AVG en facturatie in de zorg: hoe een ZZP-therapeut cliëntprivacy beschermt

Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten

Eva Smeets werkt met mensen in hun meest kwetsbare momenten. Als ZZP-psychosociaal therapeut in Nijmegen begeleidt ze cliënten door rouw, burn-out, angststoornissen en persoonlijke crises. Ze is 43, heeft een praktijk aan de Heijendaalseweg, en houdt haar casusaantallen bewust beperkt om elke cliënt de aandacht te geven die nodig is.

Haar administratie is een verhaal apart — of moet dat zijn. Eva heeft twee strikt gescheiden systemen: een dossieradministratie met alle gespreksaantekeningen en behandelplannen, en een financiële administratie met facturen en BTW-aangifte. Die scheiding is niet alleen handig — het is wettelijk verplicht.

"Ik had een cliënte die haar facturen via haar zakelijke rekening betaalde," vertelt Eva. "Die rekening werd gedeeld met haar partner. Op mijn factuur stond haar naam en de omschrijving 'therapeutische begeleiding'. Haar partner zag de factuur en vroeg ernaar. Het was voor haar een probleem — ze had de begeleiding voor zichzelf gehouden. Ik voelde me vreselijk."

Wat de AVG zegt over persoonsgegevens op facturen

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook bekend als GDPR) classificeert gezondheidsgegevens als bijzondere persoonsgegevens — een categorie met extra strenge beschermingsregels. Het feit dat iemand psychotherapie volgt, is een gezondsgegeven. De naam van een cliënt op een factuur waaruit blijkt dat hij of zij therapeutische begeleiding ontvangt, is dus een bijzonder persoonsgegeven.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat zorgverleners bijzondere persoonsgegevens minimaal mogen verwerken (dataminimalisatie) en alleen voor het doel waarvoor ze nodig zijn. Op een factuur is de naam van de cliënt technisch gezien nodig voor de identificatie van de financiële transactie. Maar als er een alternatief is dat de privacy beter beschermt — een klantreferentiecode — dan heeft dat de voorkeur.

Bovendien geldt: als derden (een partner, een werkgever, een boekhoudprogramma dat met meerdere mensen wordt gedeeld) de factuur kunnen inzien, is het vermelden van de naam van de cliënt plus de dienst "therapeutische begeleiding" een potentieel privacylek.

BTW-vrijstelling voor therapeuten: wie heeft recht?

Naast het privacyvraagstuk had Eva ook onduidelijkheid over haar BTW-status. In de zorgwereld geldt een BTW-vrijstelling voor bepaalde zorgverleners op grond van artikel 11, lid 1, sub g van de Wet OB.

Wie is BTW-vrijgesteld in de zorg?

Wie is NIET BTW-vrijgesteld?

Eva heeft geen BIG-registratie. Haar opleiding als psychosociaal therapeut geeft haar geen BIG-status. Dit betekent: haar diensten zijn BTW-plichtig. Ze berekent 21% BTW, doet kwartaalaangifte, en dat is correct.

Ze had aanvankelijk gedacht dat haar werk vergelijkbaar genoeg was met psychologische hulp om de BTW-vrijstelling te claimen. Een boekhouder corrigeerde haar: zonder BIG-registratie geen vrijstelling. Dat was een vervelende correctie die haar een paar jaar te laat afdrachten kostte, maar beter laat dan nooit.

De gescheiden administratie: dossier vs factuur

Eva hanteert nu een strikt gescheiden systeem:

Dossieradministratie (vertrouwelijk):

Factuuradministratie (financieel):

De koppeling tussen de referentiecode en de naam van de cliënt bestaat alleen in haar dossieradministratie. Op de factuur zelf staat de naam niet — alleen de code.

InvoiceFlow: geanonimiseerde klantreferentie

In InvoiceFlow heeft Eva voor elke cliënt een klantprofiel aangemaakt met de naam, maar ze heeft ingesteld dat op facturen niet de naam maar een projectcode wordt getoond. Ze gebruikt het format: "Traject [JAAR]-[INITIALEN]-[NUMMER]", bijvoorbeeld "Traject 2026-ES-004".

