InvoiceFlow Blog

72 stories about billing, cash flow and getting paid.

• Att få betalt över gränserna: Betalningsmetoder, avgifter och fakturan som faktiskt betalas | InvoiceFlow Hur du får betalt av internationella kunder — bank/SWIFT kontra Wise/Payoneer-liknande tjänster, den dolda växelkursspreaden och exakt vad som ska stå på en gränsöverskridande faktura.
• Hantera fakturatvister: Förebygg, lös lugnt och vet när du ska eskalera | InvoiceFlow En lugn och praktisk handbok för när en kund bestrider en faktura — förebygg med tydliga rader, signerade offerter och kontrakt, samt leveransbevis.
• Kassaflöde för egenföretagare: Bygg en faktureingsrytm som håller dig solvent | InvoiceFlow Håll dig solvent med en medveten faktureingsrytm: fakturera direkt, sätt villkor, ta förskott, fakturera per milstolpe, bygg återkommande intäkter och följ upp förfallna fakturor.
• Hur du erbjuder rabatter utan att devalvera ditt arbete | InvoiceFlow Erbjud rabatter som vinner affärer utan att billiggöra dina priser. Förankring, rabattradposter, villkorliga rabatter för tidig betalning och volym – och när du inte ska rabattera.
• Arvode, timdebitering eller fast pris: Hur väljer du faktureringssätt? Arvode, timdebitering eller fast pris? För- och nackdelar med varje faktureringssätt, hur du byter modell med klienter och hur hybrider fungerar i praktiken.
• Hur stor handpenning ska du begära — och när? En praktisk guide Hur stor handpenning du ska begära inom kreativa yrken, hantverk, event och konsultverksamhet — typiska procentsatser, psykologin bakom, avtal och återbetalning.
• Från hantverk till grossist: B2B-fakturering för makers | InvoiceFlow Mara Ellison tillverkade ljus och keramik på hantverksmässor i Portland – nu driver hon 8 grossistkonton. Lär dig hur InvoiceFlow hanterar offerter, följesedlar, klientgrupper och återkommande beställningar för makers som växer till B2B.
• PT-studiofakturering: Klasspaket, medlemskap och sessioner | InvoiceFlow Lär dig hur ett PT-studio i Melbourne fakturerar tre olika modeller: 10-klasspaket, månadsvisa medlemskap och individuella sessioner — med InvoiceFlow.
• Evenemangsplanerarens fakturering: Depositioner, milstolpar och leverantörer | InvoiceFlow Núria Vidal planerar bröllop och företagsevenemang i Barcelona. Lär dig hur hon hanterar depositioner, etappbetalningar och leverantörskostnader med InvoiceFlow — utan att behöva bära hela penningkartan i huvudet.
• Fastighetsförvaltaren i Dubai som slutade skriva hyresfakturor om och om igen | InvoiceFlow Mariam hanterar 43 lägenheter åt 11 ägare i Dubai. Återkommande scheman, klientgrupper, flervalsvalutor och ägarrapporter förvandlade en halvdags månadsrutin till en timme.
• Mobilmekanikern som aldrig lämnar en uppfart obetald | InvoiceFlow Marcus kör en Ford Transit och lagar bilar på uppfarter och gatukanter. Här är arbetsflödet som tog hans genomsnittliga betalningstid från elva dagar till noll — faktura på plats, signatur på plats, betalt innan han kör.
• Amsterdams blomsterhandlare: Sasongstopp och B2B-grossistfakturering En blomsterhandlare i Amsterdam driver butiksforsaljning och veckofakturering till grossistkunder. Hur klientgrupper, återkommande scheman och snabb fakturering klarar Alla hjärtans dag-rusningen.
• Hur en kursskapare i Warszawa fakturerar 600 studenter i 30 valutor En kursskapare i Warszawa om återkommande prenumerationsfakturering, per-fakturavaluta och -språk för globala studenter, och klientkategorier för kohort och nivå.
