Swish eller Bankgiro på fakturan: Majas guide för frilansar med blandad kundkrets

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 8 minuter

Maja Svensson fick ett mejl en fredagseftermiddag som sammanfattade ett problem hon inte visste att hon hade. En privatkund – en fastighetsmäklare på Lidingö som beställt webbtexter för sin byrå – hade skrivit: "Jag vill betala med Swish, hur gör jag?" Och Maja, som alltid lagt sitt bankgironummer på fakturan, hade inget bra svar.

"Jag borde bara ha ett Swish-nummer," tänkte hon. Men så enkelt är det inte. Swish finns i två varianter i Sverige – en för privatpersoner (Swish) och en för företag (Swish för företag). Och de fungerar ganska annorlunda ur ett fakturerings- och bokföringsperspektiv.

Maja jobbar som frilanskribent och copywriter med bas på Södermalm. Hennes uppdragsgivare är en blandning: litet familjeföretag (privatägda), mellansegmentet byråer och konsultfirmor, och enskilda privatpersoner som beställer enstaka texter för en hemsida eller ett blogginlägg. Tre helt olika kundkategorier med tre helt olika betalningspreferenser.

Varför betalningsinformation på fakturan spelar roll

En faktura är ett juridiskt dokument. Den uppfyller sin funktion – bokföring, skatteunderlag, betalningsgrund – bara om den innehåller rätt information. Betalningsinformation är en central del av det.

Enligt Skatteverkets regler ska en korrekt faktura innehålla uppgifter om hur betalning ska ske. I praktiken innebär det att fakturan tydligt ska visa vilket betalningssätt som gäller och de uppgifter mottagaren behöver för att genomföra betalningen.

För en enskild firma som Majas finns det tre vanliga alternativ:

För internationella kunder tillkommer dessutom IBAN och BIC/SWIFT-kod.

Swish på faktura: privatperson vs företag

Här är den viktiga distinktionen som Maja inte kände till från början:

Swish privatperson (Swish-nummer = mobilnummer): Privatpersoner kan betala till ett vanligt 10-siffrigt telefonnummer via Swish-appen. Om Maja anger sitt privata mobilnummer (070-XXX XX XX) på fakturan kan privatkunder betala direkt. Enkelt, snabbt, inga avgifter för mottagaren.

Men: betalningen syns i Majas privata bank som en Swish-betalning utan strukturerad referens. Det försvårar bokföringen. Och om Majas firma är momsregistrerad – vilket den är – ska varje inbetalning matchas mot en specifik faktura. Det kräver organisation.

Swish Handel (företagskonto): Banker erbjuder "Swish för företag" (tidigare Swish Handel), ett separat system med ett 10-siffrigt Swish-nummer kopplat till företagskontot. Kunden kan ange ett referensnummer vid betalningen. Tydligare bokföring, men det kostar en månadsavgift (ungefär 100-200 kronor/månad beroende på bank).

För en frilansskribent med kanske fem privatkunder per år är månadsavgiften förmodligen inte värd det. Maja löste det på ett annat sätt.

OCR-referens på bankgiro: vad det är och varför det behövs

Bankgiro med OCR-referens är det professionella alternativet för B2B-betalningar. Nästan alla svenska företag betalar leverantörsfakturor via bankgirot.

OCR-referensen (Optical Character Recognition) är ett unikt nummer kopplat till varje faktura. Det genereras enligt ett standard-algoritm och gör att din bank automatiskt kan matcha inbekommande betalning mot rätt faktura i ditt bokföringssystem.

Utan OCR-referens ser en bankgiroinbetalning ut som ett anonymt tal: X kronor har kommit in, men från vem och för vilken faktura? Med OCR-referens vet systemet exakt att inbetalningen gäller faktura #1047 från kund ABC.

InvoiceFlow genererar OCR-referenser automatiskt för varje faktura baserat på fakturanumret och bankgirots kontrollsiffersystem. Maja behöver inte räkna ut det själv.

