Lisa föreläser för teknikbolag, Handelshögskolan och öppna publiker — och hanterar tre helt olika faktureringsvärldar

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Lisa Berg, 43, har en enkel regel för sina kalender­bokningar: ett tillfälle per kundkategori per vecka, annars tappar hon tråden. Det gäller inte bara innehållet i föreläsningarna — utan faktureringen.

Lisa är föreläsare och utbildningskonsult i Stockholm med specialisering inom digital transformation och organisationsutveckling. Hon håller föreläsningar för teknikbolags ledningsgrupper, är extern lektor vid ett par handelshögskolor och driver egna öppna kurser med betalande deltagare.

Tre kundgrupper. Tre faktureringssystem. Tre mentaliteter.

Kundgrupp 1: privata företag (B2B)

Lisas primära intäktsström är föreläsningar och workshops för privata bolag. Klienterna är allt från teknikstartups i Kista till etablerade industribolag i Solna. Arvodet varierar: en halvdagsföreläsning för upp till 30 personer kostar 18.000 kronor. En heldags ledningsgruppsworkshop kostar 38.000 kronor.

Faktureringspraxis för B2B:

• Faktura skickas dagen efter genomförandet (aldrig i förväg — klienterna vill se att jobbet är gjort)
• 25% moms specificerat
• Betalningsvillkor: 30 dagar
• Fakturan innehåller alltid: datum, titel på föreläsningen, antal deltagare, plats
• Ofta krävs ett PO-nummer (purchase order) som klienten skickar i förväg

PO-numret är den viktigaste detaljen för B2B-kunder. Utan ett giltigt PO-nummer kan fakturan inte behandlas av klientens leverantörsreskontrasystem. Lisa begär alltid PO-nummer vid bokningsbekräftelsen och anger det på fakturan under "Er referens".

Kundgrupp 2: universitet och högskolor (offentlig sektor)

Lisa är extern lektor vid Handelshögskolan i Stockholm och föreläser regelbundet vid Kungliga Tekniska Högskolan och Södertörns högskola. Offentliga utbildningsinstitutioner har sina egna faktureringskrav som skiljer sig från privata bolag.

Vad som gäller för universiteten:

• Fakturan ska innehålla institutionens interna kostnadsst­älle
• Kursnamn, kursens datum/termin och examinatorns namn krävs
• Universitetens betalningstider varierar — Handelshögskolan betalar vanligtvis snabbt (15–20 dagar), KTH ibland tar 45 dagar
• Arvode varierar: externt lektorat kan vara allt från 1.500 till 4.500 kr per undervisningstimme

Universiteten är momsregistrerade men inte på samma sätt som privata bolag. Moms på utbildningstjänster är ett komplext område — i många fall är universitetskontrakt momsfria (utbildning kan vara momsbefriad) men det beror på avtalets formulering. Lisa konsulterade sin revisor och fick klargörandet: hennes externa lektoratskontrakt faktureras vanligtvis utan moms eftersom tjänsten klassificeras som del av momsbefriad utbildningsverksamhet.

Det innebär att hon har separata mallar för universitetsfakturor (ingen moms) och för privata B2B-fakturor (25% moms).

Kundgrupp 3: öppna kurser (direktbetalning från deltagare)

Tre gånger per år håller Lisa en öppen kurs "Digital strategi för chefer" — ett endags intensivprogram för 15–20 deltagare. Priset är 4.900 kronor per deltagare (inklusive moms). Kursen fylls via Lisas nyhetsbrev, LinkedIn och hennes nätverk.

Deltagarfakturering är en helt annan upplevelse än B2B-fakturering:

• Deltagarna är privatpersoner eller anställda som betalar med egna medel eller via arbetsgivaren
• De flesta vill ha en faktura att lämna in till sin arbetsgivare för utläggsersättning
• Betalningsvillkor är strama: 7 dagar, och platsen bekräftas bara vid betald faktura
• Avbokningar förekommer — Lisa har en policy om återbetalning 30+ dagar, 50% återbetalning 14–29 dagar, ingen återbetalning under 14 dagar

Med 18 deltagare per kurs × 3 kurser per år är det 54 deltagarfakturor plus eventuella kreditnotor och omregistreringar. Utan ett system är det kaos.