• Hur en entreprenör i Denver fakturerar stora jobb per etapp och sover gott En renoveringsentreprenör i Denver om etappsbaserad fakturering: projekt, milstolpar, signering på plats, leveransnoter för material och spårning av delbetalningar.
• Sälj massagepaket och medlemskap: En terapeuts faktureringssystem En massageterapeut i Singapore slutade sälja enstaka besök. Hur återkommande scheman, förbetalda paket med utestående belopp och klientnivåer håller medlemskapen i ordning.
• En app, tolv kundföretag: en bokförares upplägg En bokförare i Dublin sköter fakturering för 12 småföretag från en enda app. Separata profiler, tvålogotypsystem och AI-assistenten håller varje kund distinkt.
• Hur ett städföretag i Toronto automatiserade veckofakturering Ett städföretag i Toronto med dussintals vecko- och varannan-veckoklienter automatiserade faktureringen med återkommande scheman och klientgrupper — och slutade skriva om samma faktura.
• En bröllopsfotografs depositions- och delfakturering i Lyon Hur en bröllopsfotograf i Lyon använder offerter, depositioner via delbetalningsplaner och milstolpsfakturering för att hålla datum och få betalt i tid under en hektisk säsong.
• Få offerter och avtal signerade på plats Fånga en signatur på plats med InvoiceFlows signaturverktyg och signera avtal digitalt — så att ett ja omvandlas till arbete och betalning utan fördröjning eller tvister.
• Automatiska betalningspåminnelser som jagar åt dig Bygg en påminnelsekadens som får dig betald utan att du behöver jaga: återkommande scheman, den sena avgiftsknuffeln och e-postmallar med sammanslagningsfält.
• En logotyp räcker inte: systemet med kvadratisk + bred logotyp Varför fakturor behöver två logotypvarianter — kvadratisk och bred. Hur InvoiceFlow lagrar båda, placerar dem automatiskt per mall och beskär dem med den inbyggda bildklipparen.
• Fakturera kunder utomlands: Valuta, skatt och adressfält En praktisk handbok för frilansare med kunder utomlands: fakturera i kundens valuta, hantera inkluderande/exkluderande moms och skriv ut PDF:er på deras språk.
• Molnsäkerhetskopiering vs lokal backup: En dataskyddsguide för dina fakturor Lokal backup vs molnsäkerhetskopiering, offline-first-data, byta telefon utan att förlora något, en rekommenderad backuprutin och vad en verifierad återställning faktiskt innebär.
• Delbetalningar och återstående belopp: Håll koll på balansen på varje faktura Hur du registrerar delbetalningar, markerar fakturor som Delvis betalda och alltid vet exakt återstående belopp — med depositioner, avbetalningar och kunder som betalar i omgångar.
• Från offert till faktura till kontrakt: Dokumentlivscykeln Följ ett verkligt uppdrag från offert till undertecknat kontrakt till slutbetalning. Hur offerter, fakturor, kontrakt och följesedlar hänger ihop i InvoiceFlow.
• Kör flera företag från en app: Flera affärsprofiler En telefon, flera varumärken. Hur InvoiceFlows flera affärsprofiler låter dig driva ett sidoföretag, en byrå och frilansarbete med separata logotyper och inställningar.
• Så konfigurerar du automatiska förseningsavgifter (3 lägen) En praktisk konfigurationsguide för automatiska förseningsavgifter i InvoiceFlow: de 3 lägena, per-klient-inställningar, avgiftsmallar, upplupnings- och avslutslivscykeln samt CSV-statistik.
• Skapa din egen fakturamall: Guide till den visuella redigeraren När de 12 inbyggda mallarna inte räcker till – bygg din egen. En praktisk guide till InvoiceFlows visuella malleditor, tvålogosystemet och typsnitt.
• Milstolpefakturering: Projekt, milstolpar och delfakturor Hur du fakturerar ett långt projekt milstolpe för milstolpe i InvoiceFlow — med projekt, milstolpar, delbetalningsscheman och delfakturor. Med ett genomarbetat exempelcase.
