Delfakturering för frilansarkitekter: Karins system för fyra etapper och upp till 900 000 kr

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Karin Lindqvist hittade problemet i ett kalkylark på en söndagseftermiddag när hon försökte förbereda sig för ett kvartalssamtal med sin revisor. Fem aktiva projekt. Fyra etapper per projekt. Tjugo potentiella fakturor på gång – några skickade, några betalda, några påbörjade men inte skickade, och minst en som hon var ganska säker på att hon missat att skicka alls.

"Jag tittade på det kalkylarket och insåg att jag inte hade en aning om statusen på alla mina delprojekt," säger Karin. "Vilket var fakturerat. Vilket var betalt. Vilket var förfallet. Det var kaos i ett Excel-ark."

Karin är 44 år och driver sin egna arkitekturstudio som enskild firma i Vasastan, Stockholm. Hon specialiserar sig på renovering och tillbyggnad av flerfamiljshus och äldre villor. Projekten spänner från 200 000 kronor (en enklare tillbyggnad) till 900 000 kronor (en stor villa-renovering med nyproduktion). Alla faktureras i etapper.

Varför arkitekter delfakturerar

Arkitektoniska uppdrag löper typiskt sett över 6-24 månader. Det finns klara leveransmilstolpar längs vägen – och det är rimligt att betala för varje milstolpe allteftersom arbetet levereras, snarare än att vänta på slutleverans.

Standardmodellen inom svensk arkitektur följer ABK 09 (Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamheten) och ABT 94. Delfakturering enligt projektets framsteg är standard.

Karins typiska betalningsplan för en villa-renovering:

Totalt för ett projekt på 500 000 kronor: fyra fakturor à 100 000 kr, 150 000 kr, 150 000 kr, 100 000 kr.

Det förlorade fakturanumret

Det projekt Karin hade missat att fakturera var en renovering av ett radhus i Nacka. Skisshandlingarna hade levereras i april. Kunden hade godkänt dem. Men Karin hade inte skickat etapp 2-fakturan.

Det stod klart när hon återigen tittade på kalkylarket i juli. Tre månader. 90 000 kronor (30% av ett 300 000-kronors projekt) som hon borde ha fått i april och använt för att täcka aprilmånadens kostnader.

"Det är inte att kunden undanhöll pengarna," understryker Karin. "De väntade på fakturan. De förstod inte varför den inte kommit. Ingen hade ringt och frågat – de antog att jag hade tidplan skäl att inte ha skickat den."

Den 90 000-kronors fakturan skickades i juli och betalades i tid. Men kassaflödesgapet under april-juli – nästan ett kvartal utan den betalningen – hade påverkat Karins likviditet.

InvoiceFlow: projektlänkade fakturor med progress-tracker

Lösningen Karin implementerade var att sätta upp varje renoverings- och arkitekturprojekt som ett separat projekt i InvoiceFlow. Projektet innehåller:

Dashboarden visar nu alla aktiva projekt och vilka etapper som är i tid och vilka som är förfallna. Appen skickar en påminnelse när en etappfaktura borde ha skickats (baserat på det planerade datumet Karin angivit) och en annan påminnelse om betalningen är förfallen.

"Första gången jag såg dashboarden med alla fem projekt och deras etappstatus förstod jag vad jag hade saknat," säger Karin. "Det är inte ett kalkylark. Det är en levande bild av var pengarna är i rörelse."

Automatisk betalningspåminnelse: ett exempel

Ett av Karins projekt är en nybyggnad i Lidingö, ett 700 000-kronors uppdrag med fyra etapper. Etapp 3 (bygghandling) fakturerades den 15 mars med 30 dagars betalningsfrist – förfallodatum 14 april.

Den 21 april hade betalningen inte kommit in. InvoiceFlow flaggade fakturan som försenad med 7 dagar och föreslog att skicka en påminnelse. Karin tryckte på en knapp – appen genererade en påminnelsefaktura med korrekta uppgifter, det ursprungliga fakturanumret, förfallodatumet och en artig text.

Betalningen kom in tre dagar senare. Ingen diskussion, ingen förklaring behövdes – kunden hade helt enkelt glömt.

"Det är det som är konstigt med att vara arkitekt," säger Karin. "Kunderna är kunniga människor med stora projekt och stora budgetar. De glömmer ändå betalningar ibland. Det är inte personligt. Det är bara en påminnelse de behöver."

Moms på delfakturor: viktigt att tänka på

En fråga som Karin hör från yngre frilansarkitekter: ska varje delfaktura ha moms, eller räknar man ihop momsen på slutfakturan?

Svaret är: varje delfaktura ska innehålla moms på delbeloppet. Det finns inget alternativ att samla ihop momsen till slutfakturan. Varje faktura är ett separat bokföringsdokument med sin egen moms.

För Karins Lidingö-projekt ser momsen ut så här:

Total moms på projektet: 175 000 kronor som Karin redovisar till Skatteverket i sina kvartalsvisa momsdeklarationer.

När kunden vill ändra betalningsplanen

Ibland händer det att kunden ber om en förändrad betalningsplan. Karin har haft kunder som velat senarelägga en delfaktura av likviditetsskäl, och en kund som velat betala hela det återstående beloppet i förtid (för att säkra priset inför en planerad försäljning av fastigheten).

Båda scenariona är hanterbara med InvoiceFlow. Betalningsplanen kan redigeras – etapper kan slås ihop, delas, eller framskjutas. Historiken av redan betalda etapper är intakt.

"Det kräver lite omarbete i appen, men det tar femton minuter," säger Karin. "Förut tog det en timme i kalkylarket och det slutade med att jag var osäker på om jag hade gjort rätt."

Tre lärdomar från fem år av delfakturering

Karin har nu drivit sin studio i fem år och har en tydlig uppfattning om vad som fungerar:

Lärdom 1: Betalningsplanen hör hemma i kontraktet. Etappprocent och triggerhändelser (skisshandling godkänd, bygghandling levererad) ska vara tydligt angivna i konsultavtalet. Inga gissningar om "när ska nästa faktura skickas".

Lärdom 2: Fakturera omedelbart när en milstolpe nås. Vänta inte till månadsskiftet. Levererade skisshandlingar → skicka fakturan samma dag. Likviditet är tid.

Lärdom 3: Använd ett system, inte ett kalkylark. Kalkylarket ger dig data. Ett system som InvoiceFlow ger dig data plus påminnelser plus status plus dashboard. Det är skillnaden mellan att veta att något kanske är fel och att veta exakt vad som är fel och kunna agera direkt.

Ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play och sätt upp ditt första projekt med delfakturering i dag.