Deltagarbasen: hålla koll på vem som är vem

Lisa skapar ett kundkort för varje kursdeltagare i InvoiceFlow, märkt med kursdatum och kursnamn. Det låter henne filtrera fram alla deltagare för en specifik kurs och se betalningstatus för varje person.

Resultatet: vid en kursstart vet Lisa exakt vilka av de 18 anmälda som faktiskt har betalt. De tre som inte betalt får en sista påminnelse morgonen innan kursen. Om de fortfarande inte betalt bokas de bort och deras plats öppnas för väntelistan.

"Det låter hårt," säger Lisa. "Men jag har bränt mig på att låta obetalda deltagare delta och sedan jaga pengarna efteråt. Det fungerar inte."

Tre mallar i InvoiceFlow: strukturen

Mall 1 — B2B Föreläsning/Workshop (25% moms, PO-nummersfält)

Innehåller: Föreläsningstitel, datum, antal deltagare, plats. PO-nummer under "Er referens". 30 dagars betalning.

Mall 2 — Universitets-/Högskolelektorat (0% moms)

Innehåller: Kursnamn, termin, undervisningstimmar, institutionens kostnadsst­älle. Utan momsspecifikation. Fakturatext: "Utbildningstjänst — momsbefriad."

Mall 3 — Öppen kurs Deltagarfaktura (25% moms inkl.)

Innehåller: Kursnamn, datum, deltagare, pris per person inklusive moms. 7 dagars betalning. Avbokningsvillkor under fakturan.

En vanlig måndag i Lisas faktureringsvärld

Förra onsdagen höll Lisa en workshop för ett logistikbolag i Solna (B2B). Torsdagen föreläste hon för ingenjörsstudenterna på KTH (Universitet). Fredagen startade hennes öppna kurs "Digital strategi."

På fredagskvällen öppnar hon InvoiceFlow och skickar tre fakturor: en till logistikbolaget (18.000 kr + moms, PO-nummer 2025-4471), en till KTH (6.800 kr, momsfri, kostnadsst­älle ING-304), och 18 individuella deltagarfakturor för kursen (4.900 kr inklusive moms per person).

Det tar 35 minuter. Inte tre timmar.

Vad Lisa lärde sig om prisnivåer

En oväntad insikt från hennes analyser: universiteten betalar per undervisningstimme, och den timsatsen är faktiskt lägre än hennes B2B-rate per levererat värde. Men universitetsuppdragen ger henne något annat: trovärdighet och akademisk association som ökar priset hon kan ta av privata bolag.

"Jag tar inte lektoraten för pengarna," säger Lisa. "Jag tar dem för att det öppnar dörrar till bolag som annars aldrig skulle anlita mig."

Råd till föreläsare med blandad kundbas

1. Fråga alltid om PO-nummer vid B2B-bokningar — det är nödvändigt för de flesta bolag och utan det fastnar fakturan i köen.
2. Verifiera momsstatus för universitetskontrakt — ta kontakt med den ansvariga institutionens ekonomiavdelning vid ditt första uppdrag för att klargöra om moms ska tillkomma.
3. Ha en tydlig avbokningspolicy för öppna kurser — skriv den på fakturan, inte bara i en pdf-bilaga som ingen läser.
4. Kräv betalning innan kursdeltagande — "betala i efterhand" fungerar inte för öppna kurser.
5. Separera kunderna i systemet per kundkategori — du behöver kunna se hur mycket varje ström genererar.

Lisas siffror

2025: 1,65 miljoner kronor i omsättning. B2B: 950.000 kr. Öppna kurser: 520.000 kr (tre kurser × 18 deltagare × 4.900 kr). Universiteter: 180.000 kr.

Administrationen: 3 timmar per vecka. Inga obetalda deltagarfakturor vid årets slut (alla lösta, antingen betalda eller krediterade). En sak som tog mest tid: de fyra kursdeltagarna som begärde kreditnota och ombokning av sina platser. Systemet hanterade kreditnotorna på två minuter per ärende.

Prova InvoiceFlow

Föreläser du, undervisar du eller bedriver du utbildningsverksamhet med blandade kundtyper? Ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play och skapa specifika mallar för varje kundkategori — håll ordning på deltagare, fakturor och betalningar utan adminmardröm.