojecten in termijnen. Klanten betaalden de verkeerde termijn. InvoiceFlow bracht orde in zijn projectcashflow.
DBA-wet en schijnzelfstandigheid: hoe facturen je beschermen Marleen Visser, ZZP-jurist Den Haag, werkt 3 jaar voor dezelfde opdrachtgever. Hoe professionele facturen en InvoiceFlow haar helpen de DBA-wet te doorstaan.
Internationale facturen ZZP: BTW verlegd, 0% of 21%? Bas Smits, ZZP-developer Eindhoven, maakte 4 foutieve facturen per jaar voor EU- en niet-EU-klanten. InvoiceFlow lost het automatisch op: juist BTW-regime per land.
Urencriterium halen: €5.030 zelfstandigenaftrek bewijzen Femke Janssen, ZZP-organisatieadviseur Utrecht, moest 1.225 uur bewijzen voor de zelfstandigenaftrek. Post-its vs Belastingdienst. Hoe InvoiceFlow haar redde.
KOR 2026: geen BTW als ZZP'er onder €20.000 omzet Jasper de Vries, ZZP-webdesigner Rotterdam, gebruikt de KOR en betaalt geen BTW. Maar klanten willen toch een BTW-factuur. Hoe los je dit op met InvoiceFlow?
BTW vergeten? Zo betaalde ik €3.200 uit eigen zak ZZP-fotografe Lotte van der Berg vergat BTW op te tellen bij particulieren. Resultaat: €3.200 uit eigen zak. Hoe InvoiceFlow haar dit nooit meer laat gebeuren.