Petra hjälper teknikbolag att hitta rätt folk — men det är hennes egna fakturor som var svårast att strukturera

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Petra Holm är 44 år, har jobbat med HR i 18 av dem och driver nu sin enskilda firma från en ljus etta på Kungsholmen i Stockholm. Hennes klientlista inkluderar fem teknikbolag med 20–150 anställda, alla i tillväxtfas och alla med liknande problem: de vet inte riktigt vad de vill ha i en ny medarbetare förrän Petra hjälper dem att formulera det.

Det är precis i den komplexiteten hennes affärsmodell bor. Och det är precis i den komplexiteten hennes fakturering under lång tid var ett vildvuxet system av lappar, e-posttrådar och halvfärdiga Excel-dokument.

Tre tjänster, tre logiker

Petras verksamhet har tre tydliga tjänstelinjer, och var och en följer en annorlunda prislogik:

1. Rekryteringsuppdrag

Fast arvode per tillsatt tjänst. Standardmodell: 15% av den rekryterades förväntade bruttolön per år, minimiarvode 35.000 kronor. Faktureras i två delar: 25% vid signerat uppdragsavtal, 75% när kandidaten påbörjar anställning.

2. HR-strategiuppdrag

Timbaserat, 1.650 kronor per timme. Typiska uppdrag: lönestrukturgranskning, medarbetarundersökning, HR-policydokument. Faktureras månadsvis baserat på loggade timmar.

3. Workshops och utbildning

Fast pris per tillfälle: halvdag 14.500 kr, heldag 24.500 kr, serie om fyra halvdagar 52.000 kr. Faktureras i förväg (full betalning) eller med 50% handpenning och 50% vid genomförande.

Vad som gick fel utan ett strukturerat system

Under 2022 och 2023 jobbade Petra med ett Word-dokument som fakturaunderlag och skickade PDF via Gmail. Det fungerade när hon hade tre klienter. Med åtta klienter och tjugofyra aktiva uppdrag var det ett administrativt kaos.

Den kritiska situationen: ett rekryteringsuppdrag för ett fintech-bolag på Östermalm. Petra hade skickat 25%-fakturan vid uppdragsstart men glömde att sätta en deadline för att följa upp 75%-fakturan. Månader gick. Kandidaten påbörjade sin anställning. Petra fakturerade — fyra månader för sent. Bolaget hade personalbyten och den nya ekonomichefen ifrågasatte fakturan eftersom han inte kände till bakgrunden. Det tog tre veckors e-postkorrespondens att lösa.

"Jag förlorade inte pengarna till slut," säger Petra. "Men jag förlorade förtroendet. Och i mitt jobb är förtroende allt."

Tre mallar, ett system

Petras lösning i InvoiceFlow: en mall per tjänstetyp, med rätt fält, rätt betalningslogik och rätt fakturatext fördefinierad.

Rekryteringsmallen:

HR-strategimallen:

Workshopmallen:

Rekryteringsarvode och delbetalning: riskkontroll

Rekryteringsarvodet är Petras ekonomiskt mest signifikanta produkt — ett enskilt uppdrag kan generera 70.000–120.000 kronor. Det är också den produkt med störst risk: om kandidaten slutar inom tre månader tillämpar Petra en "garanti" — hon genomför en ny rekrytering utan uppstartsarvode, och 75%-betalningen kan krediteras partiellt.

Dessa villkor finns dokumenterade i uppdragsavtalet. InvoiceFlow hjälper Petra att hålla koll på vilka uppdrag som är i garantiperiod och vilka 75%-fakturor som ännu inte utlösts av att kandidaten startat.

Systemet: hon skapar rekryteringsuppdraget som ett "projekt" i InvoiceFlow med ett startdatum och ett förväntat slutdatum. 25%-fakturan skickas vid start. 75%-fakturan skapar hon men sätter skickstatus till "väntar" — och sätter en påminnelse kopplad till kandidatens förväntade startdatum.

Tim- vs fastpris: vad som är mer lönsamt

Petra gör en lönsamhetsanalys av sina tre produktlinjer en gång per halvår. Insikten från 2025:

Rekrytering är ekonomiskt mest effektiv per timme. Workshopserie är ekonomiskt attraktiva för likviditeten (betalas i förväg). HR-strategi är det stabilaste och mest förutsägbara.

Den analysen påverkar Petras marknadsföringsprioriteringar och hur hon allokerar sin tid.

Moms och fakturaspecifikation

Petra fakturerar 25% moms på alla sina tjänster. Hennes klienter är momsregistrerade bolag som återfår momsen — det är ingen kostnad för dem. Momsredovisning sker kvartalsvis. InvoiceFlow genererar momsrapporten automatiskt.

En detalj som Petra tidigt ignorerade: om hon tar emot handpenning för en workshop i december för ett tillfälle i januari, ska momsen redovisas i december (när handpenningen betalas) — inte i januari (när tjänsten levereras). Det är en kontantprincipen-variant som Skatteverket är noga med.

InvoiceFlow stämplaren fakturans datum korrekt och hjälper henne att undvika periodiseringsproblem.

Råd till HR-konsulter och rekryteringsspecialister

  1. Separera rekryterings- och rådgivnings-uppdrag i systemet — de har olika riskprofiler och betalningslogik.
  2. Skapa alltid del 2-fakturan direkt vid del 1-fakturering — men med "väntar"-status. Det gör att du aldrig glömmer slutfakturan.
  3. Dokumentera garantivillkor i uppdragsavtalet — och länka det till kundkortet i ditt faktureringssystem.
  4. Gör lönsamhetsanalys per produktlinje minst halvårsvis — du kanske säljer en tjänst du borde prissätta högre.
  5. Handpenning för workshops är standard i branschen — klienter förväntar sig det och det skyddar din likviditet.

Petras resultat

2025 omsatte Petra 2,1 miljoner kronor. Rekryteringsuppdragen stod för 1,1 miljoner, HR-strategi för 650.000 och workshops för 350.000.

Administrativa tidsåtgången: 4 timmar per vecka ner från 10. Inga försenade fakturor. En kreditnota (en workshop-handpenning återbetalades när ett bolag lade ner sin planerade konferens — force majeure).

"Jag ser nu tydligt vilka klienter som genererar mest och vilka produkter som är mest värda min tid," säger Petra. "Det är information jag aldrig hade tillgång till tidigare."

Prova InvoiceFlow

Jobbar du som rekryterings- eller HR-konsult med flera faktureringsmodeller? Skapa specifika mallar per tjänst, håll koll på delade fakturor och generera momsrapporter — allt i InvoiceFlow, gratis på Google Play.