• Organisera 200+ kunder med grupper, kategorier och filter Hur du organiserar en stor kundbas i InvoiceFlow med klientgrupper, förälder-barn-kategorier och avancerade filter – för snabbare fakturering och segmenterad rapportering.
• Hållbarhetskonsult: CSRD, tre valutor och framtiden för svensk frilansekonomi Maja, 36, hjälper företag med CSRD och CO₂-reduktion. SEK, EUR och GBP, omvänd moms. Avslutningsartikeln i den svenska serien — en reflexion om det nya arbetslivet.
• Teknisk översättare SV-DE-EN-FI: ord, tim och EU-momsfakturering Lars, 52, översätter tekniska dokument i fyra språk. Svenska kunder (SEK), tyska partners (EUR, omvänd moms), finska bolag (EUR, intra-EU). Ord- och timbaserad fakturering i InvoiceFlow.
• Malmö-tatuerare med internationella kunder: EUR, Wise och handpenning Emma, 29, specialiserad på botaniska tatueringar i Malmö. Danska och tyska kunder bokar och betalar i EUR via Wise. Handpenning 30%, avbokningspolicy, InvoiceFlow.
• Föreläsare med tre kundströmmar: företag, universitet och öppna kurser Lisa, 43, fakturerar B2B-företag, offentliga universitet och öppna kurser via tre separata flöden. Hur InvoiceFlow håller ordning på deltagarbasen och per-kundtyp-mallar.
• Webbyrå: projektfakturor i tre delar och månadsretainrar David, 35, driver webbyrå i Göteborg med 2 anställda. Webbprojekt faktureras 30/40/30%, underhåll månadsvis. Hur InvoiceFlow håller ordning på 15 simultana projekt.
• Kostrådgivare: momsbefriad på vårdinstitution, momspliktig i privat klinik Anna, 37, legitimerad dietist i privat mottagning. Skillnaden mellan momsbefriade och momspliktiga hälsotjänster, och hur InvoiceFlow hanterar försäkringsbolagsersättning.
• HR-konsult med tre faktureringsmodeller: tim, fast och rekrytering Petra, 44, fakturerar rekrytering per tjänst, HR-strategi per timme och workshops till fast pris. Tre modeller, tre mallar — hur InvoiceFlow håller ordning på allt.
• Barnvakt med RUT-avdrag: så fakturerar du rätt och ansöker hos Skatteverket Sofia, 27, driver barnpassningsföretag i Stockholm. Så fungerar RUT-avdraget i praktiken — kunden betalar 50%, resten hämtas från Skatteverket. Fakturamall inkluderad.
• Livscoach online: fakturera delbetalningar och företagsworkshops Maria, 39, kör 3-månadersprogrammet (18 000 kr) i delbetalningar, grupprogram och B2B-workshops. Hur InvoiceFlow håller alla tre faktureringsmodeller under kontroll.
• Tatueringstudio: handpenning och avbokningsvillkor som skyddar dig Kim, 31, förlorade 80 000 kr på avbokningar utan policy. Så byggde han ett system med handpenning, digitalt avtal och InvoiceFlow som nu skyddar studiots intäkter.
• Offentlig upphandling: fakturera kommuner och regioner rätt Jonas, 46, är konsult mot offentlig sektor i Malmö. Referensnummer, kostnadsställe, 90 dagars betaltid — så hanterar han de specifika kraven med InvoiceFlow.
• Modedesigner med internationella kunder: SEK, USD och GBP Frida, 28, designar för svenska märken, säljer på Etsy i USD och har ett brittiskt återförsäljaravtal i GBP. Så hanterar hon tre valutor och OSS-moms som enskild firma.
• Arkitekt och bostadsrättsrenovering: fasekopplade fakturor Henrik, 47, fakturerar bostadsrättsföreningar för projekt upp till 1,5 MSEK. Så hanterar han fasvis godkännande, ROT-underlag och stora betalningsflöden i InvoiceFlow.