De factuuromschrijving is ook geanonimiseerd: "Begeleidingssessies — [periode]" in plaats van "Psychosociale therapie voor [naam]".

Zo voldoet de factuur aan alle wettelijke eisen (er staat een identificatie op die gekoppeld is aan de transactie), maar bevat ze geen herleidbare informatie over de aard van de begeleiding voor mensen die de factuur per ongeluk zien.

Voor cliënten die zelf de volledige naam op de factuur willen (voor verzekeringsdeclaraties of eigen administratie), maakt Eva op verzoek een alternatieve factuur met volledige naam. Dit is een uitzondering, niet de standaard.

Facturen voor werkgevers: een apart vraagstuk

Soms werkt Eva ook voor werkgevers die haar inhuren voor begeleiding van medewerkers in het kader van verzuimreductie of preventief welzijn. De factuur gaat dan naar de werkgever — een bedrijf, niet de cliënt zelf.

Hier is het privacyvraagstuk nog gevoeliger: de werkgever betaalt de sessies, maar heeft geen recht op informatie over de inhoud van de begeleiding. Eva's facturen aan werkgevers vermelden uitsluitend:

Als de werkgever vraagt naar de naam van de medewerker, wijst Eva vriendelijk maar duidelijk op haar geheimhoudingsplicht als therapeut. Geen enkele werkgever heeft dit ooit aangevochten — ze begrijpen de privacywetgeving.

Bewaarplicht en AVG: hoe lang bewaar je facturen?

Facturen moeten fiscaal zeven jaar worden bewaard (belastingwetgeving). Persoonsgegevens in de zorg moeten twintig jaar worden bewaard (WGBO, Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst). Dit creëert een spanning: de facturen moeten lang bewaard worden, maar de hoeveelheid persoonsgegevens erop moet minimaal zijn.

Eva's aanpak: facturen bevatten alleen de projectcode, niet de naam. Haar dossieradministratie bevat de namen maar hoeft na twintig jaar vernietigd te worden. De factuuradministratie kan zeven jaar bewaard worden en bevat geen gevoelige persoonsgegevens — alleen een code die na verloop van tijd niet meer herleidbaar is zonder de dossieradministratie.

InvoiceFlow bewaart haar facturen in de cloud, versleuteld en beveiligd. Ze exporteert ook jaarlijkse backups als PDF voor haar eigen archief.

Tips voor ZZP'ers in de zorg en hulpverlening

  1. Controleer uw BTW-status: Heeft u een BIG-registratie en vallen uw diensten binnen uw BIG-beroep? Dan bent u waarschijnlijk BTW-vrijgesteld. Geen BIG-registratie? Raadpleeg een boekhouder om uw BTW-status te bepalen.
  2. Gebruik klantreferentiecodes op facturen: Vermeld nooit meer persoonsgegevens op een factuur dan strikt noodzakelijk. Gebruik codes in plaats van namen als de aard van de dienst gevoelig is.
  3. Scheid dossier- en factuuradministratie: Bewaar medische of therapeutische dossiers nooit in hetzelfde systeem als uw financiële administratie.
  4. Informeer cliënten over facturatie: Leg bij de intake uit hoe u factureert en wat er op de factuur staat. Dit voorkomt verrassingen en versterkt het vertrouwen.
  5. Verwerkersovereenkomst: Als u een factuurapp of boekhoudsysteem gebruikt dat persoonsgegevens verwerkt, sluit dan een verwerkersovereenkomst met die aanbieder conform de AVG.

Eva's balans

Eva heeft nu een systeem dat haar twee doelen in evenwicht houdt: correcte financiële administratie en maximale bescherming van haar cliënten. "Ik vertrouw erop dat mijn cliënten me hun diepste zorgen toevertrouwen," zegt ze. "Het minste wat ik kan doen is ervoor zorgen dat die informatie nergens lekt — ook niet via een factuur."

InvoiceFlow heeft haar daarin geholpen. De app is gratis, werkt op haar Android-telefoon, en stelt haar in staat geanonimiseerde facturen te genereren die voldoen aan alle wettelijke eisen.

Download InvoiceFlow gratis via Google Play en bescherm de privacy van uw cliënten in uw facturatie.