David driver en webbyrå med 15 simultana projekt — och vet exakt vad som ska faktureras varje måndag

Av redaktionen på InvoiceFlow — publicerad 1 juni 2026 — lästid 9 minuter

Varje måndag morgon, klockan 08:30, går David Karlsson igenom sin faktureringslista. Det tar tjugo minuter. Han ser vilka projekt som nått nästa faktureringsmilstolpe, vilka retainerfakturor som ska ut i veckan och om det finns sena betalningar att följa upp.

David är 35 år och driver webbyrån Byte & Bild AB i Göteborg — ett aktiebolag med två anställda, totalt tre personer inklusive David själv. De designar och bygger webbplatser, webshoppar och digitala tjänster för småföretag primärt i västra Sverige.

2024 försökte David driva byrån utan ett ordentligt faktureringssystem. Det gick inte bra.

Webbprojektets ekonomi

En typisk webbplats-beställning från Bytes & Bilds klienter är ett projekt på 45.000–180.000 kronor. David fakturerar enligt en industristandardmodell för webbbyråer: 30% vid projektstart, 40% halvvägs (vid design-godkännande) och 30% vid leverans.

Logiken: startbetalningen täcker initialkostnader (serverkostnader, licensköp, de första designtimmarna). Mittbetalningen motiverar klienten att ta itu med designgodkännandet i tid i stället för att låta det dra ut på tiden. Slutbetalningen sker mot leverans av den färdiga produkten.

Med 12–15 aktiva projekt simultant innebär det potentiellt 36–45 fakturor i luften vid varje given tidpunkt — i olika stadier, med olika förfallodatum, för klienter i olika branscher.

Retainern: den stabila grunden

Utöver projektarbetet erbjuder Bytes & Bild månadsunderhåll för webbplatser de byggt. Paketerna kostar 1.900–4.900 kronor per månad beroende på tjänstens omfång (uppdateringar, säkerhetsövervakning, hosting-management, analys). Idag har de 28 aktiva retainerkunder.

Retainern är det ekonomiska ryggradsben i Davids byrå: 28 × 3.400 kr genomsnitt = ungefär 95.200 kronor per månad i förutsägbara intäkter. Det täcker löner och fasta kostnader. Projektintäkterna är marginalen och tillväxtmotorn.

Men 28 retainerfakturor per månad, varje månad, manuellt skapade — det är 336 fakturor per år. Utan ett automatiserat system är det en heltidstjänst i sig.

Vad som gick fel 2024

Davids system 2024: ett Excel-ark med alla projekt och förfallodatum, och fakturor skapade manuellt i ett Word-mall vid varje tillfälle. Retainerfakturorna kopierades från föregående månads faktura och senddatum uppdaterades manuellt.

Resultaten:

• Tre projektfakturor som "Halvvägs"-faktura glömdes skicka eftersom projektet pausades och sedan startade igen — total utebliven intäkt: 68.000 kronor, tre månader sen
• Fyra retainerfakturor med fel datum (kopieringsfel) som returnerades av klienters ekonomiavdelningar
• En klient som fick tre identiska fakturor för samma månad (ett klicklabb)

Vid halvårsskiftet 2024 hade David 185.000 kronor utestående i försenade betalningar — inte för att kunderna vägrade betala, utan för att systemet var för manuellt och för felbenäget.

Ny struktur med InvoiceFlow

David skapade ett nytt system baserat på tre principer:

Princip 1: Skapa alla tre delfakturor vid projektstart

När ett nytt projekt signeras skapar David omedelbart tre fakturor i InvoiceFlow: Del 1 (30%), Del 2 (40%) och Del 3 (30%). Del 1 skickas direkt. Del 2 och 3 sätts i "Draft"-läge med en notis om vilken händelse som triggar avsändandet.

På måndag-mötet tittar David på vilka projekt som nått sin del 2-händelse (designgodkännande mottaget) och skickar de fakturaerna. Aldrig glömda.

Princip 2: Retainerfakturor som månadsschema

Alla 28 retainerkunder är konfigurerade med automatisk månadsbetalningspåminnelse. Den 25:e varje månad genererar InvoiceFlow retainerfakturorna, och David granskar och skickar dem vid sin måndagsgenomgång den sista veckan i månaden.

Granskningstid: 8 minuter för alla 28. Klienterna får fakturan kring den sista i månaden och betalar i början av nästa.

Princip 3: Utestående-vyn som daglig start

Varje morgon gläntar David på InvoiceFlow och tittar på "Utestående fakturor". Han ser direkt:

• Vilka fakturor förfallit under de senaste 7 dagarna
• Vilka som närmar sig förfall (3 dagar)
• Vilka stora belopp som är ute

Det tar två minuter och ger honom full kontroll.

Betalningsuppföljning utan att förstöra relationer

David arbetar mot småföretag. Han vill inte skicka automatiska inkassobrev till en liten restaurangägare i Mölndal som råkat glömma en faktura. Tonen i hans påminnelser är alltid vänlig och affärslik.

Hans uppföljningsschema:

• Dag 7 efter förfall: Mjuk påminnelse: "Vi noterar att faktura [nr] ännu inte är betald — kanske hamnade den i spam? Hör av er om ni behöver ett nytt exemplar."
• Dag 21: Mer direkt: "Vi ber er bekräfta betalningsdatum för faktura [nr]."
• Dag 40: Direktsamtal — David ringer, inte mejlar. Det löser sig nästan alltid på ett vänligt sätt.

Under 2025 gick en enda faktura vidare till inkasso (en kund som gick i konkurs). Alla övriga löstes via direktkommunikation.

AB-specifika överväganden

Bytes & Bild är ett aktiebolag (AB). Det innebär att momsen redovisas månadsvis (om omsättningen överstiger en viss tröskel), inte kvartalsvis som för de flesta enskilda firmor. InvoiceFlow exporterar månadsmomsrapporten för Davids revisor.

Som AB behöver David också hålla koll på vilket av de fakturerade beloppen som är hans "utträde" ur bolaget (lön vs. utdelning) — men det hanterar hans revisor på Redovisning Göteborg AB.

Faktureringsmodeller för webbbyråer: vad fungerar

Baserat på Davids erfarenhet och branschpraxis:

• 30/40/30-modellen fungerar bäst för projekt under 6 månader. Längre projekt bör ha fler delpunkter.
• Retainern är det viktigaste ekonomiska instrumentet för en byrå — prioritera att konvertera projektklunder till retainerkunder.
• Betalningsvillkor 10 dagar för del 1 (motivation att agera). 14 dagar för del 2 och 3. 30 dagar för retainrar.
• Lägg aldrig på klientens önskan att skjuta upp en delfaktura utan att justera projektplanen — om de inte kan betala halvvägs är det ett varningssignal.

David idag

2025 omsatte Bytes & Bild 3,8 miljoner kronor — 2,7 miljoner i projekt och 1,1 miljoner i retainerintäkter. Utestående betalningar vid årets slut: 124.000 kronor (ner från 185.000 halvvägs in i det gamla systemet).

Faktureringsstiden: 20 minuter per måndagsmorgon plus 10 minuter för de dagliga check-ins. Det är 90 minuter per månad, ner från 12–15 timmar.

"Jag är inte administratör," säger David. "Jag är kreatör och affärsutvecklare. Systemet ska sköta administrationen åt mig."

Prova InvoiceFlow

Driver du en digital byrå, webbstudio eller konsultverksamhet med komplexa projektstrukturer? InvoiceFlow hanterar delfakturor, retainrar och utestående-uppföljning i en enda app. Ladda ner gratis på Google Play.