• Online fitnessinstruktör: fakturera Swish och Stripe rätt Amanda, 30, streamar träning till svenska och internationella kunder. Så hanterar hon moms för live-klasser vs digitala kurser och fakturerar i SEK, EUR och USD.
• Juridisk översättare i Malmö: tyska byråer, EU-institutioner och SEK Eva Petersson i Malmö översätter juridiska texter SV-DE-EN. Tyska advokatbyråer (EU omvänd moms), EU-institutioner Bryssel (skattefri), svenska domstolar (SEK). Tre regimer, ett system.
• Industriell montör i Västerås: PO-nummer och kostnadsstälen Thomas Gustavsson konsulterar ABB och Hitachi i Västerås. Detaljerade fakturor med kostnadsställe, PO-nummer och delprojektkoder. InvoiceFlow löser strukturerad industrifaktura.
• Musikpedagog i Stockholm: 40 elever, en faktura-app Sara Lindgren i Stockholm undervisar 40 elever i piano och gitarr. Föräldrar betalar Swish, vuxna Swish, musikskoleavtal faktura. InvoiceFlow löser elevdatabas och månadsfaktura.
• Vildmarksguid i Umeå: EUR, USD och SEK på säsongslikviditet Björn Eriksson guider fjällvandring och norrskensupplevelser i Umeå. Utländska gäster betalar EUR/USD via resebolag med 45–60 dagars dröjsmål. InvoiceFlow löser säsongslikviditeten.
• Personlig tränare i Stockholm: tre kundtyper, rätt moms varje gång Oscar Nilsson på Kungsholmen tränar privatpersoner med Swish, fakturerar företag B2B och håller hälsoföreläsningar. Hur InvoiceFlow löser tre mallar och korrekt momsbehandling.
• E-handlare i Stockholm: OSS-moms och tre momsregimer i en butik Viktor Lundqvist säljer sportutrustning online till Sverige, EU B2C och EU B2B. Tre momsregimer, ett system. Hur InvoiceFlow hanterar OSS-moms efter 10 000 EUR-tröskeln.
• Inredningsarkitekt i Göteborg: arvoden och inköp på samma faktura Camilla Berglund i Göteborg hanterar 4–6 projekt parallellt. Arvodet 25% moms, möbelinköp vidarefakturerat utan pålägg. InvoiceFlow löser projektfakturor rätt.
• Frilansjurist i Stockholm: timredovisning och ärendefakturering Daniel Öberg, frilansjurist i bolagsrätt, fakturerar 3 500–5 500 kr/h med detaljerade timspecifikationer. Hur InvoiceFlow löser löpande räkning vs fast pris.
• Cateringföretagare i Stockholm: tre momssatser i en faktura Helena Sjöberg catering i Stockholm hanterar bröllop, företagsevent och skolmat — 12% mat, 25% tjänst, kommunal upphandling. InvoiceFlow löser momsklyvningen.
• Psykolog i Stockholm: GDPR-säker fakturering utan patientdata Malin Holm, legitimerad psykolog i Stockholm, fakturerar utan att röja diagnoser. Hur InvoiceFlow löser GDPR, anonyma klientkoder och försäkringsbolagsfakturor.
• Översättare med SEK, DKK och NOK: momskaos löst i Göteborg Ingrid Carlsson i Göteborg översätter till svenska, danska och norska med tre olika momsregimer. Hur InvoiceFlow hanterar SEK, DKK och NOK i en och samma app.
• Tatuerare i Stockholm: handpenning halverade avbokningar Alex Lindström i Vasastan tattuerar stora projekt på 15 000–45 000 kr. Avbokningar förstörde lönsamheten. 30% handpenning via InvoiceFlow sänkte dem från 23% till 5%.
• ROT-faktura och B2B: elektriker i Göteborg löser dubbla system Mikael Strand är elektriker med ROT-kunder och fastighetsbolag. Två helt olika fakturaformat, en enda app. Så fungerar det i praktiken med InvoiceFlow.
