Arvode och inköp på samma faktura: Camilla Berglunds projektredovisningslösning
Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter
Camilla Berglund har en speciell talang för att transformera ointressanta rum till platser som människor faktiskt vill vara i. Det är en konstnärlig gåva som hon odlat sedan hon läste inredningsarkitektur på Chalmers och som nu, tolv år senare, är grunden i en framgångsrik enskild firma i centrala Göteborg.
Det som gör Camillas verksamhet ekonomiskt komplex är inte hennes konstnärliga vision — det är hur hon levererar den. Inredningsarkitektens roll är sällan att bara rita och konsultera. Ofta handlar det om att aktivt köpa in möbler, textilier, belysning och inredningsdetaljer för kundens räkning — och sedan fakturera kunden för dessa inköp utan att ta ut något eget pålägg. Kombinerat med det egna arvodet skapar det en faktura med fundamentalt olika typer av rader, olika momssatser och ibland förväxlat av kunden.
Verksamhetens struktur: fyra till sex projekt parallellt
Camilla hanterar typiskt fyra till sex projekt samtidigt. Varje projekt är i en av tre faser: inledande design- och konceptfas (mest arkivhöfta arkitektarbete), genomförandefas (inköp, koordinering med hantverkare, leveransuppföljning), eller avslutningsfas (slutbesiktning, justeringar, slutfaktura).
Varje projekt har sin egen ekonomi: ett arvode baserat på antingen fast projektpris eller löpande timdebitering, plus vidarefakturerade inköp som bokstavligen speglar Camillas egna inköpskostnader. Inköpen gör hon på kundens uppdrag — hon har en inköpsfullmakt i relevanta fall — och fakturerar dem vidare till självkostnadspris.
"Frågan jag alltid får är: varför tar du inte ett pålägg på inköpen? Alla andra gör ju det. Svaret är att min affärsmodell är baserad på att kunden litar på att jag väljer rätt produkter för deras pengar, inte för min provisionsintäkts skull. Det är en principfråga och det är ett konkurrensmässigt argument."
Momslogiken: arvode vs inköp
Camillas arvode är en tjänst och beskattas med 25 procent moms. Möbler och inredningsprodukter hon köper in är varor och beskattas också med 25 procent moms (med undantag för vissa livsmedelsrelaterade produkter, vilket inte är relevant för hennes verksamhet). När hon vidarefakturerar inköpen till kunden lägger hon inte på ytterligare moms — kunden betalar samma momssats som Camilla betalade vid inköpet, och Camilla gör den ingående momsen som ett avdrag.
"Det låter enkelt men det skapar en teknisk komplikation: en och samma faktura ska ha rader för arvode (mitt eget arbete, 25% moms som jag tar in och redovisar) och rader för vidarefakturerade inköp (produkter jag köpt för kundens räkning, 25% moms som är ett genomflöde). Ur momsperspektiv är de faktiskt behandlade på samma sätt, men ur ekonomisk substans-synvinkel är de helt olika."
Hennes revisor har förklarat att det ur momsredovisningssynpunkt är enkelt: allt är 25 procent. Men fakturans layout måste göra det kristallklart för kunden vilka rader som är arvode och vilka som är inköp, för att undvika förvirring och möjliga framtida tvister.
Det problem som uppstod
En gång fick Camilla en kund som ifrågasatte en faktura och hävdade att hon tagit ut pålägg på möbelinköpen. Det hade hon inte — men hennes gamla Word-faktura hade inte separerat arvode och inköp tillräckligt tydligt, och kunden tolkade en viss rad som ett pålägg snarare än ett genomflöde.
"Det var en otrevlig situation. Jag hade fakturerat korrekt, men fakturans layout gav utrymme för fel tolkning. Vi löste det, men det kostade en timme av diskussion och ett visst mått av ifrågasättande av min integritet som jag inte uppskattar."
Incidenten ledde till att hon bestämde sig för att systematisera sin fakturastruktur. Det fick henne att söka efter ett bättre faktureringsverktyg — och hon hittade InvoiceFlow.
InvoiceFlow: projektbaserade fakturor med tydliga radtyper
Det avgörande med InvoiceFlow för Camilla var möjligheten att lägga till etiketter och beskrivningar per rad på ett sätt som var tydligare och mer professionellt än hennes gamla Word-mall.
Hon skapade en projektfakturamall med en tydlig struktur:
Sektion A — Arkitektarvode: Rader för designarbete, konceptframtagning, projektstyrning — med timmar och timarvode per rad, eller fast pris per fas beroende på avtalet.
