Jonas konsulterar åt kommuner i Skåne — och lärde sig att deras fakturaformat inte är förhandlingsbart

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Det var Malmö stads upphandlingsavdelning som skickade tillbaka fakturan. Inte för att beloppet var fel, inte för att momsen var inkorrekt, utan för att kostnadsst­ället saknades. Jonas Persson hade skickat en faktura på 67.500 kronor för ett konsultuppdrag om digitalisering av socialförvaltningens ärendehantering. Fakturan returnerades med en kommentar: "Vänligen ange kostnadsställe 4210 och projektkod DF-2024-089."

Jonas, 46, körde tillbaka in i systemet, skapade en ny faktura, lade till uppgifterna och skickade igen. Det tog 35 minuter. Sedan betalade kommunen — 73 dagar senare.

Välkommen till offentlig sektor-konsultens verklighet.

Vad som gör offentliga klienter annorlunda

Jonas har arbetat mot offentlig sektor i 12 år. Han driver sin enskilda firma i Malmö med F-skatt och är godkänd leverantör under tre regionala ramavtal: ett med Malmö stad, ett med Region Skåne och ett gemensamt avtal för ett tiotal skånska kommuner.

Ramavtal är det offentliga sektorns sätt att förhandsupphandla leverantörer. I stället för att upphandla varje enskild konsulttjänst separat, tecknar kommunen ett ramavtal med en pool av leverantörer och kan sedan ropa av tjänster inom ramen. Det är bra för Jonas — han slipper lägga anbud varje gång ett nytt uppdrag dyker upp. Men det innebär också att han måste följa ramavtalets specifika villkor, inklusive fakturaformatet.

Och fakturaformaten varierar. Malmö stad kräver kostnadsställe, projektkod och avtalsnummer. Region Skåne vill ha referensnummer (ett internt beställar-ID) och beställarens namn och enhet. Det gemensamma kommunavtalet kräver ytterligare ett "uppdragsnummer" som genereras vid varje avrop.

Betaltider: det som ingen berättar i förväg

Lagen om betalningstider (2013:282) säger att offentliga myndigheter ska betala inom 30 dagar. I praktiken sker det annorlunda.

Jonas har under 2025 haft sex fakturor som betalades sent — med en genomsnittlig fördröjning på 41 dagar. En faktura till en liten kommun i nordöstra Skåne betalades 89 dagar efter förfallodatum. Den kommunens ekonomiavdelning hade haft personalbyte och fakturan hade fastnat i en digital inkorg.

I teorin har Jonas rätt till dröjsmålsränta (8% + Riksbankens referensränta). I praktiken kräver han det sällan från offentliga klienter — han vill inte riskera relationen och framtida avrop. Så han absorberar kostnaden för sen betalning i sin likviditetsplanering.

"Jag tar 15% mer betalt av offentlig sektor än av privat," säger Jonas. "Inte för att jobbet är svårare — det är det inte alltid — utan för att betalningstiden är längre och administrationen är tyngre."

Strukturera fakturan för kommunens behov

Jonas skapat separata kundkort i InvoiceFlow för varje offentlig klient han arbetar med. Varje kundkort innehåller:

Varje gång ett nytt avrop görs skapar han en uppdaterad version av kundkortet med det avropets specifika projektkod. Det tar tre minuter. Fakturan skickas och matchar kommunens interna system från dag ett — inga returer.

E-faktura: framtidens krav, dagens verklighet

Sedan 2019 är det lag på att offentliga myndigheter ska kunna ta emot e-fakturor (Peppol BIS Billing 3.0-standarden). Många kommuner kräver nu aktivt e-faktura från sina leverantörer. Jonas skickar än så länge PDF via e-post, men han vet att de större kommunerna och regionerna kommer att kräva Peppol-format inom ett par år.

InvoiceFlow genererar välstrukturerade PDF-fakturor med alla obligatoriska fält som underlättar manuell inmatning i kommunens system. Det är inte samma sak som Peppol e-faktura, men det är ett fullständigt och korrekt dokument som kommunernas handläggare kan behandla utan att behöva be om kompletteringar.

Påminnelsesystemet: professionellt, inte konfrontativt

Jonas använder InvoiceFlows påminnelsefunktion med en specifik strategi för offentliga klienter:

Han skickar aldrig inkasso-hot till offentliga klienter. Det skadar relationen permanent och är sällan nödvändigt — pengarna finns alltid där, det handlar om administrativ tröghet, inte om betalningsovilja.

Likviditetsplanering med långa betaltider

Med 60–90 dagars betaltider i praktiken behöver Jonas hålla en likviditetsbuffert motsvarande tre månaders omsättning. Det är mer kapital bundet i rörelsen än han egentligen vill ha, men det är priset för att arbeta mot offentlig sektor.

Han löser det delvis genom att fakturera löpande under uppdraget snarare än i slutet. Om ett uppdrag löper över tre månader fakturerar han månadsvis — det minskar det maximala utestående beloppet även om betalningstiden är densamma.

InvoiceFlow ger honom en tydlig bild av utestående fakturor per klient och per förfallodatum. Han vet alltid exakt vilka betalningar som förväntas och när.

Det offentliga upphandlingssystemet i korthet

För konsulter som vill in på offentlig sektor-marknaden är det värt att förstå grundstrukturen:

  1. Registrera dig hos Tendsign eller Visma TendSign — de flesta offentliga upphandlingar annonseras via dessa plattformar
  2. Kontrollera kvalificeringskraven — omsättning, referenser, försäkringar, F-skatt
  3. Lägg ett ramavtalsanbud — vanligtvis för en kategori av tjänster (IT, management, HR etc.)
  4. Invänta tilldelningsbeslut — godkänd leverantör = du kan ta emot avrop
  5. Fakturera per avrop — med korrekt referensinformation per avrop

Jonas summerar

Offentlig sektor är en stabil marknad med solventa klienter. Jobbet är meningsfullt — Jonas hjälper kommuner att digitalisera tjänster som påverkar verkliga människors liv. Men administrationen kring fakturering är tyngre än i den privata sektorn.

"Det bästa beslutet jag fattade var att ägna en hel dag åt att sätta upp rätt mallar i InvoiceFlow för varje offentlig klient. Sedan dess har ingen faktura returnerats," säger han.

2025 omsatte Jonas 1,85 miljoner kronor via sina ramavtal. Ingen faktura gick till inkasso. Tre betalades sent med mer än 60 dagar — men de kom till slut.

Prova InvoiceFlow

Konsulterar du mot kommuner, regioner eller statliga myndigheter? Skapa anpassade mallar med alla obligatoriska fält, följ upp utestående betalningar och håll koll på din likviditet — ladda ner InvoiceFlow gratis på Google Play.