• Kursavgifter och fakturering: föreläsare i Stockholm Johanna Berg håller kurser i ledarskap — öppna kurser, företagsuppdrag och online. Tre betalningsflöden, ett redovisningsbehov. Så löste InvoiceFlow problemet.
• ROT-avdrag med delfakturering – snickare fakturerar kök och badrum Lars Andersen i Göteborg kombinerar ROT-avdrag med etappvis renovering. Guide till materialsplittning, ROT på arbete, delfakturering och korrekt momsberäkning.
• Managementkonsult med 8 uppdragsgivare – PO-nummer och förfallna fakturor Henrik Björk jonglerar 8 uppdragsgivare per kvartal i Stockholm. Guide till PO-nummer, kundspecifika betalningsvillkor och dashboard för förfallna fakturor med InvoiceFlow.
• Frilanstolk i Malmö – tre faktureringsflöden för tre kundtyper Sara Larsson, tolk och översättare i Malmö (SV-DA-EN), fakturerar Migrationsverket, privata företag och danska EU-kunder. Guide till offentlig upphandling och per-kundmallar.
• Podcastare fakturerar sponsorer – guide för influencer-ekonomi i Sverige Marcus Holm, 75k-följare podcaster i Stockholm, fakturerar sponsoravtal och hanterar merch-moms. Guide till B2B-sponsorfaktura, momsregistrering och separata profiler.
• Privatlektor i Linköping – fakturera elever, föräldrar och företag Petra Hansson har 45 elever i Linköping: gymnasister, vuxna och B2B-kunder. Guide till tre faktureringsflöden, momsbedömning för privatundervisning och InvoiceFlow elevdatabas.
• Delfakturering för arkitekter – håll koll på projektets etapper Karin Lindqvist, frilansarkitekt i Stockholm, fakturerar 200 000–900 000 kr per projekt i fyra etapper. Guide till delfakturering, progress-tracker och betalningspåminnelse.
• Säsongsfotograf i Umeå – fakturera EUR-kunder och förskott Johan Persson fotograferar norrskenet i Umeå. 80% av årsintäkterna på 5 månader. Guide till EUR-fakturering, förskott för resbokningar och säsongsbaserat kassaflöde.
• Momsbefriad massage vs 25% moms – fakturera rätt som terapeut Anna Nilsson i Göteborg blandar momsbefriad sjukvård med momspliktig sportmassage. Guide till momsundantag för sjukgymnaster och hur InvoiceFlow hanterar blandad verksamhet.
• Enskild firma till AB – IT-konsultens guide vid 600 000 kr Erik Johansson bytte från enskild firma till Aktiebolag vid 600 000 kr/år. Guide till 3:12-reglerna, löneuttag vs utdelning, och AB-fakturering med InvoiceFlow.
• Momsredovisning för frilansar – undvik 1 000 kr i förseningsavgift Lina Eriksson, grafisk designer i Uppsala, glömde momsredovisningen ett kvartal och fick 1 000 kr i avgift. Lär dig kvartalsvisa och månadsvis momsdeklaration.
• Swish eller Bankgiro på fakturan – guide för svenska frilansar Maja Svensson, copywriter i Stockholm, förklarar hur du anger Swish-nummer och OCR-referens på professionella fakturor. Rätt betalningsinformation för varje kundtyp.
• Fakturera EU-kunder rätt – omvänd moms för webbutvecklare Sofia Bergström i Malmö fakturerar kunder i Danmark, Tyskland och UK. Lär dig omvänd skattskyldighet, 0-moms utanför EU och per-kundprofil i InvoiceFlow.
• ROT-avdrag för hantverkare – fakturera rätt och få pengarna snabbt Anders Karlsson hanterar 12 ROT-uppdrag per år i Göteborg. Lär dig fakturera ROT rätt: 70/30-delning, kundpersonnummer och utbetalning från Skatteverket.
• F-skatt för frilansfotografer – sluta tappa 30% per uppdrag Emma Lindqvist förlorade 85 500 kr i onödan under sitt första frilansar. Så ansöker du om F-skatt hos Skatteverket och fakturerar rätt från dag ett.