Sektion B — Vidarefakturerade inköp för kundens räkning: Rader per inköp med produktbeskrivning, leverantör och inköpspris (som är identiskt med fakturerat belopp). En tydlig text i sektionshuvudet: "Dessa inköp faktureras till Camilla Berglunds självkostnadspris utan pålägg."
Formuleringen "utan pålägg" tog hon med på råd av sin revisor, som menade att det eliminerar framtida tvister om fakturastrukturen.
Projektspecifika kundprofiler
Camilla skapar inte bara kundprofiler för varje kund — hon skapar projektprofiler. En kund kan ha flera projekt under år, och varje projekt har sin egna projektbeteckning, eventuellt ett projektspecifikt referensnummer, och ibland en annan faktureringsadress (exempelvis om kunden vill att projektfakturan ska gå till ett annat kontaktperson eller en annan e-postadress).
"Jag har en klient som äger fyra fastigheter och varje år anlitar mig för ett nytt projekt. De vill att varje projekts fakturor ska gå till deras respektive fastighetsspecifika kostnadsböcker. Fyra projektprofiler i InvoiceFlow, fyra separata fakturahistoriker. Det är en strukturlösning som jag aldrig skulle klarat med ett Excel-ark."
Delbetalningar för längre projekt
Längre projekt — fem till tolv månader — fakturerar Camilla i etapper: en inledningsfaktura vid kontraktstecknande (typiskt 20-25 procent av det totala arvodet), löpande fakturor var sjätte till åttonde vecka under genomförandefasen, och en slutfaktura vid projektavslut.
InvoiceFlows delfaktureringslogik gör det möjligt att knyta ihop etappfakturorna till ett projekt och se det kumulativa belopp som fakturerats kontra det totala kontraktsvärdet. Det är framför allt viktigt för Camillas egna överblick — att veta att ett projekt på 320 000 kronor har fakturerats för 180 000 kronor hittills och att 140 000 kronor återstår.
"Det låter trivialt men när du har fem projekt i olika faser är det inte trivialt alls. Det är lätt att tappa bort ett projekt i mitten av projektlistan och tro att du har fakturerat mer än du har."
Effekten på klientrelationerna
Camilla märker en konkret skillnad i klientkommunikationen sedan hon började använda strukturerade projektfakturor. Inga fler ifrågasättanden om pålägg. Inga fler frågor om vad en rad avser. Klienterna betalar snabbare — hennes genomsnittliga betalningstid har gått från 28 dagar till 18 dagar.
"En klient sa faktiskt att det var de tydligaste fakturor de sett från en kreativ konsult. Det är ett direkt resultat av att InvoiceFlow tvingade mig att strukturera mina fakturor bättre. Verktyget skapade disciplin som jag inte hade av mig själv."
Råd till andra kreativa konsulter med blandade inkomsttyper
Camilla är tydlig med sina råd:
Separera alltid ditt eget arvode från genomflöden. Kunden ska aldrig behöva gissa vilket som är vilket. Tydliga sektionshuvuden är mer professionella och eliminerar tvister.
Dokumentera vidarefakturade inköp med källan. En rad som säger "möbler, 45 000 kr" är inte tillräcklig. "Fåtölj Artek nr 41, Byredo butik Stockholm, 15 apr 2026, 14 500 kr" är vad en klient behöver för att känna sig trygg.
Skapa projektprofiler, inte bara kundprofiler. Kunder med flera projekt behöver separata faktureringsstrukturer per projekt. Det är möjligt i InvoiceFlow utan extra kostnad.
Fakturera i etapper, inte bara vid projektslut. Det förbättrar ditt kassaflöde och tvingar klienten att följa projektets ekonomi löpande, vilket minskar överraskningar vid slutfakturan.
Framtiden: ett kontor, fler kollegor
Camilla överväger att ta in en junior inredningsarkitekt som partner nästa år. Det skulle innebära ett gemensamt ekonomisystem och en gemensam kundPortfölj. InvoiceFlow skalas inte direkt till flerpersonsföretag utan merkostnad, men grundstrukturen — projektprofiler, separerade radtyper, tydlig betalningsuppföljning — ger en solid grund att bygga ett gemensamt system på.
"Det viktigaste är att min fakturafilosofi är dokumenterad och reproducerbar. Det ska vara möjligt för en ny kollega att förstå hur vi fakturerar och varför — och InvoiceFlow-mallarna är det verktyget."