Majas tre kundkategorier och lösningen för var och en

Maja löste sitt dilemma med tre separata kundprofiler i InvoiceFlow:

Privatpersoner (t.ex. fastighetsmäklaren på Lidingö)

Fakturan visar: Swish 070-XXX XX XX (Majas mobilnummer). En kort instruktion: "Betala via Swish till ovanstående nummer och ange fakturanummer [###] som meddelande." Maja granskar sedan Swish-historiken och matchar mot fakturan manuellt.

Fungerar bra för enstaka betalningar med lågt belopp. Privatpersoner är vana vid Swish och tycker det är enkelt.

Småföretag och byråer (B2B, under 50 000 kr)

Fakturan visar: Bankgiro + OCR-referens. InvoiceFlow genererar OCR automatiskt. Betalningsfrist: 30 dagar. Maja ser i appen om fakturan är betald och kan skicka påminnelse med ett klick.

Storföretag och organisationer (B2B, 50 000+ kr)

Samma som ovan, men med tillägg av Majas IBAN och BIC för internationella betalningar om kunden är ett multinationellt bolag med utländsk treasury-funktion. Betalningsfrist: 30 dagar med möjlighet till 14 dagars förtida betalningsrabatt (kassarabatt) om kunden föredrar det.

"Det är faktiskt ingen raketvetenskap," säger Maja. "Jag behövde bara tänka igenom det en gång och sedan ställa in profilerna. Nu väljer jag bara profil när jag skapar en faktura och allt stämmer."

Påminnelsefaktura och dröjsmålsränta: dina rättigheter

En del av betalningsprocessen som många frilansar inte använder är dröjsmålsräntan och påminnelseavgiften.

Enligt räntelagen har du rätt att debitera dröjsmålsränta om en faktura betalas för sent. Dröjsmålsräntan är Riksbankens referensränta plus 8 procentenheter. I praktiken är det ungefär 10-11% per år (2025-2026).

Du har också rätt att skicka en påminnelsefaktura och ta ut 60 kronor i påminnelseavgift (i enlighet med inkassolagen).

Maja använder InvoiceFlows påminnelsefunktion för fakturor som är mer än 10 dagar försenade. Appen räknar automatiskt ut dröjsmålsräntan och genererar en korrekt påminnelsefaktura. I de flesta fall är det nog med påminnelsen – kunden betalar.

"Det är inte för att vara elak," säger Maja. "Det är för att visa att jag är professionell. En frilansar som påminner om obetalda fakturor visar att de tar sin verksamhet på allvar. Det respekteras faktiskt."

Betalningsvillkor: 30 dagar är standard, men du kan förhandla

I Sverige är 30 dagars betalningsvillkor standard för B2B-fakturor. Men det är inte lag. Du kan sätta kortare villkor – 14 dagar eller till och med 10 dagar – om du vill förbättra ditt kassaflöde.

För privatkunder är 10-14 dagar vanligare och mer acceptabelt. Privatpersoner förväntas inte ha 30 dagar på sig att betala en faktura för ett webbtexter-uppdrag.

Maja sätter 14 dagar för privatkunder och 30 dagar för B2B. Inga diskussioner.

Det som hände med fastighetsmäklaren

Tillbaka till fredagsmejlet. Maja svarade fastighetsmäklaren med en ny faktura som inkluderade hennes Swish-nummer och instruktionen att ange fakturanumret som meddelande. Kunden betalade inom tjugo minuter via Swish.

Sedan dess har Maja alltid inkluderat Swish-information på fakturor till privatkunder. Det tar inte mer tid – InvoiceFlow hanterar det per kundprofil – och det eliminerar friktion i betalningsprocessen.

"Ju enklare du gör det för kunden att betala, desto snabbare betalas din faktura," säger Maja. "Det är den viktigaste lärdomen om betalning jag lärt mig som frilansar."

Praktisk checklista: betalningsinformation på fakturan

Oavsett om du är copywriter, grafiker, konsult eller fotograf – här är vad som ska finnas på fakturans betalningssektion:

InvoiceFlow låter dig ange allt detta en gång per kundprofil. Sen är det klart.

Ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play och skapa din professionella betalningsprofil i dag.